Nach der Vorstellung der XXX GmbH (Gliederungspunkt 2) beschäftigt sich der erste Teil der Arbeit (Gliederungspunkt 3) deshalb mit den rechtlichen, technischen, und
theoretischen Grundlagen der Kreditorrechnungsverwaltung und –bearbeitung, da diese die Grenzen eines solchen Systems darstellen. Dabei wird zunächst auf die rechtlichen Aspekte eingegangen, bevor daraufhin der Begriff des Dokumenten-Management-Systems (DMS) eingeführt und dessen technische Umsetzung dargestellt wird.
Der zweite Teil dieser Arbeit (Gliederungspunkt 4) erläutert die praktische Umsetzung der zuvor unter Gliederungspunkt 3 vorgestellten theoretischen Aspekte bei der XXX GmbH. Dabei wird aufgezeigt, wie die dargestellten Rahmenverhältnisse Berücksichtigung finden. Zunächst wird auf die Struktur und Gegebenheiten des Rechnungswesens eingegangen, um die Realisierung des systemgestützten Dokumenten-Managements zu begründen und zu untersuchen. Des Weiteren wird der jetzige Kreditorenbelegfluss aufgezeigt und anhand dessen Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Optimierungschancen entwickelt und beleuchtet.
Inhaltsverzeichnis
- 1. Einführung
- 1.1 Problemstellung
- 1.2 Gang der Untersuchung
- 2. Die XXX GmbH
- 3. Kreditorrechnungsverwaltung und -bearbeitung
- 3.1 Rechtliche Aspekte zur Archivierung
- 3.1.1 Rechtliche Grundlagen
- 3.1.2 Aufbewahrungspflichten und -fristen
- 3.1.3 Zulässige Formen der Aufbewahrung
- 3.1.3.1 Anforderungen an eine Aufbewahrung im Original
- 3.1.3.2 Anforderungen an eine originalgetreue bildliche Wiedergabe
- 3.1.3.2.1 Generelle Anforderungen einer originalgetreuen bildlichen Wiedergabe
- 3.1.3.2.2 Sicherung der originalgetreuen bildlichen Wiedergabe mittels optischer Archivierung
- 3.1.3.3 Anforderungen an eine inhaltliche Wiedergabe
- 3.1.3.4 Bedeutung der inhaltlichen Wiedergabe in Bezug auf die EDV-technische Weiterentwicklung
- 3.2 Systemgestütztes Dokumentenmanagement
- 3.2.1 DMS-Architekturen
- 3.2.2 Anforderungen an ein DMS
- 3.2.3 Die wichtigsten Funktionen eines DMS
- 3.2.4 Workflow und Dokumenten-Management
- 4. Kreditorrechnungsverwaltung und -bearbeitung bei XXX
- 4.1 Struktur des Rechnungswesens der XXX
- 4.2 Realisierung des systemgestützten DM bei XXX
- 4.2.1 Hard- und Softwarelösung
- 4.2.2 Kreditorenbelegfluss
- 4.2.3 Vor- und Nachteile dieser Lösung
- 4.3 Weiterentwicklung des Systems
- 4.3.1 Optimierungs- bzw. Ausbaumöglichkeiten
- 4.3.1.1 Dezentrales Einscannen vor Ort
- 4.3.1.2 Zentraler Rechnungseingang
- 4.3.1.3 Automatische Belegerkennung
- 4.3.1.4 Papierlose Leistungsabrechnung innerhalb des Konzerns
- 4.3.1.5 Papierlose Leistungsabrechnung mit bestimmten Geschäftspartnern
- 4.3.2 Problembereiche und Grenzen
- 5. Schlussbetrachtung und Ausblick
- Rechtliche Aspekte der Archivierung
- Systeme und Technologien des Dokumentenmanagements (DMS)
- Realisierung eines DMS bei XXX
- Optimierungs- und Ausbaumöglichkeiten des DMS
- Problembereiche und Grenzen der papierlosen Rechnungsverwaltung
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Die vorliegende Diplomarbeit befasst sich mit der Realisierung einer papierlosen Kreditorrechnungsverwaltung und -bearbeitung bei der dezentral operierenden XXX GmbH. Die Arbeit analysiert die rechtlichen Rahmenbedingungen, die technischen Möglichkeiten des Dokumentenmanagements und die Implementierung einer entsprechenden Lösung im Unternehmen.
Zusammenfassung der Kapitel
Das erste Kapitel der Arbeit stellt die Problemstellung und den Gang der Untersuchung dar. Das zweite Kapitel gibt einen Überblick über die XXX GmbH. Das dritte Kapitel behandelt die rechtlichen Aspekte der Archivierung, einschließlich der relevanten Gesetze, Vorschriften und Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten. Im vierten Kapitel wird die Implementierung eines DMS bei XXX beschrieben, einschließlich der verwendeten Hard- und Software sowie der Prozesse der Kreditorrechnungsverwaltung. Das fünfte Kapitel diskutiert die Möglichkeiten zur Optimierung und Ausweitung des DMS, sowie die Herausforderungen und Grenzen der papierlosen Rechnungsverwaltung.
Schlüsselwörter
Die Arbeit fokussiert auf die Themenfelder Dokumentenmanagement, Kreditorrechnungsverwaltung, Archivierung, Rechtliche Rahmenbedingungen, DMS-Systeme, Implementierung, Optimierung, Papierlose Prozesse, XXX GmbH.
- Quote paper
- Fabian Steinel (Author), 2004, Realisierung der papierlosen Kreditor-Rechnungsverwaltung und -bearbeitung bei der dezentral operierenden XXX GmbH, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/30794
