Kosten-Nutzen-Analyse für den Umstieg auf elektronischen Rechnungseingang bei einem mittelständischen Zulieferbetrieb

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

I Abbildungsverzeichnis

II Tabellenverzeichnis

1. Einleitung
1.1. Problemstellung
1.2. Zielsetzung und Vorgehensweise

2. E-Invoicing
2.1. Grundlagen und Begriffe
2.2. Funktionsweise
2.3. Rechtliche Grundlagen

3. Kosten-Nutzen-Analyse
3.1. Merkmale und Methodik
3.2. Anwendung E-Invoicing bei der Firma XY GmbH
3.2.1. Kosten und Einsparpotenzial
3.2.2. Weitere Einflussfaktoren
3.3. Anwendung Erhöhung der Mitarbeiterzahl
3.3.1. Prozessbeschreibung und Kosten
3.3.2. Weitere Einflussfaktoren
3.4. Vergleich und Gegenüberstellung

4. Fazit

III Literaturverzeichnis

IV Internet-Quellen

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

I Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Empfänger-Direktmodell (Quelle: Koch, B. (2014b), S. 19) 7

Abbildung 2: Zeitersparnis bei verschiedenen Datenformaten errechnet durch entsprechenden Wegfall von Prozessschritten (Quelle: Bernius, Pfaff, Werres, u.a. (2013), S. 22) 11

Abbildung 3: Zeitersparnis bei verschiedenen Datenformaten errechnet durch entsprechenden Wegfall von Prozessschritten (Quelle: Bernius, Pfaff, Werres u.a. (2013), S. 22) 12

II Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Gegenüberstellung E-Invoicing und Erhöhung Mitarbeiterzahl sowie Einsparpotenzial (Quelle: Eigene Erhebung) 14

Tabelle 2: Vor- und Nachteile der Einführung der beiden Maßnahmen (Quelle: Eigene Erhebung) 15

1. Einleitung

1.1. Problemstellung

Was vor wenigen Jahren noch eher ein Thema für Großunternehmen war, entdecken nun zunehmend auch die Inhaber kleiner und mittlerer Firmen. Im Zeitalter der Digitalisierung übermitteln immer mehr Firmen ihre Rechnungen digital. Die E-Rechnung befindet sich also auf dem Vormarsch, wie die Studie des Statistischen Bundesamtes in Wiesbaden zum Einsatz von IT in den deutschen Unternehmen zeigt.^[1]

Durch das Steuervereinfachungsgesetz aus dem Jahr 2011 wurde der Umgang mit elektronischen Rechnungen wesentlich vereinfacht und somit mit einer klassischen Papierrechnung gleichgesetzt.^[2] Die bisher sehr hohen Anforderungen an eine elektronische Übermittlung entfallen damit. Dennoch stellt sich für jedes Unternehmen individuell die Frage, ob sich ein solcher Umstieg lohnt.

Im Rahmen einer Kosten-Nutzen-Analyse unter Einbeziehung maßgeblicher Faktoren soll dies nun für die Firma XY GmbH ermittelt werden. Seit 1961 als Zulieferer der Automobilindustrie tätig, beschäftigt es heute rund 500 Mitarbeiter. Um weiter wettbewerbsfähig zu bleiben, entschied sich das Unternehmen im letzten Jahr für eine Erweiterung des Produktionsbereichs und verfügt seitdem über ein größeres Produktportfolio. Die Anzahl der Lieferanten, sowie die Menge der Materialeinkäufe sind daraufhin deutlich angestiegen und verursachen nun erhebliche Probleme und Verzögerungen bei der Bearbeitung der Eingangsrechnungen. Das derzeit bestehende manuelle Abwicklungsverfahren für Eingangsrechnungen ist zu zeitintensiv,was oft zu Mahnungen seitens der Lieferanten führt. Ebenso kommt es aufgrund des enorm gestiegenen Zeitdrucks immer häufiger zu Fehlern in der Bearbeitung der Rechnungseingänge.

1.2. Zielsetzung und Vorgehensweise

Ziel dieser Arbeit ist es, festzustellen ob es für die Firma XY GmbH sinnvoll ist den Rechnungseingang mittels E-Invoicing zu automatisieren, untersucht wird dies am Beispiel mit dem Service Anbieter xxx. Als Alternative wird eine Erhöhung der Personalstärke im Bereich der Rechnungsbearbeitung in Betracht gezogen. Mit Hilfe einer Kosten-Nutzen-Analyse soll die wirtschaftlichere Maßnahme herausgearbeitet werden.

Zu Beginn dieser vorliegenden Arbeit erhält der Leser einen Einblick in die Begrifflichkeiten der elektronischen Rechnung. Des Weiteren folgen die Beschreibung der Funktionsweise und die Betrachtung der rechtlichen Akzeptanz einer E-Rechnung. Im dritten Kapitel, dem Hauptteil dieser Arbeit, erfolgt nach kurzer Schilderung der Merkmale und Methodik einer Kosten-Nutzen-Analyse, die Ermittlung der Kosten, sowie weiterer Einflussfaktoren von E-Invoicing. Anschließend sollen Kosten und weitere Faktoren für die Erhöhung der Personalstärke aufgezeigt werden. Diese ermittelten Daten werden danach zum direkten Vergleich und zur besseren Entscheidungsfindung gegenübergestellt. Der Schluss bildet eine Zusammenfassung und nochmals eine Betrachtung der Ergebnisse.

2. E-Invoicing

2.1. Grundlagen und Begriffe

Im Sinn des Umsatzsteuergesetzes (§§ 14 ff. UStG) ist eine elektronische Rechnung „eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.“^[3]

In der Literatur wird der Begriff „elektronische Rechnung“ durch ein breites Spektrum an Begrifflichkeiten definiert: „Electronic Billing“ (E-Billing), „Electronic Invoicing“ (E-Invoicing), „Electronic Bill Presentmentand Payment“ (EBPP) sowie „Electronic InvoicePresentmentand Payment“ (EIPP) sind hier am meisten verbreitet. Bei den beiden letztgenannten Begriffen, ist neben der elektronischen Rechnungsstellung auch die elektronische Bezahlung einer Rechnung möglich.^[4] Während der Ausdruck „Bill“ vorzugsweise im B2C- Bereich (Business to Consumer) Verbreitung findet, wird im B2B- Bereich (Business to Business) von „Invoice“ gesprochen.^[5]

Der Austausch von Rechnungen und anderen Dokumenten ist wiederum ein Teil von „Electronic Data Interchange“ (EDI), dem papierlosen, auf elektronischem Weg zum Teil automatisiert erfolgenden Datenaustausch zwischen verschiedenen Unternehmen oder unterschiedlichen Teilen des gleichen Unternehmens.^[6]

Die Übertragung der Daten vom Rechnungssteller zum Rechnungsempfänger erfolgt über unterschiedliche Wege. Kleinere Absender verwenden meist einen sogenannten Druckertreiber oder virtuellen Drucker. Hier werden die Druckdaten, die eigentlich an den Drucker gesendet werden, direkt an den Provider gesendet.

2.2. Funktionsweise

Da auf die Bearbeitung von gedruckten Rechnungen meist der größte Arbeitsaufwand fällt und das Risiko von Fehlern am höchsten ist, steht deren Automatisierung in der Regel im Fokus.

Die Anfänge des E-Invoicing liegen im klassischen EDI, wo zwischen dem rechnungsstellenden Lieferant und dem Empfänger eine teure Infrastruktur aus Konvertern bestand und auch heute noch besteht. Diese Konverter übertragen das nicht einheitliche elektronische Rechnungsformat des Absenders in ein standardisiertes Datenformat, meist UN/EDIFACT oder VDA4906/VDA4938. Beim Empfänger sitzt ebenfalls ein Konverter, der die Daten wieder in das für das Zielsystem benötigte, ebenfalls nicht standardisierte Format, umwandelt. Die Anschaffung solcher Systeme lohnt sich nur bei der Versendung von großen Mengen an ähnlichen Rechnungen, z.B. in der Serienbeschaffung der Automobilindustrie.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Empfänger-Direktmodell (Quelle: Koch, B. (2014b), S. 19)

Um E-Invoicing auch für die breite Masse der Unternehmen interessant und überhaupt erst möglich zu machen, haben Dienstleister als sogenannte Provider damit begonnen das Konvertieren der Rechnungsdaten auf Lieferantenseite zu übernehmen. Diese werden dazu vom Rechnungssteller in einem für ihn einfach zu erzeugenden Format, wie z.B. einem PDFoder per Druckertreiber an den Provider gesendet, der daraus die rechnungsrelevanten Daten extrahiert und das für den Konverter des Empfängers passende Format erzeugt. Es besteht zudem noch die Möglichkeit die ausgelesenen Daten mit Buchungskreisen und ähnlichen Informationen nach Empfängervorgaben anzureichern, um diesem wiederum die Bearbeitung zu erleichtern.^[7]

Für kleinere Lieferanten mit geringen Belegmengen gibt es, wenn der Empfänger die komplette Umstellung seines Rechnungseinganges in Erwägung zieht, noch die Möglichkeit WebEDIebenfalls über einen Dienstleister anzubieten. Hierfür stellt der Dienstleister eine einheitliche Eingabemaske im Internet bereit, in der der Lieferant seine Rechnungsdaten selbst eingeben kann. Diese werden dann analog zu den z.B. per PDF zur Verfügung gestellten Daten größerer Lieferanten weiterverarbeitet.^[8]

Der Provider prüft außerdem die Rechnungsdaten auf Gültigkeit. So können Berechnungen aber auch Bestellnummern oder Anschriften kontrolliert werden. Besteht eine Rechnung diese Prüfung nicht, wird sie bereits vom Provider abgewiesen und kann unmittelbar wieder gestellt werden, das aufwändige Erstellen und Versenden einer ausgleichenden Gutschrift entfällt. Das System des Empfängers erreichen nur noch rechnerisch und logisch korrekte Rechnungen. Da diese, weil sie im passenden Format geliefert wurden auch gleich in das dortige Buchungssystem importiert werden können, bleiben dem Rechnungsprüfer nur noch die inhaltliche Prüfung und das anschließende Autorisieren der Zahlung.^[9]

Es ergeben sich also für den Rechnungssteller eine deutlich beschleunigte Bearbeitung und somit auch ein schneller Ausgleich der Rechnung. Beim Empfänger entfallen das manuelle Erfassen und die rechnerische Prüfung.

2.3. Rechtliche Grundlagen

Die Rechnung als solches spielt eine ganz wesentliche Rolle im Umsatzsteuerrecht. Nach dem Grundsatz der Belastungsneutralität der Umsatzsteuer für die Unternehmertragen nämlich nur die Endverbraucher die daraus resultierende Steuerschuld. Für Unternehmer gibt es die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs.^[10] Die Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug sind in §15 Umsatzsteuergesetz festgelegt. Demnach kann ein Unternehmer nur dann Vorsteuer geltend machen, wenn er eine ordnungsgemäße Rechnung nach (§§ 14, 14a UStG) besitzt.

Durch die Neufassung des §14 UStG vom 01. November 2011 können nunmehr unter anderem auch Rechnungen, die per E-Mail übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen. Die Anforderungen an die Übermittlung elektronischer Rechnungen sind mit dieser Neuregelung, gegenüber der bisherigen Rechtslage, deutlich reduziert worden. So wurden bisher auf elektronischem Weg übermittelte Rechnungen umsatzsteuerlich nur anerkannt, wenn eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein EDI-Verfahren verwendet wurden. Sowohl Papier-als auch E-Rechnungen, die nun umsatzsteuerrechtlich gleichgesetzt sind, müssen nach §14 Abs. 1 UStG n.F. die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleisten. Bei einer E-Rechnung ist zudem zu beachten, dass der Empfänger einer solchen elektronischen Übermittlung zustimmen muss. Dies bedarf jedoch keiner besonderen Form. Sie kann beispielsweise durch eine Zustimmungserklärung des Rechnungsempfängers oder durch Anerkennung einer entsprechenden Klausel in den AGB´s erfolgen. Es genügt aber auch wenn die Zustimmung stillschweigend geschieht, wie z.B. durch die Bezahlung der Rechnung.^[11]

Neben dem UStG ist bei Rechnungen in elektronischer Form zudem §147 (AO) „Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen“, die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zu beachten. So müssen Rechnungen und die zugehörigen Protokolle zehn Jahre lang ab Ende des Jahres der Rechnungsstellung elektronisch revisionssicher archiviert werden. Die Rechnungsarchivierung kann auch von einem Drittanbieter vorgenommen werden, so lange jederzeit Zugang zu den Daten besteht.

Grundsätzlich muss die Art und Weise, mit der elektronische Rechnungen versendet bzw. empfangen werden, so dokumentiert werden, dass das Finanzamt die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen prüfen kann.^[12]

3. Kosten-Nutzen-Analyse

3.1. Merkmale und Methodik

Eine Kosten-Nutzen-Analyse wird erstellt, um die Wirtschaftlichkeit einer Anschaffung oder Maßnahme im Sinne des Unternehmensziels darzustellen und zu überprüfen. Sie bietet die Möglichkeit Erfolge und eventuell auftretende Risiken gegenüberzustellen, rechtzeitig zu erkennen und stellt somit eine bedeutende Entscheidungshilfe für das Management dar. Diese Analyse beinhaltet sämtliche Angaben zu den voraussichtlich anfallenden Kosten und dem eventuellen Nutzen. Die einzelnen Kostenpunkte der geplanten Anschaffung oder Maßnahme müssen vorab kalkuliert werden. Dies sind zum einen die Gesamtkosten, doch auch die möglicherweise anfallenden Kapital- und Betriebskosten müssen mit einbezogen werden.

Um eine eindeutige Aussagekraft zu erreichen, ist ein schrittweises Vorgehen sinnvoll. Dadurch ist eine klare Strukturierung gewährleistet und die Geschäftsleitung erhält konkrete Informationen, die auf das Wesentliche beschränkt sind.Zuerst wird die Zieldefinition festgelegt, dies bedeutet das Formulieren und Festlegen des Soll-Zustandes. Im zweiten Schritt wird der aktuelle Ist-Zustand dargestellt.Im Anschluss daran ist eine Analyse der positiven, als auch der negativen Faktoren der neuen Anschaffung bzw. Maßnahme für die Entscheidungsfindung enorm wichtig. So können demzufolge Chancen und Risiken abgeschätzt werden. Zu guter Letzt werden alle Daten zusammengetragen um eine ökonomisch rationale Entscheidung für oder gegen die geplante Anschaffung bzw. Maßnahme zu treffen.^[13]

3.2. Anwendung E-Invoicing bei der Firma XY GmbH

3.2.1. Kosten und Einsparpotenzial

Es ist weitestgehend anerkannt, dass E-Invoicing Kosten senken kann. Gegenüber traditionellen papierbasierten Systemen liegen die Einsparungen bei 60-80 %. Die Kosten der Bearbeitung einer elektronischen Rechnung liegen bei 5,40 €, im Vergleich dazu liegt die Papierrechnung bei 11,50 €. Daraus ergibt sich ein Einsparpotenzial von 59 % bei den gesamten Bearbeitungskosten.

[...]

^[1] Vgl. Hofmann, Wirtschaft – Das IHK-Magazin für München und Oberbayern – 03/2015 (Internetquelle)

^[2] Siehe §14 UStG (ab 01.07.2011)

^[3] Siehe §14 Abs. 1 UStG

^[4] Vgl. Spann, Pfaff (2001) Internetquelle

^[5] Vgl. Heinzel, Wittenbeck, Autzen (2004), S.2

^[6] Vgl. Prof. Dr. Kenning, Prof. Dr. Lackes, Dr. Siepermann (2004) Internetquelle

^[7] Vgl. Zimmermann (2007), S. 129

^[8] Vgl. Zimmermann (2007), S. 130

^[9] Vgl. Zimmermann (2007), S. 129

^[10] Vgl. Klas (2013) Internetquelle

^[11] Vgl. BMF-Schreiben IV D 2 – S 7287- a/09/10004:003 vom 2. Juli 2012 (Internetquelle)

^[12] Vgl. Weisheit, Pur, Dr. Stahl u.a. (2011), S. 12

^[13] Vgl. Montag (2010) Internetquelle