Ein wichtiger Teil der administrativen und routinemäßigen Aufgaben der Personalverwaltung ist das Vorbereiten, Anlegen und Führen von Personalakten.
Unter einer Personalakte versteht man alle Dokumente und Unterlagen, die mit dem Ausbildungs- oder Dienstverhältnis, zwischen Arbeitgeber und einem einzelnen Auszubildenden oder Arbeitnehmer in Zusammenhang stehen.
Dazu gehören zum Beispiel Bewerbung und die dazugehörige Stellenbeschreibung, sowie das Anforderungsprofil, Gehaltsabrechnungen, Nachweise der jeweiligen Sozialversicherungszweige, Beurteilungen, Personalentwicklungsgespräche, Lohnsteuerunterlagen, u.v.m..
Auch der Schutz dieser personenbezogenen Daten spielt hier eine große Rolle, egal ob die Personalakte in Papierform oder digital bzw. elektronisch geführt wird.
Das Vorbereiten einer Personalakte gehört zu den Grundkenntnissen der Personalverwaltung und ist somit ein wichtiger Baustein in der Ausbildung.
In der Verordnung über die Berufsausbildung zum Kaufmann / zur Kauffrau für Büromanagement vom 11.12.2013, §4 Nr. 6.1 Ausbildungsberufsbild, ist dies unter dem Punkt Personalsachbearbeitung zu finden und im Ausbildungsrahmenplan der Verordnung nochmal detaillierter ausgeführt.
Inhaltsverzeichnis (Table of Contents)
- 1. Kurzbeschreibung des Themas
- 2. Beschreibung der Auszubildenden
- 2.1 Daten der Auszubildenden
- 2.2 Bisheriges Lernverhalten
- 2.3 Vorkenntnisse
- 3. Ziele der Unterweisung
- 3.1 Lernzieltaxonomie
- 3.1.1 Leitziel
- 3.1.2 Richtziel
- 3.1.3 Grobziel
- 3.1.4 Feinziel
- 3.1.5 Operationales Feinziel
- 3.2 Lernzielbereiche
- 3.2.1 Kognitiver Lernzielbereich
- 3.2.2 Affektiver Lernzielbereich
- 3.2.3 Psychomotorischer Lernzielbereich
- 3.1 Lernzieltaxonomie
- 4. Ausgangssituation
- 4.1 Fachliche Einordnung des Themas
- 4.2 Ort und Zeit der Unterweisung
- 4.3 Arbeitsmittel
- 4.4 Begründung der Ausbildungsmethode
- 5. Lehrunterweisung 4-Stufen-Methode
- 5.1 Vorbereitung der Auszubildenden, Stufe 1
- 5.1.1 Vorbereitung des Ausbilders
- 5.1.2 Begrüßung
- 5.1.3 Bekanntgabe des Lernziels
- 5.1.4 Datenschutzbelehrung
- 5.1.5 Vorkenntnisse der Auszubildenden
- 5.1.6 Arbeitsmittel aufzeigen
- 5.1.7 Motivation
- 5.1.7.1 Extrinsische Motivation
- 5.1.7.2 Intrinsische Motivation
- 5.2 Vormachen und Erklären, Stufe 2
- 5.2.1 Vormachen und Erklären / Dosierte Lernschritte
- 5.2.2 Einbeziehung der Auszubildenden
- 5.2.3 Kernpunkte hervorheben
- 5.2.4 Arbeitszergliederung
- 5.3 Nachmachen und Erklären lassen, Stufe 3
- 5.3.1 Nachmachen lassen / Erklärung dazu
- 5.3.2 Kontroll- und Beurteilungsfragen, Motivation
- 5.3.3 Fehler Korrigieren
- 5.3.4 Wiederholung der Kernpunkte
- 5.3.5 Selbsteinschätzung / Einschätzung
- 5.4 Üben und Festigen des Gelernten, Stufe 4
- 5.4.1 Selbstständiges Ausführen der Übung, Anzahl, Umfang
- 5.4.2 Unterstützung anbieten
- 5.4.3 Erfolgskontrolle / Lernzielbereiche
- 5.4.4 Berichtsheft
- 5.4.5 Hinweis auf das nächste Lernziel
- 5.1 Vorbereitung der Auszubildenden, Stufe 1
- 6. Bestätigung
Zielsetzung und Themenschwerpunkte (Objectives and Key Themes)
Die vorliegende Dokumentation erläutert die systematische Arbeitsunterweisung zur Vorbereitung einer Personalakte mittels der 4-Stufen-Methode. Das Ziel dieser Unterweisung ist es, der Auszubildenden das nötige Wissen und die Fähigkeiten zu vermitteln, um Personalakten fachgerecht und selbstständig zu erstellen. Die Dokumentation umfasst die Schritte der Vorbereitung, Durchführung und Erfolgskontrolle der Unterweisung.
- Verstehen der Bedeutung von Personalakten in der Personalverwaltung
- Kenntnis des Aufbaus und der Inhalte einer Personalakte
- Anwendung der 4-Stufen-Methode in der Ausbildung
- Vermittlung von fachlichen Kenntnissen und Fertigkeiten im Umgang mit Personalakten
- Entwicklung der Fähigkeit zur selbstständigen Erstellung von Personalakten
Zusammenfassung der Kapitel (Chapter Summaries)
Das erste Kapitel bietet eine kurze Beschreibung des Themas, welches die Vorbereitung einer Personalakte beinhaltet. Es erklärt die Relevanz der Personalakte in der Personalverwaltung und die Bedeutung von Datenschutz im Umgang mit den darin enthaltenen Informationen. Im zweiten Kapitel werden die Daten der Auszubildenden sowie ihr bisheriges Lernverhalten und ihre Vorkenntnisse vorgestellt. Das dritte Kapitel beleuchtet die Lernziele der Unterweisung, wobei eine detaillierte Lernzieltaxonomie mit verschiedenen Ebenen des Lernziels definiert wird. Außerdem werden die kognitiven, affektiven und psychomotorischen Lernbereiche im Zusammenhang mit der Vorbereitung einer Personalakte erläutert. Im vierten Kapitel werden die Ausgangssituation, die Fachliche Einordnung des Themas, der Ort und die Zeit der Unterweisung sowie die verwendeten Arbeitsmittel beschrieben. Des Weiteren wird die Wahl der 4-Stufen-Methode als Ausbildungsmethode begründet. Das fünfte Kapitel beschreibt die einzelnen Schritte der 4-Stufen-Methode, die zur Vorbereitung der Auszubildenden, zum Vormachen und Erklären, zum Nachmachen und Erklären lassen und zum Üben und Festigen des Gelernten dienen.
Schlüsselwörter (Keywords)
Die wichtigsten Schlüsselwörter dieser Dokumentation sind Personalakte, Personalverwaltung, 4-Stufen-Methode, Arbeitsunterweisung, Ausbildung, Datenschutz, Datensicherheit, Lernziele, Vorkenntnisse, Fähigkeiten, Kenntnisse, Fertigkeiten, Motivation, Erfolgskontrolle.
- Arbeit zitieren
- Anja Reh-Lange (Autor:in), 2014, Anlegen einer Personalakte (Unterweisung Kauffrau/-mann für Büromanagement), München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/310500
