Die/Der Auszubildende (15 Jahre) befindet sich im 1. Ausbildungsjahr zur Bürokauffrau/ zum Bürokaufmann. Für ihn/sie beginnt gerade die erste praktische Phase in ihrem Ausbildungsunternehmen, dem Dienstleister xyz.
Nach abgeschlossener mittlerer Reife entschied sich die/der Auszubildende für den Ausbildungsberuf „Bürokauffrau/ -mann“. Trotz dem bisher nur recht kurzem Aufenthalt im Unternehmen konnten bereits folgende Inhalte vermittelt werden:
-die Stellung des Unternehmens im Dienstleistungssektor,
-Organisationsabläufe und Prozesszusammenhänge,
-personelle Strukturen des Unternehmens,
-Wording
Die/Der Auszubildende zeigte von Anfang an sehr großes Interesse im Bereich der Personaldienstleistungen und kennt sich auf Grund dessen auch sehr gut mit Fachbegriffen und Abläufen aus diesem Bereich aus. Zudem vermittelt das Unternehmen xyz der/dem Auszubildenden Inhalte bezüglich des Dienstleistungssektors allgemein, als auch der Zeitarbeit und Personaldienstleistungen im Speziellen. Es werden spezifische Informationen vermittelt, die das Wording und Verhaltensweisen im Unternehmen betreffen. Eben genannte Details werden den Auszubildenden direkt am Anfang der Ausbildung in Seminaren dargeboten und können so als Basis für den Weiterverlauf der Ausbildung dienen.
Die/Der zu unterweisende Auszubildende zeigt großen Lernwillen und fällt durch ein hohes Maß an Engagement bereits seit dem ersten Tag positiv auf. Sie wirkt äußerst motiviert und scheut sich nicht bei Problemen Kollegen um Hilfe zu bitten.
Da sie/er erst seit wenigen Wochen ihren Aufgabenbereich in der Abteilung Marketing hat, gibt es viele neue Aufgaben, die es zu erlernen gilt. Da es oftmals nötig ist, gerade täglich anfallende Arbeiten an einen Auszubildenden abzugeben um als Führungsperson eigene Kapazitäten besser nutzen zu können, wird die/der Auszubildende im Folgenden lernen, wie bei dem Unternehmen xyz der tägliche Posteingang (im Marketing) zu bearbeiten ist.
Inhaltsverzeichnis
1 Ausgangssituation
2 Bezug der Ausbildungseinheit zur Ausbildungsordnung
3 Lernziele
3.1 Richtlernziel
3.2 Groblernziel
3.3 Feinlernziel
3.3.1 Kognitive Feinlernziele
3.3.2 Affektive Feinlernziele
3.3.3 Psychomotorische Feinlernziele
4 Arbeits- bzw. Unterweisungsmittel
5 Unterweisungsmethode
5.1 Begründung für die Wahl der 4-Stufen-Methode
5.2 Erörterung der 4-Stufen-Methode
5.2.1 Stufe I: Vorbereitung
5.2.2 Stufe II: Vorführung
5.2.3 Stufe III: Nachahmung
5.2.4 Stufe IV: Übung/Kontrolle
6 Arbeits- bzw. Unterweisungsablauf
6.1 Stufe I: Vorbereitung
6.2 Stufe II: Vorführung
6.3 Stufe III: Nachahmung
6.4 Stufe IV: Übung/Kontrolle
7 Lernerfolgskontrolle
7.1 Kontrollfragen
7.2 Zusammenfassung
Zielsetzung und Themen der Unterweisung
Das Hauptziel dieser Unterweisung besteht darin, eine Auszubildende im ersten Ausbildungsjahr zur Bürokauffrau systematisch zur selbstständigen und korrekten Bearbeitung des täglichen Posteingangs in der Abteilung Marketing zu befähigen.
- Vermittlung praktischer Fähigkeiten gemäß Ausbildungsrahmenplan.
- Anwendung der 4-Stufen-Methode zur strukturierten Aufgabenvermittlung.
- Prozesssichere Bearbeitung, Sortierung und Verteilung von Posteingängen.
- Förderung der Selbstständigkeit und Verantwortungsübernahme am Arbeitsplatz.
- Methodische Qualitätssicherung durch begleitende Lernerfolgskontrollen.
Auszug aus dem Buch
6.2 Stufe II: Vorführung
Diese Stufe beinhaltet die Vorführung des Lehrinhaltes in mehreren Schritten. Im Falle der Bearbeitung des Posteingangs werden als erstes die eingehenden Postsendungen nach Empfängern sortiert. Anschließend werden alle Briefe etc., die nicht die Aufschrift „vertraulich/ persönlich“ enthalten bzw. im Adressfeld mit dem Empfängernamen beginnen, geöffnet und in die A-Z-Mappe einsortiert. Dabei ist zu berücksichtigen, dass alle eingehenden Rechnungen und auch Angebote mit einem Posteingangsstempel versehen werden müssen. Die Funktionsweise dieses Stempels wird kurz erklärt und deutlich gemacht, dass dieser Tag für Tag neu eingestellt werden muss. Sind die Rechnungen gestempelt, werden sie in eine den Empfängernamen tragende Rechnungsmappe gelegt.
Die erwähnten „persönlich/ vertraulich“- Briefe werden ebenfalls in die A-Z-Mappe einsortiert, bleiben jedoch verschlossen und dürfen nur vom Empfänger geöffnet werden. Bei allgemeinadressierten Sendungen wie beispielsweise „Marketingabteilung, Firma xyz, 03798 Michendamm“, ist der Vorgesetzte zu befragen, wohin diese Sendung gehen soll. Das gilt auch für Fälle, in denen zum Beispiel ein Brief in der Post ist, der an einen bereits nicht mehr im Unternehmen tätigen Mitarbeiter gerichtet ist. Dies sind Fälle, die nicht 100%-ig durch die Unterweisung abgedeckt werden können und somit je nach Bedarf einer Klärung bedürfen. In diese Kategorie fallen auch Werbesendungen. Sollten versehentlich Posteingänge in der Marketingabteilung vorliegen, die anderen Abteilungen zuzuordnen sind, werden diese im Postzimmer in das Fach der jeweiligen Abteilung gelegt, so dass auch hier eine reibungslose Weitergabe gewährleistet wird.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Ausgangssituation: Es wird der aktuelle Stand der Auszubildenden im ersten Ausbildungsjahr dargestellt und die Notwendigkeit der Unterweisung im Bereich Marketing begründet.
2 Bezug der Ausbildungseinheit zur Ausbildungsordnung: Dieses Kapitel verknüpft die Unterweisung direkt mit den verbindlichen Inhalten des Ausbildungsrahmenplans für Bürokaufleute.
3 Lernziele: Die Lernziele werden in Richt-, Grob- und Feinlernziele gegliedert, um den Kompetenzaufbau präzise zu definieren.
4 Arbeits- bzw. Unterweisungsmittel: Auflistung aller benötigten Utensilien, die für eine professionelle Postbearbeitung erforderlich sind.
5 Unterweisungsmethode: Begründung und theoretische Erörterung des Einsatzes der 4-Stufen-Methode im Kontext der betrieblichen Ausbildung.
6 Arbeits- bzw. Unterweisungsablauf: Detaillierte Darstellung der praktischen Umsetzung der vier Stufen vom Vorbereiten bis zur Übung.
7 Lernerfolgskontrolle: Abschließende Überprüfung des Wissensstandes der Auszubildenden mittels Kontrollfragen und Zusammenfassung.
Schlüsselwörter
Bürokauffrau, Posteingang, 4-Stufen-Methode, Ausbildung, Ausbildereignungsverordnung, Postverteilung, Rechnungseingang, Arbeitsorganisation, Unterweisung, Bürowirtschaft, Marketing, Ausbildungsrahmenplan, Lernziele, Prozessablauf, Kompetenzentwicklung
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Unterweisung grundsätzlich?
Die Arbeit stellt ein strukturiertes Konzept zur praktischen Unterweisung einer Auszubildenden für die korrekte und eigenständige Bearbeitung des Posteingangs in einem Unternehmen dar.
Welche zentralen Themenfelder werden bearbeitet?
Die Themen umfassen die betriebliche Postbearbeitung, die Anwendung der 4-Stufen-Methode, den Bezug zur Ausbildungsordnung sowie die methodische Vorbereitung und Durchführung von Ausbildungseinheiten.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das Ziel ist, die Auszubildende so zu befähigen, dass sie den täglichen Posteingang selbstständig und fehlerfrei bearbeiten kann, ohne dass eine ständige Kontrolle durch den Ausbilder notwendig ist.
Welche wissenschaftliche Methode wird für die Unterweisung gewählt?
Es wird die 4-Stufen-Methode eingesetzt, da sie eine schrittweise Heranführung an komplexe Aufgaben ermöglicht, verschiedene Sinnesdimensionen anspricht und die Lernmotivation fördert.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die methodische Begründung, die detaillierte Beschreibung der vier Ausbildungsstufen und die Darstellung des konkreten Unterweisungsablaufs inklusive der Lernerfolgskontrolle.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Zentrale Begriffe sind Posteingang, 4-Stufen-Methode, Bürokaufleute, Ausbildungsrahmenplan, Unterweisung sowie Prozesssicherheit.
Wie wird mit vertraulicher Post in der Unterweisung umgegangen?
Der Auszubildenden wird beigebracht, dass als "persönlich" oder "vertraulich" gekennzeichnete Sendungen verschlossen bleiben müssen und ausschließlich dem adressierten Empfänger zuzuführen sind.
Warum ist der Einsatz des Posteingangsstempels für den Lernerfolg wichtig?
Die korrekte Anwendung des Stempels stellt sicher, dass Rechnungen und Angebote nachvollziehbar dokumentiert werden, was für die administrativen Büroabläufe und die wirtschaftliche Arbeitsweise essenziell ist.
- Quote paper
- Katrin Hinz (Author), 2004, Bearbeitung des Posteingangs , Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/35224
