Interne Unternehmenskommunikation im Tagesgeschäft. Firmeninterne Kommunikation und die kontinuierliche Verbesserung


Hausarbeit, 2016

15 Seiten, Note: 2,3


Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung
1.1. Problemstellung
1.2. Zielsetzung der Arbeit
1.3. Gang der Arbeit

2. Interne Kommunikation
2.1. Vertikal und horizontal: betriebliche Kommunikation

3. Kommunikation in der Praxis

4. Fazit

Literaturverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: „Top-down“-Kommunikation 5

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: „Bottom-up“-Kommunikation 6

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

1. Einleitung

Unter dem Begriff Kommunikation werden im Allgemeinen die Übermittlung und der Austausch von Nachrichten und Informationen verstanden. Dabei versteht man den Austausch zwischen dem Sender und einem bzw. mehreren Empfängern. Geprägt ist dieser Prozess durch die Aufgabe, den Transport, die Aufnahme und die Verarbeitung von Informationen, sodass daher die Zusammenarbeit zwischen Personen funktioniert.[1]

Der Austausch von Informationen zwischen Menschen spielt in jedem Vorgehen eine wichtige Rolle. Sowohl auf der verbalen, als auch auf der nonverbalen Ebene geben wir weiter, was wir fühlen oder denken. Das Management eines Unternehmens muss die Mitarbeiter zu einer Erreichung ihrer individuellen Ziele motivieren, sodass die Kommunikation sich hierbei als treibende Kraft darstellt, denn ohne eine ausreichende Kommunikation ist eine gemeinsame Zielerreichung weitaus schwieriger.[2]

1.1. Problemstellung

Kommunikation ist die Grundlage für optimale Prozesse und Qualität. In Unternehmen sind Schwierigkeiten in der Kommunikation jedoch keine Seltenheit: Produkt- und Produktionsfehler schleichen sich ein, die langfristig Reklamationen nach sich ziehen. Prozessoptimierungen gehen nur schleppend voran. Mehrkosten und Ärger mit dem Kunden sind vorprogrammiert. Darüber hinaus gehen potenziell interessante Ideen und Verbesserungsvorschläge unter, was wiederum Fortschritte im Unternehmen hemmen kann. Innen wirkt nach außen – so lautet die Regel für jedes Unternehmen. Dennoch nehmen es viele mit der Aussage nicht so ernst. Ganz nach dem Motto ‚Der Flurfunk wird’s schon richten‘ werden die Mitarbeiter sich selbst überlassen. Schnell kochen erste Gerüchte und Mutmaßungen hoch. Das Resultat ist ein Zustand zwischen Informationswüste und Informationsüberflutung. Um erfolgreich am Markt zu bestehen, bedarf es einer erfolgreichen internen Organisation und Kommunikation.

Erfolgreiche Unternehmen benötigen nicht nur motivierte Mitarbeiter sondern auch eine effiziente Unternehmenskommunikation die von jedem Mitarbeiter und in besonderer Weise von Führungskräften, betrieben wird. Folglich ergeben sich spezielle Anforderungen für die Mitarbeiterkommunikation. Heutzutage stehen jedem Unternehmen mehrere moderne Kommunikationsinstrumente, wie zum Beispiel die E-Mail und die Potentiale des Internets, zur Verfügung. Die Frage lautet heute nicht mehr ob, sondern wie und mit welchem finanziellen und personellen Aufwand ein Unternehmen sich diese Kommunikationsmittel erschließt.

1.2. Zielsetzung der Arbeit

Mit Hilfe von verschiedenen Kommunikationskreisen soll das Unternehmen eine strategische Grundlage für die interne und externe Kommunikation des Gesamtunternehmens oder auch eines einzelnen Unternehmensbereichs sein.

Diskutiert wird in dieser Arbeit vor allem die interne Kommunikation in kleinen- und mittelständischen Unternehmen (KMU), um das Tagesgeschäft wirkungsvoll zu ermöglichen und um eine kontinuierliche Verbesserung in einem Unternehmen aufzubauen. Generell hat Kommunikation den Auftrag einen Beitrag zu leisten wenn es um Vision, Mission, Zielen und Strategien im Unternehmen geht.[3]

In jedem Unternehmen sind wiederkehrende Muster und Strukturen der Interaktion gegeben. Diese entstehen durch andauernde Kommunikation, die entweder durch Face-To-Face oder durch ein im Unternehmen eingesetztes Medium zum Beispiel Email, Intranet und Mitarbeitergespräch ermöglicht wird.[4] Zielsetzung dieser Arbeit ist es, Möglichkeiten der Kommunikation in Unternehmen darzustellen, verschiedene Kommunikationstypen zu beleuchten und Verbesserungsansätze in der Informationsübermittlung in Unternehmen zu leisten.

1.3. Gang der Arbeit

Zunächst erfolgt im ersten Kapitel eine allgemeine Übersicht über die interne Kommunikation, unter anderen aus der Sicht der Betriebswirtschaft. Unterteilt ist dieses Kapitel in den Unterpunkten vertikale und horizontale Kommunikation. Dort wird diskutiert, welche Kommunikationstypen in einem Unternehmen möglich sind und wie diese durch die einzelnen Ebenen kommuniziert werden. Folgend, im dritten Kapitel, wird die Kommunikation in der Praxis beleuchtet. Der Schwerpunkt in diesem Kapitel liegt in der Überbringung der verbalen und nonverbalen Informationen an die entsprechenden Empfänger. In einem abschließenden Fazit werden noch einmal mögliche Kommunikationsstrukturen dargestellt und Wege zu einer kontinuierlichen Verbesserung der Kommunikation in einem Unternehmen diskutiert.

2. Interne Kommunikation

„Man kann nicht nicht kommunizieren“ [5] , diese Erkenntnis brachte schon Paul Watzlawick. Doch es ist vor allem wichtig, wie die Information an die richtigen Stellen gelangen und dort verarbeitet werden.

Kommunikationsarbeit kann aus einer betriebswirtschaftlichen Sicht als Geschäftsprozess betrachtet und strukturiert werden. Dieser Prozess der Unternehmenskommunikation lässt sich sinngemäß als Kernprozess eines Wirtschaftsunternehmens darstellen. Im ersten Schritt werden die Kommunikationsziele definiert (= Auftragserfassung), folgend wird die Strategie bzw. Konzeption entwickelt (= Produktionsplanung). Abschließend werden die einzelnen Kommunikationsmaßnahmen erstellt (= Produktion). Mit dem Kommunikationsprodukt werden die Botschaften an die entsprechende Zielgruppe geleitet, werden dort aufgenommen und beeinflussen das Unternehmen durch verschiedene Meinungen und Verhaltensweisen. [6]

Diskutiert man über die interne Unternehmenskommunikation, wird schnell klar, dass diese als Modell zur Übermittlung von Informationen, Meinungen und Zielen dient. [7]

Im Unternehmen dient die interne Kommunikation als Trägerobjekt, um einfache Alltagssituationen zu bewältigen, bis hin zu schwierigen Krisensituationen, welche von Mitarbeitern, Führungskräften oder dem Management geleitet werden müssen. Im Unternehmen sollte ein zentraler Kommunikationsweg herrschen, um so die jeweiligen Unternehmensziele zu erreichen. Das Unternehmen benötigt motivierte und engagierte Mitarbeiter, damit es erfolgreich wirtschaften kann. Mitarbeiter engagieren sich meist stärker für die Zielerreichung und Interessen des Unternehmens, wenn sie sich mit ihrer Organisation verbunden fühlen und identifizieren können.[8]

Um Desorientierung oder sogar Demotivation vorzubeugen, sollte darauf hingewiesen werden, dass eine Zielsetzung oder eine Strategie jeder Zeit geändert werden kann, um die Interessen der Unternehmung weiter zu verfolgen. Der Einsatz von Kommunikationsinstrumenten ist der Ansatzpunkt, um den Herausforderungen der internen Kommunikation zu begegnen und operativ umzusetzen. Diesbezüglich ist es von großer Bedeutung, wie solch eine Zielveränderung an den Mitarbeiter übermittelt wird. Der Mitarbeiter darf sich ohne triftigen Grund nicht an die Wand gedrängt oder sich in seiner Arbeitsweise angegriffen fühlen.[9]

Demnach lassen sich die Aufgaben der internen Kommunikationen durch drei grundsätzliche Aspekte darstellen:

- Informationen über aktuelle Ereignisse und strategischen Zielen
- Wertschätzung durch die Führungsebene
- Engagierte und motivierte Mitarbeiter durch klare Zielsetzung

2.1. Vertikal und horizontal: betriebliche Kommunikation

Grundsätzlich wird die unternehmerische Kommunikation in eine vertikale und eine horizontale Komponente unterteilt. Beide Komponenten werden im Folgenden näher beleuchtet.

2.1.1. Vertikale Kommunikation

Unter der vertikalen Kommunikation versteht man die verbale und nonverbale Verständigung unter den Führungskräften und ihren Mitarbeitern. Diese Form der Kommunikation findet auf allen Ebenen des Unternehmens statt. In Deutschland existieren überwiegend kleine und mittlere Betriebe, hier wird der vertikalen Kommunikation eine große Rolle zugeteilt. Ein mögliches Modell der verbalen Kommunikation ist das „Top-down“-Modell. In der „Top down“-Kommunikation (Abwärtskommunikation) legt die Unternehmensführung ihre Ziele, Strategien und Visionen fest und vermittelt die Informationen auf die unteren Hierarchieebenen des Unternehmens. Diese Kommunikation ist eine vakante Schnittstelle und unerlässlich zum Erreichen der Aufgaben und Ziele.[10]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: „Top-down“-Kommunikation[11]

Typische Instrumente der „top-down“-Kommunikation sind unter anderem:

- Mitarbeiterzeitung:

Die Mitarbeiterzeitung hält die Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand, sei es über Entwicklungen, Entscheidungen oder aktuelle Ereignisse. Im besten Fall fungiert die Mitarbeiterzeitung als Bindeglied zwischen der Geschäftsleitung und den Mitarbeitern. Im Betriebsverfassungsgesetz ist festgelegt, dass Mitarbeiter ein Recht auf aktuelle Informationen im Unternehmen haben.

Als zusätzlichen Reiz bietet die Mitarbeiterzeitung die Förderung von Motivation, indem man die Mitarbeiter als Teil der Unternehmung sieht. Des Weiteren fühlen sich die Mitarbeiter ernst genommen, wenn diese eigene Themenvorschläge anbringen können.[12]

- Intranet

Das Intranet bietet insbesondere Unternehmen ab einer gewissen Größe und mehreren Standorten den Vorteil der schnellen und unkomplizierten Kommunikation. Durch die virtuelle Plattform gelangt wichtiger Informationsaustausch innerhalb einer Gruppe oder untereinander zu dem entsprechenden Empfänger.[13] Durch den einfachen Kommunikationsweg können wichtige Entscheidungen getroffen und protokolliert werden.

- Mitarbeitergespräch

Das Mitarbeitergespräch ist sowohl für die Arbeitgeberseite, als auch für die Arbeitnehmerseite nicht immer angenehm. Durch diese Face-to-Face Situation kann aber ein guter und sinnvoller Dialog entstehen, da in dem laufenden Gespräch stetig Rückkopplungen (Feedback) stattfinden kann. Diese Art der Kommunikation ist sehr flexibel und führt zu unmittelbaren Verständigungsmöglichkeiten.[14] Durch zum Beispiel schlechte Vorbereitungen, keine Gesprächsstruktur oder unsachliche Äußerungen breitet sich aber schnell Frust auf beiden Seiten aus. Deshalb bedarf es beiderseits einer strukturierte Vorbereitung, sodass beide Seiten nach dem Gespräch selbstbewusst und nicht frustriert den Raum verlassen können. Die Motivation von Mitarbeitern ist das Wichtigste bei solchen Gesprächen, egal ob man ein Anerkennungs-, Ermahnungs- oder ein Konfliktgespräch führt.

Die „Bottom-up“-Kommunikation ist das Gegenstück der „Top-down“-Kommunikation. Der Kommunikationsprozess beginnt hierbei in der untersten Hierarchieebene und verläuft nach oben. Grundlegender Ansatz bei der „Bottom-up“-Kommunikation ist, dass die unteren Führungskräfte und Mitarbeiter selbst am besten wissen, welche Veränderungen und Verbesserungen in ihren Bereichen notwendig sind.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: „Bottom-up“-Kommunikation[15]

Typische Instrumente sind beispielsweise:

- Mitarbeiterbefragungen:

Diese sollen offenlegen, welche Mitarbeiterbedürfnisse vorliegen. Außerdem erhofft sich die Unternehmensführung neue Erkenntnisse und Probleme in den ausgewählten Ebenen, um so Gegenmaßnahmen einleiten zu können.[16] Die Befragung der Belegschaft ermöglicht der Unternehmensführung zunächst eine Diagnose von Schwachstellen im Unternehmen, die die Effizienz beeinträchtigen. Die Belegschaft ist meist nicht nur von bestehenden Problemen betroffen, sondern sie verfügt gleichzeitig über ein häufig unterschätztes Wissen, was die Ursachenfindung und –lösung betrifft. Die Nutzung der Information kann zur Qualitätssteigerung des Unternehmens dienen und eine Kostensenkung, sowie zur Steigerung der Kompetenz beitragen.

- Internes Beschwerdemanagement

Burn-Out, Mobbing und innerbetriebliche Schikane. Die Anmutungen im Arbeitsalltag soll ein internes Beschwerdemanagement aufnehmen und im besten Fall schnell eliminieren. Doch auch zur Verbesserung der Produktion- und Lieferungsprozesse und der Arbeitsabläufe soll das Beschwerdemanagement beitragen. Auf lange Sicht gesehen sollen dadurch die Beschwerdeanlässe reduziert werden, sodass die Mitarbeiterzufriedenheit steigt.[17]

2.1.2 Horizontale Kommunikation

Die horizontale Kommunikation dient dem umfassenden Austausch von Wissen und Erfahrungen. Der Informationsaustausch beziehungsweise die Informationsbeschaffung funktioniert in allen Hierarchieebenen und wird beispielsweise durch Gruppenmeetings, Projektgruppen oder Besprechungen zusammen getragen.[18]

3. Kommunikation in der Praxis

Die interne Kommunikation bietet in der Theorie viele Chancen, um die internen Prozesse anzupassen, um so Probleme zu lösen und zusammengetragene Ideen umzusetzen. Doch wie sieht es in der Realität aus? Gibt es Risiken zu beachten?

Wenn die Unternehmenskommunikation nicht bewusst gestaltet wird, kann es leicht vorkommen, dass die eigene Unternehmenskultur negativ dargestellt wird oder man verliert die Chance sich selbst positiv zu repräsentieren.

Als Risikofaktor kann man die Sprache beziehungsweise die Informationsvermittlung darstellen. Das Management und Führungspersonal neigt dazu eine kompliziert verständliche Ausführung anzuwenden, welche auf die unteren Hierarchieeben unverständlich und unkonkret wirken kann. Resultierend können Einbußen bei der Zielerreichung und Umsetzung neuer Ideen sein. Es ist wichtig, dass das Management und das Führungspersonal die gleiche Sprache wie ihre Mitarbeiter sprechen, damit Missverständnisse ausbleiben. Bei den schriftlichen, als auch bei den persönlichen Ausführungen bedarf es keinen Interpretationsspielraum in dem was das Management meint und indem was die Mitarbeiter auffassen. Der Informationsaustausch muss gleichermaßen vom Sender (Management/Führungspersonal) als auch vom Empfänger (Mitarbeiter) aufgenommen werden.[19]

Nur so kann die interne Kommunikation angewandt werden. Durch die unkomplizierte interne Verständigung gewinnen die Mitarbeiter an Selbstvertrauen und identifizieren sich mit dem Unternehmen, da sie verstehen, was das Management erlangen möchte. Mitarbeiter, die mit dem Unternehmen verbunden sind, zeigen meist mehr Engagement für die Ziele und Interessen des Arbeitgebers. Diese Mitarbeiter projizieren die positive Stimmung nach außen, sodass der Service und die Leistung bei dem Kunden ankommt. Von KMU kann man nicht verlangen, dass diese viel Geld in verschiedene Kommunikationsinstrumente investieren. Durch gut durchdachte Gruppenbesprechungen und Einzelgespräche werden die Mitarbeiter in die Unternehmensphilosophie einbezogen und aufgrund der kurzen Kommunikationswege erreicht man den Empfänger ohne großen Informationsverlust. Die Kommunikationsmittel sollten nach einer angemessenen Bedarfsanalyse ausgewählt werden, um die richtigen Maßnahmen und Inhalte auswählen zu können. Werden die angesprochenen Maßnahmen in der Praxis angewandt, so kann eine kontinuierliche Verbesserung im Tagesgeschäft abgedeckt werden.[20] Insgesamt betrachtet sollte die Firmeninterne Kommunikation nicht nach einem festen und bindenden Muster verlaufen, sondern es sollten vielmehr individuelle Bedürfnisse und Möglichkeiten der jeweiligen Unternehmen beachtet werden.

Dabei ist ein sinnvolles und situationsbedingtes Zusammenspiel aus vertikaler und horizontaler Kommunikation wichtig für den unternehmerischen Informationsaustausch. Für die vertikale Kommunikation gilt, dass sowohl das „Top-down“, als auch das „Bottom-up“ Prinzip erstrebenswert ist und eine Verknüpfung derer effektiv sein kann. Daher sind alle oben ausgeführten Aspekte bedeutend und es muss in der jeweiligen Situation individuell im Unternehmen entschieden werden, welche Form der firmeninternen Kommunikation jeweils stattfinden sollte.

4. Fazit

Kommunikationsstrukturen in Unternehmen sind komplex. Deshalb sollten sie sorgfältig analysiert und bei Bedarf verbessert werden. Hier hilft eine klare Organisation der Informationswege, wer wen wann und in welchem Umfang entsprechend über seine Anforderungen und Bedürfnisse informiert. Erfolgreiche Kommunikation hat für alle beteiligten Parteien viele Vorteile. Eine Gesteigerte Produktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeiter können durch die Optimierung der Verständigung innerhalb eines Unternehmens erreicht werden. Kommunikation sollte zwischen den Angestellten vor allem auf Augenhöhe erfolgen. Übermäßig umfangreiche Kommunikationsregeln für die Verständigung zwischen den verschiedenen Bereichen eines Unternehmens können zu Missverständnissen führen und somit die gesamte Leistungsfähigkeit eines Unternehmens beeinträchtigen. Sachliche Klarheit ist ein wichtiger Faktor für erfolgreiche interne Unternehmenskommunikation. Wenn die Angestellten eines Unternehmens permanent unklare Anweisungen erhalten und sich selbst darum bemühen müssen, fehlende Informationen zu besorgen, ist das nicht nur zeitaufwendig, sondern auch extrem schädlich für die Arbeitsmoral der Mitarbeiter. Sie können erwarten, dass Anweisungen so präzise formuliert werden, dass keine wichtigen Informationen fehlen oder Missverständnisse auftauchen. Wer ständig unklare Anweisungen erteilt, stört den Kommunikationsfluss und wird von den Mitarbeitern als inkompetent angesehen.

Ein weiterer wichtiger Faktor für erfolgreiche interne Unternehmenskommunikation ist die Führungsstärke der Leitungskräfte. In manchen Situationen kann es von Vorteil sein, wenn der Vorgesetzte den Mitarbeiter daran erinnert, wer das Unternehmen leitet, damit dieser nicht eigenmächtig handelt und so den Erfolg einer Aktion beziehungsweise Maßnahme gefährdet. Dies sollte allerdings kein Dauerzustand sein. Eine erfolgreiche Führungskraft strahlt Autorität aus, ohne permanent betonen zu müssen, wer die Zügel in der Hand hält.

[...]


[1] Vgl. Kramer, R. (1965), S.14.

[2] Vgl. Piwinger, M. & Zerfaß, A. (2007), S.649.

[3] Vgl. Schick, S. (2014), S.9.

[4] Vgl. Mast C. (2006), S.179.

[5] Vgl. paulwatzlawick.de/axiome.html, online.

[6] Vgl. Schick, S. (2014), S.8.

[7] Vgl. Bruhn, M. (2005), S. 3.

[8] Vgl. Felfe, J. (2008), S. 13.

[9] Vgl. Buchholz, U. & Knorr, S. (2012), S.33.

[10] Vgl. qz-online.de, online.

[11] Quelle: Eigene Darstellung.

[12] Vgl. Bruhn, M. (2005), S.1247.

[13] Vgl. Bruhn, M. (2005), S.1250.

[14] Vgl. Kroeber-Riel, W./Weinberg, P (1999), S.498.

[15] Quelle: Eigene Darstellung.

[16] Vgl. Bruhn, M. (2005), S. 1258.

[17] Vgl. Bruhn, M. (2005), S. 1260.

[18] Vgl. Mast, C. (2002), S.255.

[19] Vgl. Führmann, U./Schmidbauer K. (2011), S.11.

[20] Vgl. Buchholz, U. & Knorr, S. (2012), S. 6.

Ende der Leseprobe aus 15 Seiten

Details

Titel
Interne Unternehmenskommunikation im Tagesgeschäft. Firmeninterne Kommunikation und die kontinuierliche Verbesserung
Hochschule
FOM Essen, Hochschule für Oekonomie & Management gemeinnützige GmbH, Hochschulleitung Essen früher Fachhochschule
Note
2,3
Autor
Jahr
2016
Seiten
15
Katalognummer
V320976
ISBN (eBook)
9783668203020
ISBN (Buch)
9783668203037
Dateigröße
489 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
interne, unternehmenskommunikation, tagesgeschäft, firmeninterne, kommunikation, verbesserung
Arbeit zitieren
Christoph Brüggemann (Autor), 2016, Interne Unternehmenskommunikation im Tagesgeschäft. Firmeninterne Kommunikation und die kontinuierliche Verbesserung, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/320976

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