Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Gewinnermittlung im Betrieb

Inhaltsverzeichnis

1 Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

2 Gesetzliches
2.1 Doppelte Buchführung
2.1.1 Warum doppelte Buchführung?
2.1.2 Die steuerliche Gewinnermittlung
2.1.3 Vor- und Nachteile der doppelten Buchführung

3 Was ist erforderlich?

4 Erfassung der Betriebseinnahmen und –ausgaben
4.1 Einnahmen-Ausgaben-Journal
4.2 Bankeinnahmen und Bankausgaben
4.3 System
4.4 Zeitpunkt der Eintragung und Belegsammlung

5 Betriebseinnahmen
5.1 Tageslosung (Barverkäufe)
5.1.1 Direkte Tageslosung
5.1.2 Indirekte Tageslosung
5.1.3 Verbuchung der Tageslosung
5.2 Gutscheine, Schecks & Kreditkarten
5.2.1 Gutschein
5.2.2 Schecks & Kreditkarten

6 Betriebsausgaben
6.1 Arten der Betriebsausgaben
6.2 Absetzung für Abnutzung
6.2.1 Abnutzbare Anlagegüter
6.2.2 Nicht abnutzbare Anlagegüter
6.3 Berechnung der AfA
6.4 Verbuchung der AfA
6.5 Ausnahmen

7 Wareneingangsbuch

8 Anlagenverzeichnis

9 Lohnkonto

10 Aufzeichnungen für die Umsatzsteuer
10.1 Grundlegendes
10.2 Vorsteuer
10.3 Umsatzsteuervoranmeldung
10.4 Verbuchung
10.4.1 Nettomethode
10.4.2 Bruttomethode

11 Vorteile für Einnahmen-Ausgaben-Rechner

12 Unterlagen

13 Endprodukt

Abbildungsverzeichnis

1 Einnahmen-Ausgaben-Journal

2 E1a-Formular Seite 1 und Seite 2

3 Tageslosung

4 Wareneingangsbuch

5 Endprodukt einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

1 Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist eine Art der Gewinnermittlung, eines Kalenderjahres, in einem Betrieb. Hierbei werden alle Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben erfasst, welche entweder bar oder über Bankkonten zu- bzw. abgeflossen sind und in die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung geschrieben. Dieses Prinzip beschreibt man grundsätzlich als Zufluss-Abfluss-Prinzip. Es gibt nur wenige Ausnahmen von diesem Prinzip, darunter fallen die Anschaffungs- und Herstellungskosten von Gebäuden und gewissen Wirtschaftsgütern des Umlaufvermögens. Die Ausnahme bei diesen ist, dass sie erst bei Ausscheiden aus dem Betriebsvermögen als Betriebsausgabe absetzbar sind.

Unterscheiden muss man aber trotzdem, obwohl die Anschaffungs- und Herstellungskosten erst bei Ausscheiden aus dem Betriebsvermögen abgesetzt werden dürfen, ob sie ganz normal in das Anlageverzeichnis aufzunehmen sind, als Beispiel dafür gilt Grund und Boden, oder nicht.

Am Ende des Jahres, wird dann der Gewinn oder Verlust eines Unternehmens als Differenz zwischen der Summe der Betriebseinnahmen und der Summe der Betriebsausgaben ermittelt.^[1]

2 Gesetzliches

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung darf jedoch nicht jeder verwenden, es gibt zwei grundsätzliche Einschränkungen dafür, wenn

- „ Nach dem Unternehmensgesetzbuch keine Buchführungspflicht besteht und
- Bücher auch nicht freiwillig geführt werden “^[2]

Eine doppelte Buchführung muss dann geführt werden wenn,

- das Unternehmen im Handelsregister als beispielsweise OHG, GmbH oder AG eingetragen ist
- es sich um einen eingetragenen Kaufmann handelt, der einen Umsatz und Gewinn von über 500.000 € bzw. 50.000 € erwirtschaftet hat
- es sich um ein nicht im Handelsregister eingetragenes Unternehmen handelt wie die GbR. oder ein Einzelunternehmern, die einen Umsatz oder Gewinn von über 500.000 € oder 50.000 € jährlich erzielen

Aus dem § 238 des Handelsgesetzbuches (HGB) sowie aus der steuerrechtlichen Betrachtung §140 der Abgabenordnung wird die Verpflichtung der doppelten Buchführung abgeleitet. In erster Linie sind Kapitalgesellschaften, wie beispielsweise die GmbH oder AG, per Gesetz verpflichtet, ihre Geschäftsvorgänge nach dem System der doppelten Buchführung zu erfassen. Ferner müssen auch Einzelunternehmen und Unternehmen, die ein selbstständiges Handelsgewerbe betreiben, eine doppelte Buchführung führen.

Außerdem sind die sogenannten Nicht-Kaufleute zur Erstellung einer doppelten Buchführung angehalten, sobald der Gewinn die Marke von 50.000 € innerhalb eines Geschäftsjahres übersteigt. Aber auch wenn der Jahresumsatz 500.000 € übersteigt, ist eine doppelte Buchführung verpflichtend. Darüber hinaus müssen Selbstständige, die als Nicht-Kaufleute gelten und sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen, eine doppelte Buchführung anfertigen. Wer keine doppelte Buchführung erstellen muss, hat seine Geschäftsvorfälle in einer einfachen Buchführung, der sogenannten Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EUR) zu erfassen.^[3]

2.1 Doppelte Buchführung

Die doppelte Buchführung - steuerlich auch Betriebsvermögensvergleich genannt - ist wie die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung eine Art der Gewinnermittlung. Bei der doppelten Buchführung werden allerdings im Unterschied zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nicht nur die Zuflüsse und Abflüsse aufgezeichnet.^{[4] [5]}

2.1.1 Warum doppelte Buchführung?

Der Begriff doppelte Buchführung rührt zum einen daher, dass der Erfolg eines Unternehmens auf zweifache Art und Weise errechnet wird:

- zum einen durch den Vergleich des Eigenkapitals am Ende des Jahres mit dem Stand des Eigenkapitals zum Ende des vorigen Jahres (ersichtlich aus der Bilanz) und
- zum anderen durch den Vergleich der Aufwendungen mit den Erträgen des aktuellen Jahres (ersichtlich aus der Gewinn- und Verlustrechnung).

Weiteres rührt der Begriff doppelte Buchführung auch daher, weil jeder Geschäftsvorfall doppelt erfasst wird, da immer sowohl im Soll als auch im Haben gebucht werden muss.^[6]

2.1.2 Die steuerliche Gewinnermittlung

Sind Unternehmen unternehmensrechtlich zur doppelten Buchführung verpflichtet, dann sind sie dies auch steuerrechtlich. In diesem Fall spricht man dann von einem Betriebsvermögensvergleich nach § 5 EStG (Einkommensteuergesetz). Diese steuerrechtliche Gewinnermittlung orientiert sich sehr stark an der unternehmensrechtlichen Gewinnermittlung.

Selbst wenn Unternehmen unternehmensrechtlich nicht zur Gewinnermittlung mittels doppelter Buchführung verpflichtet sind, weil sie beispielsweise die Umsatzschwelle nicht überschreiten, steht es ihnen steuerrechtlich dennoch zu, dies freiwillig zu tun. In so einem Fall spricht man dann vom Betriebsvermögensvergleich nach § 4 Abs. 1 EStG.

Der Unterschied zwischen dem Betriebsvermögensvergleich nach § 5 EStG und jenem nach § 4 Abs. 1 EStG ist vor allem der, dass im Falle des § 5 EStG strengere Bilanzierungsvorschriften gelten.^[7]

2.1.3 Vor- und Nachteile der doppelten Buchführung

Ein großer Vorteil der doppelten Buchführung ist, dass diese um einiges aussagekräftiger ist gegenüber der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Vor allem Banken tun sich für die Beurteilung der Kreditwürdigkeit im Falle einer doppelten Buchführung leichter.

Steuerrechtlich besteht bei der Gewinnermittlung mittels Betriebsvermögensvergleich der Vorteil darin, dass sich Verluste uneingeschränkt in spätere Jahre vortragen und dann mit Gewinnen verrechnen lassen – bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist dies nur für die Verluste der letzten drei Jahre möglich.

Nachteilig an der doppelten Buchführung ist, dass diese natürlich um einiges aufwändiger ist als eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

3 Was ist erforderlich?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung darf nicht ohne Aufzeichnungen gemacht werden. Man benötigt:

- Erfassung der Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben
- Wareneingangsbuch
- Anlagenverzeichnis
- Lohnkonten, wenn Dienstnehmer beschäftigt werden^[8]

Wegen der umsatzsteuerlichen Zwecke müssen Aufzeichnungen geführt werden. Es empfiehlt sich daher, die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungen im Rahmen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zu erfassen. Besonders dabei ist auch noch, dass kein Kassabuch mit Bestandsveränderung geführt werden muss. Die Abgabenpflichtigen haben von den Bargeldbewegungen die erfolgswirksamen Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben zu erfassen. Privateinlagen und Privatentnahmen bzw. Bewegungen zwischen Kassa und Bank sind nicht einzutragen.

Sollten die Betriebseinnahmen eines Geschäftstages nicht einzeln erfasst werden, sondern durch Rückrechnung aus End- und Anfangsbestand ermittelt werden, dann sind End- und Anfangsbestand, alle Barausgänge sowie nicht erfolgswirksame Bareingänge täglich zu erfassen (sogenanntes Kassabuch mit Bestandsfeststellung).

Jeder der eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führt und keine doppelte Buchhaltung benötigt ist nicht verpflichtet am Jahresende eine Inventur durchzuführen.^{[9] [10]}

4 Erfassung der Betriebseinnahmen und –ausgaben

Wie bereits im Punkt 3 erwähnt, sind laufend alle Betriebseinnahmen beziehungsweise Betriebsausgaben in einem Unternehmen zu erfassen. Um dies umzusetzen bestehen laut Gesetz mehrere Möglichkeiten.^[11]

4.1 Einnahmen-Ausgaben-Journal

In diesem Verzeichnis werden alle baren als auch unbaren Geldbewegungen erfasst. Außerdem sollte man alle Ausgabenbewegungen auch in einen Spesenverteiler eintragen, welcher mit im Einnahmen-Ausgaben-Journal integriert ist.

Was jedoch nicht im Journal aufgezeichnet beziehungsweise integriert wird sind:

- Alle Privatgeschäfte (Privateinlagen und Privatentnahmen)
- Geldbewegungen zwischen Bank und Kassa
- Anschaffungskosten von Anlagegütern, welche bei der Abschreibung abgesetzt werden

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

https://www.wko.at/ubit/bibug/formulare/ea_journal.pdf [01.04.2015]

Abb. 1: Einnahmen-Ausgaben-Journal Musterbeispiel

4.2 Bankeinnahmen und Bankausgaben

Um alle Bankeinnahmen und Bankausgaben korrekt zu erfassen müssen alle Einzelbelege sowie alle Kontoauszüge komplett lückenlos gesammelt und aufbewahrt werden. Sollten über dieses Konto auch private Geldbewegungen getätigt werden, müssen auch diese gesammelt werden.^[12]

4.3 System

Egal welches System der Aufzeichnungen gewählt wird (Einnahmen-Ausgaben-Journal oder Sammlung der Kontoauszüge), dies kann jeder selber entscheiden, muss man darauf achten, dass die Verteilung der Einnahmen und Ausgaben auf einzelne Kategorien mit einem Buchhaltungsprogramm (keine Einnahmen-Ausgaben-Rechner) erfolgt.

Hierbei gibt es jedoch Sonderregelungen für verschiedene Arten von Unternehmen. Der Einzelunternehmer muss zusätzlich zur Einkommensteuererklärung das Formular E1a abgeben. Um dem Einzelunternehmer Zeit zu sparen, sollten alle Aufzeichnungen mindestens diesem Gliederungsschema entsprechen. ^[13]

Abb. 2: Formular E1a Seite 1 (links) und Formular E1a Seite 2 (rechts)

In diesen beiden Abbildungen sieht man das Formular E1a, welches direkt vom Bundesministerium zur Verfügung gestellt wird. Die letzten beiden Seiten wurden ausgelassen, da man das gesamte Dokument nicht wieder veröffentlichen darf.^[14]

4.4 Zeitpunkt der Eintragung und Belegsammlung

Grundsätzlich gilt, dass alle Bareinnahmen und –ausgaben täglich festgehalten werden müssen. Die Eintragung danach erfolgt dann in zeitlicher Reihenfolge und muss immer termingerecht und vollständig erfolgen. In der Regel erfolgen alle Eintragungen spätestens einen Monat und 15 Tage nach Ablauf des jeweiligen Kalendermonats. ^[15]

Jede Eintragung, die hier getätigt wird basiert auf dem Grundsatz: „ Keine Buchung ohne Beleg “^[16]. Das heißt, dass man im Journal auf den jeweiligen Beleg zu verweisen hat, welcher der Grund einer Eintragung war. Die Belege werden in der Regel gruppiert geordnet, zum Beispiel Bankauszüge, Barbelege etc..^[17]

5 Betriebseinnahmen

Betriebseinnahmen sind wie der Name schon mutmaßen lässt, alle Einnahmen, die einem Unternehmen im Rahmen des Betriebes zufließen. Also alle Zugänge in Geld oder geldwerten Vorteilen, die anfallen. Es fallen nicht nur Einnahmen aus der eigentlichen betrieblichen Tätigkeit (die erzielten Umsätze) darunter, sondern auch beispielsweise Einnahmen aus Hilfsgeschäften, aus Anlageverkäufe oder Versicherungsentschädigungen.^[18]

Im Einzelnen gehören zu den Betriebseinnahmen:

- Einnahmen aus Lieferungen (z.B. Warenverkäufe)
- Einnahmen aus Leistungen (z.B. Dienstleistungen oder auch Werkleistungen)
- Einnahmen aus Hilfsgeschäften (z.B. Provisionen, Zinsen)
- Anzahlungen, Vorschüsse
- Einnahmen aus dem Verkauf von Anlagegütern
- Betrieblich veranlasste Abfindungen (z.B. Mietrechte betreffend das Geschäftslokal)

Was jedoch auch noch zu den Betriebseinnahmen gerechnet werden, sind die Sachentnahmen. Damit ist gemeint, wenn man zum Beispiel Ware entnimmt und diese seinem Sohn zum Geburtstag schenkt. Dadurch entsteht zwar kein Geldabfluss, buchhalterisch muss man sie trotzdem berücksichtigen.^[19]

5.1 Tageslosung (Barverkäufe)

Grundsätzlich bezeichnet man als Tageslosung die Summe aller Bareinnahmen für Warenverkäufe oder sonstiger Leistungen.^{[20] [21]}

5.1.1 Direkte Tageslosung

Die direkte Tageslosung wird prinzipiell in den meisten Geschäften angewandt. Man versteht unter der direkten Tageslosung alle Verkäufe eines Arbeitstages, die mit Hilfe von Kassenzettel oder Ausdruck der Computerkasse am Ende des Arbeitstages erfasst werden.

Bei jedem Barverkauf wird ein Kassenzettel ausgefüllt. Der Kunde erhält das Original, der Durchschlag bleibt im Geschäft. Der Betrag des Kassenzettels wird in die Kontrollliste des Kassenblocks eingetragen. In den meisten Fällen geschieht das heutzutage automatisch und wird von diversen Softwaren am Computer eigenständig erledigt.

5.1.2 Indirekte Tageslosung

Die indirekte Tageslosung bedeutet, dass man via Rückrechnung zum gewünschten Ergebnis kommt. Ein Beispiel für die indirekte Tageslosung könnte so aussehen:

Bargeld bei Geschäftsschluss

+ Ausgaben

Zwischensumme

-Bargeld bei Geschäftsbeginn

= TAGESLOSUNG

Um indirekt die Tageslosung ermitteln zu können, verwendet man einen Kassenbericht (Vordruck). Auch eine Probe mit Hilfe des Rückrechnungssystems ist möglich, was man jedoch nicht feststellen kann ist, ob Banknoten oder Münzen fehlen.^[22]

[...]

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^[1] Vgl. https://www.wko.at/Content.Node/Service/Steuern/Einkommensteuer-und-Koerperschaftsteuer/Einkommenssteuer/est-koest_EinnahmenAusgabenRechnung_Broschuere.pdf

^[2] https://www.wko.at/Content.Node/Service/Steuern/Einkommensteuer-und-Koerperschaftsteuer/Einkommenssteuer/est-koest_EinnahmenAusgabenRechnung_Broschuere.pdf

^[3] Vgl. https://www.wko.at/Content.Node/Service/Steuern/Einkommensteuer-und-Koerperschaftsteuer/Einkommenssteuer/est-koest_EinnahmenAusgabenRechnung_Broschuere.pdf

^[4] Vgl. https://www.wko.at/Content.Node/Service/Steuern/Einkommensteuer-und-Koerperschaftsteuer/Einkommenssteuer/est-koest_EinnahmenAusgabenRechnung_Broschuere.pdf

^[5] Vgl. http://www.fuer-gruender.de/wissen/unternehmen-gruenden/finanzen/buchfuehrung/bilanzierung/

^[6] Vgl. http://www.fuer-gruender.de/wissen/unternehmen-gruenden/finanzen/buchfuehrung/bilanzierung/

^[7] Ebenda Seite 4 f.

^[8] Vgl. gruendungswissen.at

^[9] Vgl. https://www.wko.at/Content.Node/Service/Steuern/Einkommensteuer-und-Koerperschaftsteuer/Einkommenssteuer/est-koest_EinnahmenAusgabenRechnung_Broschuere.pdf

^[10] Vgl. https://www.wko.at/Content.Node/Service/Steuern/Einkommensteuer-und-Koerperschaftsteuer/Einkommenssteuer/est-koest_EinnahmenAusgabenRechnung_Broschuere.pdf

^[11] Vgl. https://www.wko.at/Content.Node/Service/Steuern/Einkommensteuer-und-Koerperschaftsteuer/Einkommenssteuer/est-koest_EinnahmenAusgabenRechnung_Broschuere.pdf

^[12] Vgl. https://www.wko.at/Content.Node/Service/Steuern/Einkommensteuer-und-Koerperschaftsteuer/Einkommenssteuer/est-koest_EinnahmenAusgabenRechnung_Broschuere.pdf

^[13] Vgl. https://www.wko.at/Content.Node/Service/Steuern/Einkommensteuer-und-Koerperschaftsteuer/Einkommenssteuer/est-koest_EinnahmenAusgabenRechnung_Broschuere.pdf

^[14] Vgl. Bundesministerium Richtlinien Webveröffentlichung

^[15] Vgl. Vgl. https://www.wko.at/Content.Node/Service/Steuern/Einkommensteuer-und-Koerperschaftsteuer/Einkommenssteuer/est-koest_EinnahmenAusgabenRechnung_Broschuere.pdf

^[16] Betriebliche Organisation, erste Klasse HTL Grieskirchen, Sabine Enzenebner

^[17] Vgl. https://www.wko.at/Content.Node/Service/Steuern/Einkommensteuer-und-Koerperschaftsteuer/Einkommenssteuer/est-koest_EinnahmenAusgabenRechnung_Broschuere.pdf

^[18] Vgl. https://www.usp.gv.at

^[19] Vgl. https://www.wko.at/Content.Node/Service/Steuern/Einkommensteuer-und-Koerperschaftsteuer/Einkommenssteuer/est-koest_EinnahmenAusgabenRechnung_Broschuere.pdf

^[20] Vgl. http://de.wikipedia.org/wiki/Kassenbuch

^[21] http://de.wikipedia.org/wiki/Kassenbuch

^[22] Vgl. https://www.wko.at/Content.Node/Service/Steuern/Einkommensteuer-und-Koerperschaftsteuer/Einkommenssteuer/est-koest_EinnahmenAusgabenRechnung_Broschuere.pdf