ERP-Systeme am Beispiel der SAP

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abkurzungsverzeichnis

1 Einleitung
1.1 Die Ausgangssituation
1.2 Zielsetzung und Aufbau der Arbeit

2 Allgemeine Einfuhrung in die Konzepte von ERP-Systemen

3 Betriebswirtschaftliche Anwendungsmodule des SAP R/3-Systems
3.1 Der Aufbau des SAP R/3-Systems
3.2 Das Rechnungswesen
3.2.1 Begriffsabgrenzung
3.2.2 Das Rechnungswesen im SAP R/3-System
3.2.3 Finanzbuchhaltung (FI)
3.2.3.1 Kurzuberblick und Funktion
3.2.3.2 Finanzwesen im SAP R/
3.2.4 Treasury
3.2.4.1 Kurzuberblick und Funktion
3.2.4.2 Treasury im SAP R/3-System
3.2.5 Controlling (CO)
3.2.5.1 Begriffsabgrenzung
3.2.5.2 Funktionen des Controllings
3.2.5.3 Das Controlling im SAP R/3-System
3.2.6 Investitionsmanagement (IM)
3.2.6.1 Kurzuberblick und Funktion
3.2.6.2 Investitionsmanagement im SAP R/3-System
3.2.7 Unternehmenscontrolling (EC)
3.2.7.1 Kurzuberblick und Funktion
3.2.7.2 Unternehmenscontrolling im SAP R/3 System
3.2.8 Immobilienmanagement
3.2.8.1 Funktion
3.2.8.2 Immobilienmanagement im SAP R/3-System
3.3 Logistik
3.3.1 Begriffsabgrenzung
3.3.2 Logistik im SAP R/3-System
3.3.3 Vertrieb (SD)
3.3.3.1 Begriffsabgrenzung
3.3.3.2 Vertrieb im SAP R/3-System
3.3.4 Materialwirtschaft (MM)
3.3.5 Qualitatsmanagement (QM)
3.3.5.1 Begriffsabgrenzung und Uberblick
3.3.5.2 Qualitatsmanagement im SAP R/3-System
3.3.6 Instandhaltung (PM)
3.3.6.1 Begriffsabgrenzung und Kurzuberblick
3.3.6.2 Instandhaltung im SAP R/3-System
3.3.7 Produktionsplanung und -steuerung
3.3.8 Kundenservice (CS)
3.3.9 Projektsystem (PS)
3.3.10 Umweltmanagement (EH& S)
3.3.10.1 Kurzuberblick
3.3.10.2 Umweltmanagement im SAP R/3-System
3.4 Personalwirtschaft (HR)
3.4.1 Begriffsabgrenzung
3.4.2 Personalwirtschaft im SAP R/3-System
3.4.3 Personalmanagement
3.4.3.1 Personaladministration
3.4.3.2 Personalbeschaffung
3.4.3.3 Personalentwicklung
3.4.4 Personalzeitwirtschaft
3.4.5 Personalabrechnung
3.4.6 Veranstaltungsmanagement
3.4.7 Organisationsmanagement
3.5 SAP Business Workflow
3.5.1 Begriffsabgrenzung
3.5.2 Business Workflow im SAP

4 MySAP.com - Die E-Business-Plattform der SAP
4.1 Kurzuberblick und Definition
4.2 Elemente von mySAP.com
4.3 Fallbeispiel - Herlitz PBS AG realisiert Webshop mit mySAP CRM

5 Losungen fur die mittelstandische Unternehmen
5.1 Uberblick
5.2 SAP fur den Mittelstand
5.2.1 SAP Business One
5.2.2 SAP All-in-One

6 SAP- Branchenlosungen (IS - Industry Solutions)

7 Abschliefiende Betrachtung

Literaturverzeichnis

Anhang

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1. Die zehn groBten ERP-Anbieter auf dem deutschen Markt

Abbildung 2. Client/Server-Architektur des R/3-Systems

Abbildung 3. System R/

Abbildung 4. Die Komponenten des Rechnungswesens im SAP R/3-System

Abbildung 5. Modulintegration im Modul Finanzbuchhaltung

Abbildung 6. Die Einordnung des Controlling

Abbildung 7. Die Teilkomponenten des Controllings

Abbildung 8. Komponenteneinsatz im integrierten SAP-Unternehmens- controlling

Abbildung 9. Die Komponenten der Logistik im SAP R/3-System

Abbildung 10. Ablauf der Konditionstechnik am Beispiel der Preisfindung

Abbildung 11. Die Chargenverwaltung in der logistischen Kette

Abbildung 12. Komponenten des Materialwirtschafts-Moduls (MM)

Abbildung 13. Das Prozessmodell nach DIN EN ISO 9001:

Abbildung 14. Funktionaler Ablauf in der Komponente Instandhaltung

Abbildung 15. Kapazitatsauslastung einer Instandhaltungs-Werkstatt

Abbildung 16. Fertigungsarten, die von dem R/3-System erfullt werden

Abbildung 17. Aufbau eines Projektstrukturplans (a) und eines Netzplans (b)

Abbildung 18. Elemente der Stoffdatenbank

Abbildung 19. SAP EH&S und die logistische Kette

Abbildung 20. Die Komponenten der Personalwirtschaft im SAP R/3-System

Abbildung 21. Profil einer Person in einer Datenbank

Abbildung 22. Personalwirtschaft und Business Workflow

Abbildung 23. E-Business Losungen der SAP

Abkurzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1 Einleitung

1.1 Die Ausgangssituation

Die Marktveranderungen der letzten Jahre stellen neue Anforderungen an die Unter- nehmen. Zunehmende Globalisierung und Sattigung der Markte, hohe Kundenerwar- tungen, neue Technologien, insbesondere durch die Innovation in der Informations- und Kommunikationstechnologie fuhren zu einer Intensivierung des Wettbewerbs. Mit der rasanten Weiterentwicklung der IT -Welt gewinnt das sich permanent ver- mehrende Wissen zunehmend an Bedeutung. In diesem Zusammenhang spricht man von dem vierten Produktionsfaktor, der Ressource Information. Besonders in den westlichen Industriestaaten ist „nicht mehr der Grad der industriellen Entwicklung fur den Wohlstand von Bedeutung, sondern vielmehr die Fahigkeit, durch Bildung und Wissenschaft Informationsressourcen zu gewinnen, diese wiederum mit geeigne- ten Kommunikationsmedien und -infrastrukturen schneller und breitenwirksamer zu verteilen und sie in Wissen, neue Technologien, Methoden und Vorgehensweisen umzusetzen“.¹ Demnach ist die Integration von Arbeitsplatzen und Geschaftsprozes- sen in unternehmensweiten Datenverarbeitungs-, Informations- und Kommunikati- onssystemen notwendig, um wettbewerbsfahig zu bleiben.

Diesen veranderten Anforderungen stellen sich moderne Standardinformationssys- teme (IBSIS - Integrierte Betriebswirtschaftliche StandardInformationsSysteme) oder ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) genannt, wie z. B. das SAP R/3. Solche Systeme bilden einen GroBteil der finanzwirtschaftlichen, logistischen und personalwirtschaftlichen Prozesse eines Unternehmens ab.² Heutige ERP-Systeme unterstutzen nicht nur die Geschaftsprozesse eines Unternehmens, sondern haben sich zu vollstandig integrierten Business-Losungen entwickelt. Der Aufgabenbereich dieser Systeme ist nicht mehr nur auf die Standardisierung von Infrastrukturen und Plattformen, Entwicklung sowie Pflege von Anwendungen begrenzt, sondern um- fasst sowohl die Suche nach Techniken zur Abbildung von Business-Ablaufen und Geschaftsmodellen, als auch die Koordination von Projekten und Prozessen.

Mit zunehmender Bedeutung des Internets wurden in den letzten Jahren die „klassi- schen“ ERP-Systeme weniger beachtet und zunachst den Moglichkeiten die das In­ternet bietet, wie z. B. dem E-Commerce zugewendet. Doch viele E-Commerce- Losungen konnen nur in Verbindung mit einem optimal genutzten ERP-System er- folgreich eingesetzt werden. Beispielsweise hangen Online-Bestellungen entschei- dend von einem funktionierenden ERP-System ab, das die Prozesse entlang der ge- samten Wertschopfungskette abbildet. Das klassische ERP-System bildet nach wie vor das Ruckgrat eines Unternehmens. In der Kombination mit den weiterentwickel- ten ERP-Losungen, wie die E-Business Plattform von SAP, wird eine vollig neue Dimension der Informationsverknupfung ermoglicht. Alle Bereiche eines Unterneh­mens werden durchdrungen und analysiert, aus den Erkenntnissen optimierte Ablau- fe bestimmt, neue Impulse zur Prozessoptimierung gewonnen und neuartige Ge- schaftsmodelle ermoglicht. Die ERP-Systeme sind demnach auch im Zeitalter des In­ternets noch immer aktuell.

1.2 Zielsetzung und Aufbau der Arbeit

Wesentliches Ziel dieser Arbeit ist es einen strukturierten Uberblick uber die Fahig- keiten sowie die Komplexitat heutiger ERP-Systeme am Beispiel von SAP zu ver- mitteln. Dabei wurde der Schwerpunkt weniger auf die E-Business-Losungen gelegt, sondern vielmehr auf das klassische SAP R/3-System.

Nachdem im ersten Kapitel die Hintergrunde zur Notwendigkeit von ERP-Systemen in allen Unternehmensbereichen erlautert wurden, erfolgt im zweiten Kapitel eine allgemeine Einfuhrung in die Konzepte von ERP-Systemen sowie die Vorstellung der wichtigsten Hersteller in diesem Bereich.

Im dritten Kapitel werden die Grundlagen und die Architektur des SAP R/3- Systems erlautert und ihr modularer Aufbau dargestellt. Des weiteren werden die einzelnen Komponenten Rechnungswesen, Logistik sowie Personalwirtschaft be- schrieben und ihre Funktionsbereiche erlautert. AnschlieBend wird die Unterstutzung der Prozesse durch die Komponente SAP Business Workflow beschrieben.

Das vierte Kapitel stellt die E-Business-Plattform mit der Internetstrategie my- SAP.com dar. Begrundet durch den limitierten Umfang dieser Arbeit erfolgt nur eine kurze Darstellung der einzelnen Elemente dieser Plattform. Zur Verdeutlichung wird abschlieBend ein Fallbeispiel anhand des Webshops der Herlitz PBS AG beschrie- ben.

Das funfte Kapitel stellt die Losungen der SAP fur kleine bis mittelstandische Un- ternehmen dar. Diesbezuglich werden jeweils zwei Softwarepakete erlautert.

Die 23 Branchenlosungen der SAP AG sind speziell auf diese zugeschnitten. Sie werden im sechsten Kapitel aufgezahlt und kurz beschrieben. Dabei soll dem Leser eine globale Ubersicht der Vielzahl der vorhandener Losungen gegeben werden.

Das siebte Kapitel beendet die vorliegende Arbeit mit einer Zusammenfassung der Ergebnisse und kritischen Betrachtung von Problemen bei dem Implementierungs- prozess von ERP-Systemen. AbschlieBend erfolgt ein kurzer Ausblick in die zukunf- tige Entwicklung dieser Systeme.

2 Allgemeine Einfuhrung in die Konzepte von ERP-Systemen

„ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) sind integrierte Standardsoftwarepa- kete zur Abbildung von betriebswirtschaftlichen Prozessen in Organisationen.“³ Aufgabe von ERP-Systemen ist die IT-seitige Unterstutzung moglichst aller Funkti- onsbereiche im Unternehmen.

Heutige ERP-Systeme werden uberwiegend auf Basis einer Client/Server- Architektur eingesetzt.⁴ Sie zeichnen sich aus durch Gemeinsamkeiten hinsichtlich technischer Merkmale, z. B. Standardisierung, Integrationsfahigkeit in eine beste- hende IT-Infrastruktur sowie dem modularen Aufbau.⁵ Im Zusammenhang mit ERP- Systemen versteht man unter Standardisierung den Einsatz von ein und derselben Software in unterschiedlichen Unternehmen und Branchen. Um dies zu realisieren, bieten diese Systeme sowohl die Moglichkeit der Anpassung der Software an die entsprechende Organisation (Customizing), als auch branchenspezifische Komponenten, die speziell auf die Bedurfnisse bestimmter Wirtschaftszweige zugeschnitten sind. Den Unternehmen werden demnach „Standardprozesse“ angeboten, die bis zu einem gewissen Grad an die einzelnen Unternehmen angepasst werden konnen. Die folgende Abbildung zeigt einen Uberblick der wichtigsten produzierenden Marktteilnehmer im Bereich von ERP-Systemen.

Abbildung 1. Die zehn groBten ERP-Anbieter auf dem deutschen Markt

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Derzeit ist die SAP AG mit einem Marktanteil von 54,8% in Deutschland der Markt- fuhrer auf diesem Gebiet. Selbst global betrachtet ist SAP der fuhrende Anbieter von Unternehmenssoftware.⁶

Mit dem Konzernsitz in Walldorf bei Frankfurt a. M., wurde die SAP AG im Jahr 1972 von funf ehemaligen IBM-Mitarbeitern zu dem Zweck gegrundet, betriebswirt- schaftliche Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung fur mit- telstandische sowie groBe Unternehmen zu entwickeln und anzubieten. Seit 1988 ist sie eine borsennotierte Aktiengesellschaft, die 1995 in den Deutschen Aktienindex (DAX) aufgenommen wurde.⁷ Im Jahr 2000 erreichte die SAP AG einen Umsatz von 6,265 Milliarden Euro und ein Umsatzwachstum von 23%. Im Jahr 2002 erzielte sie einen Umsatz von 7,4 Milliarden Euro.⁸ Die SAP AG ist das groBte europaische und weltweit das funftgroBte Softwareunternehmen.⁹

Die weiteren wichtigsten Anbieter von ERP-Software, die Firmen Baan, PeopleSoft, J.D. Edwards und Oracle, die Mitte der Neunziger Jahre jahrliche Wachstumsraten von bis zu 50% aufwiesen, konnen auf dem deutschen Markt nur noch eine niedrige Steigerung erzielen (siehe Abbildung 1). J.D. Edwards kann sich nicht in Europa und speziell in Deutschland etablieren und verzeichnete im Jahr 2001 einen Umsatzruck- gang von ca. 30%. Nach dem Krisenjahr versucht PeopleSoft seit 1999 mit einem komplett uberarbeiteten ERP-Paket PeopleSoft 8 neu aufzutreten, bisher kann sich aber noch nicht in Europa durchsetzen. Viele kleineren ERP-Anbieter verspuren eine groBe Konkurrenz durch die SAP AG, deren Losung wegen der Marktdominanz als „zukunftssicher“ gilt.¹⁰

3 Betriebswirtschaftliche Anwendungsmodule des SAP R/3-Systems

3.1 Der Aufbau des SAP R/3-Systems

Bevor die einzelnen Komponenten der SAP vorgestellt werden, soll der grundlegen- de Aufbau des SAP R/3-Systems kurz erlautert werden.

Das R/3-System ist in einer klassischen Drei-Schicht-Architektur aufgebaut. Es be- steht aus folgenden drei Schichten.¹¹

- Die Prasentationsschicht sorgt fur die Benutzerschnittstelle und ist verantwort- lich fur die Aufbereitung und Darstellung der Anwendungsdaten sowie fur die Entgegennahme von Benutzeraktionen.
- Die Anwendungsschicht ist verantwortlich fur die Ablaufe und Funktionen der R/3-Anwendung. Diese Dienste werden der Prasentationsschicht zur Verfugung gestellt.
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
- Die Datenhaltungsschicht ist verantwortlich fur die Datenhaltung. Alle Anwen- dungstabellen werden vom Datenbankserver im Datenbanksystem gespeichert und der Anwendungsschicht zur Verfugung gestellt.

Diese in der Abbildung 1 vorgestellten drei Schichten spiegeln sich in den Software- Komponenten des Systems wider:¹²

- SAP GUI (SAP Graphical User Interface)

Der Client stellt die Inhalte dar, die von der Anwendung verarbeitet werden.

- Applikationsserver

Der Server enthalt die Transaktionslogik und ist zustandig fur die Datenverarbei- tung.

- Datenbank

Der Datenbankserver ubernimmt die Speicherung und Bereitstellung der verar- beiteten Daten.

Zwischen den drei Schichten findet eine Kommunikation statt. Dabei muss der Ap­plikationsserver neben der Kommunikation mit dem Benutzer auch Informationen aus anderen Systemen, z. B. mit weiteren SAP-Systemen austauschen. Dieser Server enthalt den Kern des R/3-Systems und lasst u. a. die Anbindung an das Internet zu.¹³ Im Gegensatz zu GroBrechneranlagen, bei denen sich alle drei Schichten auf einem GroBrechner (Mainframe) befinden, besitzt die Client/Server-Architektur eine we- sentlich hohere Datensicherheit. Bei Ausfall eines Rechners fallt nicht sofort das komplette System aus, da weitere Rechner als Ausweichsysteme zur Verfugung ste- hen.¹⁴

Inhaltlich besteht das R/3-System aus verschiedenen Komponenten, den so genann- ten Modulen, die gemaB betriebswirtschaftlichen Aufgabenstellungen unterteilt sind: Rechnungswesen, Logistik und Personalwirtschaft. Unter den drei Hauptanwen- dungsbereichen sind die einzelnen Module der Software angeordnet. Alle Module sind uber ein Basissystem miteinander verbunden. Diese zusatzliche Basiskomponente (BC) ubernimmt grundlegende Aufgaben wie die Kommunikation mit dem Betriebssystem und der Datenbank.¹⁵ Sie enthalt entweder ein Transportsystem, eine Versionsverwaltung oder eine eigene Entwicklungsumgebung. Dort konnen in der SAP-eigenen Programmiersprache ABAP¹⁶ Programme erstellt werden, die auf die gesamten Daten und Funktionen des Systems zugreifen konnen. Das System R/3 folgt dem Grundsatz, dass jeder Geschaftsvorfall nur einmal erfasst werden muss und anschlieBend allen Anwendungen zur Verfugung steht. Die Integration fuhrt zu einer Verbindung der „historisch funktional getrennten Verbindung der „historisch funktional getrennten Bereichen eines Betriebes, also zu einer Prozessorientierung“.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Neben den Modulen existieren auBerdem noch ubergreifende Applikationen wie z. B. Branchenlosungen (IS). Die folgende Abbildung stellt die Modullandschaft des R/3-Systems dar.

Diese Module sind weiter in einzelne Funktionen unterteilt. Um eine Vorstellung von der Komplexitat und Funktionsbreite heutiger ERP-Systeme zu geben, werden in den folgenden Kapiteln die einzelnen Module inklusive ihrer Funktionen zusammenfas- send dargestellt.

3.2 Das Rechnungswesen

3.2.1 Begriffsabgrenzung

„Unter dem Begriff betriebliches Rechnungswesen fasst man samtliche Verfahren zusammen, deren Aufgabe es ist, alle im Betrieb auftretenden Geld- und Leistungs- strome, die vor allem, aber nicht ausschlieBlich, durch den Prozess der betrieblichen¹⁷

Leistungserstellung und -verwertung hervorgerufen werden, mengen- und wertmaBig zu erfassen und zu uberwachen.“¹⁸

Der Adressatenkreis unterteilt das Rechnungswesen in externes und internes Rech- nungswesen. Ein Teilbereich des internen Rechnungswesens ist die Kosten- und Leistungsrechnung.¹⁹ Dieser hat die Aufgabe, die Entscheidungstrager innerhalb ei- nes Unternehmens mit Informationen zu versorgen.²⁰ Das externe Rechnungswesen ist nach den gesetzlichen Vorschriften strukturiert und dient der Offenlegungspflicht gegenuber Externen, insbesondere der Finanzbehorde, den Kapitalgebern und der Of- fentlichkeit.^{21 22} Zusatzlich stellt es aber auch eine Entscheidungshilfe fur interne Ent- scheidungen im Unternehmen.

3.2.2 Das Rechnungswesen im SAP R/3-System

Durch den allgemeinen Strukturwandel und die Globalisierung nimmt die Komplexi- tat und Dynamik im Unternehmen stetig zu. Dies erfordert einen erhohten Koordina- tions- und Steuerungsbedarf bei abnehmenden Reaktionszeiten. Um schnelle Ent- scheidungen treffen zu konnen, benotigt man eine aktuelle und konsistente Informa- tionsversorgung.

Im SAP R/3-System ist das Rechnungswesen in 6 Module gegliedert, die miteinan- der verbunden sind und auf diese Weise Daten und Informationen untereinander aus- tauschen. Die Komponenten des Rechnungswesens sind in folgender Graphik darge- stellt:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Der Einsatz dieser Module ist nicht auf eine bestimmte UnternehmensgroBe be- schrankt. Insbesondere international tatige Unternehmen konnen durch die Flexibili- tat der landerubergreifend einsetzbaren Software profitieren. Internationale Anforde- rungen durch Mehrsprachigkeit (Industrielander), flexible Wahrungsbehandlung und national angepasste Funktionen fur Steuern, Berichtswesen und Zahlungsverkehr sind im SAP R/3-System integriert.

Die wesentliche Aufgabe des Rechnungswesens besteht in der Aufbereitung und Be- reitstellung betriebswirtschaftlicher Informationen fur strategische Unternehmensent- scheidungen. Die Dokumentations- und Verwaltungsaufgaben werden nahezu auto- matisch im Hintergrund abgewickelt.²³

In diesem Kapitel werden die einzelnen Module mit ihren Teilkomponenten darge- stellt und die Tatigkeitsfelder jedes Moduls beschrieben.

3.2.3 Finanzbuchhaltung (FI)

3.2.3.1 Kurzuberblick und Funktion

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Zu den wesentlichen Anforderungen an eine moderne und zukunftsorientierte Fi- nanzbuchhaltung gehort die Unterstutzung der externen und internen Aufgaben des Rechnungswesens. Die wichtigste Aufgabe der Finanzbuchhaltung ist die systemati- sche und luckenlose Aufzeichnung, Verbuchung und Dokumentation aller Ge- schaftsvorfalle im Unternehmen.

Da die Finanzbuchhaltung stark durch gesetzliche Regelungen und Richtlinien be- stimmt ist, mussen die daraus resultierenden Anforderungen durch die Komponente Finanzbuchhaltung abgedeckt werden. Insbesondere sollen alle Geschaftsvorfalle nach den Grundsatzen ordnungsgemaBer Buchhaltung, also dem Belegprinzip, auf- gezeichnet und verwaltet werden sowie einen luckenlosen Prufungspfad von der Bi- lanz zum Einzelbeleg ermoglichen.²⁴

Derzeit sind die Rechnungslegungsvorschriften national festgelegt und wurden noch nicht weltweit vereinheitlicht.²⁵ Das SAP R/3-Modul Finanzbuchhaltung ist mit in- ternationalen Finanzstandards wie US GAAP ²⁶, IAS ²⁷ und GoB ²⁸ ausgestattet und wird dadurch multinationalen Anspruchen gerecht. Es garantiert daruber hinaus die Einhaltung dieser Regeln.²⁹

3.2.3.2 Finanzwesen im SAP R/3

Die Finanzbuchhaltung bildet einen GroBteil der logistischen Geschaftsablaufe in Geldeinheiten ab und ist praktisch mit allen bestehenden Modulen im System ver- bunden. Damit wird ein offener, integrierter Datenfluss durch automatische Fort- schreibungen gewahrleistet. Die Daten sind innerhalb der Finanzbuchhaltung in Echtzeit verfugbar.

Die betriebswirtschaftlichen Teilaufgaben der R/3-Finanzbuchhaltung werden sys- tematisch in mehreren Buchern abgebildet. Die folgende Graphik verdeutlicht dies graphisch:

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Das Modul Finanzbuchhaltung gliedert sich in das Hauptbuch und in die folgenden Nebenbucher:

- Debitorenbuchhaltung

Verwaltung aller buchhalterischen Daten der Debitoren³⁰

- Kreditorenbuchhaltung

Verwaltung aller buchhalterischen Daten der Kreditoren³¹

- Anlagenbuchhaltung

Dokumentation aller buchhalterisch relevanten Geschaftsvorfalle bezuglich des betrieblichen Anlagevermogens

- Bankbuchhaltung

Abwicklung aller Geschaftsvorfalle betreffend die Bankgeschafte eines Unter- nehmens

- Konsolidierung

Vorbereitung und Durchfuhrung von Konsolidierungen im Konzern

- Haushaltsmanagement

Kontrolle und Verfolgung der Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens so- wie Budgetkontrolle

- Reisemanagement

Abdeckung aller Prozesse und deren Einzeldaten einer Dienstreise: Vom Bean- tragen bis hin zum Abrechnen und Auswerten

- Spezielle Ledger

Moglichkeit eigene Ledger (Bucher) zu definieren

Die Hauptbuchhaltung ist der Mittelpunkt dieses Moduls und hat die Aufgabe, einen umfassenden Uberblick uber das externe Rechnungswesen und der zugrundeliegen- den Konten zu geben. Insbesondere garantiert die Hauptbuchhaltung jederzeit eine aktuelle, vollstandige und abgestimmte Kontenfuhrung.³²

Die Hauptbuchhaltung erfullt und bietet innerhalb des Moduls folgende wesentlichen Funktionen:

- Automatische und simultane Buchung aller Nebenbuchposten auf die entspre- chenden Hauptbuchkonten
- Simultane Aktualisierung des Hauptbuches und der Kostenrechnung
- Echtzeit-Auswertung und Berichterstattung zu den aktuellen Buchungsdaten in Form von Kontoanzeigen, Abschlussen mit verschiedenen Bilanzversionen sowie zusatzlichen Analysen

Die Abschlusse konnen personlich definiert sein und beispielsweise zeitlich in Ta- ges-, Monats und Jahresabschlusse gegliedert werden. Die Erstellung von Tagesab- schlussen kann z. B. folgendermaBen ablaufen: „Nach der letzten Buchung erzeugt das System automatisch den tagesgenauen Kontoabschluss und zeigt den Konto- stand, chronologisch oder nach individuell festgelegten Kriterien sortiert, in einem Buchungsjournal an.“³³ Daruber hinaus werden betriebswirtschaftliche Informatio- nen fur strategische Unternehmensentscheidungen aufbereitet.

3.2.4 Treasury

3.2.4.1 Kurzuberblick und Funktion

Die Anwendung des Treasury unterstutzt die Abwicklung von Finanzgeschaften, wie z. B. den Geld-, Devisen- und Wertpapierhandel im Unternehmen jeglicher GroBen- ordnung.³⁴ Insbesondere werden zwei konkrete Ziele angestrebt: Zum Einen, die op- timale Verfugbarkeit liquider Mittel bei gunstigen Finanzierungskosten und zum An- deren, ein moglichst gunstiger Einsatz eigener Mittel.³⁵ Als Ergebnis soll ein effi- zientes Liquiditats-, Portfolio- und Risikomanagement aus betriebswirtschaftlicher Sicht gewahrleistet werden.

3.2.4.2 Treasury im SAP R/3-System

Das Modul Treasury besteht aus den folgenden Komponenten.

- Cashmanagement

Das Cashmanagement bietet Funktionen an, die der effizienten Liquiditatsanalyse dienen. Dafur werden alle relevanten Daten zusammengefuhrt und man erhalt ei­nen Tagesfinanzstatus sowie eine Liquiditatsvorschau mit Ausblick uber einen kurzfristigen Zeithorizont.³⁶

- Finanzmittelrechnung

Die Finanzmittelrechnung gibt einen verbindlichen Finanzrahmen fur das Ge- samtunternehmen vor. Sie uberwacht die Liquiditat aus mittel- bis langfristiger Sicht.

- Darlehensverwaltung

Die Darlehensverwaltung ermoglicht die Erfassung und Bestandsverwaltung fur vergebene Darlehen. Alle Prozesse im Darlehensbereich werden innerhalb dieser Komponente abgewickelt.

- Marktrisikomanagement

Das Marktrisikomanagement uberwacht Geld- und Kapitalmarkte, erstellt Me- thoden und Verfahren zur Beurteilung von Risikopositionen und versucht negati­ve Entwicklungen zu erkennen, um rechtzeitig darauf reagieren zu konnen.

Zu den wesentlichen Aufgaben des Treasury Moduls zahlen u. a. die kurzfristige U- berwachung und Aggregation der verschiedenen Bankkontensalden, die mittelfristige Planung und Prognose ein- und ausgehender Zahlungen der Debitoren und Kredito- ren sowie eine langfristig orientierte Sicht auf Bereiche wie Einkauf und Vertrieb.

Das Treasury Modul gewahrleistet einen aktuellen Uberblick uber die Liquiditats- und Risikopositionen des Unternehmens. Die Auswertung der Daten kann nach per- sonlichen Anforderungen definiert werden. Durch die integrative Verbindung mit anderen SAP-Modulen sowie externen Informationssystemen (z. B. aktuellen Fi- nanzmarktinformationen) kann man beispielsweise dynamische Veranderungen an den Finanzmarkten rechtzeitig erkennen und darauf reagieren.³⁷

3.2.5 Controlling (CO)

3.2.5.1 Begriffsabgrenzung

Die Aufgabe des Controllings besteht darin, die Kernelemente des betrieblichen Fuh- rungssystems (Planung, Kontrolle, Organisation, Personalfuhrung und Information) so aufeinander abzustimmen, dass die Unternehmensziele optimal erreicht werden konnen.³⁸ Die Abbildung 6 verdeutlicht diese Aufgabe.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Das Controlling hat eine verantwortungsvolle Aufgabe in der Fuhrungsposition, und zwar „die Entscheidungstrager des Unternehmens mit Informationen zu versorgen, die zur Unternehmensfuhrung erforderlich sind.“³⁹ Besonders Erfolgsrechnungen, wie z. B. die Deckungsbeitragsrechnung, gewahrleisten die Kontrolle der Wirtschaft- lichkeit einzelner Teilbereiche sowie des gesamten Unternehmens. Dadurch wird die operative und die strategische Zielfindung im Unternehmen unterstutzt.

3.2.5.2 Funktionen des Controllings

Aus der allgemeinen Koordinationsfunktion⁴⁰ lassen sich die drei folgenden Einzel- funktionen ableiten, welche ebenfalls im SAP R/3-System berucksichtigt werden:⁴¹

- Anpassungs- und Innovationsfunktion

Diese Funktion strebt eine Koordination der Unternehmensfuhrung mit seiner Umwelt an und wird durch den Einsatz von Fruhwarnsystemen gewahrleistet. Voraussetzung ist allerdings eine rechzeitige Reaktion auf Umweltveranderungen und ein fruhzeitiges Handeln.

- Zielausrichtungsfunktion

Alle Controllingaktivitaten werden auf die Unternehmensziele ausgerichtet.

- Service- oder Unterstutzungsfunktion

Ausgewahlte Instrumente und Informationen werden dem Management zur stra- tegischen Planung bereitgestellt.

3.2.5.3 Das Controlling im SAP R/3-System

Die Anwendungskomponente Controlling unterteilt sich im SAP R/3-System in drei Teilkomponenten:

a) Gemeinkosten-Controlling (CO-OM),
b) Produktkosten-Controlling (CO-PC) und
c) Ergebnis- und Marktsegmentierung (CO-PA).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Eigene Darstellung

a) Das Gemeinkosten-Controlling

Gemeinkosten lassen sich nicht direkt auf die Leistung zurechnen, da sie aus mehreren Leistungen der Kostenbereiche entstanden sind. Die sind z. B. Ab- schreibungen, Versicherungen, Transportlohne, Gehalter, Strom, etc.⁴²

Das Gemeinkosten-Controlling umfasst die Planung, Steuerung und Kontrolle der Gemeinkosten und gliedert sich in mehrere Bereiche:⁴³

- Die Kostenartenrechnung dokumentiert, welche Kosten im Unternehmen ange- fallen sind.
- Die Kostenstellenrechnung verfolgt, wo im Unternehmen welche Kosten ange- fallen sind.
- Innenauftrage sammeln alle Kosten fur innerbetriebliche Aufgaben und rech- nen diese ab.
- Prozesskostenrechnung analysiert abteilungsubergreifende Geschaftsprozesse.

b) Produktkosten-Controlling

Unter Produktkosten-Controlling versteht man die Ermittlung der Herstellungs- kosten eines Produktes oder einer Leistung. Mit diesen Kosten werden die La- gerbestande bzw. die abgesetzten Mengen bewertet (Ergebnisrechnung)⁴⁴

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Ergebnis- und Marktsegmentierung

Diese Teilkomponente dient der Beurteilung von Marktsegmenten. Sie bietet die Moglichkeit Produkte, Kunden, Auftrage oder Unternehmensbereiche in einzelne Segmente zu unterteilen und diese zu bewerten. Daruber hinaus ist ihre Aufgabe die Bereiche Vertrieb, Marketing, Produktmanagement und Unternehmenspla- nung mit notwendigen Informationen zu versorgen.

Zwischen den Komponenten Controlling (CO) und Finanzbuchhaltung (FI) findet ein permanenter Datenaustausch statt. Alle kostenrelevanten Daten flieBen automatisch von der Finanzbuchhaltung in das Controlling ein. Dabei werden die Kosten und Er- lose verschiedenen Objekten wie Kostenstellen, Prozessen, Projekten, Kunden- oder Fertigungsauftragen zugeordnet. Diese Daten werden im Controlling in einer eigen- standigen Datenbank gefuhrt. Auf diese Weise sind die Werte des Controllings und der Finanzbuchhaltung standig vergleichbar und abstimmbar.⁴⁵

Ein wesentlicher Vorteil einer objektorientierten Datenhaltung ist vor allen Dingen die sogenannte Mengenrechnung, bei der Mengen verrechnet und bewertet werden. Sie gelten als ein Bindeglied zwischen Logistik und Rechnungswesen. Anhand dieser Mengenrechnung kann eine ubergreifende Abstimmung der Planung erreicht werden. Die Mengen der Absatzplanung konnen beispielsweise in die Produktionsplanung ubernommen und dort verwendet werden. Auf diese Weise lasst sich u. a. ermitteln, welche innerbetrieblichen Leistungsmengen benotigt werden.⁴⁶

3.2.6 Investitionsmanagement (IM)

3.2.6.1 Kurzuberblick und Funktion

„Als Investition bezeichnet man ganz allgemein die Verwendung finanzieller Mit- tel.“⁴⁷ Die Optimierung von Investitionsentscheidungen, sowie die Realisierung und Kontrolle eines Investitionsprojekts sind Gegenstand der Investitionsplanung, die wiederum ein Bestandteil der Unternehmensgesamtplanung ist.⁴⁸ Deshalb tragt sie auch einen groBen Teil zum Unternehmenserfolg bei.

Die Planung und Steuerung der Investitionen durch ein Investitionsmanagement stellt eine wichtige Aufgabe des Controlling dar. Im Vordergrund steht die Anforderung, das Investitionsprogramm unternehmensweit ubersichtlich abzubilden und zu uber- wachen.⁴⁹

3.2.6.2 Investitionsmanagement im SAP R/3-System

Das Modul Investitionsmanagement unterstutzt nicht nur die buchhalterische und kostenrechnerische Verwaltung von Investitionen, sondern auch stellt Funktionen be- reit, die besonders der Planung und Abwicklung von

- Investitionen im Sachanlagevermogen,
- Investitionen in Forschung und Entwicklung und Projekten, bei denen
- Gemeinkosten anfallen sowie
- Umfassenden Instandhaltungsprogrammen, dienen.⁵⁰

Das SAP R/3 Investitionsmanagement-System beinhaltet Investitionsprogramme, mit denen maBnahmeubergreifend Budgets geplant und kontrolliert werden konnen. Da- bei wird die hierarchische Struktur vom Anwender selbst gewahlt, um die unter- schiedlichen Arten von Investitionsplanen der Unternehmen zu unterstutzen. Es ste- hen Funktionen zur Strukturierung, Planung und Budgetierung von Programmen zur Verfugung.⁵¹

Das System stellt Werkzeuge fur die Wirtschaftlichkeitsanalyse bereit, mit denen Anforderungen fur InvestitionsmaBnahmen⁵² bearbeitet werden konnen. Mit diesen Werkzeugen werden fur die Beurteilung der Investitionen relevante Plandaten er- fasst. Dabei werden besonders die bis zum Ende der Nutzungsdauer geplanten Aus- gaben und Einnahmen aufgezeichnet. Auf Basis dieser Planwerte konnen Kennzah- len der dynamischen Investitionsrechnung, wie z. B. Kapitalwert, interner Zinssatz, Amortisationsdauer, etc. ermittelt werden.⁵³

[...]

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¹ Brinkmann / Zeilinger, 2000, S. 13.

² Vgl. hierzu und im Folgendem Mauterer, 2002, S. 1f.

³ Gabler, 2000, S.959.

⁴ Im Kapitel 3.1 wird diese Architektur naher erlautert.

⁵ Vgl. hierzu und im Folgenden Mauterer, 2002, S. 8 ff.

⁶ Vgl. o. V., SAP Innovation Report, 2003, S. 122.

⁷ Meilensteine von SAP AG siehe Anhang 1.

⁸ Vgl. http://www.sap.com/germany/aboutSAP, 16.01.2004.

⁹ Vgl. Mauterer, 2002, S. 17.

¹⁰ Vgl. http://www.tse-Hamburg.de/Papers/Software/SAP-Alternativen.html, 16.01.2004.

¹¹ Vgl. hierzu und im Folgenen, o. V. SAP R/3 Basissystem, 1999, S. 62.

¹² Vgl. Perez / Karch, 2002, S. 125.

¹³ Vgl. Hierzu und im Folgenden Perez / Karch, 2002, S. 126.

¹⁴ Vgl. Wenzel, 1996, S. 12.

¹⁵ Vgl. Mauterer, 2002, S. 19 f.

¹⁶ Advanced Business Programming Language.

¹⁷ Brinkmann / Zeilinger, 2000, S. 41.

¹⁸ Wohe, 2000, S. 853.

¹⁹ Andere Bereiche des internen Rechnungswesens sind u. a. die Liquiditatsrechnung, Investitions- rechnung.

²⁰ Vgl. Weihrauch / Keller, 2001, S. 58.

²¹ Nach Wohe beinhaltet der Begriff Offentlichkeit; potentielle Aktionare und Glaubiger, staatliche Instanzen, wissenschaftliche Institute, Wirtschaftspresse sowie sonstige Interessierte. (Wohe, 2000, S. 853).

²² Vgl. o. V., Functions in Detail, 2000, Rechnungswesen, Hauptbuchhaltung, Kap. 1, S. 1.

²³ Vgl. o. V., Functions in detail, 2000, Rechnungswesen, Hauptbuchhaltung, Kap. 1, S. 1.

²⁴ Vgl. Mohrlen / Kokot, 1998, S. 74.

²⁵ Vgl. Brinkmann / Zeilinger, 2000, S. 178.

²⁶ United States-Generally Accepted Accounting Principles. Jahresabschluss in den USA muss nach GAAP erstellt werden. (Weihrauch / Keller, 2001, S. 58).

²⁷ International Accounting Standard ist eine weltweit anerkannte Rechnungslegung. (Weihrauch / Keller, 2001, S. 58).

²⁸ Grundsatze ordnungsmaBiger Buchfuhrung. Die deutschen Rechnungslegungsvorschriften sind im Handelgesetzbuch und erganzend im Aktiengesetz niedergelegt. (Weihrauch / Keller, 2001, S. 58).

²⁹ Vgl. Weihrauch / Keller, 2001, S. 58.

³⁰ Ein Debitor ist ein Geschaftspartner, gegenuber dem Forderungen fur erbrachte Leistungen beste- hen. (Weihrauch / Keller, 2001, S. 59).

³¹ Ein Kreditor ist ein Geschaftspartner, gegenuber dem Verbindlichkeiten fur erbrachte Leistungen bestehen. (Weihrauch / Keller, 2001, S. 59).

³² Vgl. Brinkmann / Zeilinger, 2000, S. 123 f.

³³ Brinkmann / Zeilinger, 2000, S. 132.

³⁴ Vgl. Weihrauch / Keller, 2001, S. 61.

³⁵ Vgl. Mohrlen / Kokot, 1998, S. 197.

³⁶ Vgl. Mohrlen / Kokot, 1998, S. 198.

³⁷ Vgl. o. V., Functions in detail, 2000, Rechnungswesen, Hauptbuchhaltung, Kap. 2, S. 1

³⁸ Vgl. Wohe, 2000, S. 234.

³⁹ Mohrlen / Kokot, 1998, S. 223.

⁴⁰ Siehe Abbildung 3.

⁴¹ Vgl. Kupper, im Wohe, 2000, S. 236.

⁴² Vgl. Wohe, 2000, S. 1108.

⁴³ Vgl. Weihrauch / Keller, 2001, S. 62.

⁴⁴ Vgl. Weihrauch / Keller, 2001, S. 62.

⁴⁵ Vgl. o. V., Functions in detail, 2000, Rechnungswesen, Gemeinkosten-Controlling, Kap. 1, S. 4.

⁴⁶ Vgl. o. V., Functions in detail, 2000, Rechnungswesen, Gemeinkosten-Controlling, Kap. 1, S. 4.

⁴⁷ Wohe, 2000, S. 617.

⁴⁸ Vgl. Wohe, 2000, S. 622.

⁴⁹ Vgl. Mohrlen / Kokot, 1998, S. 273.

⁵⁰ Vgl. o. V., Functions in detail, 2000, Rechnungswesen, Investitionsmanagement, Kap. 2, S. 1.

⁵¹ Vgl. Weihrauch / Keller, 2001, S. 64.

⁵² „Unter InvestitionsmaBnahmen werden Sachinvestitionen verstanden, die ein Unternehmen durchfuhrt, um ein Wirtschaftsgut fur die eigene betriebliche Nutzung zu erstellen.“ (Weihrauch / Keller, 2001, S. 64).

⁵³ Vgl. o. V., Functions in detail, 2000, Rechnungswesen, Investitionsmanagement, Kap. 2, S. 1.