Zeit- und Selbstmanagement. Konzeption eines Zeitmanagementplans

Optimierung des Tagesablaufes des Unternehmensberaters Markus Müller


Studienarbeit, 2016

17 Seiten, Note: 2,7


Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 Definition von Zeit- und Selbstmanagement

3 Mögliche Folgen ohne Zeitmanagementplan

4 Identifikation und der Umgang mit Zeitdieben

5 Die Alpen-Methode zur Tagesplanung

6 Aufgabenpriorisierung durch ABC-Analysen und dem Eisenhower-Prinzip

7 Konzeption eines Zeit- und Selbstmanagementplans am Beispiel Markus Müller
7.1 Tagesinventur aufstellen
7.2 Aufgaben bewerten, priorisieren und anpassen

8 Fazit

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Intrapersoneller Stress

Abbildung 2: Pareto Prinzip

Abbildung 3: Alpen-Methode

Abbildung 4: Das Eisenhower-Prinzip

Abbildung 5: ABC-Analyse

1 Einleitung

Im Rahmen des ständigen wirtschaftlichen Wandels wird es immer wichtiger Arbeitsprozesse in Bezug auf die Effizienz zu optimieren, ohne dabei die Gesundheit der Mitarbeiter in physi-scher und psychischer Hinsicht zu beeinträchtigen. Dabei stellt vor allem die Zeit eine natürli-che Grenze der Arbeitskapazitäten dar. Da Mitarbeiter ihr Arbeitspensum erfüllen müssen wird deshalb oft über die reguläre Arbeitszeit hinaus gearbeitet oder es kommt womöglich zu zeit-lichen Verzögerungen. Dies gilt insbesondere für Bürotätigkeiten, da diese auf elektronische Hilfsmittel, wie z. B. E-Mails die auch mobil abgerufen werden können, zurückgreifen und in unserer digitalen Zeit somit ständig erreichbar sind. Eine solche ständige Erreichbarkeit kann allerdings zu Stress und somit zu gesundheitlichen Beeinflussungen führen. Deshalb stellt sich in diesem Zusammenhang die Frage, mit welchen Methoden des Zeit- und Selbstmanage-ments es möglich ist, einen Arbeitsplatz insbesondere in Bezug auf die Verwendung von Smartphones so zu gestalten, dass das Arbeitspensum eines Mitarbeiters innerhalb der regu-lären Arbeitszeit zu bewältigen ist und sich für den Mitarbeiter eine angenehmen Work-Life-Balance einstellt.

In dieser Arbeit soll daher zunächst erläutert werden, was genau man unter Zeit- und Selbst-management versteht und welche Folgen erhöhter Zeitdruck ohne Zeit- und Selbstmanage-ment haben kann. Danach wird beschrieben wie man Zeitdiebe identifizieren kann und wie mit diesen umgegangen werden sollte. Darauf folgend wird die ALPEN-Methode vorgestellt, die es ermöglicht einen Tagesablauf zu analysieren und daraufhin in Bezug auf seine Struktur hin zu optimieren. Weiterhin werden Priorisierungsmodelle wie etwa das Eisenhower-Prinzip und die ABC-Analyse genauer beleuchtet und Möglichkeiten sowie Zusammenhänge geschildert. Folgend soll anhand der Optimierung des Tagesablaufs von Markus Müller gezeigt werden wie all diese Instrumente im realen Alltag eingesetzt und effektiv genutzt werden können. Das Ziel dieses Zeit- und Selbstmanagementplans ist es dabei, den beruflichen und privaten Alltag mit Hilfe von Zeit- und Selbstmanagementtechniken so zu verbessern, dass diese beiden Komponenten besser vereinbar sind und eine ausgeglichene Work-Life-Balance entsteht.

2 Definition von Zeit- und Selbstmanagement

Um die Methoden des Zeit- und Selbstmanagements darstellen zu können muss zunächst der Begriff selbst erläutert werden. Der Begriff des Zeitmanagements wird in der Literatur unter-schiedlich definiert. Aus traditioneller Sicht beinhaltet Zeitmanagement bestimmte Techniken, wie etwa To-do-Listen schreiben oder Planungsaktivitäten. (vgl. Lakein 1973) Zeitmanage-ment bezieht sich aber auch auf Verhalten und wird nach Claessens als Verhaltensweise de-finiert, die darauf abzielt, einen effektiven Gebrauch der Zeit zu erreichen, indem bestimmte zielgerichtete Aktivitäten ausgeführt werden. Durch den Fokus auf die selbstregulierende Sicht des menschlichen Verhaltens nach dieser Definition, wird auch der Kerngedanke des Selbst-managements als wesentliches Element des Zeitmanagements beschrieben. Claessens führt deshalb vier Verhaltensdimensionen des Zeitmanagements an. Diese setzen sich aus Zeitab-schätzung, Planung, Monitoring und der Exekutive zusammen. (vgl. Claessens, et al. 2009, S. 23ff) Die Punkte Planung und Monitoring stellen viele Methoden zur Verfügung um das Zeit-management zu regulieren, wohingegen die Exekutive sich auf das Verhindern von Ablenkun-gen und das Steigern der Motivation beziehen. Da die Zeitabschätzung subjektiv erfolgt gibt es bei diesem Punkt kaum Techniken um das Zeitmanagement zu beeinflussen. Hier stellen vor allem vorhandene Erfahrungen einen zentralen Aspekt dar. Zeitmanagement meint zu-sammenfassend somit, die anstehenden Termine und Aufgaben möglichst optimal zu planen, zu koordinieren und umzusetzen. (vgl. Weisweiler, et al. 2013, S. 13f)

Auch der Begriff des Selbstmanagements wird unterschiedlich definiert. Sie wird häufig als die Fähigkeit bezeichnet, die eigenen Gefühle und Stimmungen durch einen inneren Dialog zu beeinflussen und zu steuern. (vgl. Stangl 2012, Selbstmanagement) Diese Fähigkeit besteht aus drei Schritten (vgl. Klein, et al. 2003, S. 157ff):

1) Selbstbeobachtung zur Feststellung des Ist-Zustands
2) Selbstbewertung als Klärung des Soll-Zustands
3) Selbstkonsequenz als Soll-Ist-Vergleich

Nach diesem Ansatz, der den ältesten im Bereich des Selbstmanagements darstellt, sind die Zielsetzung und die Zielverfolgung zentrale Aspekte die durch Steuerung interner Prozesse zur Verhaltensänderungen führen können. (vgl. Weisweiler, et al. 2013, S. 16) In der Praxis ist jedoch vor allem das Finden von Zielen relevant. Unabhängig vom theoretischen Hintergrund bezeichnet Selbstmanagement immer die Bemühung einer Person, das eigene Verhalten Ziel-gerichtet auszurichten. Im Beruflichen Kontext, und damit relevant für diese Arbeit, bedeutet Selbstmanagement vor allem das Setzen von arbeits- und berufsbezogenen Zielen, dem Ein-satz von Handlungsmethoden um diese Ziele zu erreichen sowie der Beobachtung und Be-wertung der Zielfortschritte. (vgl. Kleinmann 2010) Zusammenfassend bezeichnet Zeit- und Selbstmanagement die Grundlegende Kompetenz von Menschen, selbstorganisiert zu Han-deln und Wissen anzuwenden. (vgl. Weisweiler, et al. 2013, S. 17)

3 Mögliche Folgen ohne Zeitmanagementplan

Erfolgen Prozesse im Arbeitsleben nicht auf Basis von Zeit- und Selbstmanagement, so kann es zu negativen Auswirkungen kommen. Dies kann sich zum einen durch mangelnde Effekti-vität des Arbeitsprozesses, durch geringe Produktivität, als auch durch eine subjektiv, negative Wahrnehmung durch die Mitarbeiter wiederspiegeln. Im letzten Fall spricht man dabei insbe-sondere von der sogenannten Work-Life-Balance. Diese bezeichnet die Ausgewogenheit von Privat- und Arbeitsleben. Werden bei der Arbeit ein zu hoher zeitlicher Aufwand oder zu hohe Anstrengungen abverlangt, oder wirken sich diese beiden Faktoren auf andere Lebensberei-che aus, so kommt es zu einer Störung der Work-Life-Balance, die negativ empfunden werden kann. (vgl. Onpulson 2015)

Durch ein Ungleichgewicht der Work-Life-Balance kann es zu Stress für die betroffenen Per-sonen kommen. Für die Definition von Stress sind in der Fachliteratur viele Varianten aufge-führt. Nach Becker ist Stress ein biochemischer Vorgang, der nur im Kopf stattfindet und durch die Angst etwas nicht schaffen zu können hervorgerufen wird. (vgl. Becker 1990, S. 23) Laut einer Studie von Biener wird Stress von Personen im Allgemeinen in verschiedenen Manifes-tationen wie etwa Zeitnot, Terminnot, Zeitdruck, Hetzerei, psychische Überbelastung oder ei-nem unüberwindbaren Problemberg empfunden. (vgl. Biener 1993, S. 20) Nach Vester wird dabei zwischen zwei Arten von Stress unterschieden. Zum einen der Eustress, der als positiver Stress verstanden werden kann. Er erhöht die Aufmerksamkeit und fördert die maximale Leis-tungsfähigkeit des Körpers ohne ihm zu Schaden und gilt als Überlebensnotwendig. Zum an-deren der Distress, der als negativer Stress anzusehen ist. Stress wird dann als negativ emp-funden, wenn er dauerhaft oder häufig auftritt und psychisch oder körperlich nicht kompensiert werden kann. Die betroffene Person ist damit langfristig einem körperlichen und geistigen „Raubbau“ ausgesetzt. (vgl. Vester 2008, S.25ff) Weiterhin wird nach Gay zwischen intraper-sonellem und interpersonellem Stress unterschieden. Der intrapersonelle Stress stellt dabei Konflikte mit sich selbst bzw. zwischen den eigenen Werten, den eigenen Zielen und den ei-genen Überzeugungen heraus, wie Abb. 1 zeigt. (vgl.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Intrapersoneller Stress (Quelle: http://elearning-ss11.fham.de/moodle/pluginfile.php/801156/mod_re- source/content/1/Fotoprotokoll%20Pr%C3%A4senz_WS%2015_16.pdf )

3 Mögliche Folgen ohne Zeitmanagementplan 4

Der interpersonelle Stress wird dagegen als Konflikt zwischen der eigenen Person und einer anderen Person definiert.

Auch eine niedrige Produktivität kann die folge fehlenden oder schlechten Zeitmanagements sein. In diesem Zusammenhang ist oft die Rede von dem sogenannten Pareto-Prinzip. Dieses sagt aus, dass eine Mehrheit der Menschen die Minderheit der materiellen Mittel und eine Minderheit der Menschen die Mehrheit der materiellen Mittel einer Gesellschaft besitzt. Dabei entsteht ein Verhältnis von ca. 20 Prozent zu 80 Prozent. Das bedeutet, 20 Prozent des Auf-wands erbringen 80 Prozent des Ergebnisses. Das Pareto-Prinzip weißt also auf das Verhält-nis zwischen Aufwand und Ergebnis hin. (vgl. Koch 1998, S. 3ff) Dieses Prinzip lässt sich übertragen auf die Produktivität also so beschreiben, dass 20 Prozent des Arbeitsaufwands 80 Prozent der Produktivität wiederspiegeln. Mit einem effektiven Zeitmanagementplan wer-den diese 20 Prozent an Arbeitsaufwand identifiziert und der Fokus auf die Aufgabengebiete gelegt, um so die Produktivität zu steigern. Umgekehrt bedeutet das, dass 80 Prozent des Arbeitsaufwands sogenannte Zeitdiebe sind, die vermieden oder vermindert werden sollten.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Pareto Prinzip (Quelle: http://www.pareto-prinzip.net/images/pareto-prinzip.jpg)

Befindet man sich in einem mentalen Zustand völliger Vertiefung und geht in seiner Tätigkeit restlos auf spricht man von einem „Flow“. Er ist als Schaffens- bzw. Tätigkeitsrauch zu betrachten, erhöht ebenfalls die Produktivität und wird gleichzeitig als beglückendes Gefühl empfunden. Dieser Zustand kann Stress reduzieren und mitunter durch Zeit- und Selbstmanagement initiiert werden. Er kann eintreten wenn sich die betroffene Person Aufgaben im Bereich zwischen Überforderung und Unterforderung löst. Dazu müssen allerdings zusätzlich einige Grundvoraussetzungen erfüllt sein. Diese setzen sich zusammen aus:

- Einer klaren Zielsetzung
- Voller Konzentration auf die Aufgabe
- Vorhandensein des Gefühls der Kontrolle über die Tätigkeit
- Dem Einklang von Anforderungen und Fähigkeiten
- Vermeidung von Unterbrechungen

(vgl. Csikszentmihalyi 2010, S. 20ff)

4 Identifikation und der Umgang mit Zeitdieben

Wie bereits erwähnt müssen für eine effektive Zeitmanagementplanung zuerst die Zeitdiebe identifiziert werden um daraufhin Gegenmaßnahmen einleiten zu können. Dazu gibt es ver-schiedene Herangehensweisen. Eine davon ist es, über einen gewissen Zeitraum den jeweili-gen Arbeitsplatz zu Beobachten und die benötigte Zeit für jede Aufgabe bzw. jeden Aufgaben-bereich genau zu dokumentieren. Die so entstandene Aufgabenliste mit den zugehörigen Zeit-angaben kann dann bewertet werden. Im beruflichen Bereich häufig anzutreffende Zeitdiebe sind schlechte Zeitplanung und Arbeitsmethodik, der persönliche Arbeitsstil, schlecht funktio-nierendes Teamwork, persönliche Schwächen oder auch unangemeldete Besucher.

Unter schlechter Zeitplanung und Arbeitsmethodik können hier z. B. unklare oder fehlende Ziele, mangelnde Planung und Übersicht, Arbeitsüberlastung und die spontane Änderung von Prioritäten verstanden werden. Unsystematische Arbeitsplatzgestaltung aber auch Perfektio-nismus sind Beispiele für Zeitdiebe bedingt durch den persönlichen Arbeitsstil. Auch unzu-reichende Mitarbeiterkoordination oder mangelhafte Delegation sowie ein unausgereifter In-formations- und Kommunikationsfluss sind weitere Zeitdiebe. Diese können genau wie Warte-zeiten bei Terminen unter dem Punkt „schlecht funktionierendes Teamwork“ zusammenge-fasst werden. Ein hastiges oder undiszipliniertes Arbeitsverhalten, mangelnde Motivation oder auch das uneingeschränkte Annehmen von Aufgaben sind Zeitdiebe, die als persönliche Schwachstellen bei den einzelnen Mitarbeitern auftreten können. Als unangemeldete Besu-cher zählen nicht nur Besucher im wörtlichen Sinn, sondern auch Telefonanrufe, Personen die übermäßig Privatthemen diskutieren, unkoordinierte Besprechungen sowie jede andere Form von Ablenkung oder Lärm. (vgl. Rübertus 2015)

Mithilfe der Arbeitsplatzbeobachtung und der häufig vorkommenden Zeitdiebe steht bereits eine ausgiebige Liste an möglichen Zeitdieben zur Verfügung die bei den jeweiligen Arbeits-plätzen geprüft werden können. Je nach Zeitdieb können dann passende Gegenmaßnahmen ergriffen werden. Dazu steht eine Palette an Methoden zur Verfügung. Einige davon sind ein elektronisches Time System, Prioritätensysteme, die Alpenmethode und die ABC-Analyse. Diese Methoden werden unter Punkt 5 und 6 genauer beleuchtet. Insbesondere für das Bei-spiel der Arbeitsplatzoptimierung zur Erzeugung einer geeigneten Work-Life-Balance eignen sich diese Methoden im Besonderen. Das gilt insbesondere dann, wenn Bürotätigkeiten aus-geführt werden, die eine ständige Erreichbarkeit einher bringen. Ein Smartphone unterstützt diese Anforderungen der ständigen Erreichbarkeit über mehrerer Kanäle hinweg dabei.

[...]

Ende der Leseprobe aus 17 Seiten

Details

Titel
Zeit- und Selbstmanagement. Konzeption eines Zeitmanagementplans
Untertitel
Optimierung des Tagesablaufes des Unternehmensberaters Markus Müller
Hochschule
Hochschule für angewandtes Management GmbH
Note
2,7
Autor
Jahr
2016
Seiten
17
Katalognummer
V343729
ISBN (eBook)
9783668338036
ISBN (Buch)
9783668338043
Dateigröße
729 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
zeit-, selbstmanagement
Arbeit zitieren
Tobias Baumgartner (Autor:in), 2016, Zeit- und Selbstmanagement. Konzeption eines Zeitmanagementplans, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/343729

Kommentare

  • Noch keine Kommentare.
Im eBook lesen
Titel: Zeit- und Selbstmanagement. Konzeption eines Zeitmanagementplans



Ihre Arbeit hochladen

Ihre Hausarbeit / Abschlussarbeit:

- Publikation als eBook und Buch
- Hohes Honorar auf die Verkäufe
- Für Sie komplett kostenlos – mit ISBN
- Es dauert nur 5 Minuten
- Jede Arbeit findet Leser

Kostenlos Autor werden