Nach der Vorstellung der XXX GmbH (Gliederungspunkt 2) beschäftigt sich der erste Teil der Arbeit (Gliederungspunkt 3) deshalb mit den rechtlichen, technischen, und
theoretischen Grundlagen der Kreditorrechnungsverwaltung und –bearbeitung, da diese die Grenzen eines solchen Systems darstellen. Dabei wird zunächst auf die rechtlichen Aspekte eingegangen, bevor daraufhin der Begriff des Dokumenten-Management-Systems (DMS) eingeführt und dessen technische Umsetzung dargestellt wird.
Der zweite Teil dieser Arbeit (Gliederungspunkt 4) erläutert die praktische Umsetzung der zuvor unter Gliederungspunkt 3 vorgestellten theoretischen Aspekte bei der XXX GmbH. Dabei wird aufgezeigt, wie die dargestellten Rahmenverhältnisse Berücksichtigung finden. Zunächst wird auf die Struktur und Gegebenheiten des Rechnungswesens eingegangen, um die Realisierung des systemgestützten Dokumenten-Managements zu begründen und zu untersuchen. Des Weiteren wird der jetzige Kreditorenbelegfluss aufgezeigt und anhand dessen Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Optimierungschancen entwickelt und beleuchtet.
Inhaltsverzeichnis
1. Einführung
1.1 Problemstellung
1.2 Gang der Untersuchung
2. Die XXX GmbH
3. Kreditorrechnungsverwaltung und –bearbeitung
3.1 Rechtliche Aspekte zur Archivierung
3.1.1 Rechtliche Grundlagen
3.1.2 Aufbewahrungspflichten und -fristen
3.1.3 Zulässige Formen der Aufbewahrung
3.1.3.1 Anforderungen an eine Aufbewahrung im Original
3.1.3.2 Anforderungen an eine originalgetreue bildliche Wiedergabe
3.1.3.2.1 Generelle Anforderungen einer originalgetreuen bildlichen Wiedergabe
3.1.3.2.2 Sicherung der originalgetreuen bildlichen Wiedergabe mittels optischer Archivierung
3.1.3.3 Anforderungen an eine inhaltliche Wiedergabe
3.1.3.4 Bedeutung der inhaltlichen Wiedergabe in Bezug auf die EDV-technische Weiterentwicklung
3.2 Systemgestütztes Dokumentenmanagement
3.2.1 DMS-Architekturen
3.2.2 Anforderungen an ein DMS
3.2.3 Die wichtigsten Funktionen eines DMS
3.2.4 Workflow und Dokumenten-Management
4. Kreditorrechnungsverwaltung und –bearbeitung bei XXX
4.1 Struktur des Rechnungswesens der XXX
4.2 Realisierung des systemgestützten DM bei XXX
4.2.1 Hard- und Softwarelösung
4.2.2 Kreditorenbelegfluss
4.2.3 Vor- und Nachteile dieser Lösung
4.3 Weiterentwicklung des Systems
4.3.1 Optimierungs- bzw. Ausbaumöglichkeiten
4.3.1.1 Dezentrales Einscannen vor Ort
4.3.1.2 Zentraler Rechnungseingang
4.3.1.3 Automatische Belegerkennung
4.3.1.4 Papierlose Leistungsabrechnung innerhalb des Konzerns
4.3.1.5 Papierlose Leistungsabrechnung mit bestimmten Geschäftspartnern
4.3.2 Problembereiche und Grenzen
5. Schlussbetrachtung und Ausblick
Zielsetzung und Themen
Die Arbeit untersucht Möglichkeiten zur Realisierung einer papierlosen Kreditorrechnungsverwaltung und -bearbeitung bei einem dezentral strukturierten Unternehmen. Ziel ist es, ineffiziente manuelle Prozesse durch ein systemgestütztes Dokumenten-Management-System (DMS) zu optimieren, rechtliche Anforderungen zu erfüllen und Rationalisierungspotenziale durch Weiterentwicklungen aufzuzeigen.
- Grundlagen der rechtssicheren digitalen Archivierung
- Architektur und Funktionen von Dokumenten-Management-Systemen
- Analyse und Optimierung bestehender Kreditorenbelegflüsse
- Implementierungsmöglichkeiten für eine papierlose Rechnungsbearbeitung
- Bewertung von Synergieeffekten und Wirtschaftlichkeit
Auszug aus dem Buch
1.1 Problemstellung
Sortieren, Ablegen und Suchen von Schriftstücken stellt ein typisches Szenario dar, das sich täglich in vielen Unternehmen wiederholt. So zeichnet sich auch die Verwaltung und Bearbeitung der bis zu 7.500 monatlich eingehenden Kreditorrechnungen bei der XXX GmbH durch großen manuellen Aufwand aus. Durch die dezentrale Struktur des Unternehmens gehen die Belege über das ganze Bundesgebiet verteilt ein. Die Bearbeitung dieser führt nicht zuletzt durch lange Transport- und Versandwege zur Ausschöpfung eines nicht unerheblichen Zeitraumes zur Rechnungsprüfung, –buchung, -zahlung und -archivierung. Gerade in Bezug auf Skontofristen und Zahlungsziele, ein kritisch zu beurteilender Zustand. Durch die dezentrale Unternehmensstruktur kommt es zu einem erheblichen Papieraufkommen in Form von Doppelablagen, da die einzelnen Standorte, ja auch einzelne Abteilungen über unterschiedliche Ablagesysteme bzw. –methoden verfügen.
Aus diesen Gründen startete die XXX GmbH im Oktober 2003 ein System, welches teilweise die papierlose Bearbeitung und die digitale Archivierung der Kreditorbelege ermöglicht. Die vorliegende Arbeit untersucht dieses System und zeigt für diesen Fall die Möglichkeiten und Grenzen der papierlosen Belegverwaltung und –bearbeitung auf. Außerdem werden Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Optimierungspotentiale entwickelt und vorgestellt.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einführung: Beschreibt die Vision des papierlosen Büros und verdeutlicht die Notwendigkeit zur Optimierung bei steigenden Dokumentenmengen und gesetzlichen Archivierungspflichten.
2. Die XXX GmbH: Stellt das Unternehmen als weltweit tätigen FM-Dienstleister mit dezentraler Struktur und komplexem Rechnungsaufkommen vor.
3. Kreditorrechnungsverwaltung und –bearbeitung: Erläutert die rechtlichen Grundlagen für Archivierung und digitale Speicherung sowie die technologischen Anforderungen und Konzepte eines Dokumenten-Management-Systems.
4. Kreditorrechnungsverwaltung und –bearbeitung bei XXX: Analysiert die praktische Implementierung des DMS, den aktuellen Kreditorenbelegfluss und leitet daraus Optimierungs- sowie Ausbaustrategien für die Zukunft ab.
5. Schlussbetrachtung und Ausblick: Führt die Ergebnisse zusammen und bewertet die Potenziale des papierarmen Büros im Kontext technologischer Entwicklungen.
Schlüsselwörter
Dokumenten-Management-System, DMS, Kreditorrechnungen, Papierloses Büro, Archivierung, Rechnungsprüfung, Workflow-Management, GoB, GoBS, EDI, Prozessoptimierung, Digitalisierung, Belegerkennung, Rentabilität, Datensicherheit.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in der Arbeit grundsätzlich?
Die Diplomarbeit befasst sich mit der Umstellung der Rechnungsverwaltung und -bearbeitung von einer papierbasierten auf eine elektronische, systemgestützte Arbeitsweise bei der dezentral operierenden XXX GmbH.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die zentralen Themen umfassen rechtliche Rahmenbedingungen für die Archivierung, die Konzeption von Dokumenten-Management-Systemen (DMS), die Optimierung von Workflows und die Bewertung von Automatisierungspotenzialen im Rechnungswesen.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Ziel ist es, die Effizienz in der Rechnungsbearbeitung zu steigern, Skontofristen besser zu nutzen, das Papieraufkommen zu reduzieren und die gesetzlichen Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung optimal zu erfüllen.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit basiert auf einer fundierten theoretischen Aufarbeitung der rechtlichen und technischen Grundlagen, die durch eine praxisnahe Fallstudie bei der XXX GmbH ergänzt und auf Basis aktueller Markt- und Technologieentwicklungen kritisch reflektiert wird.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in eine theoretische Erörterung der Archivierungsvorschriften und DMS-Funktionalitäten sowie eine detaillierte Analyse des bei der XXX GmbH eingesetzten Systems, inklusive dessen Vor- und Nachteilen und weiterführenden Optimierungsvorschlägen.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die wichtigsten Begriffe sind Dokumenten-Management-System (DMS), Kreditorrechnungen, papierloses Büro, Workflow-Management, Archivierung und Prozessoptimierung.
Warum spielt die dezentrale Struktur des Unternehmens eine so große Rolle für das DMS?
Die dezentrale Struktur sorgt für lange Transportwege der Belege, was zu Zeitverzögerungen bei der Prüfung und Buchung führt. Das DMS soll diese geographische Distanz durch digitale Bereitstellung überbrücken.
Welche Rolle spielt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht bei der Systemwahl?
Das System muss zwingend die Anforderungen der HGB und AO hinsichtlich Revisionssicherheit, Nachvollziehbarkeit und der originalgetreuen bildlichen Wiedergabe erfüllen, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.
- Quote paper
- Fabian Steinel (Author), 2004, Realisierung der papierlosen Kreditor-Rechnungsverwaltung und -bearbeitung bei der dezentral operierenden XXX GmbH, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/30794
