„Wissend ist, wer weiß, wo er findet, was er noch nicht weiß.“ Dieses Zitat von Georg Simmel trifft die Situation der heutigen Informationsgesellschaft nur zu genau und verliert auch seine Gültigkeit nicht, wenn man die Kernaussage auf die komplexe Welt von Kreditinstituten überträgt. Denn gerade in der Finanzwirtschaft ist z.B. das benötigte Wissen über Kreditnehmer als auch über die gesetzeskonforme Abwicklung des Kreditgeschäfts von existentieller Bedeutung. In dem zunehmend komplexer werdenden Umfeld von Banken und Sparkassen müssen immer größere Informationsmengen bewältigt werden, um fundierte Entscheidungen zu fällen, zu begründen und zu dokumentieren. Gleichzeitig muss das im Unternehmen vorhandene Know-how möglichst effektiv und effizient genutzt werden. Nicht zuletzt führen rechtliche Vorschriften zu immer größeren Datenvolumina, denn hier müssen Informationen für spätere Auswertungen, für eine Wiederverwendung oder für spezielle Nachweise über längere Zeiträume aufbewahrt werden. Sollen Informationen aus unterschiedlichen Quellen als Entscheidungsgrundlage gezielt abrufbar sein, muss auf sie schnell, effizient und systematisch zugegriffen werden können. Dies ist eine wesentliche Voraussetzung für zugreifbares Wissen.
Im Rahmen dieser Machbarkeitsstudie wird untersucht, worauf bei der Integration eines Dokumenten-Management-Systems in die bestehenden Systeme eines Finanzdienstleisters geachtet werden muss und wie es in diese integriert werden kann. Die Untersuchung konzentriert sich dabei ausschließlich auf Institute der Sparkassenorganisation (SKO-Institute). Berücksichtigt werden die zurzeit geltenden Rahmenbedingungen, gesetzlichen Vorschriften, Dateiformate, Standards und Schnittstellen sowie die im Sparkassen-Umfeld spezifische Organisations- und IT-Infrastruktur.
Inhaltsverzeichnis
1. Die Notwendigkeit des Dokumenten-Managements
1.1. Problemstellung
1.2. Gang der Untersuchung
2. Grundlagen des Dokumenten-Managements
2.1. DM-Terminologie
2.1.1. Dokument
2.1.1.1. Definition des Begriffs „Dokument“
2.1.1.2. Merkmale eines Dokuments
2.1.2. Information
2.1.2.1. Definition des Begriffs „Information“
2.1.2.2. Formen von Informationen
2.1.2.2.1. Kodierte Informationen
2.1.2.2.2. Nicht-kodierte Informationen
2.1.3. Informationsobjekt
2.1.3.1. Definition des Begriffs „Informationsobjekt“
2.1.3.2. Quellen von Informationsobjekten
2.1.3.3. Formen von Informationsobjekten
2.1.3.3.1. Elementare Informationsobjekte
2.1.3.3.2. Komplexe Informationsobjekte
2.1.3.3.3. Container
2.1.4. Dokumenten-Management
2.1.4.1. Dokumenten-Management im engeren Sinn
2.1.4.2. Dokumenten-Management im weiteren Sinn
2.2. Dokumenten-Management-Systeme
2.2.1. Dokumenten-Management-Systeme im engeren Sinn
2.2.2. Dokumenten-Management-Systeme im weiteren Sinn
2.2.3. Ausgangssituation in den Sparkassen
2.2.4. Vorteile von Dokumenten-Management-Systemen
2.2.5. Aufgaben eines Dokumenten-Management-Systems
3. Architektur von Dokumenten-Management-Systemen
3.1. Ansprüche an die DMS-Architektur
3.2. Grundstruktur eines Dokumenten-Management-Systems
3.3. Komponenten eines DMS
3.3.1. Dokumentenerfassung
3.3.1.1. Manuelle Erfassung
3.3.1.2. Erfassung über Scanner
3.3.1.2.1. Arbeitsablauf beim Scannen
3.3.1.2.2. Scanner-Software
3.3.1.2.3. Dokumententrennung
3.3.1.2.4. Archivierungsszenarien
3.3.1.2.4.1 Frühes Archivieren
3.3.1.2.4.2 Archivieren zum Zeitpunkt der Bearbeitung
3.3.1.2.4.3 Spätes Archivieren
3.3.1.2.5. OCR-/ICR-Erkennung
3.3.1.2.6. Anforderungen an Erfassungsarbeitsplätze
3.3.1.3. Erfassung über Kamera
3.3.1.4. Anwendungsorientierte Erfassung
3.3.1.5. COLD-Verfahren
3.3.1.6. Elektronischer Fax-Eingang
3.3.2. Attributierarbeitsplätze
3.3.3. Nutzungs- und Sachbearbeiterarbeitsplätze
3.3.3.1. Dokumentenanzeige
3.3.3.2. Annotationen
3.3.3.3. Elektronischer Stempel
3.3.4. Das Retrievalsystem
3.3.5. Archiv-/Ablagesystem
3.3.5.1. Ablage und Archiv als Dienste
3.3.5.2. Die Ablage
3.3.5.2.1. Merkmale der Ablage
3.3.5.2.2. Server-Komponenten der Ablage
3.3.5.2.2.1 Schnittstellenfunktion
3.3.5.2.2.2 Caching
3.3.5.2.2.3 Informationsobjektverwaltung
3.3.5.2.2.4 Speicherhierarchie
3.3.5.2.2.5 Konvertierer
3.3.5.2.2.6 Lokalisierer
3.3.5.2.2.7 Replikation
3.3.5.2.2.8 Versionsverwaltung
3.3.5.3. Das Archiv
3.3.5.3.1. Merkmale des Archivs
3.3.5.3.2. Komponenten des Archivs
3.3.5.3.2.1 Schnittstelle zur Ablageebene
3.3.5.3.2.2 Information Retrieval System
3.3.5.3.2.3 Zugriffstypen und Speicherorte
3.3.5.4. Einbettung der Ablage- und Archivebene in die Gesamtarchitektur
3.3.5.5. SIZ-konforme Archivsysteme
3.3.5.5.1. S-Finanz-Nomenklatur
3.3.5.5.2. SIZ-Grundindex
3.3.6. Spezielle Server
3.3.6.1. Druck-Server
3.3.6.2. COLD-Server
3.3.6.3. OCR-Server
3.3.6.4. Fax-Server/E-Mail-Server
3.3.6.5. WWW-Server
3.3.6.6. Workflow-Server
3.4. Anwendungsintegration
3.4.1. Stand-alone-Lösungen
3.4.2. Lose gekoppelte Systeme
3.4.3. Voll integrierte DM-Systeme
3.4.4. Die Frage des „führenden Systems“
3.5. Netz-Anforderungen
3.6. Verteilte DM-Systeme
3.6.1. Der zentrale Ansatz
3.6.2. Dezentrale Dokumentenerfassung
3.6.3. Dezentrale Dokumentenhaltung und -erfassung
3.6.4. Zentrale Recherche-DB und replizierte Daten
3.6.5. Voll replizierte Daten und Datenbanken
4. DMS-Lösungen innerhalb der Sparkassenorganisation
4.1. DMS-Lösung für Host-basierende Daten
4.2. Unternehmensweite DMS-Lösung
4.2.1. Archivierung von Office- und Business-Dokumenten
4.2.2. Revisionssichere Archivierung von Lotus-Notes-Dokumenten
4.2.3. Struktur eines unternehmensweiten Dokumenten-Management Systems
5. Formate, Standards und Normen
5.1. Allgemeines
5.2. Format-Arten
5.3. De-facto-Standards
5.3.1. Dateiformate
5.3.1.1. ASCII
5.3.1.2. PostScript
5.3.1.3. PDF
5.3.1.4. SGML
5.3.1.5. HTML
5.3.1.6. XML
5.3.1.7. EDI
5.3.2. Komprimierungsverfahren
5.3.2.1. TIFF
5.3.2.2. JBIG
5.3.2.3. GIF und PNG
5.3.2.4. JPEG/JPEG 2000
5.3.2.5. MPEG
5.4. Standards und Schnittstellen für DM-Software
5.4.1. ODMA
5.4.2. DMA
5.4.3. WfMC
6. Rahmenbedingungen / Rechtliche Grundlagen
6.1. Handels- und steuerrechtliche Vorschriften
6.1.1. Handelsgesetzbuch (HGB)
6.1.2. Abgabenordnung (AO)
6.1.3. Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
6.1.3.1. Hintergrund
6.1.3.2. Umfeld
6.1.3.3. Formen des Datenzugriffs
6.1.3.4. Umsetzung der Anforderungen innerhalb der Sparkassenorganisation
6.1.4. Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)
6.2. Bankenspezifische Vorschriften
6.3. Sonstige Vorschriften
6.3.1. Zivilrechtliche Vorschriften
6.3.2. Signaturgesetz
6.3.3. Datenschutz
6.3.4. Betriebsverfassungsgesetz
6.3.5. Die zehn Merksätze des VOI
7. Kritische Punkte bei der Integration von DM-Systemen
7.1. Datenerfassung
7.1.1. Erfassungsaufwand
7.1.2. Welche Dokumente sind zu erfassen?
7.2. Administration eines Dokumenten-Management-Systems
7.3. Die Entwicklung der IT
7.4. Der Faktor Mensch
8. Zusammenfassung / Schlussbetrachtung
Zielsetzung und Themen der Arbeit
Die Diplomarbeit untersucht die technologischen, organisatorischen und rechtlichen Anforderungen an die Integration von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) in die bestehende IT-Infrastruktur von Instituten innerhalb der Sparkassenorganisation. Ziel ist es, Lösungsansätze zu identifizieren, die eine effiziente, gesetzeskonforme Archivierung und Verwaltung großer Informationsmengen ermöglichen, um die Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit der Institute nachhaltig zu steigern.
- Grundlagen des Dokumenten-Managements und Definition zentraler Fachbegriffe
- Modulare Architektur und Komponenten von Dokumenten-Management-Systemen
- Spezifische DMS-Lösungsansätze für die Sparkassenorganisation unter Berücksichtigung der bestehenden Systemlandschaft
- Anforderungen an Formate, Standards und rechtliche Rahmenbedingungen (u.a. GDPdU, GoBS)
- Kritische Erfolgsfaktoren bei der Implementierung, inklusive der Rolle des Faktors Mensch
Auszug aus dem Buch
Die Notwendigkeit des Dokumenten-Managements
„Wissend ist, wer weiß, wo er findet, was er noch nicht weiß.“ Dieses Zitat von Georg Simmel trifft die Situation der heutigen Informationsgesellschaft nur zu genau und verliert auch seine Gültigkeit nicht, wenn man die Kernaussage auf die komplexe Welt von Kreditinstituten überträgt. Denn gerade in der Finanzwirtschaft ist z.B. das benötigte Wissen über Kreditnehmer als auch über die gesetzeskonforme Abwicklung des Kreditgeschäfts von existentieller Bedeutung. In dem zunehmend komplexer werdenden Umfeld von Banken und Sparkassen müssen immer größere Informationsmengen bewältigt werden, um fundierte Entscheidungen zu fällen, zu begründen und zu dokumentieren. Gleichzeitig muss das im Unternehmen vorhandene Know-how möglichst effektiv und effizient genutzt werden. Nicht zuletzt führen rechtliche Vorschriften zu immer größeren Datenvolumina, denn hier müssen Informationen für spätere Auswertungen, für eine Wiederverwendung oder für spezielle Nachweise über längere Zeiträume aufbewahrt werden. Sollen Informationen aus unterschiedlichen Quellen als Entscheidungsgrundlage gezielt abrufbar sein, muss auf sie schnell, effizient und systematisch zugegriffen werden können. Dies ist eine wesentliche Voraussetzung für zugreifbares Wissen.
Um die Problemstellungen und Anforderungen der Kunden zu erkennen und die Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen im Markt, die Abwicklung und die Entscheidungsfindung zu beschleunigen, wird Wissen zum wesentlichen Wettbewerbsfaktor. Wissen wiederum setzt Informationen voraus. Hier ergibt sich die Forderung nach der Bereitstellung der richtigen, vollständigen und aktuellen Information zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort. Der Einsatz von "intelligenter" Informationstechnologie gilt als ein zentraler Erfolgsfaktor im harten Wettbewerb.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Die Notwendigkeit des Dokumenten-Managements: Einführung in die Bedeutung von Wissen als Wettbewerbsfaktor und Darstellung der Problemstellung hinsichtlich wachsender Informationsmengen bei Finanzinstituten.
2. Grundlagen des Dokumenten-Managements: Definition zentraler Fachbegriffe wie Dokument und Informationsobjekt sowie Erläuterung der Ziele, Aufgaben und Vorteile von DMS.
3. Architektur von Dokumenten-Management-Systemen: Detaillierte Beschreibung der modularen Komponenten, von der Erfassung über das Retrieval bis hin zur Archivierung und Einbettung in die IT-Landschaft.
4. DMS-Lösungen innerhalb der Sparkassenorganisation: Vorstellung spezifischer Lösungsansätze für Sparkassen, insbesondere unter Berücksichtigung von Host-Anbindungen und unternehmensweiten Integrationsszenarien.
5. Formate, Standards und Normen: Übersicht über relevante Dateiformate und Standards, die für eine langfristige revisionssichere Archivierung essenziell sind.
6. Rahmenbedingungen / Rechtliche Grundlagen: Erörterung der gesetzlichen Anforderungen wie HGB, AO, GDPdU und GoBS, die für die digitale Archivierung im Bankensektor zwingend zu beachten sind.
7. Kritische Punkte bei der Integration von DM-Systemen: Analyse der Herausforderungen bei der Datenerfassung, der Systemadministration und dem menschlichen Faktor bei der Umstellung auf elektronische Prozesse.
8. Zusammenfassung / Schlussbetrachtung: Fazit zur Notwendigkeit von DMS-Lösungen und Empfehlungen für eine erfolgreiche, planungsorientierte Umsetzung in der Sparkassenorganisation.
Schlüsselwörter
Dokumenten-Management-Systeme, DMS, Archivierung, Sparkassenorganisation, SIZ, revisionssichere Archivierung, GDPdU, GoBS, Informationsobjekte, Workflow, Digitalisierung, Retrieval, Datenerfassung, Schnittstellen, Informationsmanagement
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Machbarkeitsstudie zur Integration von Dokumenten-Management-Systemen in die IT-Systeme von Finanzdienstleistern, spezifisch innerhalb der Sparkassenorganisation.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die Schwerpunkte liegen auf der Systemarchitektur, den rechtlichen Rahmenbedingungen der Archivierung, der Anwendungsintegration sowie den technologischen Herausforderungen bei der Erfassung und Verwaltung von Dokumenten.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das Ziel ist es, aufzuzeigen, wie Finanzinstitute durch den Einsatz von DMS die wachsenden Informationsmengen bewältigen, die Produktivität steigern und gleichzeitig die strengen gesetzlichen Compliance-Vorgaben erfüllen können.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit basiert auf einer fundierten Literaturanalyse bestehender technischer Standards, rechtlicher Vorschriften sowie auf einer praxisorientierten Untersuchung der Systemarchitekturen und organisatorischen Rahmenbedingungen in Sparkassen.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die Vorstellung der DMS-Grundlagen, die technische Architektur, spezifische Lösungen für das Sparkassen-Umfeld, die Einhaltung regulatorischer Normen sowie eine Analyse kritischer Integrationsfaktoren.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Zu den wichtigsten Begriffen zählen Dokumenten-Management-Systeme (DMS), SIZ-Konformität, revisionssichere Archivierung, GDPdU, GoBS, Prozessintegration und Archivsystemarchitektur.
Welche Rolle spielt das SIZ für Sparkassen?
Das Informatikzentrum der Sparkassenorganisation (SIZ) fungiert als strategischer Dienstleister, der mit Standards wie dem SIZ-Grundindex eine einheitliche und kompatible technologische Basis für die gesamte Finanzgruppe sicherstellt.
Warum ist der "Faktor Mensch" so entscheidend bei der DMS-Einführung?
Die Einführung eines DMS erfordert ein grundlegendes Umdenken der Mitarbeiter weg von papierbasierten Prozessen. Angst vor dem Neuen, fehlende haptische Unterlagen und veränderte Arbeitsweisen sind psychologische Barrieren, die durch frühe Einbindung und Schulung aktiv abgebaut werden müssen.
- Quote paper
- Markus A. Wiemann (Author), 2003, Machbarkeitsstudie zur Integration eines Dokumenten-Management-Systems in bestehende Systeme eines Finanzdienstleisters, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/34074
