„Wissend ist, wer weiß, wo er findet, was er noch nicht weiß.“ Dieses Zitat von Georg Simmel trifft die Situation der heutigen Informationsgesellschaft nur zu genau und verliert auch seine Gültigkeit nicht, wenn man die Kernaussage auf die komplexe Welt von Kreditinstituten überträgt. Denn gerade in der Finanzwirtschaft ist z.B. das benötigte Wissen über Kreditnehmer als auch über die gesetzeskonforme Abwicklung des Kreditgeschäfts von existentieller Bedeutung. In dem zunehmend komplexer werdenden Umfeld von Banken und Sparkassen müssen immer größere Informationsmengen bewältigt werden, um fundierte Entscheidungen zu fällen, zu begründen und zu dokumentieren. Gleichzeitig muss das im Unternehmen vorhandene Know-how möglichst effektiv und effizient genutzt werden. Nicht zuletzt führen rechtliche Vorschriften zu immer größeren Datenvolumina, denn hier müssen Informationen für spätere Auswertungen, für eine Wiederverwendung oder für spezielle Nachweise über längere Zeiträume aufbewahrt werden. Sollen Informationen aus unterschiedlichen Quellen als Entscheidungsgrundlage gezielt abrufbar sein, muss auf sie schnell, effizient und systematisch zugegriffen werden können. Dies ist eine wesentliche Voraussetzung für zugreifbares Wissen.

Im Rahmen dieser Machbarkeitsstudie wird untersucht, worauf bei der Integration eines Dokumenten-Management-Systems in die bestehenden Systeme eines Finanzdienstleisters geachtet werden muss und wie es in diese integriert werden kann. Die Untersuchung konzentriert sich dabei ausschließlich auf Institute der Sparkassenorganisation (SKO-Institute). Berücksichtigt werden die zurzeit geltenden Rahmenbedingungen, gesetzlichen Vorschriften, Dateiformate, Standards und Schnittstellen sowie die im Sparkassen-Umfeld spezifische Organisations- und IT-Infrastruktur.

Excerpt

Inhaltsverzeichnis

1. Die Notwendigkeit des Dokumenten-Managements

1.1. Problemstellung
1.2. Gang der Untersuchung

2. Grundlagen des Dokumenten-Managements

2.1. DM-Terminologie

2.1.1. Dokument

2.1.1.1. Definition des Begriffs „Dokument“
2.1.1.2. Merkmale eines Dokuments

2.1.2. Information

2.1.2.1. Definition des Begriffs „Information“
2.1.2.2. Formen von Informationen

2.1.2.2.1. Kodierte Informationen
2.1.2.2.2. Nicht-kodierte Informationen

2.1.3. Informationsobjekt

2.1.3.1. Definition des Begriffs „Informationsobjekt“
2.1.3.2. Quellen von Informationsobjekten
2.1.3.3. Formen von Informationsobjekten

2.1.3.3.1. Elementare Informationsobjekte
2.1.3.3.2. Komplexe Informationsobjekte
2.1.3.3.3. Container

2.1.4. Dokumenten-Management

2.1.4.1. Dokumenten-Management im engeren Sinn
2.1.4.2. Dokumenten-Management im weiteren Sinn

2.2. Dokumenten-Management-Systeme

2.2.1. Dokumenten-Management-Systeme im engeren Sinn
2.2.2. Dokumenten-Management-Systeme im weiteren Sinn
2.2.3. Ausgangssituation in den Sparkassen
2.2.4. Vorteile von Dokumenten-Management-Systemen
2.2.5. Aufgaben eines Dokumenten-Management-Systems

3. Architektur von Dokumenten-Management-Systemen

3.1. Ansprüche an die DMS-Architektur
3.2. Grundstruktur eines Dokumenten-Management-Systems
3.3. Komponenten eines DMS

3.3.1. Dokumentenerfassung

3.3.1.1. Manuelle Erfassung
3.3.1.2. Erfassung über Scanner

3.3.1.2.1. Arbeitsablauf beim Scannen
3.3.1.2.2. Scanner-Software
3.3.1.2.3. Dokumententrennung
3.3.1.2.4. Archivierungsszenarien

3.3.1.2.4.1 Frühes Archivieren
3.3.1.2.4.2 Archivieren zum Zeitpunkt der Bearbeitung
3.3.1.2.4.3 Spätes Archivieren

3.3.1.2.5. OCR-/ICR-Erkennung
3.3.1.2.6. Anforderungen an Erfassungsarbeitsplätze

3.3.1.3. Erfassung über Kamera
3.3.1.4. Anwendungsorientierte Erfassung
3.3.1.5. COLD-Verfahren
3.3.1.6. Elektronischer Fax-Eingang

3.3.2. Attributierarbeitsplätze
3.3.3. Nutzungs- und Sachbearbeiterarbeitsplätze

3.3.3.1. Dokumentenanzeige
3.3.3.2. Annotationen
3.3.3.3. Elektronischer Stempel

3.3.4. Das Retrievalsystem
3.3.5. Archiv-/Ablagesystem

3.3.5.1. Ablage und Archiv als Dienste
3.3.5.2. Die Ablage

3.3.5.2.1. Merkmale der Ablage
3.3.5.2.2. Server-Komponenten der Ablage

3.3.5.2.2.1 Schnittstellenfunktion
3.3.5.2.2.2 Caching
3.3.5.2.2.3 Informationsobjektverwaltung
3.3.5.2.2.4 Speicherhierarchie
3.3.5.2.2.5 Konvertierer
3.3.5.2.2.6 Lokalisierer
3.3.5.2.2.7 Replikation
3.3.5.2.2.8 Versionsverwaltung

3.3.5.3. Das Archiv

3.3.5.3.1. Merkmale des Archivs
3.3.5.3.2. Komponenten des Archivs

3.3.5.3.2.1 Schnittstelle zur Ablageebene
3.3.5.3.2.2 Information Retrieval System
3.3.5.3.2.3 Zugriffstypen und Speicherorte

3.3.5.4. Einbettung der Ablage- und Archivebene in die Gesamtarchitektur
3.3.5.5. SIZ-konforme Archivsysteme

3.3.5.5.1. S-Finanz-Nomenklatur
3.3.5.5.2. SIZ-Grundindex

3.3.6. Spezielle Server

3.3.6.1. Druck-Server
3.3.6.2. COLD-Server
3.3.6.3. OCR-Server
3.3.6.4. Fax-Server/E-Mail-Server
3.3.6.5. WWW-Server
3.3.6.6. Workflow-Server

3.4. Anwendungsintegration

3.4.1. Stand-alone-Lösungen
3.4.2. Lose gekoppelte Systeme
3.4.3. Voll integrierte DM-Systeme
3.4.4. Die Frage des „führenden Systems“

3.5. Netz-Anforderungen
3.6. Verteilte DM-Systeme

3.6.1. Der zentrale Ansatz
3.6.2. Dezentrale Dokumentenerfassung
3.6.3. Dezentrale Dokumentenhaltung und -erfassung
3.6.4. Zentrale Recherche-DB und replizierte Daten
3.6.5. Voll replizierte Daten und Datenbanken

4. DMS-Lösungen innerhalb der Sparkassenorganisation

4.1. DMS-Lösung für Host-basierende Daten
4.2. Unternehmensweite DMS-Lösung

4.2.1. Archivierung von Office- und Business-Dokumenten
4.2.2. Revisionssichere Archivierung von Lotus-Notes-Dokumenten
4.2.3. Struktur eines unternehmensweiten Dokumenten-Management-Systems

5. Formate, Standards und Normen

5.1. Allgemeines
5.2. Format-Arten
5.3. De-facto-Standards

5.3.1. Dateiformate

5.3.1.1. ASCII
5.3.1.2. PostScript
5.3.1.3. PDF
5.3.1.4. SGML
5.3.1.5. HTML
5.3.1.6. XML
5.3.1.7. EDI

5.3.2. Komprimierungsverfahren

5.3.2.1. TIFF
5.3.2.2. JBIG
5.3.2.3. GIF und PNG
5.3.2.4. JPEG/JPEG 2000
5.3.2.5. MPEG

Zielsetzung und Themenschwerpunkte

Diese Diplomarbeit befasst sich mit der Machbarkeit der Integration eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) in die bestehenden Systeme eines Finanzdienstleisters. Die Arbeit analysiert die Herausforderungen und Chancen, die mit der Einführung eines DMS verbunden sind, und untersucht die verschiedenen technischen und organisatorischen Aspekte.

Die Notwendigkeit des Dokumenten-Managements in Finanzdienstleistungsunternehmen
Grundlagen des Dokumenten-Managements und der Terminologie
Architektur von Dokumenten-Management-Systemen
DMS-Lösungen innerhalb der Sparkassenorganisation
Formate, Standards und Normen im Kontext des Dokumenten-Managements

Zusammenfassung der Kapitel

Kapitel 1 beleuchtet die Problemstellung und die Motivation für die Integration eines DMS in einem Finanzdienstleistungsunternehmen. Kapitel 2 bietet eine Einführung in die Grundlagen des Dokumenten-Managements, definiert wichtige Begriffe und erläutert die Vorteile von DMS-Systemen. In Kapitel 3 wird die Architektur von DMS-Systemen detailliert betrachtet, verschiedene Komponenten werden vorgestellt und die Anforderungen an die technische Infrastruktur werden analysiert.

Kapitel 4 widmet sich den spezifischen DMS-Lösungen, die in der Sparkassenorganisation zum Einsatz kommen. Die Arbeit betrachtet verschiedene Ansätze, wie ein DMS in ein bestehendes IT-System integriert werden kann und welche Herausforderungen im Hinblick auf die Unternehmensweite Einführung eines DMS bestehen.

Kapitel 5 befasst sich mit Formaten, Standards und Normen, die im Zusammenhang mit Dokumenten-Management-Systemen relevant sind. Es wird ein Überblick über verschiedene Dateiformate und Komprimierungsverfahren gegeben.

Schlüsselwörter

Dokumenten-Management, Dokumenten-Management-System (DMS), Finanzdienstleister, Sparkassenorganisation, Informationsobjekt, Architektur, Integration, Standards, Formate, Komprimierung, Archivierung, Revisionssicherheit, Workflow-Management.

Excerpt out of 134 pages - scroll top

Details

Title: Machbarkeitsstudie zur Integration eines Dokumenten-Management-Systems in bestehende Systeme eines Finanzdienstleisters
College: Niederrhein University of Applied Sciences Mönchengladbach
Grade: 2,7
Author: Markus A. Wiemann (Author)
Publication Year: 2003
Pages: 134
Catalog Number: V34074
ISBN (eBook): 9783638343947
Language: German
Tags: Machbarkeitsstudie Integration Dokumenten-Management-Systems Systeme Finanzdienstleisters
Product Safety: GRIN Publishing GmbH

Quote paper: Markus A. Wiemann (Author), 2003, Machbarkeitsstudie zur Integration eines Dokumenten-Management-Systems in bestehende Systeme eines Finanzdienstleisters, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/34074

Machbarkeitsstudie zur Integration eines Dokumenten-Management-Systems in bestehende Systeme eines Finanzdienstleisters