Anlegen einer Personalakte (Unterweisung Kaufmann/-frau für Büromanagement)


Unterweisung / Unterweisungsentwurf, 2015

4 Seiten, Note: 1,8


Leseprobe

Inhaltsverzeichnis:

1. Ausgangssituation
1.1 Charakterisierung und Ausbildungsstand der Auszubildenden / Vorkenntnisse zum Unterweisungsthema
1.2 Unterweisungsthema
1.3 Ort der Unterweisung / Arbeitsplatz
1.4 benötigte Arbeitsmittel

2. Lernziele und -bereiche der Unterweisung
2.1 Richtlernziel
2.2 Groblernziel
2.3 Feinlernziel
2.4 Lernbereiche

3. Ablauf der praktische Durchführung der Unterweisung
3.1 Vorbereitung
3.2 Erläuterung des Arbeitsvorganges
3.3 Ausführung durch die Auszubildende

4. Lernerfolgskontrolle

5. Verabschiedung

1. Ausgangssituation

1.1 Charakterisierung und Ausbildungsstand der Auszubildenden / Vorkenntnisse zum Unterweisungsthema

Die Auszubildende ist 18 Jahre alt und hat nach erfolgreich abgeschlossener Realschule ihre Ausbildung in unserem Unternehmen begonnen.

Im 1. Ausbildungsjahr durchlief die Auszubildende die Abteilungen Einkauf und Sekretariat, wobei sie sich in der Ausbildung bislang wissbegierig, gewissenhaft in der Ausübungen der ihr übertragenen Aufgaben und durch stetige Fragestellung ihrerseits das Interesse und Engagement für den Beruf der Kauffrau für Büromanagement zeigte.

Jetzt befindet sie sich zu Beginn des 2. Ausbildungsjahres und besitzt keinerlei Vorkenntnisse aus dem Bereich Personalverwaltung.

Die Auszubildende ist seit einem Tag in der Personalabteilung und hat bislang einen Gesamtüberblick über die anfallenden Tätigkeiten und den täglichen Arbeitsablauf erhalten. Heute wird sie deshalb in einen relativ einfachen Arbeitsablauf eingewiesen.

1.2 Unterweisungsthema

Anlegen einer Personalakte

1.3 Ort der Unterweisung / Arbeitsplatz

Die Unterweisung findet an einem üblichen Schreibtisch im Büro der Abteilungsleiterin statt. Der Schreibtisch ist aufgeräumt und befindet sich in einem sauberen und übersichtlichen Zustand.

1.4 benötigte Arbeitsmittel

- Personalakten (blanko)
- wasserfester Stift (zum Beschriften des Einlegeblattes)
- Locher
- Kugelschreiber (für Notizen der Auszubildenden)
- DIN A4 Schreibblock (für Notizen der Auszubildenden)
- Personalunterlagen von der Auszubildenden zur Anschauung und einer fiktiven Person als Übungsakte
- Personalunterlagen von Boris Becker (Einstellung zum 31.08.2015)

2. Lernziele und -bereiche der Unterweisung

2.1 Richtlernziel

- entsprechend §4 Absatz 3 des Ausbildungsrahmenplanes für die

Berufsausbildung zum Kaufmann/zur Kauffrau für Büromanagement

"Personalwirtschaft" , lfd. Nummer 6.1 "Personalsachbearbeitung"

2.2 Groblernziel

- Personalakten unter Berücksichtigung von Datenschutz und

Datensicherheit führen (§4 Absatz 3 Nummer 6.1 b))

2.3 Feinlernziel

- Die Auszubildende soll selbständig und fachgerecht die Personalakte

von neuen Mitarbeitern nach firmeninternen Kriterien anlegen.

2.4 Lernbereiche

- kognitiv

Die Auszubildende kennt die Bestandteile einer Personalakte und kann

den Aufbau erläutern

- affektiv
- Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit, Verantwortungsbewusstsein
- psychomotorisch

Der Umgang mit Büromaterial sowie auch die Fingerfertigkeit sollen

durch die selbständige Erstellung und Üben erlernt werden.

3. Ablauf der praktische Durchführung der Unterweisung

3.1 Vorbereitung

Als Erstes wird die Auszubildende freundlich begrüßt. Es folgt eine kurze Auflockerungsphase.

Der Auszubildenden wird dann das Ziel der Unterweisung erläutert.

"Am Ende der Unterweisung sollen Sie selbständig und fachgerecht die Personalakte neuer Mitarbeiter nach firmeninternen Kriterien anlegen."

Hierdurch soll die Aufmerksamkeit und das Interesse der Auszubildenden geweckt werden.

Vor Beginn der eigentlichen Unterweisung wird die Auszubildende im Hinblick auf das Datenschutzgesetz (Stillschweigen über personenbezogene Daten wahren) nach ihren Kenntnissen hierüber befragt, fehlende Kenntnisse werden aufgearbeitet.

Durch den Hinweis, wie wichtig und vertraulich die Personalakte ist, wird versucht, die Neugierde zu wecken und die Motivation zu steigern.

3.2 Erläuterung des Arbeitsvorganges

Zuerst soll durch die Auszubildende den Aufbau ihrer eigenen Akte erkennen und erläutern. Zwischendurch werden Fragen nach dem Inhalt der Personalakte und dem Sinn und Zweck der Unterteilungen gestellt. Zum näheren Kennenlernen legt die Ausbilderin Karten mit der Beschriftung entsprechend der Register nebeneinander an der oberen Kante des Schreibtisches. Die Auszubildende wird nun aufgefordert, zu jeder Registerkarte Beispiele für Dokumente zu nennen, die durch ebenfalls je einer weiteren Karte unterhalb der Registerkarten auf den Tisch gelegt werden. Durch dieses selbständige Ausarbeiten wird die Auszubildende gefordert, aktiv mitzuarbeiten. Für die Beiträge wird sie gelobt.

In dieser Unterweisung werden sowohl das Lehrgespräch mittels der fragend-entwickelnde Methode als auch die Moderation durch Karten verwendet. Somit werden die aktive Mitarbeit und die Veranschaulichung gefördert.

Im Anschluss hieran werden die vorhandenen Personalunterlagen eines fiktiven und als solches auch benannten Mitarbeiters durch die Auszubildende einsortiert, wobei auf das Lochen und Einheften hier verzichtet wird. Während der Ausführung soll sie erklären, wo und warum sie die Dokumente an die jeweiligen Orte einsortiert. Dadurch soll eine dauerhafte Vermittlung des Wissens gewährleistet werden. Während der Unterweisung wird die Auszubildende aufgefordert, sich über den Tätigkeitsablauf Notizen zu machen und gleichzeitig auf eventuelle Fehler hingewiesen.

3.3 Ausführung durch die Auszubildende

Im Anschluss an die erste Übung führt die Auszubildende die selbständige Erstellung der Personalakte eines neueingestellten Auszubildenden durch. Bei eventuell auftretenden Schwierigkeiten soll die Auszubildende das fragliche Dokument zunächst zur Seite legen. Eine Beobachtung seitens der Ausbilderin ist während der gesamten Ausführung stets gegeben.

4. Lernerfolgskontrolle

Nach Abschluss der Tätigkeit gehen die Ausbilderin und die Auszubildenden gemeinsam das Ergebnis durch und besprechen ein eventuell zurückgelegtes Dokument hinsichtlich des richtigen Einsortierungsortes. Es folgt ein Lob gegenüber der Auszubildenden. Zur Veranschaulichung des Aufbaus der Personalakte wird das Inhaltsverzeichnis an die Auszubildende ausgehändigt. Die Ausbilderin erklärt nun der Auszubildenden, dass sich das Erlernte durch häufiges Üben festigen lässt und beauftragt sie, das Neuerlernte in ihrem Ausbildungsnachweis einzutragen, das Inhaltsverzeichnis dort ebenfalls abzulegen und den Nachweis zur Unterschrift am nächsten Tag vorzulegen.

5. Verabschiedung

Die Auszubildende wird nun verabschiedet, ihr für die aktive Mitarbeit gedankt und der Inhalt der nächsten Unterweisung genannt .

"Nach einer kurzen Pause aktualisieren sie bitte ihren Ausbildungsnachweis. Danach möchte ich, dass sie sich bei ihrer Ausbildungsbeauftragten Frau Holz melden. Sie erhalten von ihr die Unterlagen der anderen neuen Auszubildenden und können dann auch diese Personalakten anlegen. Nochmals vielen Dank für ihre Aufmerksamkeit und ihre aktive Mitarbeit.

Wir sehen uns morgen früh wieder. In der nächsten Unterweisung werden wir uns die einzelnen Inhalte der Personalunterlagen, die Sie gerade einsortiert haben, genauer ansehen.

[...]

Ende der Leseprobe aus 4 Seiten

Details

Titel
Anlegen einer Personalakte (Unterweisung Kaufmann/-frau für Büromanagement)
Veranstaltung
AEVO-Prüfung
Note
1,8
Autor
Jahr
2015
Seiten
4
Katalognummer
V306970
ISBN (eBook)
9783668051553
Dateigröße
422 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
AEVO, IHK, praktische Prüfung, Büromanagement, Personalakte
Arbeit zitieren
Kerstin Runge (Autor), 2015, Anlegen einer Personalakte (Unterweisung Kaufmann/-frau für Büromanagement), München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/306970

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