Grundregeln zur Beschaffung von Einsatzfahrzeugen

Inhaltsverzeichnis

Vorwort - Fahrzeugbeschaffung

Vergaberecht

Neue Schwellenwerte im Vergaberecht seit
Welche Bedeutung hat der Schwellenwert für das Vergabeverfahren
Geänderte Schwellenwerte für Vergabeverfahren

Erstellung von Verdingungsunterlagen

Vorplanung
Haushaltsmitteleinplanung
Haushaltsmittelfreigabe

Allgemeine Vertragsbedingungen

Ausschreibungsform
Öffentliche oder Beschränkte Ausschreibung
Anmerkungen
VOL-Aufforderung zur Abgabe EVM (L) A 231 – eines Angebots
EVM (L) Angebot 233 – VOL Angebotsschreiben
EVM (L) BVB (VOL Besondere Vertragsbedingungen 634)
Offenes Verfahren Europaweite Ausschreibung
VOL – Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes 631 EG
VOL – Angebotsschreiben 633 EG

Die Leistungsbeschreibung

Vergabe Verfahren
Öffentliche Ausschreibung (National)
Beschränkte Ausschreibung (National)

Europaweite Ausschreibungen „offenes Verfahren“

Angebotsbewertung
Angebotseröffnung

Ausschreibungsaufhebung
Offenes Verfahren (Europaweite Ausschreibung)

Die Verhandlungen mit den Bietern

Prüfung der Angebote

Bewertung

Zuschlags- und Bindefristen (National)
Was ist vorgesehen?

Europaweite Ausschreibungen
Vorabinformationen
Auftragserteilung
Auftragsbestätigung

Auftragsabwicklung
Ein technisches Abschlussgespräch
Übernahme des Fahrzeuges
Mängelansprüche / Gewährleistung

Leistungsbeschreibungen und Vergabe- und Vertragsordnung

Literaturverzeichnis

Vorwort - Fahrzeugbeschaffung

In der folgenden Beschaffungsinformation für Einsatzfahrzeuge der Feuerwehren und des Rettungsdienstes, handelt es sich um ein mögliches Hilfsmittel, um eine Ausschreibung erstellen zu können. Es besteht weder ein Anspruch auf Vollständigkeit, noch die exakte Auslegung von bestehenden Rechtsvorschriften1. Die Besonderheiten der jeweiligen Produkte sind genauestens zu berücksichtigen, daher sind unterschiedliche Konstellationen und Hilfsmittel denkbar.

Leistungsbeschreibungen von Einsatzfahrzeugen der Feuerwehren und des Rettungsdienstes, setzen ein juristisch und technisch umfangreiches Wissen voraus. Durch juristische und technische Unwissenheit entstehen meistens unzählige Seiten an Leistungsbeschreibungen, wobei der geringste Teil das technische Leistungsverzeichnis beinhaltet.

Die Bearbeitung derartiger Unterlagen bedeutet einen nicht mehr vertretenden Aufwand auf Seiten der Auftraggeber und Hersteller.

Vergaberecht

Neue Schwellenwerte im Vergaberecht seit 01.01.2012

Wann muss eine Vergabe national oder Europaweit durchgeführt werden? Es hängt ganz davon ab, ob die Höhe des geschätzten Auftragswertes unterhalb oder oberhalb bestimmter Schwellenwerte liegt. Liegt der geschätzte Auftragswert unter dem Schwellenwert, ist von einem nationalen Vergabeverfahren auszugehen. Liegt der Wert über dem geschätzten Auftragswertes, dann handelt es sich um ein Europaweites Vergabeverfahren. Seit dem 01.01.2012 sind die Schwellenwerte geändert.

Welche Bedeutung hat der Schwellenwert für das Vergabeverfahren

Wird nach einem nationalen Verfahren ausgeschrieben; hier liegt der geschätzte Auftragswert unterhalb des Schwellenwertes; sind die Basisparagrafen der VOL/A und der VOB/A einschlägig.

Sollte ein Europaweites Verfahren Anwendung finden kommen die Basisparagraphen und zusätzlich die in Abschnitt 2 der VOL/A und VOB/A befindlichen EG-Paragraphen zur Anwendung.

Zudem ist der Rechtsschutz für nationale und Europaweiteverfahren unterschiedlich ausgestattet. Die Anrufung der Vergabekammern ist nur bei Europaweiten Verfahren mit Auftragswerten oberhalb der Schwellenwerte zulässig.

Geänderte Schwellenwerte für Vergabeverfahren

Aktuelle Schwellenwerte sind der Verordnung NR 1251/2011 vom 30. November 2011 zu entnehmen und mit Wirkung zum 01. Januar 2012 geändert worden.

Für Liefer- und Dienstleistungsaufträge gilt daher seit dem 01.01.2012 ein Schwellenwert in Höhe von 200.000,00 € (zuvor 193.000,00€).

Erstellung von Verdingungsunterlagen

Um eine Ausschreibung rechtskonform abwickeln zu können, ist die Erstellung von Verdingungsunterlagen notwendig. Hier ist es unabdingbar im Vorfeld eine Verfahrensweise zu erstellen. In dieser sollten alle wesentlichen Punkte von der Vorplanung bis zur Übernahme des Fahrzeuges benannt werden.

Vorplanung

Haushaltsmitteleinplanung

Der Beschaffung von Einsatzfahrzeugen und technischen und medizinischen Geräten sollte eine gewisse Planungszeit vorausgehen. Ferner sind die Beschaffung Zeiträume zu berücksichtigen.

Der Nutzungszeitraum von Einsatzfahrzeugen des Rettungsdienstes liegt bei ca. 5 Jahren im Vergleich zu den Einsatzfahrzeugen der Feuerwehren bei ca. 15-20 Jahren. Jedoch kann der Beschaffungsintervall bei entsprechender Nutzung auch variieren. Für eine mittelfristige Bereitstellung von finanziellen Mitteln muss ein Investitionsplan frühzeitig im Voraus mit den entsprechenden Kostenträgern (Bund, Kommune, Länder, Kreis- Kreisfreie Städte, Krankenkassen) erarbeitet und vorbereitet werden.

Um eine realistische Investitionsplanung erstellen zu können, sollten entsprechende „Informationsangebote“ von mindestens einem Fahrzeughersteller, einer Fahrzeugaufbaufirma und jeweils von einem Hersteller von technischen und medizinischen Geräten angefordert werden.

Haushaltsmittelfreigabe

Ausschreibungen können erst dann erfolgen, wenn die erforderlichen Haushaltsmittel verfügbar und die Gesamtfinanzierung gesichert ist. Vor einer Ausschreibung sind ebenfalls eventuelle Bezuschussungen (Bund, Länder, Kommune, Kreis-Kreisfreie Städte, Krankenkassen) zu beantragen. Gemäß entsprechenden Richtlinien darf eine Ausschreibung bzw. Beschaffung erst nach Vorlage des Bewilligungsbescheides durchgeführt werden.

Allgemeine Vertragsbedingungen

Aus den allgemeinen Vertragsbedingungen und die der Leistungsbeschreibungen, setzen sich die Verdingungsunterlagen2 zusammen. Die erforderlichen Regelungen befinden sich in der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) Teil A in der Fassung vom 20. November 2009 (BAnz. Nr. 196a vom 29. Dezember 2009); Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/B) Teil B in der Fassung vom 05. August 2003.

Um eine Vereinheitlichung und Rechtssicherheit zu erreichen, kann aus dem „Vergabebuch des Bundes“ im Zuständigkeitsbereich der Finanzbauverwaltung (VHB) ein „VOL-Verdingungsmuster“ herangezogen werden

Verdingungsunterlagen setzen sich zusammen aus:

- Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes (National / EG)
- Bewerbungsbedingungen für die Vergabe von Leistungen
- Angebotsschreiben
- Vertragsbedingungen (zzgl. besondere)
- Zusätzliche Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen

Somit sind alle erforderlichen Anforderungen zur Durchführung einer Ausschreibung enthalten. Weitere Unterlagen sind nicht erforderlich.

Um die eingereichten Angebote entsprechend bewerten zu können, sollte mit den Verdingungsunterlagen auch ein Bewertungskatalog erstellt werden.

Ausschreibungsform

Öffentliche oder Beschränkte Ausschreibung

Aus dem „Vergabe- und Vertragsbuch für die Baumaßnahmen des Bundes3 (VHB)“ stammen im Allgemeinen die Vertragsbedingungen. Es ist jedoch zu beachten, dass einzelne Bundesländer und Kommunen über eigene Vergabehandbücher im Lieferbereich verfügen (Niedersachsen, Nordrhein Westfalen oder Baden Württemberg mit dem kommunalen Vergabehandbuch für Baden Württemberg (KVHB)).

Anmerkungen

VOL-Aufforderung zur Abgabe EVM (L) A 231 – eines Angebots 631

Zu den allgemeinen Angaben

- Adresse
- Fristen
- Kurze Leistungsbeschreibung

sind folgende Ergänzungen unter Punkt 5.3. sinnvoll

- Angabe der Zuschlagskriterien bei Haupt- und Nebenangeboten (Änderungsvorschläge)
- Das Wirtschaftlich günstige Angebot bzgl. Preis, Qualität, Konstruktion und Wartung.

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