Sitzungen und Besprechungen nach sachlichen und zeitlichen Vorgaben vorbereiten (Kaufmann / -frau für Bürokommunikation)


Unterweisung / Unterweisungsentwurf, 2002

11 Seiten, Note: 1,3


Leseprobe

INHALTSVERZEICHNIS

1. SACHANALYSE
A. EINORDNUNG DES THEMAS IN DEN GESAMTSTOFFPLAN DER AUSBO
B. VORAUSGEHENDES UNTERWEISUNGSTHEMA
C. INHALTLICHE BESCHREIBUNG UND ANALYSE DES THEMAS
D. NOTWENDIGE VORKENNTNISSE („SOLL“)
E. MÖGLICHE SCHWIERIGKEITEN/PROBLEME

2. ADRESSATENANALYSE
A. STAND DER VORKENNTNISSE DER AUSZUBILDENDEN („IST“)
B. ANGABEN ZU DEN AUSZUBILDENDEN
C. EINSTELLUNG ZUR AUSBILDUNG, ZUM THEMA, ZU ERWARTENDE MOTIVATION

3. METHODISCHE ANALYSE
A. ÜBERLEGUNGEN ZUR UNTERWEISUNGSMETHODE ENTSPRECHEN DER SACH- UND ADRESSATENANALYSE
B. EINSATZ DER MEDIEN
C. RICHTLERNZIEL, GROBLERNZIEL, FEINLERNZIELE

4. DARSTELLUNG DES UNTERWEISUNGSABLAUFS (RASTER)

5. ZUSAMMENHANGSHERSTELLUNG
A. SICHERUNGSPHASE
B. AUSBLICK AUF DAS NÄCHSTFOLGENDE THEMA

1. Sachanalyse

a. Einordnung des Themas in den Gesamtstoffplan der AusbO

Der Auszubildende erwirbt im Rahmen der Ausbildung „Kauffrau/-mann für Bürokom- munikation“ Wissen über die Abwicklung von Bestellvorgängen, der Postbearbeitung, Terminplanung und -überwachung, die Handhabung der Registratur, die Anfertigung von Zahlungsaufträgen, einfache Buchhaltungsarbeiten, bereichsbezogenes Personalwesen, die Anfertigung von Briefen mittels PC und die Erstellung und Auswertung von Statistiken. Es werden vor allem Assistenz- und Sekretariatsaufgaben erlernt, die die Kommunikation und Kooperation mit dem Vorgesetzten fördern und ihn unterstützen sollen. Wie die Aus- bildungsverordnung auch vorschreibt, soll das „selbstständige Planen, Durchführen und Kontrollieren“ (§ 4 Abs. 2 AusbO) erlernt werden. Das Erlernen der Vorbereitung von Sit- zung und Tagungen (§ 3 Abs. 7 Pkt. 2 AusbO) ist unerlässlich in der Ausbildung, da es heutzutage einen wesentlichen Bestandteil des Büroalltags darstellt.

b. Vorausgehendes Unterweisungsthema

Dem Vorbereiten von Sitzungen und Tagungen nach sachlichen und zeitlichen Vorga- ben ist das Kennenlernen von internen/externen Kommunikationsmöglichkeiten (z.b. durch Telefon/-konferenz, Videokonferenz, Telefax, E-Mail und Internet) vorausgegangen.

Ebenso wurden die Techniken, die für eine effektive Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzten, wodurch ein geregelter, zuverlässiger Büroablauf gewährleistet werden soll, durchgenommen. Dazu gehörte das Aufzeichnen von Telefonnotizen, das Verwalten der Wiedervorlage, das Führen des Terminkalenders und auch das Vorsortieren und Weiterleiten der Post an den Vorgesetzten.

c. Inhaltliche Beschreibung und Analyse des Themas

Das Vorbereiten von Sitzungen und Besprechungen nach zeitlichen und sachlichen Vorgaben erfordert ein großes Maß an Koordinationsvermögen, da viele Dinge oft gleich- zeitig erledigt werden müssen, vor allem, wenn technische Hilfsmittel vorbereitet werden müssen (z. B. eine Videokonferenzschaltung). In zeitlicher Hinsicht muss Folgendes be- achtet werden:

ƒ Wie lange wird die Sitzung/Besprechung dauert? ƒ Haben alle Teilnehmer Zeit? Steht der Seminar-/Besprechungsraum zu dem Zeitpunkt zur Verfügung? ƒ Wie lange dauert die Vorbereitung des Raumes, etc.? Susanne Sprenger Seite 3 von 11 15.11.2004 ƒ Sind die notwendigen technischen Geräte verfügbar? ƒ Wie wird der zeitliche Ablauf der Sitzung/Besprechung sein? Zusätzlich muss überlegt werden, was in sachlicher Hinsicht beachtet werden muss. Zu den sachlichen Aufgaben gehört z. B.

- Das Versenden der Einladung an die Teilnehmer
- Das Reservieren des Seminar-/Besprechungsraums
- Das Bestellen von Getränken, Gebäck und event. Essen
- Das Reservieren der technischen Hilfsmittel (TV, Overhead-Projektor,Beamer, Laptop, Telefon...)
- Das Vorbereiten/Vervielfältigen von benötigten Unterlagen
- Das Erstellen eines Ablauf- und Sitzplans
- Das Dekorieren des Raumes, etc.

Angesichts der vielfältigen, oft zeitraubenden Aufgaben, ist es unerlässlich, den Auszubildenden die Notwendigkeit einer effektiven Koordination vor Augen zu führen, damit sie später solche Aufgaben zur Zufriedenheit aller erledigen können.

d. Notwendige Vorkenntnisse („Soll“)

Die Auszubildenden sollten die gängigen Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulations- programme sowie die Erstellung von PowerPoint-Präsentationen möglichst sicher beherr- schen. Außerdem sollten sie in der Lage sein, Einladung per MS-Outlook/E-Mail zu ver- schicken. Die Bedienung von andern technischen Geräten (Kopierer, Fax, Overhead- Projektor...) sollte auch bereits zu ihrem täglichen Berufsalltag gehören. Die vorangegan- genen Themen (siehe 1b) sollten verstanden worden sein und wiedergegeben werden können.

e. Mögliche Schwierigkeiten/Probleme

Die Problematik des Themas besteht in der Erinnerung und Koordination der unterschiedlichen Aufgaben. Jede einzelne Aufgabe für sich ist nicht weiter schwierig und von den Auszubildenden sicherlich schon oft durchgeführt worden. Es erfordert jedoch einiges an Geschick und fundierte Grundkenntnisse, um alle Aufgaben unter Zeitdruck termingerecht erstellen und koordinieren zu können.

2. Adressatenanalyse

a. Stand der Vorkenntnisse der Auszubildenden („Ist“)

Im wesentlichen entsprechen die Kenntnisse der Auszubildenden den notwendigen Vorkenntnissen (erwähnt in Punkt 1d). Da aber die Auffassungsgabe ebenso wie die Mo- tivation der einzelnen Auszubildenden unterschiedlich ist, und die bisher gelernten Tätig- keiten in dem Betrieb nicht immer die gleichen waren, gibt es in dem Wissenstand der Gruppe geringfügige Schwankungen. Diese liegen in der Beherrschung der Datenverar- beitungsprogramme und der Bedienung der verschiedenen technischen Geräte, was das erfolgreiche Verstehen und Umsetzen des zu Erlernenden jedoch nicht weiter beeinträch- tigt. Der Nachteil besteht auf der zeitlichen, nicht auf der sachlichen Ebene.

b. Angaben zu den Auszubildenden

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

c. Einstellung zur Ausbildung, zum Thema, zu erwartende Motivation

Generell zeigen besonders ältere Auszubildende eine ernstere Einstellung zur Ausbildung. Es gibt auch immer ein bis zwei Auszubildende, welche die Ausbildung nicht sonderlich ernst nehmen und mit einer gewissen Demotivation ihre Aufgaben erledigen. Insgesamt werden in dieser Gruppe aber gute Lernergebnisse erzielt.

Das heute zu vermittelnde Thema („Sitzungen und Besprechungen nach sachlichen und zeitlichen Vorgaben vorbereiten“) ist eines der Aufgabengebiete, das von Auszubil- denden gerne übernommen wird, denn sie können vielfältige Aufgaben eigenständig durchführen. In der heutigen Unterweisung wird mit einigen Methoden, die zum eigen- ständigen Arbeiten anregen sollen, gearbeitet. Somit soll die Motivation der Auszubilden- den weiter gesteigert werden. Es wird folglich mit einer stärkeren Motivation als bei sons- tigen Unterweisungen gerechnet.

3. Methodische Analyse

a. Überlegungen zur Unterweisungsmethode entsprechen der Sach- und Adressatenanalyse

Der Unterweiser eröffnet die Veranstaltung mit einem kurzen Lernvortrag, in dem das Thema vorgestellt wird. Der Einstieg in das Thema soll den Auszubildenden durch ein kurzes Lehrgespräch erleichtert werden. Es soll deren Wissenstand bezüglich des The- mas ermitteln und eine Wiedererkennung mit bereits erledigten Aufgaben im Rahmen der Ausbildung ermöglichen. Dadurch kann eine Verbindung zwischen der Theorie und der Praxis hergestellt werden.

Da eigenständiges Denken und Arbeiten sowie die Mitarbeit gefördert werden soll, wird anschließend ein Brainstorming durchgeführt. Dort kann die Gruppe zu beachtende Punkte und eigene Ansätze erarbeiten. An das Brainstorming wird eine Gruppendiskussion anknüpfen, in der über die Vor- und Nachteile der Vorschläge diskutiert werden soll; der Unterweiser übernimmt dabei die Rolle des Moderators.

Um die Auszubildenden mit den zur Verfügung stehenden Medien bekannt zu machen, hält der Unterweiser einen kurzen Lehrvortrag, zu dem er ein Handout ausgibt, das für die Auszubildenden als eine Hilfestellung bei der Vorbereitung der Sitzung/Besprechung dienen soll.

Die Größe der Gruppe ermöglicht die Einteilung in kleinere Gruppen (3 - 4 Personen je Gruppe) für eine Gruppenarbeit, in der die erarbeiteten Punkte des Brainstormings an- hand einer konkret gestellten Aufgabe in einen eigenen Lösungsvorschlag umgesetzt

[...]

Ende der Leseprobe aus 11 Seiten

Details

Titel
Sitzungen und Besprechungen nach sachlichen und zeitlichen Vorgaben vorbereiten (Kaufmann / -frau für Bürokommunikation)
Hochschule
Fachhochschule Regensburg  (Fachbereich Betriebswirtschaft)
Veranstaltung
Berufs- und Arbeitspädagogik
Note
1,3
Autor
Jahr
2002
Seiten
11
Katalognummer
V31542
ISBN (eBook)
9783638325172
Dateigröße
405 KB
Sprache
Deutsch
Anmerkungen
Die Arbeit entstand im Rahmen der Ausbildereignungsprüfung.
Schlagworte
Sitzungen, Besprechungen, Vorgaben, Bürokommunikation), Berufs-, Arbeitspädagogik
Arbeit zitieren
Susanne Sprener (Autor), 2002, Sitzungen und Besprechungen nach sachlichen und zeitlichen Vorgaben vorbereiten (Kaufmann / -frau für Bürokommunikation), München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/31542

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