IT-Asset-Management. Welche Software und Datenverwaltung für IT-Objekte ist zweckmäßig?

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung

2 IT-Asset-Management
2.1 Die Informationstechnologie (IT)
2.2 IT-Assets
2.3 Management (der IT-Assets)
2.4 IT-Asset-Management

3 Die Aufgaben und Ziele des IT-Asset-Management
3.1 Ziele des IT-Asset-Management
3.2 Aufgaben des IT-Asset-Management
3.2.1 Bestands- und Konfigurationsmanagement
3.2.2 Beschaffungsmanagement
3.2.3 Lizenzmanagement
3.2.4 Vertragsmanagement
3.2.5 Störungs- und Wartungsmanagement
3.2.6 Change Management
3.2.7 Finanzmanagement

4 Einführung des IT-Asset-Management
4.1 Planung und Umsetzung der Einführung des IT-Asset-Management
4.2 Problembereiche in IT-Asset-Management-Projekten

5 Ein Software-Konzept zum Thema IT-Asset-Management

6 Fazit

Anlage 1: Abbildungsverzeichnis

Anlage 2: Abkürzungsverzeichnis

Anlage 3: Literaturverzeichnis

1 Einleitung

Den Software-Lösungen zur Unterstützung des IT-Asset-Management werden in den kommenden Jahren eine steigende Nachfrage prognostiziert. Unstrittig ist, dass die IT-Ausgaben insgesamt in den kommenden Jahren steigen werden. Die IT-Ausstattung ist schon oder wird zu einem Wettbewerbsfaktor für Unternehmen. Lange war es gang und gäbe, die IT-Abteilung als „heilige Kuh“ zu betrachten, was dazu führte, dass die Investitionen in die IT-Ausstattung nicht so kritisch geprüft wurden, wie es sonst bei Investitionen angebracht sein sollte. Die Folge ist, dass heutzutage in manchen Unternehmen eine heterogene IT-Infrastruktur vorhanden ist. Im Zuge der Globalisierung und des sich verschärfenden Kostendrucks in vielen Branchen müssen IT-Abteilungen in Unternehmen ihre Kosten offen legen und ihren Anteil zu den Erträgen des Unternehmens herausfiltern. Laut einer Studie von 1997 sind zehn Prozent der unternehmensweiten Ausgaben für Hard- und Software ineffizient und unnötig. In konkreten Zahlen ausgedrückt: Unternehmen haben in der Summe ca. 66 Milliarden Dollar vergeudet.^[1]

Damit gewinnt ein Gebiet an Bedeutung, dass auch die kaufmännische Seite berücksichtigt – die effiziente Verwaltung des IT-Bestandes. Eines der Ziele dieses Managementprozesses ist es, Kostentransparenz und verursachungsgerechte Ver­rechnung der IT-Objekte herzustellen. Mit dem Ansatz des IT-Asset-Management gewinnt ein Bereich der Informationstechnologie immer mehr an Bedeutung, der das Ziel hat, den vorhandenen IT-Bestand aber auch künftige Anschaffungen unter verschiedenen Gesichtspunkten zu optimieren.

In dieser Arbeit soll im zweiten Kapitel zunächst vorgestellt werden, was man unter den Teilbegriffen und schließlich dem Gesamtbegriff "IT-Asset-Management" versteht im Zusammenhang mit dem ITIL-Modell. Daran anschließend wird dargestellt, wie die Ziele und Aufgaben des IT-Asset-Management definiert sind. In Kapitel vier wird die Einführung des IT-Asset-Management und die damit verbundenen Problembereiche diskutiert Anschließend wird ein Software-Konzept von der Firma HAITEC AG vorgestellt, ehe das Fazit diese Arbeit abrundet.

2 IT-Asset-Management

2.1 Die Informationstechnologie (IT)

Die Informationstechnologie (IT) umfasst „alle technischen und organisatorischen Mittel zur Unterstützung der Beschaffung, Verarbeitung, Speicherung, Übertragung und Bereitstellung von Informationen.“^[2] Ein IT-System stellt demnach die „Gesamtheit der technischen und organisatorischen Komponenten und ihrer Be­ziehungen dar, die zur Unterstützung der Informationswirtschaft eines Unternehmens notwendig sind.“^[3] Konkreter besteht ein IT-System somit aus Hard- und Software sowie weiteren Organisationskomponenten.^[4]

2.2 IT-Assets

Assets (engl. für Aktivposten, Aktiva) stellen im Allgemeinen Anlagegüter dar, die als Aktivposten in die Bilanz eingestellt werden. Bezogen auf die Informations­technologie unter Verwendung der Definition in Kapitel 2.1 kann man IT-Assets zum einen als die Gesamtheit der Computer inklusive der Netzwerke ansehen. Hierzu gehören demnach Komponenten eines Computers wie z.B. Festplatten, Prozessoren, aber auch weiteres Zubehör wie DVD-ROM-Laufwerke und Monitore. Zu den Netzwerk-Assets gehören etwa Hubs, Switches und Router. Des weiteren wird auch die Gesamtheit der Software zu den IT-Assets gezählt, also unter anderem Betriebssysteme, erworbene und selbst entwickelte Software, aber auch Wartungs-Verträge, Software-Lizenzen und Help-Desk-Verträge.

2.3 Management (der IT-Assets)

Die Grundaufgaben des Managements sind vielfältig: Planen, Überwachen, Steuern, Entscheiden und Organisieren sind nur einige Schlagwörter zu den zahlreichen Funktionen des Managementprozesses. Dem Begriff Management kann auch in der Unterteilung funktionell und institutionell begegnet werden.

Die institutionelle Sicht betrachtet das Unternehmen als Einheit und umfasst alle Personen, die eine Leitungsfunktion ausüben. Aus funktioneller Sicht wird des weiteren unterteilt in strategische und operative Tätigkeiten. Im IT-Asset-Management sind die Management-Funktionen überwiegend in den operativen Tätigkeiten zu sehen. Erst durch die Gewinnung von Informationen aus den Verwaltungsdaten des IT-Asset-Management lassen sich strategische Ziele definieren.

2.4 IT-Asset-Management

Bezogen auf das Management des IT-Assets bedeutet „managen“ die Verrechnung und Verwaltung eines IT-Assets über seinen gesamten Lebenszyklus. Diesen Zyklus soll die folgende Abbildung verdeutlichen. Ein IT-Asset wird in einem Lebenszyklus-Modell dargestellt, das von dem Bedarf (Requisition), über die Beschaffung (Procurement), Installation bzw. Einsatz (Deployment), Instandhaltung bzw. Wartung (Maintenance) bis zur Entsorgung (Retirement) reicht.^[5]

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Der IT-Asset Lebenszyklus^[6]

Es ist ersichtlich, dass das IT-Asset-Management nicht nur die IT-Abteilung berührt. Die oberste Führungsebene möchte etwa Informationen zur Budgetierung vorliegen

haben, die Mitarbeiter der verschiedenen Abteilungen werden bei Neuanschaffungen mit der Hard- oder Software umgehen müssen oder aber die Prozesse in der Be­schaffung werden sich ändern. Natürlich wird die Einführung eines IT-Asset-Management in besonderem Maße aber die IT-Abteilung betreffen: Unter anderem werden Netzwerk-Administratoren und der Help Desk mit diesem System arbeiten.^[7]

Aus kaufmännischer Sicht ermöglichen Lösungen im IT-Asset-Management die systematische Planung, Erfassung, Zuordnung und Auswertung der IT-Assets. Zudem realisiert das IT-Asset-Management die ordnungsgemäße und effiziente Abwicklung der operativen Prozesse des IT-Asset Lebenszyklus. Es sind daher auch Marktvergleiche und das Benchmarking möglich.^[8]

Das IT-Asset-Management stellt eine Untermenge des ITIL-Modells dar. Dieses stellt einen „de facto“-Standard für das IT-Service-Management dar. Ende der Achtziger Jahre hat die britische CCTA (Central Computer & Telecommunications Agency) diesen Standard erarbeitet. Dieser Standard „beinhaltet eine umfassende und öffentlich verfügbare fachliche Dokumentation zur Planung, Erbringung und Unterstützung von IT-Serviceleistungen“.^[9] Er beinhaltet allerdings kein Kochrezept für das IT-Service-Management, sondern beschreibt Module, die auf praxiserprobten Verfahren, den „best practice“-Fällen beruhen. „Damit lassen sich IT-Prozesse standardisiert und geordnet durchführen. Dies führt zu effizienterem Einsatz der IT-Ressourcen und einer besseren Qualität der IT-Service-Leistungen. Bei ITIL sind alle IT-Service-Prozesse sinnvoll miteinander verzahnt.“^[10]

Als interdisziplinäres Modul bedient sich das IT-Asset-Management anderer Disziplinen des ITIL. Den Hauptteil des IT-Asset-Management macht das Configuration Management aus, dass die Verwaltung aller Komponenten und Systeme der IT-Infrastruktur zur Aufgabe hat. In der nachfolgenden Abbildung werden die ITIL-Architektur dargestellt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: Die ITIL-Architektur^[11]

Anhand dieses Modells werden im nun folgenden Kapitel die einzelnen Aufgaben des IT-Asset-Management erläutert, diesem vorangestellt sind die Ziele des IT-Asset-Management. Es wird außerdem dargestellt, dass Interdependenzen zwischen den einzelnen Management-Aufgaben bestehen und daher die Grenzen zwischen den Aufgaben manchmal fließend sind.

3 Die Aufgaben und Ziele des IT-Asset-Management

In einer Studie vom Juli 2002 mit Verantwortlichen von IT-Abteilungen in Großunternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern haben 43 Prozent der Befragten angegeben, dass das IT-Asset-Management in ihren Abteilungen zu eine der wesentlichen Aufgabenstellungen zählt. Das zeigt, dass das Thema in den Unter­nehmen eine wichtige Rolle einnimmt. Die Verantwortlichen fordern von ihren technischen Leitern eine Erfolgskontrolle. Derzeitige Konsolidierungsphasen sollen auch für Kostenstraffungsprojekte genutzt werden. Das zeigt sich in dieser Studie auch daran, dass aktuelle E-Commerce-Themen wie das Customer Relationship Management (CRM) oder das Supply Chain Management (SCM) derzeit nicht zu den wichtigsten Aufgabenstellungen gehören. IT-Leiter kümmern sich mehr um die IT-Konsolidierung im eigenen Unternehmen.^[12]

Unternehmen sehen durchaus die Notwendigkeit, ihre eigenen Probleme zu lösen, doch im Bereich des IT-Asset-Management zeichnet die Studie ein anderes Bild. Trotz gestiegener Nachfrage nach IT-Asset-Management-Lösungen haben sich 29 Prozent der Befragten noch nicht mit dem Thema auseinander gesetzt, ein Fünftel gab an, derzeit nicht mit einer IT-Asset-Management-Lösung zu planen. Auch mit der verursachungsgerechten Verteilung der Kosten für IT-Leistungen nehmen es die Unternehmen nicht so genau. Mehr als die Hälfte (51 Prozent) der Befragten gab an, die Verrechnung noch mit Hilfe von Excel-Tabellen durchzuführen. Zahlreiche Unternehmen nutzen zudem mehrere Quellen zur Kostenverteilung. Die Folge ist ein dementsprechend höherer Aufwand der Leistungserfassung.^[13]

Die Akzeptanz ist also im Allgemeinen vorhanden, doch welche Argumente sprechen für die Einführung einer IT-Asset-Management-Lösung? Wie kann die Unternehmensleitung davon überzeugt werden, dass die Einführung eines Systems für das Unternehmen eines höheren Nutzen bedeutet?

[...]

^[1] vgl. Chae, Asset Management 1

^[2] vgl. Gernert u.a., IT-Management, S. 52

^[3] vgl. Gernert u.a., IT-Management, S. 52

^[4] vgl. Gernert u.a., IT-Management, S. 52

^[5] vgl. Express Metrix White Paper

^[6] vgl. Express Metrix White Paper

^[7] vgl. Express Metrix White Paper

^[8] vgl. Greutmann, Asset Management, S. 26

^[9] vgl. Gora u.a., Informations Management, S. 186 f.

^[10] vgl. Siepe u.a., ITIL strukturiert Prozesse

^[11] vgl. Siepe u.a., ITIL strukturiert Prozesse

^[12] vgl. Greutmann, Asset Management, S. 27

^[13] vgl. Greutmann, Asset Management, S. 27 f.