Was kostet Information? Ein erweiterter Ansatz der Total Cost of Information (TCI)


Wissenschaftlicher Aufsatz, 2016
29 Seiten

Leseprobe

Inhalt

Einleitung

Begriffsdefinitionen
Information
Kosten
Automatisierung

Informationsprozesse
Prozess der Informationsgewinnung
Erfassung der Information
Plausibilisierung und Validierung der Information
Berechnung der Information (=Ergebnis)
Qualitätssicherung der Gesamtinformation
Prozess der Informationsverarbeitung
Analyse der Information
Zuordnung der Information
Aufbereitung der Information
Verteilung der Information
Notwendige IT-Tools und IT-Systeme

Total Cost of Information – am Beispiel „Konzernabschluss“
Beteiligte Bereiche und Systeme
Notwendige Prozesse
Kosten der Information „Konzernabschluss“

Total Cost of Information (TCI) als Kennzahl
Möglichkeiten zur Optimierung der Kennzahl
Notwendigkeit der Überwachung
Ausblick auf die Praxisrelevanz

Zusammenfassung und Conclusio

Der Autor

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Übersicht Funktionsbereiche und Systeme bei Mutter- und Tochtergesellschaften

Tabelle 2: Detaillierung Prozess der Informationsgewinnung

Tabelle 3: Detaillierung Prozess der Informationsgewinnung

Tabelle 4: Kostenübersicht Muttergesellschaft

Tabelle 5: Kostenübersicht Tochterunternehmen

Tabelle 6: Kostenübersicht IT-Systeme Muttergesellschaft

Tabelle 7: Kostenübersicht IT-Systeme Tochterunternehmen

Tabelle 8: Vergleichbarkeit der Kosten für den Konzernabschluss

Tabelle 9: Automatisierung von Prozessen und Kostenfaktoren

Tabelle 10: Übersicht Kostenreduzierung und Investment

Tabelle 11: Barwertige Betrachtung des Investments "Informationsbeschaffung"

Tabelle 12: Barwertige Betrachtung des Investments "Erstellung Berichte"

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Überblick Informationsprozesse

Abbildung 2: Prozess Informationsgewinnung

Abbildung 3: Prozess Informationsverarbeitung

Abbildung 4: Schichtenmodell der Applikationen

Abbildung 5: Beteiligte Einheiten am Konzernabschluss

Abbildung 6: Faktoren und Vorgehen zur Optimierung der Kennzahl

Einleitung

Das Thema Total Cost of Information (TCI) wird von manchen Software- und Lösungsanbietern bereits beschrieben. Diese Ansätze beziehen sich jedoch im engeren Sinn auf die Kosten zum Vorhalten der Information. Das heißt:

- Was kostet der Speicherplatz?
- Wie kann die Information ausgewertet werden?
- Wie lange dauert es, die Information auszuwerten?

Doch diese Ansätze sind nicht ausreichend, weil sie sich ausschließlich oder überwiegend auf die IT-Systeme beziehen. Darüber hinaus wird der Begriff „Information“ sehr eng gesehen. Ziel dieser Ausarbeitung ist es, einen weitergehenden Blick zu haben. Ferner wird ein Ansatz beschrieben, wie eine Berechnung der TCI gestaltet werden kann. Ausgehend von diesem Berechnungsansatz lassen sich Business Case Berechnungen ableiten. Diese Berechnungen können dazu genutzt werden, um Investitionsentscheidungen zu unterstützen.

Begriffsdefinitionen

Zum allgemeinen und besseren Verständnis dieses Artikels, ist es notwendig, einige Begriffe zu definieren. Die nachfolgenden Definitionen weichen in manchen Bereichen von allgemeinen Definitionen ab.

Information

Als „Information“ werden hier alle Sachverhalte verstanden, die ein Unternehmen benötigt, um

- Externer Informationsempfänger zu versorgen.
- Interne Steuerungsmaßnahmen abzuleiten.
- Interne Informationsempfänger zu versorgen.
- Interne Prozesse (Beschaffung, Produktion, Vertrieb und Unterstützungsprozesse) zu unterstützen oder zu optimieren.

Kurz zusammengefasst, Information mündet in einen Bericht. Dieser Bericht kann einen einzigen Eintrag, bspw. die Adresse und die Telefonnummer eines Kunden oder eine strukturierte Menge an Einträgen, bspw. der Geschäftsbericht eines Konzerns, haben. Somit ist Information alles, das irgendwie datentechnisch im Unternehmen verarbeitet wird. Daher kann „Information“ als die zu „erbringenden innerbetriebliche Leistung“ verstanden werden.

Kosten

Kosten bezeichnen den Wert aller Güter und Dienstleistungen, die innerhalb einer Abrechnungsperiode (z.B. innerhalb eines Jahres oder eines Monats) für die Erstellung der eigentlichen betrieblichen Leistung (v.a. die Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens) verbraucht bzw. in Anspruch genommen worden sind[1].

Als Güter und Dienstleistungen in Zusammenhang mit der Information sind:

- Personalkosten zur Informationsbeschaffung
- Gemeinkosten zur Informationsbeschaffung
- Personalkosten zur Informationsverarbeitung
- Gemeinkosten zur Informationsverarbeitung
- Hardwarekosten
- Softwarekosten
- Kosten der Implementierung der Software
- Kosten des Betriebs der Soft- und Hardware
- Abschreibungen auf Soft- und Hardware sowie der Implementierung

Man könnte die einzelnen Kostenbestandteile auch unter den Begriff der Prozesskosten zusammenfassen und zwar Prozesskosten für die Informationsbeschaffung und Informationsverarbeitung. Das würde jedoch erfordern, dass die zu erstellende Information als Produkt und ein darauf vollständig ausgerichteter Prozess definiert sind. In diesem Kontext werden jedoch externe Kosten der Informationsbeschaffung und –verarbeitung nicht betrachtet.

Automatisierung

Unter dem Begriff Automatisierung werden alle Sachverhalte verstanden, die dazu dienen, den Prozess der Informationsbeschaffung und –verarbeitung systemseitig zu unterstützen und durchzuführen. Das heißt,

- Technische Bereitstellung von Informationen in der Regel über Schnittstellen, Lesen von Datenbanken, …
- Technische Aufbereitung (Berechnung, Ableitung, Anreicherung, Validierung, Plausibilisierung) von Informationen und zwar in einer Form, die geringe manuelle Eingriffe erfordern
- Umsetzung von Regelwerken, um Berichte zu befüllen und darzustellen
- Festlegung von Prozessketten in der Verarbeitung, die entweder eventgetrieben oder zeitlich ablaufen, ohne manuelle Eingriffe
- Festlegung von Ausnahmesachverhalten, auf welche die Systeme selbständig reagieren können
- Bereitstellung von Berichten in jeder Form (beispielsweise ausgedruckt, als Dashboard, als Excel, Mail, …)

Ziel der Automatisierung ist es, manuelle Prozesse zu reduzieren. Es herrscht die Meinung vor, dass ein Bericht und damit eine Information auf Knopfdruck verfügbar sein müssen. Die übliche Frage, warum dauert es so lange, bis die Information zur Verfügung steht, wird oft damit beantwortet, dass die Information eben nicht auf Knopfdruck abrufbar ist.

Informationsprozesse

Eine wesentliche Fragestellung ist, welche Prozesse sind in Bezug auf das Thema Informationen relevant? Wie bereits einleitend beschrieben, sind in Zusammenhang mit den Total Cost of Information die entsprechenden Prozesse zu betrachten. Diese Prozesse müssen entsprechend „bepreist“ werden, um die Kosten zu erfahren. Zur weiteren Betrachtung werden die Informationsprozesse in zwei Gruppen unterteilt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Überblick Informationsprozesse

Prozess der Informationsgewinnung

Hierunter fallen alle Prozesse, Prozessschritte und Aktivitäten, die darauf ausgerichtet sind, Informationen zu erhalten oder zu generieren. Dabei werden die folgenden Teilprozesse betrachtet:

- Erfassung der Information
- Plausibilisierung und Validierung der Information
- Berechnung der Information (=Ergebnis)
- Qualitätssicherung der Gesamtinformation

Die einzelnen Prozesse können auch als Prozesskette dargestellt werden.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Prozess Informationsgewinnung

Darüber hinaus sind noch die notwendigen IT-Tools und IT-Systeme zu betrachten, die diesen Gesamtprozess unterstützen. Fast alle oben genannten Teilprozesse, außer Erfassung der Information, können sowohl manuell als auch systemseitig durchgeführt werden.

Ziel des Gesamtprozesses ist es aber, immer eine hohe Qualität und Vollständigkeit der Information zu erhalten. Wenn sie bei ihrer Bank anrufen, möchten sie auch sichergestellt haben, dass sie den vollständigen Kontostand erfahren und nicht nur die letzten 4 Ziffern. Darüber hinaus wollen sie auch sicher sein, dass bei der Auskunft, die sie bekommen, alle Vorgänge berücksichtigt sind.

Erfassung der Information

Die einfachste oder normalste Art der Informationsgewinnung ist die Erfassung von Informationen. Erfassung erfordert eine manuelle Interaktion von Menschen. Diese sind Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten oder sonstige Dritte. Bei der Erfassung wird unterschieden zwischen Pflichtangaben und zusätzlichen Angaben. Die Relevanz „Pflicht“ oder „Zusatz“ ändert sich jedoch im Rahmen des Gesamtprozesses. Bspw. ist für die Erfassung der Kundendaten die vollständige Adresse, Telefonnummer und ggf. das Geburtsdatum Pflicht. Für nachgelagerte Abnehmer oder Verarbeiter der Information sind die Angaben zur Straße oder die Telefonnummer unnötige Informationen.

Die Schwierigkeit oder Herausforderung an der Erfassung der Information liegt in der Qualität der Erfassung. So ist es vorstellbar, dass die Branche eines Kunden bei der Anlage des Kunden zu erfassen ist. In einem Gespräch oder die Person selbst, die die Information erfassen soll, kennt den Begriff der Branche nicht. Selbst wenn sie ihn kennt, weiß sie nicht unbedingt, welcher Branche die eigenen Aktivitäten angehören. Demzufolge wird bei der Erfassung „Sonstige“ gewählt. Somit ist die Information „wertlos“.

Jedoch bleibt festzuhalten, dass unabhängig von der Qualität der Information, die Vollständigkeit der zu erfragenden Informationen abgedeckt werden kann. Jede Information, die als maßgeblich eingestuft wird, muss angegeben werden. Die Maßgeblichkeit kann je nach Prozessfortschritt unterschiedlich definiert werden. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass es EINEN Verantwortlichen für die Information geben muss. Ein anderer darf und kann nicht in der Lage sein, die Information eines anderen zu verändern, ohne dass der Verantwortliche informiert wird. Zurück zu der Branche. Der Kundenbetreuer hat „Sonstige“ erfasst, weil er es nicht besser wusste. Auf Basis einer Recherche im „Back-Office“ wird die Branche auf „Einzelhandel“ geändert, da der Kunde scheinbar einen Supermarkt betreibt. Diese Veränderung, die auch als Erfassung erfolgt, muss vom Kundenbetreuer genehmigt werden. Somit kann und ist der Weg der Erfassung von Informationen komplex und teilweise auch langwierig. Denn weigert sich der Verantwortliche, die Anpassung zu „genehmigen“, auch wenn seine originäre Eingabe falsch war, müssen alle nachfolgenden Nutzer, die Information anpassen.

Darüber hinaus ist nicht sichergestellt, dass die erfasste Information, wie am obigen Beispiel beschrieben, für einen Abnehmer nutzbar ist. Aus diesen Gründen und der Notwendigkeit die Qualität der Informationen zu erlangen, sind Prüfungen auf die Informationen notwendig. Diese Prüfroutinen sind Bestandteil der Informationsgewinnung.

Plausibilisierung und Validierung der Information

Aufgrund der Vielzahl von Informationen, die Unternehmen und Mitarbeitern bereitgestellt werden, besteht die Herausforderung darin, die richtigen Informationen zu verwenden. Idealerweise sind die verwendeten Informationen

- richtig und
- vollständig.

Doch wie kann das sichergestellt werden? Ein bewährtes und eingesetztes Mittel ist die Plausibilisierung und Validierung der Information. Zurück zu dem vorherigen Beispiel mit der Branche.

Für den Kunden, bspw. eine GmbH wird „Sonstiger privater Haushalt“ angegeben. Bei einer Plausibilisierung der Information „GmbH“ und „privater Haushalt“ wird herausgefunden, dass diese Kombination nicht möglich ist. Entweder ist der Kunde keine GmbH oder er ist kein „privater Haushalt“. Somit können signifikante Fehler in der Information vermieden werden. Validierungen der Daten können auch recht früh erfolgen. Zum Beispiel wird die Kombination „Ort“ und „Postleitzahl“ abgeprüft und validiert. Mit einer solchen einfachen Validierung kann bereits eine gute Qualität hergestellt werden.

Doch diese Beispiele beziehen sich auf den Fall, dass die Information in einer Quelle, also an einem Ort entsteht und „vorgehalten“ wird. Wenn Sie beispielsweise online eine Bestellung aufgeben.

Im gesamten Informationsverarbeitungsprozess gibt es jedoch mehr als eine Quelle. Daten werden aus einer Vielzahl von Quellen bereitgestellt und verarbeitet. In der Regel ist es so, dass die späteren Abnehmer auf diese Quellen zugreifen müssen. Hier ist die Herausforderung für Plausibilisierung und Validierung der Information größer. Grundsätzlich sind drei Arten der Plausibilisierung und Validierung vorstellbar:

- Inhaltliche Plausibilisierung (so wie oben beschrieben)
- Fachliche Plausibilisierung
- Technische Plausibilisierung

Bei der fachlichen Plausibilisierung stellen sich die nachfolgenden exemplarischen Fragen:

- Kann es sein, dass ein Münchner, der in München zu miete wohnt, nur EUR 500,00 im Monat für eine 120 qm Wohnung ausgibt?
- Kann es sein, dass mit einem Termingeld in Höhe von EUR 10.000,00, EUR 500,00 an Zinsen erwirtschaftet wurden?

Ziel der fachlichen Plausibilisierung ist, es Informationen, die man erhalten hat, gegenüberzustellen. Bei der Gegenüberstellung wird der Inhalt der Information hinterfragt. Kann es sein, dass … Somit handelt es sich nicht um eine reine inhaltliche Prüfung sondern um eine fachliche Abwägung der Information. Solche Fragen lassen sich tausendfach formulieren und werden auch formuliert. Information, die verarbeitet wird und verarbeitet werden soll, muss auf diese Art hinterfragt werden. Würde sich nicht hinterfragt, wären die Ergebnisse nicht nutzbar.

Die technische Plausibilisierung und Validierung deckt in der Regel keine fachlichen Fragestellungen ab. Hierbei werden in der Regel die folgenden Sachverhalte geprüft:

- Sind alle notwendigen Informationen gefüllt (sogenannte Muss-Information)
- Sind die Formate und die Länge in Ordnung (bspw. Buchstaben, wenn ausschließlich Zahlen verlangt werden)
- Bei der Übertragung von Informationen: Sind keine Informationen verloren gegangen und wurden alle Informationen technisch verarbeitet
- Wurden ausschließlich „zulässige“ Informationen verwendet (bspw. für die Staaten ausschließlich die ISO Codes)

Soweit technisch festgestellt wird, dass nicht zulässige oder nicht vollständige Informationen verwendet wurden, kann dies bedingt durch ein System geheilt werden. Es werden sogenannte „Default-Werte“ verwendet. Mit diesen Default-Werten werden Informationen ergänzt, die entweder inhaltlich oder fachlich als „Not-Information“ definiert wurden. Dadurch wird zumindest sichergestellt, dass die restliche Information verarbeitet werden kann, obwohl die Information originär nicht vorlag. Bei den Default-Werten handelt es sich jedoch nicht um eine berechnete Information.

Berechnung der Information (=Ergebnis)

Unter den Prozess der Berechnung von Informationen oder Berechnung einer Information fallen die nachfolgenden Schritte:

- Durchführung einfacher oder komplexer mathematischer Rechenschritte unter Einbeziehung einer oder mehrerer Grundinformationen. Zum Beispiel:
- Ermittlung des Durchschnittseinkommens einer bestimmten Kundengruppe. Summation des bekannten Einkommens und Division durch die Anzahl der Kunden.
- Berücksichtigung von stochastischen Informationen als Voraussagewert. Wie viel des eingehenden Einkommens haben die Kunden am 15. eines Monats zur Verfügung.
- Aufbau von Zeitreihen auf Basis von Grundinformationen zum Beispiel eines Zins- und Tilgungsplans für ein Darlehen ausgehend von den Grunddaten des Darlehens.

- Erzeugung / Ermittlung einer zusätzlichen Information aus bestehenden Informationen. Zum Beispiel:

- Zuordnung von Region und Bundesland ausgehend von der Postleitzahl eines Kunden. Kunde hat als Postleitzahl 60952 angegeben. Ableitung von „Rhein-Main-Gebiet“ und „Hessen“.
- Ableitung der Bank aus der IBAN.
- Herleitung der Information, ob es ich um inländische oder ausländische Kunden handelt, aus dem Sitzland / Heimatland der Kunden.

Mit diesen Verfahren lassen sich aus bestehenden Informationen, neue Informationen „gewinnen“. Der Begriff „gewinnen“ ist an dieser Stelle irreführend. Im Grunde wird keine neue Information gewonnen, sondern die bestehende Information wird entsprechend interpretiert. Denn man kann eine Region und ein Bundesland nicht herleiten, wenn man nicht weiß, in welcher Stadt die betreffende Person wohnt. Das Gleiche gilt auch für die Berechnungen. Es ist nicht möglich einen Zins- und Tilgungsplan zu erstellen, wenn man nicht weiß,

- wie viel im Monat gezahlt wird,
- wie hoch der ausgezahlte Betrag war und
- wie hoch der Zinssatz ist.

Daher funktioniert der Prozess der Informationsgewinnung in der Regel immer nur dann, wenn

- die eingehende Information detaillierter oder mindestens genauso detailliert ist, als die berechnete Information. Es besteht eine 1:1 oder n:1-Beziehung.
- die Berechnung einer klar definierten Regel unterliegt. Das heißt, wenn A = 1, dann B = schwarz.

Selbstverständlich können die Regeln und eingehenden Informationen auch kombiniert werden. Es können auch Zwischenergebnisse entstehen, die wiederum in eine andere Regel eingehen. Der Prozess der Informationsgewinnung kann an dieser Stelle unendlich komplex werden. Hierin besteht die Gefahr, dass die Regeln oder Berechnungen nicht mehr nachvollziehbar werden. Sobald sich Änderungen an den eingehenden Informationen ergeben, ist es nicht möglich, die Berechnung durchführen zu lassen. Die Regeln oder Berechnungen lassen sich auch nicht mehr pflegen. Somit wird die Nutzung von Berechnungen zu einem zweischneidigen Schwert.

Auf der einen Seite sind Berechnungen und Ableitungen sinnvoll, um die Informationen ggf. schneller verarbeiten zu können. Man hat ein Ergebnis, auf das man aufsetzen kann. Das kann an dem vorausgegangenen Beispiel mit der Postleitzahl verdeutlicht werden. Sie möchten wissen, wieviel Kunden sie in Hessen haben. Möglichkeit 1: Sie nehmen die Postleitzahlen ihrer Kunden und sehen selbst nach, wo welche Postleitzahl liegt. Möglichkeit 2: Sie nutzen eine vorausgehende Berechnung. Wenn Sie die Berechnung nutzen, können Sie beispielsweise auch Bewegungsprofile ableiten. Wo hat der Kunde vorher gewohnt. Wo wohnt er jetzt. Auf der anderen Seite muss man darauf achten, dass die Regeln verständlich sind. Was hilft es ihnen, wenn sie innerhalb von Sekunden wissen, wie viel Kunden sie in Hessen haben. Das Einstellen der Regel jedoch ein halbes Jahr dauert.

Das ist immer der Trade Off zwischen den beiden Möglichkeiten: Information berechnen oder Informationen selbst zu ermitteln.

Qualitätssicherung der Gesamtinformation

Unabhängig davon, durch wen, wie, wann und wo Informationen gewonnen werden, so sind sie qualitätszusichern. Ein wesentliches Problem des gesamten Prozesses sind ungenaue oder fehlerhafte Informationen. In manchen Konstellationen ist es besser gar keine Information zu haben als eine falsche oder unvollständige.

Stellen Sie sich vor, Sie sollen jemanden nach Münster (in Westphalen) fahren. Dieser jemand, fragt Sie, ob Sie ihn nach Münster fahren könnten. Dabei gibt er Ihnen nicht die Zusatzinformation „in Westphalen“. Sie wohnen in der Nähe von Darmstadt. Dort gibt es ebenfalls ein Münster in der Nähe von Dieburg. Ohne weiter zu fragen, denn Sie wissen ja, dass Sie nach Münster sollen, fahren Sie los. Dabei haben Sie das Münster im Odenwald im Kopf. Nach ca. 30 Minuten sagen Sie: „Wir sind da!“. Die Person, die Sie nach Münster in Westphalen fahren sollten, ist völlig perplex. Es ist nicht das erhoffte Münster in Westphalen. Genau in diesem Fall wäre es besser gewesen, wenn Sie gar keine Information gehabt hätten. Sie hätten gefragt: „Wohin“. Hätten als Antwort bekommen „Münster in Westphalen.“ Damit wäre alles geklärt.

Da Informationen eben fehlerhaft oder unvollständig sein können, werden Informationen überprüft. Die Überprüfung findet nicht nur auf einer Information statt. Sie sollte auf der Summe, also der Gesamtheit aller Informationen stattfinden. Um die Qualität einer Information beurteilen zu können, sollten die folgenden Bestandteile geprüft werden:

- Eingangsdaten (also die Grunddaten, die im Prozess erhoben wurden)
- Soweit Informationen berechnet wurden, die Berechnungsparameter
- Die Ergebnisse der Berechnung
- Soweit Referenzdaten genutzt wurden, auch die Referenzdaten

Die Qualitätssicherung der Informationen kann auf mehrere Arten erfolgen.

- Manuell: Der Erzeuger der Information prüft diese, ob sie richtig ist. Das kann durch Abgleich oder Plausibilisierung erfolgen. Wird beispielsweise ein Formular manuell in ein System übertragen, wird noch einmal geprüft, ob die Informationen soweit richtig übertragen wurden. Die manuelle Überprüfung kann im Zwei-Augen-, Vier-Augen- oder gar Sechs-Augen-Prinzip erfolgen. Die Plausibilisierung beruht hier in der Regel auf den Erfahrungswerten des Menschen, der die Information plausibilisiert.

- Systemgestützt: Die Systeme, welche die Informationen verarbeiten, haben eine Logik, die Daten auf die Qualität prüft. Hierbei sind die folgenden Formen vorstellbar:

- Konsistenzprüfungen bei Informationen, die aus mehreren Quellen kommen. Ein wesentliches Kriterium dabei ist, dass sich Informationen verknüpfen lassen. Ein Kunde wird in mehreren Systemen geführt, bspw. in einem Customer Relationship Management System (CRM) und in einem System für Debitoren. Hier soll geprüft werden, ob die Adressen und Kontodaten gleich sind. Um die Informationen aus diesen beiden Systemen eindeutig verknüpfen zu können, ist es notwendig, dass in beiden Systemen die gleiche Kundennummer vorhanden ist. Denn alleine der Name, der Ort oder andere Informationen sind nicht ausreichend.

- Plausibilisierung der Information: Die Erfahrungen, die ein Mitarbeiter im Laufe seiner Arbeit gewonnen hat, lassen sich auf Systeme übertragen. Darüber hinaus können allgemein zugängliche Informationen hinzugezogen werden, zum Beispiel das Postleitzahlenverzeichnis. Der Vorteil an der systemseitigen Plausibilisierung ist, dass dabei mehrere Quellen hinzugezogen werden können und somit das Gesamtbild gewonnen werden kann. Auch hierzu ein Beispiel: In dem besagten CRM haben sie die Historie des Kunden. In der Vergangenheit hat ihr Kunde maximal 20 Stück ihres Produkts bestellt und gekauft. Aus ihrem Bestellsystem haben Sie auf einmal eine Bestellung von 2.000 Stück erhalten, die durch den Kunden online erfasst wurde. Jetzt können Sie sich entweder freuen oder zunächst einmal skeptisch werden. Systemseitig könnten Sie die Bestellung plausibilisieren lassen. Das System gibt ihnen einen Hinweis aus, dass hier etwas nicht stimmen könnte. An dieser Stelle können Sie immer noch entscheiden, ob Sie den Kunden anrufen oder die Bestellung weiter bearbeiten.

- Vollständigkeitsprüfungen: Informationen, die von einem System an ein anderes System weitergegeben werden, müssen vollständig sein. Die Prüfung erfolgt derart, dass definiert sein muss, welche Information vorliegen muss. Liegt diese Information nicht vor, erfolgt keine Verarbeitung.

- Inhaltliche Prüfungen: Informationen, die verarbeitet werden, werden darauf geprüft, ob die Inhalte auch dem entsprechen, was erwartet wird. Das können einerseits die Formate der Information sein. Also ist das Datum wirklich als TT.MM.JJJJ vorhanden. Das können auch wirkliche Inhalte sein. Also ist das bestellte Produkt auch im Produktkatalog.

Grundsätzlich zielt die Qualitätssicherung darauf ab, irgendwelche Ausreißer zu identifizieren. Ausreißer können inhaltlicher oder logischer Art sein. Somit wird der Prozess der Informationsverarbeitung beschleunigt. Zurück zum Eingangsbeispiel: Hätten Sie, bevor Sie losgefahren sind, gefragt: „Münster bei Dieburg?“, hätten Sie sich eine Stunde erspart.

Prozess der Informationsverarbeitung

Ebenso wie der Prozess der Informationsgewinnung, ist der Prozess der Informationsverarbeitung ein mehrstufiger Prozess. Der Ablauf ist grundsätzlich als eine Prozesskette zu verstehen, wobei es zu mehrmaligen Iterationen kommen kann.

Ausgangsbasis des Prozesses ist die Informationsgewinnung. Die gewonnene Information muss verarbeitet werden. Es ist vergleichbar mit Informationen aus der Zeitung. Stellen Sie sich vor, Sie erfahren aus der Presse, dass ihr Unternehmen, nahe an der Insolvenz ist. Es handelt sich aus ihrer Subjektiven Sicht zunächst um eine schlechte Information. Um die Information aber „einsortieren“ zu können, läuft bei Ihnen ein mehrstufiger Prozess ab.

Die einzelnen Unterprozesse werden in dem nachfolgenden Schaubild dargestellt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3: Prozess Informationsverarbeitung

Nach diesem Muster verfahren alle Menschen und mittlerweile auch Systeme, die Informationen erhalten.

Analyse der Information

Im ersten Schritt der Informationsverarbeitung wird die erhaltene Information analysiert. Die Analyse kann in die nachfolgenden wesentlichen Inhalte unterteilt werden:

- Was oder wer ist die Quelle der Information
- Handelt es sich um eine zuverlässige Quelle. Im Sinne der Systeme, aus welchem System kommt die Information und ist das System als Informationslieferant „bekannt“
- Um welche Art von Information handelt es sich
- Handelt es sich um eine neue Information oder eine Korrektur einer bestehenden Information
- Enthält die Information das, was man aus der Quelle erwartet
- Ist die Information plausibel und konsistent
- Ist die Information vollständig
- Wie alt ist die Information
- Auf welchen Zeitraum oder Zeitpunkt bezieht sich die Information
- Ist die Information validiert und ggf. sogar geprüft und freigegeben

Für das oben aufgeführte Beispiel würde es die folgende Analyse bedeuten: In Bezug auf die Insolvenz würden sie prüfen, wer die Quelle der Information war. Es stellt sich heraus, dass ein Lieferant ihres Unternehmens, die Quelle ist. Somit würden Sie diese Quelle für sich als nicht zuverlässig definieren. An dieser Stelle würden sie vielleicht schon aufhören, weitere Analysen durchzuführen. Wenn Quelle und Art der Information nicht zuverlässig sind, dann kann die gesamte Information nicht zuverlässig sein. Sicherheitshalber würden Sie noch die weiteren Punkte analysieren. Doch bei der weiteren Analyse würden Sie auf weitere Ungereimtheiten stoßen und somit wird ihre erste Entscheidung bzgl. der erhaltenen Information bestätigt.

Somit dient die Analyse der Information als Eingangstor für die weitere Verarbeitung. Denn es ist nicht sinnvoll, Informationen zu verarbeiten, die nicht zuverlässig sind. Die daraus produzierten Ergebnisse und Berichte können nur mühsam bearbeitet werden. Daher sollte in jedem Informationsverarbeitungsprozess die Hürde an der Analyse hoch sein. Es stellt sich immer die Frage, ob die erhaltene Information nicht sicherheitshalber verarbeitet werden sollte. Allein aus dem Grund, dass man jede erdenkliche Information in seinen Systemen hat. Dieser Anspruch sollte immer erfüllt werden.

Ein möglicher Lösungsansatz dafür ist, dass die erhaltene, aber den „Qualitätskriterien“ nicht entsprechende Information bereitgestellt wird. Dabei muss der Informationsempfänger aber auf den ersten Blick erkennen, dass es die Information nicht „vertrauenswürdig“ ist. Das erreicht man in der Regel, durch eine separate Zuordnung.

Zuordnung der Information

Sobald die Information analysiert und weitesten Sinne auch validiert ist, muss sie für die weitere Be- und Verarbeitung zugeordnet werden. Zuordnung in diesem Sinne meint vor allem, dass festgelegt werden muss, was mit der Information passieren soll. Hierbei kann man unterscheiden, zwischen „zuverlässiger und vollständiger“ Information und „nicht zuverlässiger und vollständiger“ Information.

Information, die nicht zuverlässig und vollständig ist, wird zwar bereitgestellt, aber in einem Format, das nicht dem üblichen Format entspricht. Das heißt, der Informationsempfänger erkennt auf den ersten Blick, dass etwas nicht stimmt. Das erreicht man, in dem eine eigene Aufbereitung der Informationen erfolgt. Das würde bedeuten, die Information mit der möglichen Insolvenz ihrer Firma, würde als „Ente oder üble Nachrede“ markiert werden. Damit wüssten sie, dass sie die Information nicht ernst nehmen dürfen.

Zuverlässige und vollständige Informationen, also die Informationen, die positiv den Analyseprozess durchlaufen haben, werden für die weitere Bearbeitung bereitgestellt. Bevor eine Aufbereitung der Information erfolgen kann, muss die erhaltene Information sortiert werden. Denn es ist nicht sinnvoll, jeden Abnehmer, in einem großen Informationstopf „wühlen“ zu lassen. Schließlich werden in einem Supermarkt oder in einem Bekleidungsgeschäft auch nicht alle Waren in ein riesiges Regal gelegt. Die Ware wird empfänger- also käuferspezifisch aufbereitet. Für die Zuordnung der Information heißt das:

- Zu welchem Zeitpunkt wird die Information gebraucht
- Auf Abruf, wiederkehrend am Tag, einmal am Tag, einmal in der Woche, …

- Ist die benötigte Information zeitraum- oder zeitpunktbezogen

- Ist die Information verdichtet oder granular
- Wird eine Verdichtung bei der Aufbereitung vorgenommen
- Verdichtung wird benötigt, aber im Zweifelsfall müssen granulare Informationen zur Verfügung stehen

- Werden Beziehungen in den Informationen benötigt
- Zum Beispiel Beziehung zwischen Kunde, Eingegangene Aufträge, Bestellte Artikel und Anzahl der Artikel, Bezahlte und unbezahlte Rechnungen, Reklamationen des Kunden und Vertriebskosten für den Kunden
- Ein Information wird alleine ohne Beziehung benötigt

- Werden historische und aktuelle Informationen benötigt
- Wo wohnte der Kunde vergangenes Jahr und wo wohnt er heute
- Welche Farben hatten die Produkte vor drei Jahren

[...]


[1] http://www.welt-der-bwl.de/Kosten-und-Leistungen

Ende der Leseprobe aus 29 Seiten

Details

Titel
Was kostet Information? Ein erweiterter Ansatz der Total Cost of Information (TCI)
Autor
Jahr
2016
Seiten
29
Katalognummer
V340988
ISBN (eBook)
9783668309555
ISBN (Buch)
9783668309562
Dateigröße
1084 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Total Cost of Information, Investitionsentscheidung, Prozesse, Informationsbeschaffung, Informationsbereitstellung
Arbeit zitieren
Patrik Halada (Autor), 2016, Was kostet Information? Ein erweiterter Ansatz der Total Cost of Information (TCI), München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/340988

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