Der Auszubildende erwirbt im Rahmen der Ausbildung „Kauffrau/-mann für Bürokommunikation“ Wissen über die Abwicklung von Bestellvorgängen, der Postbearbeitung, Terminplanung und -überwachung, die Handhabung der Registratur, die Anfertigung von Zahlungsaufträgen, einfache Buchhaltungsarbeiten, bereichsbezogenes Personalwesen, die Anfertigung von Briefen mittels PC und die Erstellung und Auswertung von Statistiken. Es werden vor allem Assistenz- und Sekretariatsaufgaben erlernt, die die Kommunikation und Kooperation mit dem Vorgesetzten fördern und ihn unterstützen sollen. Wie die Ausbildungsverordnung auch vorschreibt, soll das „selbstständige Planen, Durchführen und Kontrollieren“ (§ 4 Abs. 2 AusbO) erlernt werden. Das Erlernen der Vorbereitung von Sitzung und Tagungen (§ 3 Abs. 7 Pkt. 2 AusbO) ist unerlässlich in der Ausbildung, da es heutzutage einen wesentlichen Bestandteil des Büroalltags darstellt.
Inhaltsverzeichnis
1. Sachanalyse
1.a. Einordnung des Themas in den Gesamtstoffplan der AusbO
1.b. Vorausgehendes Unterweisungsthema
1.c. Inhaltliche Beschreibung und Analyse des Themas
1.d. Notwendige Vorkenntnisse („Soll“)
1.e. Mögliche Schwierigkeiten/Probleme
2. Adressatenanalyse
2.a. Stand der Vorkenntnisse der Auszubildenden („Ist“)
2.b. Angaben zu den Auszubildenden
2.c. Einstellung zur Ausbildung, zum Thema, zu erwartende Motivation
3. Methodische Analyse
3.a. Überlegungen zur Unterweisungsmethode entsprechen der Sach- und Adressatenanalyse
3.b. Einsatz der Medien
3.c. Richtlernziel, Groblernziel, Feinlernziele
4. Darstellung des Unterweisungsablaufs (Raster)
5. Zusammenhangsherstellung
5.a. Sicherungsphase
5.b. Ausblick auf das nächstfolgende Thema
Zielsetzung und Themen
Die vorliegende Arbeit zielt darauf ab, ein didaktisch strukturiertes Konzept für die Unterweisung von Auszubildenden zur Kauffrau für Bürokommunikation zu entwickeln, um sie in die Lage zu versetzen, Sitzungen und Besprechungen professionell vorzubereiten. Die zentrale Forschungsfrage fokussiert sich darauf, wie durch eine gezielte Methodenauswahl (wie Brainstorming und Gruppenarbeit) eigenständiges Planen und Koordinieren unter Berücksichtigung sachlicher und zeitlicher Vorgaben gefördert werden kann.
- Strukturierung der Vorbereitung von Sitzungen und Tagungen
- Koordination komplexer zeitlicher und sachlicher Anforderungen
- Einsatz und Handhabung technischer Hilfsmittel im Büroalltag
- Förderung eigenverantwortlichen Arbeitens und proaktiver Problemlösung
- Methodische Gestaltung von Unterweisungseinheiten für Auszubildende
Auszug aus dem Buch
Inhaltliche Beschreibung und Analyse des Themas
Das Vorbereiten von Sitzungen und Besprechungen nach zeitlichen und sachlichen Vorgaben erfordert ein großes Maß an Koordinationsvermögen, da viele Dinge oft gleichzeitig erledigt werden müssen, vor allem, wenn technische Hilfsmittel vorbereitet werden müssen (z. B. eine Videokonferenzschaltung). In zeitlicher Hinsicht muss Folgendes beachtet werden:
• Wie lange wird die Sitzung/Besprechung dauert?
• Haben alle Teilnehmer Zeit?
• Steht der Seminar-/Besprechungsraum zu dem Zeitpunkt zur Verfügung?
• Wie lange dauert die Vorbereitung des Raumes, etc.?
• Sind die notwendigen technischen Geräte verfügbar?
• Wie wird der zeitliche Ablauf der Sitzung/Besprechung sein?
Zusätzlich muss überlegt werden, was in sachlicher Hinsicht beachtet werden muss. Zu den sachlichen Aufgaben gehört z. B.
• Das Versenden der Einladung an die Teilnehmer
• Das Reservieren des Seminar-/Besprechungsraums
• Das Bestellen von Getränken, Gebäck und event. Essen
• Das Reservieren der technischen Hilfsmittel (TV, Overhead-Projektor, Beamer, Laptop, Telefon...)
• Das Vorbereiten/Vervielfältigen von benötigten Unterlagen
• Das Erstellen eines Ablauf- und Sitzplans
• Das Dekorieren des Raumes, etc.
Angesichts der vielfältigen, oft zeitraubenden Aufgaben, ist es unerlässlich, den Auszubildenden die Notwendigkeit einer effektiven Koordination vor Augen zu führen, damit sie später solche Aufgaben zur Zufriedenheit aller erledigen können.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Sachanalyse: Dieses Kapitel verortet das Unterweisungsthema im Rahmen der Ausbildungsordnung und analysiert die notwendigen Anforderungen sowie typische Herausforderungen bei der Vorbereitung von Besprechungen.
2. Adressatenanalyse: Hier werden der aktuelle Wissensstand, das soziale Umfeld und die Motivation der Auszubildenden untersucht, um die Unterweisung gezielt auf die Gruppe abzustimmen.
3. Methodische Analyse: In diesem Teil werden die didaktischen Methoden – wie Lehrvortrag, Brainstorming und Gruppenarbeit – begründet ausgewählt, um die Lernziele effektiv zu erreichen.
4. Darstellung des Unterweisungsablaufs (Raster): Dieser Abschnitt bietet einen detaillierten tabellarischen Zeitplan der Unterweisung inklusive Lernzielen, Methoden und dem Medieneinsatz für 125 Minuten.
5. Zusammenhangsherstellung: Abschließend wird dargelegt, wie das Gelernte durch eigenständige Aufgaben gesichert und ein Übergang zum nächsten Ausbildungsthema geschaffen wird.
Schlüsselwörter
Unterweisung, Kauffrau für Bürokommunikation, Sitzungsvorbereitung, Zeitmanagement, Koordination, Ausbildung, Didaktik, Gruppenarbeit, Brainstorming, Büromanagement, Arbeitspädagogik, Organisation, Lernziel, Technik, berufliche Handlungskompetenz.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in der Arbeit grundlegend?
Die Arbeit befasst sich mit der Konzeption einer Unterweisung für Auszubildende, um sie im Bereich der professionellen Vorbereitung von Sitzungen und Besprechungen nach zeitlichen und sachlichen Vorgaben zu schulen.
Welche zentralen Themenfelder werden bearbeitet?
Die Arbeit behandelt die systematische Aufgabenkoordination, den effektiven Medieneinsatz, die adressatengerechte Methodik und die Integration dieser Fähigkeiten in den Büroalltag.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das primäre Ziel ist es, die Auszubildenden zu befähigen, komplexe Vorbereitungsprozesse von Besprechungen eigenständig, strukturiert und termingerecht durchzuführen.
Welche wissenschaftliche Methodik wird verwendet?
Die Autorin nutzt eine strukturierte Analyse von Ausbildungsinhalten und Adressatenmerkmalen, kombiniert mit einer methodischen Planung für eine aktive, handlungsorientierte Unterweisung.
Was behandelt der Hauptteil?
Der Hauptteil gliedert sich in eine detaillierte Sachthemenanalyse, eine gruppenbezogene Adressatenanalyse, die methodische Herleitung des Lehrkonzepts sowie die operative Ablaufplanung der 125-minütigen Unterweisung.
Durch welche Schlüsselwörter lässt sich die Arbeit charakterisieren?
Zu den prägenden Begriffen gehören Unterweisung, Kauffrau für Bürokommunikation, Sitzungsvorbereitung, Zeitmanagement, Koordination, Arbeitspädagogik und berufliche Handlungskompetenz.
Wie wird in der Unterweisung mit den verschiedenen Vorkenntnissen der Auszubildenden umgegangen?
Der Unterweiser nutzt zu Beginn ein Lehrgespräch, um den Wissensstand abzugleichen, und setzt in der Gruppenarbeit auf kooperative Lerneffekte, bei denen sich die Auszubildenden gegenseitig unterstützen.
Warum wurde auf Video- oder Fernsehmedien in der Unterweisung verzichtet?
Die Autorin verzichtete bewusst darauf, um zu verhindern, dass die Auszubildenden Lösungsmuster lediglich kopieren, statt durch eigenes Nachdenken und Interaktion selbstständige Problemlösungsstrategien zu entwickeln.
- Citar trabajo
- Susanne Sprener (Autor), 2002, Sitzungen und Besprechungen nach sachlichen und zeitlichen Vorgaben vorbereiten (Kaufmann / -frau für Bürokommunikation), Múnich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/31542
