ABC-Analyse und Eisenhower-Prinzip. Ziele und Prioritäten des Zeitmanagements


Seminararbeit, 2014

16 Seiten, Note: 1,3


Leseprobe

Inhalt

1 Abbildungsverzeichnis

2 Einführung: Was versteht man unter Zeit und Zeitmanagement

3 Ziele
3.1 Kurzfristige Ziele
3.2 Langfristige Ziele
3.3 Zielsetzung

4 Prioritäten
4.1 ABC-Analyse
4.1.1 Erklärung
4.1.2 Richtige Gruppeneinteilung
4.2 Eisenhower-Prinzip
4.2.1 Aufbau Eisenhower-Matrix
4.2.2 Anwendung im Arbeitstag

5 Zeitmanagement im Alltag
5.1 Grundregeln der Zeitplanung
5.2 Tagesplanung mit der „ALPEN-Methode“

6 Zusammenfassung

7 Literaturverzeichnis

1 Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1 - „Wert der Tätigkeit - Tatsächliche Zeitaufwendung“ Quelle: o.V.: http://www.ibim.de/techniken/1-1.htm, zuletzt abgerufen am 4.5.2014, 12:10

Abbildung 2 - „Eisenhower-Matrix“ Quelle: Ivan Blatter: http://www.blatternet.de/arbeitsorganisation-mit-eisenhower/, zuletzt abgerufen am 4.5.2014, 12:42

Abbildung 3 - „Zeitverteilung bei Zeitplanung“ Quelle o.V.: http://blog.douglas-u.de/?p=194, zuletzt abgerufen am 07.05.2014, 13:58

2 Einführung: Was versteht man unter Zeit und Zeitmanagement

Täglich haben wir es mit dem Wort Zeit zu tun. Nicht umsonst ist „Zeit“ eines der am häufig- sten genutzten Substantive der deutschen Sprache.1 Aber was versteht man eigentlich darun- ter?

So genau kann man das nicht definieren. Zeit ist eine nicht greifbare Größe, man kann sie nicht auf- oder anhalten. Riechen oder Sehen kann man sie auch nicht, man kann sie aber fühlen. An Tagen, an denen man nichts zu erledigen hat, fühlt man wie zäh Zeit sein kann. Die Stunden vergehen einfach nicht und es scheint, als würde der angebrochene Tag nie ein Ende nehmen. Aber ganz im Gegenteil, wenn man einen vollgestopften Terminkalender hat, merkt man erst wie schnell Sie einen Menschen unter Druck setzen kann. Sie rast einfach an sich selbst und den Terminen vorbei, ohne dass man etwas dagegen unternehmen kann. Man hat manchmal schon das Gefühl seiner Zeit hinterherzurennen.

Das planen seiner Aktivitäten ist schon lange ein fester Bestandteil der Menschheit. Regelmäßiger Sport, Treffen mit Freunden oder Ausflüge an Wochenenden - Alles wird schon im Voraus geplant und festen Zeitfenstern zugeteilt. Diese zeitliche Organisation nennt man auch Zeitmanagement und nimmt eine immer größere Bedeutung in unserem Leben ein.

Es muss herausgefunden werden, welche Tätigkeiten am Wichtigsten sind. Für die einen der Sport nach der Arbeit, für die anderen das Abendessen mit der Ehefrau. Viele Faktoren müs- sen beachtet werden, um den perfekten Zeitplan aufzustellen. „Doch Zeitmanagement ist nicht nur eine Frage der richtigen Prioritäten, sondern auch der effizienten Arbeitsweise.“2

Im Folgenden werden sie näher an das Thema Zeitmanagement herangeführt. Diese Seminararbeit befasst sich unter anderem mit der richtigen Prioritätensetzung, der Ermittlung von Zeitbedarf und Zeitbudget, der richtigen Umsetzung von Zeitmanagement im Alltag und der richtigen Zielsetzung.

3 Ziele

Wenn man sich im Leben keine Ziele setzt, läuft man Gefahr nichts zu erreichen oder an Stellen im Leben anzukommen zu denen man gar nicht wollte. Dies drückte bereits Lucius Annaeus Seneca mit folgendem Zitat aus:

„Wenn ein Seemann nicht weiß, welches Ufer er ansteuern muß, dann ist kein Wind der Richtige.“

(Lucius Annaeus Seneca (4 v.Chr. - 65 n.Chr.), röm. Philosoph u. Dichter )

Wenn man also kein Ziel vor Augen hat, kann man auch keinen Plan erstellen um dieses zu erreichen. Man irrt nahezu orientierungslos durch die Welt ohne zu wissen, was man errei- chen möchte. Ziele helfen, die Aktionen besser zu Planen, zu Beurteilen, zu Informieren, zu Realisieren, zu Fördern und zu Kontrollieren.3 Man unterscheidet bei den Zielen zwischen kurzfristigen Zielen (z.B. Einführung eines neuen Produkts) und langfristigen Zielen (z.B. Marktführer werden).

3.1 Kurzfristige Ziele

Unter kurzfristigen Zielen versteht man Tätigkeiten, die innerhalb der nächsten Tagen oder Wochen erledigt werden sollen. „Das Referat muss bis Morgen fertig sein“, „vor Ladenschluss muss noch eingekauft werden“ oder „einem interessierten Händler noch eine E-Mail mit den Vertragsdetails schreiben“ sind Beispiele für kurzfristige Ziele. Obwohl diese Tätigkeiten als Ziele definiert sind, kann man hier noch nicht von Erreichen eines bestimmten Abschnittes in unserem Leben sprechen. Sie dienen eher als eine Art Treppenstufe, welche erreicht werden muss, um die nächste Tätigkeit ausführen zu können. Am Ende dieser vielen Treppenstufen, den einzelnen, kurzfristigen Zielen, steht dann das Erreichen eines langfristigen Ziels und somit eine Veränderung der Außenwelt.

Das Referat beispielsweise hilft, eine gute Note im Abschlusszeugnis zu bekommen. Die E- Mail an den interessierten Händler könnte vielleicht einen neuen Kunden akquirieren, welcher sich immer mehr zu einem Großkunden entwickelt. Kurzfristige Ziele können also Tätigkeiten sein, die uns tagtäglich begleiten - Sie können aber auch der Wegöffner zum Erreichen eines langfristigen Ziels sein, welches eine Veränderung herbeiführt.

3.2 Langfristige Ziele

Langfristige Ziele befassen sich mit Planungen über große Zeiträume, oft über Jahre. „Wir wollen Marktführer werden“ oder „Wir wollen den Fuhrpark vergrößern“ sind beispielsweise Vorhaben, welche genau durchdacht und vorbereitet werden müssen. Mit dem Erreichen der Ziele sollen Veränderungen der Außenwelt herbeigeführt werden. Beispielsweise verändert das Unternehmen den Gesamtmarkt durch Marketing, Herstellung neuer Produkte oder er- schließen einer neuen Marktlücke so, dass dieses Unternehmen sich als Marktführer durch- setzt.

3.3 Zielsetzung

Es gibt sehr viele verschiedene Methoden, welche man benutzen kann, um seine Ziele zu de- finieren. Die jedoch am meistgenutzte Vorgehensweise ist die Verwendung des „SMART- Modells“. Für die „SMART-Methode“ muss man sich schon vorher im Klaren sein, was man überhaupt erreichen möchte. Diese Methode dient dazu, die Ziele richtig festzuhalten, sodass sie auch erreichbar sind.

Die Abkürzung SMART steht für4:

framed

Das Modell wird im Folgenden mit passenden Beispielen erklärt:

1. Das Ziel muss spezifisch, also ganz konkret sein. Desweitern muss es positiv und nicht negativ formuliert sein.

Beispiel:

Falsch: Ich möchte mein Allgemeinwissen verbessern.

Besser: Ich lerne jede Woche 3 Mal à 15 Minuten Grundwissen.

2. Um zu Wissen, ob man das Ziel erreicht hat, muss es messbar sein.

Beispiel:

Falsch: Ich will viel abnehmen.

Besser: Ich werde 5 Kg abnehmen.

3. Es ist wichtig, dass das Ziel erreichbar und realistisch ist. Zu hoch gesteckte Ziele können zwar auch irgendwann erreicht werden, dafür benötigt es aber viel Zeit und Aufwand.

Beispiel:

Falsch: Ich will in der nächsten Woche einen Marathon laufen. Besser: Ich werde jede Woche 500 Meter mehr joggen.

Ein Beispiel für eine perfekte Zielsetzung wäre folgendes:

„Ich laufe jede Woche 4 mal 30 Minuten, esse viel Obst und Gemüse und habe mein Idealgewicht von 70 Kg in einem Jahr erreicht“5

4 Prioritäten

Prioritäten helfen die Arbeit auf Ziele und Erfolge hin zu fokussieren, Termine einzuhalten und am wirklich Wichtigen zu bleiben.6 Es klingt zwar einfach, jedoch gehört das Arbeiten nach Prioritäten zum Schwierigsten im Zeitmanagement. Es werden oftmals zu erst die Un- wichtigen Dinge erledigt oder zu viel Zeit damit verschwendet, erst dann befasst man sich mit dem Wichtigen. Dies bewirkt, dass dann Zeit fehlt in der man die wichtigen Tätigkeiten erle- digen kann. Im Folgenden werden zwei Methoden zur Prioritätensetzung vorgestellt. Die ABC-Analyse, auch genannt 3er-Prioritätenklassifizierung, und das Eisenhower-Prinzip.

4.1 ABC-Analyse

4.1.1 Erklärung

Bei der ABC-Analyse werden die Aufgaben in 3 Verschiedene Gruppen sortiert.

A-Aufgaben sind jene, die die größte Wichtigkeit besitzen und so schnell wie möglich erledigt werden müssen.

B-Aufgaben sind durschnittlich wichtige Aufgaben, welche nicht dringend erledigt werden müssen.

C-Aufgaben sind meist zeitraubende Routineaufgaben, welche Anfangs vernachlässigt werden und in einem freien Zeitraum erledigt werden können.

Prozentual gesehen tragen A-Aufgaben zu 65% zum Gesamterfolg bei, jedoch werden ihnen nur durchschnittlich 15% der gesamten Zeit gewidmet.7 Die durschnittlichen B-Aufgaben zeichnen sich durch ein Gleichgewicht von Menge und Erfolg aus. 20% aller Aufgaben sind B-Aufgaben, diese tragen zu 20% zum Gesamterfolg bei. C-Aufgaben stellen den Restteil der Aufgaben da, nämlich 65%. Das Erledigen dieser Routineaufgaben bewirkt aber nur circa 15% des Gesamterfolgs. Das Verhältnis von gewidmeter Zeit zum Gesamterfolg wird in folgender Abbildung (Abbildung 1) deutliche

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1

4.1.2 Richtige Gruppeneinteilung

Wie jedoch erkennt man, ob die Aufgaben der Gruppe A, Β oder C angehören? Die anste- henden Arbeiten müssen über einen längeren Zeitraum (z.B. 4 Wochen) quantitativ und quali- tativ erfasst werden. Auf den Beruf bezogen könnte man folgende Aktivitäten festhalten: „Wie viele E-Mails schreibe ich die Woche?“ , „Wie viel Zeit verbringe ich mit Kundenge- sprächen am Telefon?“ „Wie lange halte ich Smalltalk mit meinen Arbeitskollegen“ oder „Wie lange beschäftige ich mich tatsächlich mit den einzelnen Projekten“. Alle Aktivitäten müssen möglichst genau erafasst werden, auch wenn Sie sehr kurz anhalten. Gerade die Klei- nigkeiten werden sich am Ende zu eine großen Zeitspanne aufsummieren.

Danach werden die einzelnen Tätigkeiten nach ihrer Wichtigkeit in die verschieden Gruppen geordnet. Wenn diese Übersicht der Tätigkeiten dann vorliegt, erkennt man, dass die C- Aufgaben einen sehr großen Anteil der Arbeitszeit benötigen. Oftmals können diese Routine- aufgaben schneller erledigt werden, ohne dass das Gesamtergebnis schlechter wird. Hier muss dann selektiert werden, sodass mehr Arbeitszeit für die Wichtigen Aufgaben zur Verfügung steht.

Bei der Planung für einen 8-Stunden Arbeitstag gilt folgende Faustregel8: Drei Stunden der Zeit sind für A-Aufgaben reserviert, eine Stunde für die durchschnittlichen B-Aufgaben und gerade ein Mal 45 Minuten für die C-Aufgaben. Die restliche Zeit wird als „Pufferzeit“ verwendet, falls unvorhersehbare Aufgaben erledigt werden müssen.

[...]


1 O.V.:http://www.duden.de/sprachwissen/sprachratgeber/die-haeufigsten-woerter-in-deutschsprachigen- texten, zuletzt abgerufen am 20.04.2014, 10:50

2 Martin Krengel (2010): Golden Rules - Erfolgreich Lernen und Arbeiten: Alles, was man braucht, Berlin: Eazy- bookz, S.85

3 Christina Gieltowski (2008): Effizientes Zeitmanagement, Kissing: Weka Media,

4 Sven-Alexander: http://www.beyourbest.de/ziele/ziele-richtig-setzen/, zuletzt abgerufen am 23.04.2014, 15:35

5 Sven-Alexander: http://www.beyourbest.de/ziele/ziele-richtig-setzen/, zuletzt abgerufen am 23.04.2014, 15:58

6 Markus Riedenauer, Andrea Tschirf (2012): Zeitmanagement und Selbstorganisation in der Wissenschaft, Wien: Facultas, S.107

7 Markus Riedenauer ,Andrea Tschirf (2012): Zeitmanagement und Selbstorganisation in der Wissenschaft, Wien: Facultas, S.109

8 Markus Riedenauer, Andrea Tschirf (2012): Zeitmanagement und Selbstorganisation in der Wissenschaft, Wien: Facultas, S.109

Ende der Leseprobe aus 16 Seiten

Details

Titel
ABC-Analyse und Eisenhower-Prinzip. Ziele und Prioritäten des Zeitmanagements
Hochschule
Hochschule für angewandte Wissenschaften Würzburg-Schweinfurt
Note
1,3
Autor
Jahr
2014
Seiten
16
Katalognummer
V301188
ISBN (eBook)
9783668001923
Dateigröße
715 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
abc-analyse, eisenhower-prinzip, ziele, prioritäten, zeitmanagements
Arbeit zitieren
Niklas Gesell (Autor), 2014, ABC-Analyse und Eisenhower-Prinzip. Ziele und Prioritäten des Zeitmanagements, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/301188

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