Sistema de Información Dolibarr. Solución Open Source para PYMES

Introducción.

Los Sistemas de Información, representan herramientas importantísimas para el desarrollo de las empresas e instituciones, han cambiado la manera en que hoy en día se hacen los negocios y se gestionan las organizaciones y en el proceso han cambiado la sociedad.

Pretendemos con este trabajo realizar el análisis de un Sistema de Información, remarcando para este sus principales características, impacto y utilidad general. Además intentaremos detectar y describir los problemas encontrados en el sistema, para finalmente proponer una serie de mejoras para la implementación y uso del mismo.

La aplicación elegida para el trabajo es Dolibarr, un software libre con funciones de Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) y Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM).

Este software fue seleccionado entre varias opciones presentadas en el sitio openpyme.osl.ull.es, un proyecto promovido por la Universidad de La Laguna en Tenerife, España. Según sus palabras “ OpenPYME es un catálogo de Software Libre donde se recopilan, de forma categorizada, productos sólidos y fiables que pueden incorporarse en cualquier ámbito productivo de una empresa, mejorando así su gestión y competitividad gracias a la inclusión de herramientas TIC ”.

Una vez descargado el programa, procedimos a instalarlo y ejecutarlo durante un tiempo prudencial, para probar e intentar comprender su funcionamiento lo mejor posible, también dedicamos tiempo a la lectura de la documentación, también dedicamos tiempo a la lectura de la documentación del programa y a buscar información extra en internet.

El presente trabajo es el resultado de esos procesos investigativos y autodidactas.

Objetivo general:

Investigar la funcionalidad del Sistema de información de Open Source, Dolibarr (ERP/CRM), mediante la instalación y pruebas a la aplicación para determinar su utilidad estratégica en PYMES.

Objetivos específicos:

- Describir las principales funcionalidades del sistema de acuerdo al perfil requerido por una empresa PYMES.
- Determinar los principales problemas que presenta el sistema.
- Plantear algunas soluciones y mejoras para optimizar el funcionamiento del sistema.

Descripción del programa:

Dolibarr es un software ERP y CRM modular, lo que significa que da la posibilidad de activar únicamente las funciones que se requieran de acuerdo al tamaño y tipo de negocio. Está pensado especialmente para PYMES, profesionales independientes, autoemprendedores y asociaciones.

El programa se ejecuta desde un servidor web, lo que hace que pueda ser accesado desde cualquier parte a través de internet. Según sus desarrolladores la finalidad es que sea “Sencillo de instalar, sencillo de usar y sencillo de instalar”. Se encuentra en versiones para Windows, Mac, y GNU/Linux (Debian/Ubuntu, Red Hat, Fedora, OpenSuse, Mandriva y Mageia).

Dolibarr es un OpenSource; posee una licencia GPL, esta característica es muy importante ya que hace el software accesible a cualquier persona o empresa con un mínimo de recursos, así mismo esta característica nos brinda a los estudiantes la oportunidad de conocer una manera distinta de hacer negocios, distinta a la que estamos acostumbrados, puesto que existe la posibilidad de vender ofrecer el código y vender los servicios de soporte, configuración, adaptación, implementación, capacitaciones y muchos otros servicios derivados, sin encuadrarse de forma exclusiva en la venta de licencias.

Arquitectura y demás datos técnicos:

Dolibarr está escrito enteramente en lenguaje PHP, lo que le permite ejecutarse en cualquier navegador web y según su comunidad desarrolladora el 99% de los alojamientos para páginas web también soportan alojar a Dolibarr.

Respecto al sistema de gestión de bases de datos, solamente soporta MySQL y el servidor HTTP Apache.

Los requisitos mínimos para su instalación son, un servidor con una distribución Apache 2.X, MySQL 5.X y PHP 5.2.X. En resumen: un servidor (AMP).

El sistema cuenta con los siguientes instaladores automáticos de acuerdo a su respectivo sistema operativo:

- DoliDeb: Para Debian, Ubuntu y otros sistemas basados en Debian.
- DoliRpm: Para RedHat, Fedora, OpenSuse, Mandriva y Mageia.
- DoliMamp: Para Mac OS X.
- DoliWamp: Para Windows.

Respecto a los requisitos de hardware, no fue posible encontrar información, sin embargo en su comunidad se indica que el sistema requiere realmente pocos recursos.

Módulos del Sistema:

Dolibarr es una software completamente modular, como se indica en la descripción del sistema, lo cual es sin duda uno de sus grandes atractivos, permitiéndole a los usuarios elegir las funciones y utilidades que deseen. La versión evaluada en este trabajo es Dolibarr 3.7.1. La cual cuenta con 28 módulos por defecto, divididos en 8 categorías y una pestaña de utilidades, a la vez estos cuentan con diferentes opciones de configuración. Todo esto sin contar con los módulos complementarios y los módulos de interfaz. Los anteriores vienen incluidos en la instalación básica de Dolibarr 3.7.1.

A continuación se listan los principales módulos, los cuales son completamente opcionales y pueden activarse o desactivarse según las necesidades de la empresa o el usuario:

- Catálogo de productos y servicios
- Gestión de Stock
- Gestión de cuentas bancarias
- Gestión de clientes, proveedores y clientes potenciales
- Gestión de contactos
- Gestión de acciones comerciales
- Gestión de pedidos
- Gestión de presupuestos con exportación PDF
- Gestión de contratos
- Gestión de facturación con exportación PDF
- Gestión de pagos
- Gestión de domiciliaciones bancarias
- Gestión de envíos
- Soporta NPR IVA (en francés DOM-TOM)
- Gestión miembros asociaciones
- Gestión de subvenciones
- Gestión de vacaciones de empleados o usuarios
- Gestión de marcadores
- Agenda compartida
- Punto de venta/Caja registradora
- Realización de encuestas
- E-Mailing a clientes, clientes potenciales o usuarios
- Seguimiento de márgenes
- Puede enviar los eventos Dolibarr directamente a Webcalendar
- Informes y estadísticas
- Exportación en PDF de todos los elementos (facturas, presupuestos, pedidos, expediciones, etc.)
- Importación y exportación (CVS o Excel)
- Conectividad LDAP

Aparte de los módulos principales, existen muchos otros que se pueden adquirir en la web de los desarrolladores y otros sitios no oficiales. La mayoría de los módulos son de descarga libre, sin embargo para algunos es necesario el pago.

Principales Entradas:

Debido a su carácter ERP el sistema cuenta con las características de manejar y almacenar la información de negocios relacionados con el comercio de productos y servicios. Además por sus funciones CRM cuenta con los módulos necesarios para manejar la información de la gestión de ventas y de los clientes relacionados con la empresa.

1. Terceros:

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- Permite crear un contacto físico de tipo Empresa/asociación con la información básica relevante como nombre, tipo de cliente, ubicación, correo electrónico, teléfono, etc. Esto para facilitar el contacto con los clientes, posibles clientes y proveedores.

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