Online-Mitarbeiterbefragung. Verschiedene Tools im Vergleich


Seminararbeit, 2014

20 Seiten, Note: 1,3


Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Einleitung

2 Mitarbeiterbefragungen

3 Das Vorgehen bei der Auswahl einer Online-Mitarbeiterbefragungs-Software
3. 1 Die Entwicklung eines Pflichtenheftes
3. 2 Die Bewertung der Funktionen und der Software-Ergonomie

4 Die Analyse der ausgewählten Online-Mitarbeiterbefragungs-Tools
4. 1 Auswahl und Kurzbeschreibung der Software-Tools
4. 2 onlineumfragen.com
4.3 2ask
4. 4 EFS Survey

5 Fazit und Handlungsempfehlung

Literaturangaben

Anhang I: Testergebnis der Online-Mitarbeiterbefragungs-Tools

Anhang II: Bewertungsmodell für die Auswahl einer Online-Mitarbeiterbefragungs-Software

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Pflichtenheft für die Auswahl einer Online-Mitarbeiterbefragungs-Software

Abbildung 2: Benutzeroberfläche onlineumfragen.com, Rubrik Teilnehmer

Abbildung 3: Benutzeroberfläche onlineumfragen.com, Rubrik Auswertung

Abbildung 4: Benutzeroberfläche 2ask, Rubrik Startseite und Umfragen

Abbildung 5: Benutzeroberfläche 2ask, Rubrik Auswertung

Abbildung 6: Benutzeroberfläche EFS Survey, Rubrik Projekt

Abbildung 7: Beispieldetailansicht, Rubrik Teilnehmer

Abbildung 8: Testergebnis der Online-Mitarbeiterbefragungs-Tools

Abbildung 9: Bewertungsmodell für die Auswahl einer Online-Mitarbeiterbefragungs-Software.

1 Einleitung

Software-Systeme sind im Unternehmensalltag nicht mehr weg zu denken. Sie öffnen neue Horizonte und erleichten bestehende Prozesse. Auch im Bereich der HR-Arbeit werden immer mehr softwarebasierte Tools verwendet. Mitarbeiterbefragungen sind das in Deutschland am häufigsten eingesetzte Managementinstrument.1 Der Trend zu onlinebasierten Mitarbeiterbefragungen ist deutlich zu erkennen. In den letzten Jahren kann eine deutliche Zunahme nachgewiesen werden: Ein Drittel aller Mitarbeiterbefragungen in Unternehmen werden online ausgeführt und ein weiteres Drittel erfolgt hybrid.2 Dementsprechend existieren viele Anbieter von Software- Lösungen auf dem Markt. Jedoch liegen erhebliche Unterschiede in den Angeboten vor. Hauptdifferenzierungsmerkmale liegen vor allem in der Bedienbarkeit, den Analysemöglichkeiten, den Funktionsmöglichkeiten und auch in dem Preis der angebotenen Software-Tools.

Dementsprechend schwierig und aufwendig ist es ein geeignetes Tool für das Unternehmen zu finden. Das Problem liegt oft darin, dass Unternehmen sich vor der Anschaffung einer neuen Software nicht ausreichend mit den eigenen Bedürfnissen beschäftigen. Die Auswahl sollte explizit auf die Anforderungen und Ziele des jeweiligen Unternehmens angepasst sein, damit ein möglichst wirtschaftlich effizientes Ergebnis erzielt werden kann. Diesbezüglich ist es sinnvoll, vorab ein Pflichtenheft anzufertigen und die Gewichtung der einzelnen Kriterien für das Unternehmen festzulegen. Unternehmen werden vor die Herausforderung gestellt, aus einer Vielzahl an Angeboten und Anbietern das optimale Tool für den eigenen Bedarf zu ermitteln, um damit möglichst effizient arbeiten zu können.

Zu Beginn der Arbeit wird kurz auf den theoretischen Hintergrund von Mitarbeiterbefragungen eingegangen. Im weiteren Teil wird auf das Vorgehen bei der Auswahl eines onlinebasierten Mitarbeiterbefragungs-Tool näher eingegangen, indem die Entwicklung eines Pflichtenheftes sowie die Funktionsbewertung und Software- Ergonomie dargestellt wird. Anschließend werden die ausgewählten Tools vorgestellt, kritisch betrachtet und bewertet mit dem Schwerpunkt auf fehlerhaften Funktionen und die Benutzerführung. Abgerundet wird die Arbeit mit einem Fazit und einer Handlungsempfehlung für die Praxis.

2 Mitarbeiterbefragungen

Das personalwirtschaftliche Instrument der Mitarbeiterbefragung ist eine systematische, freiwillige, schriftliche Befragung, die zumeist anonym in Form einer Vollerhebung mit standardisierten Fragebögen zur Informationsgewinnung über die Einstellung, Wünsche, Erwartungen sowie Bedürfnisse der Beschäftigten erfolgt und einer Ergebnisanalyse sowie einer anschließenden Implementierung bestimmter Verbesserungsmaßnahmen im Unternehmen einhergeht.3 Mitarbeiterbefragungen kommen in Unternehmen aus verschiedenen Zielsetzungen zum Einsatz. Sie dienen maßgeblich der Aufdeckung von Potentialen und Schwachstellen im Unternehmen. Einsatzgebiete sind z. B. Beurteilungen zur Mitarbeiterführung, angebotene Weiterbildungsmöglichkeiten, Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen sowie Arbeitszufriedenheit.

Mitarbeiterbefragungen werden zunehmend online erstellt, durchgeführt und ausgewertet. Die Erfolgsfaktoren einer onlinebasierten Mitarbeiterbefragung liegen hauptsächlich in der Schnelligkeit der Erhebung und der anschließenden Auswertung der Daten, der verbreiteten Akzeptanz unter den Befragten, der hohen Datenqualität, die hiermit erzielt werden kann sowie den geringeren Kosten, die im Gegensatz zur Papierbefragung entstehen.4

Auch wenn die Methode der Online-Umfrage viele Vorteile aufweist, ist es maßgeblich, dass die Vorbereitung, Durchführung und Auswertung sowie die Implementierung der Ergebnisse strukturiert und ausführlich erfolgt. Eine unsystematische und unsorgfältige Mitarbeiterbefragung bringt in der Regel negative Konsequenzen mit sich. Wenn z. B. Datenschutzrichtlinien und Anonymität sowie Grundsätze des allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes nicht eingehalten werden, kann bei den Mitarbeitern ein Vertrauensbruch entstehen und demzufolge Demotivation hervorgerufen werden. Aus diesem Grunde ist es wichtig, dass eine Mitarbeiterbefragung von Anfang an sorgfältig geplant und durchgeführt wird. Das beginnt bei einer Online-Mitarbeiterbefragung bereits bei der Auswahl einer passenden Online-Mitarbeiterbefragungs-Software.

3 Das Vorgehen bei der Auswahl einer Online- Mitarbeiterbefragungs-Software

3. 1 Die Entwicklung eines Pflichtenheftes

Im Vorfeld einer Online-Mitarbeiterbefragung treten eine große Anzahl an Fragen auf, die beantwortet werden müssen, um die Bedürfnisse des Unternehmens zu identifizieren und infolgedessen ein geeignetes Tool auszuwählen.5 Z. B. ist fraglich, wie viele Mitarbeiter an der Umfrage teilnehmen sollen? In welcher Form sollen die Daten abgefragt und im Anschluss ausgewertet werden? Soll die Umfrage wiederholt werden? Und soll bei der Planung und Durchführung Unterstützung vom Hersteller in Anspruch genommen werden? Damit eine entsprechende Software gefunden werden kann, ist die Entwicklung eines Pflichtenheftes sinnvoll und sehr empfehlenswert.

Ein Pflichtenheft ist eine „Beschreibung der Anforderungen an ein zukünftiges Computersystem [oder eine Software] aus Anwendersicht als Ergebnis der Phase Sollkonzept.“6 Es sollten alle Kriterien aufgeführt werden, die für die spätere Nutzung durch den Anwender von Bedeutung sind. Die Anforderungen können in „Muss-“, „Soll-“ und „Kann-Kriterien“ klassifiziert werden.7 Muss-Kriterien (auch „K.-O.- Kriterien“ genannt) sind für die spätere Anwendung äußerst wichtig bis unbedingt erforderlich, Soll-Kriterien beinhalten wichtige und sinnvolle Eigenschaften und Kann- Kriterien sind nicht zwangsläufig erforderlich, aber für gewisse Funktionen hilfreich.

Die Kriterien, die bei der Auswahl eines Softwareprogramms ausschlaggebend sind, variieren von Unternehmen zu Unternehmen. Jedes Unternehmen hat andere Ziele, die mit dem Tool verwirklicht werden sollen und dementsprechend unterschiedliche Anforderungen an das Programm. Jedoch kann sich die Ausrichtung der Entwicklung eines Kriterienkataloges bei allen Unternehmen an der DIN ISO 9126 dem Standard für Software-Qualitätsmerkmale orientieren. Die Norm definiert insgesamt 6 Qualitätsmerkmale: Funktionalität, Zuverlässigkeit, Benutzbarkeit, Effizienz, Änderbarkeit und Übertragbarkeit.8

Das folgende Anforderungsmodell an eine Mitarbeiterbefragungs-Software (siehe Abb. 1) basiert auf den Kriterien nach dem Standard DIN ISO 9126 und wird durch weitere Kriterien ergänzt. Das Pflichtenhelft soll ein Beispiel darstellen und kann als Hilfestellung bei der Auswahl eines Online-Mitarbeiterbefragungstools dienen, es wird aber keine Vollständigkeit gewährleistet.9

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Pflichtenheft für die Auswahl einer Online-Mitarbeiterbefragungs-Software. 10

Bei der Erstellung eines Kriterienkataloges ist es von enormer Bedeutung, dass eine Gewichtung der einzelnen Kriterien erfolgt. Je nach Unternehmensbranche und -größe sowie Ausrichtung der Zielverfolgung existiert eine unterschiedliche Gewichtung der Anforderungen und es liegen unterschiedliche K.-O.-Kriterien vor. Bei internationalen Unternehmen hat z. B. eine internationale Ausrichtung der Software mit einer Schnittstellenfunktion zu einem automatischen Übersetzungstool eine höhere Priorität als bei einem nationalen Unternehmen.

3. 2 Die Bewertung der Funktionen und der Software-Ergonomie

Die folgende Analyse der Online-Mitarbeiterbefragungs-Tools beschränkt sich aufgrund des Umfangs der Arbeit auf die Bewertung der Funktionen, die nicht ausgeführt werden können, fehlerhafte Funktionen und Ideen für neue nützliche Funktionen, die das Tool derzeit nicht bietet. Weiterhin wird die Software-Ergonomie der Tools getestet.

Das Ziel der Software-Ergonomie (Benutzerführung) „ist die Anpassung der Eigenschaften eines Dialogsystems an die psychischen und physischen Eigenschaften der damit arbeitenden Menschen.“11 Das bedeutet, die Software sollte für den User möglichst leicht verständlich, gut lernbar und dementsprechend schnell zu benutzen sein. Diese ergonomischen Anforderungen sind in dem Standard DIN EN ISO 924112 geregelt. Namentlich sind dies Aufgabenangemessenheit, Selbstbeschreibungsfähigkeit, Erwartungskonformität, Steuerbarkeit, Fehlertoleranz, Individualisierbarkeit und Lernförderlichkeit.13 Benutzer erwarten von einer Software eine übersichtliche, gut strukturierte und nachvollziehbare Benutzeroberfläche, in der die Zusammenhänge verständlich und in einfacher Sprache dargestellt sind. Die Möglichkeiten der vorhandenen Funktionen sollten auf einen Blick erkennbar sein.

[...]


1 Vgl. Bain and Company 2013.

2 Vgl. Thielsch; Weltzin 2012, S. 120; hybrid: Kombination aus Papierbefragung und elektronischer Befragung.

3 Vgl. Müller et al. 2005, S. 6.

4 Vgl. Thielsch; Weltzin 2012, S. 120.

5 GESIS, 2014.

6 Gabler Wirtschaftslexikon.

7 Vgl. NEON 2003, S. 1.

8 Vgl. Balzert 2011, S. 109 f.

9 Vgl. NEON 2003, S. 1.

10 In Anlehnung an NEON 2003, S. 1 ff.; Balzert 2011, S. 109 f. Aufgrund des Umfangs der Arbeit wird auf eine mögliche Auflistung von Kann-Kriterien wie z. B. Vorlagentexte oder White-Label- Umfragefunktion verzichtet.

11 Bräutigam 2003, S. 16.

12 DIN EN ISO 9241: „Ergonomische Anforderungen für Bürotätigkeiten mit Bildschirmgeräten“ (Teil 10: Grundsätze der Dialoggestaltung).

13 Vgl. Bräutigam 2003, S. 13 ff.

Ende der Leseprobe aus 20 Seiten

Details

Titel
Online-Mitarbeiterbefragung. Verschiedene Tools im Vergleich
Hochschule
Europäische Fachhochschule Brühl
Note
1,3
Autor
Jahr
2014
Seiten
20
Katalognummer
V343862
ISBN (eBook)
9783668339354
ISBN (Buch)
9783668339361
Dateigröße
1378 KB
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Mitarbeiterbefragung, Online-Mitarbeiterbefragung, Online-Tools Mitarbeiterbefragung, Vergleich
Arbeit zitieren
Jennifer Mertens (Autor), 2014, Online-Mitarbeiterbefragung. Verschiedene Tools im Vergleich, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/343862

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