Leseprobe
Inhaltsverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Problemstellung und Zielsetzung
1.2 Gang der Untersuchung
2 ERP Systeme
2.1 Funktion eines ERP Systems
2.2 Bedeutsamkeit eines ERP Systems
3 Definition Systemanalyse
4 Vorgehensmodell der Systemanalyse
4.1 Projektbegründung
4.2 Istanalyse
4.3 Sollkonzept
4.4 Realisierung
4.5 Implementierung
5 Beantwortung der Leitfrage
6 Fazit
Literaturverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
Abb. 1: Vorgehensmodell der Systemanalyse im Unternehmen
Abb. 2: Projektbegründung
Abb. 3: Istanalyse
Abb. 4: Sollkonzept
Abb. 5: Realisierung
Abb. 6: Auswahlkriterien Standardsoftware versus Eigenentwicklung
Abb. 7 Implementierung
1. Einleitung
1.1. Problemstellung und Zielsetzung
Beim Vorgang einer Systemanalyse wird von einer betriebswirtschaftlichen Problemstellung gesprochen, bei dem ein konkreter Plan für ein größeres und längerfristiges Vorhaben entworfen wird. Hiebei kommen zwei Möglichkeiten in Betracht, zum einen könnte sich das Unternehmen bei Neugründung eines Unternehmens ein vollständiges ERP System bzw. Informationssystem anschaffen, oder aber ein bereits etabliertes Unternehmen mit bestehendem ERP System gibt ein neues und besseres ERP System durch eine problemorientierte Analyse in Auftrag. Der Unterschied der beiden Möglichkeiten liegt in dem Fokus der Analyse, der bei Letzterem aufwendiger bzw. auch von strategischer Bedeutung ist. Der zu untersuchende Schwerpunkt dieser Hausarbeit liegt in der Systemanalyse von Unternehmen, die bereits etabliert sind und eine aufwendige Analyse benötigen.
1.2. Gang der Untersuchung
Um die Leitfrage zu beantworten: „Was ist eine Systemanalyse und warum ist sie entscheidend für eine erfolgreiche Einführung eines ERP Systems?“ Wird der Kern dieser Frage zunächst einmal beantwortet, und zwar mit der Aufmerksamkeit auf ein ERP System, mit dem Hintergrund, welche Funktion ein ERP-System hat und weshalb es von erheblicher Bedeutung für ein Unternehmen ist? Daraufhin wird nach dem Modell von Hermann Krallmann auf das Vorgehensmodell der Systemanalyse eingegangen. Dieser wird innerhalb der Hausarbeit ausführlich beschrieben und charakterisiert daher die Hausarbeit. Abschließend wird die Leitfrage vollständig beantwortet und noch einmal Stellung genommen auf das persönliche Fazit des Autors dieser Hausarbeit.
2. ERP Systeme
2.1. Funktion eines ERP-Systems
ERP ist die Abkürzung für Enterprise Ressource Planning und gehört zur betriebswirtschaftlichen Softwarelösung zur Planung, Steuerung und Kontrolle von Geschäftsprozessen. ERP-Systeme stehen für die Systemintegration der gesamten finanz- und warenwirtschaftlich orientieren Wertschöpfungskette.1 Dabei umfasst es alle Teilprozesse von der strategischen und operativen Planung über Herstellung, Distribution bis zur Steuerung von Auftragsabwicklung. Ein derartiges System verknüpft insbesondere Informationen über Finanzen, personelle Ressourcen, Produktion, Vertrieb und Einkauf. Es verbindet u.a. Kundendatenbanken, Auftragsverfolgung, und Lagerverwaltung.2
2.2. Bedeutsamkeit eines ERP-Systems
Es gibt insgesamt zwei Gesichtspunkte über die Beurteilung der Wichtigkeit eines ERP-Systems. Einerseits wird in der Theorie über die Bedeutsamkeit eines ERP-Systems gesprochen, andererseits entscheidet aber die Praxis darüber, inwiefern ein ERP-System schlussendlich benötigt wird. Das Zweite kann in dieser Hausarbeit nicht behandelt werden. Im Grunde genommen unterstützen ERP-Systeme Unternehmen zur Koordination von bestehenden Geschäftsprozessen. Sie machen Geschäftsprozesse effizienter, da alle Prozesse mit einer Software gesteuert und abgewickelt werden können. Dadurch sind keine Insellösungen durch den Einsatz vieler separater Programme mehr nötig. Ein wichtiger strategischer Wettbewerbsvorteil des Einsatzes von ERP-Software für vor allem kleine und mittelständische Unternehmen ist die Zeiteinsparung. Durch den Einsatz einer ERP-Software können sich die Mitarbeiter auf andere Aufgaben konzentrieren und an ihren Mitbewerbern vorbeiziehen.3 Das sind einige Funktionen eines ERP-Systems, die zur Beantwortung der Leitfrage berücksichtigt werden. Als Beispiel wird ein Online-Shop herangezogen, der bereits viele Jahre auf dem Markt etabliert ist. Der Schwerpunkt dieser Firma liegt in dem Verkauf von Stofftieren. Ein weiterer Vorteil von ERP-Systemen liegt in der Fehlervermeidung. Die Fehlerquelle beim Übertragen von Daten wird dadurch vermieden, dass die Daten zentral abgespeichert sind und eine Übertragung somit nicht mehr notwendig ist.4 Befindet sich nun ein Fehler bei dem sogenannten Online- Shop, und die Lagerbestände von Stofftieren werden dadurch bspw. nicht mehr im Online-Shop angezeigt, muss das Unternehmen Verluste einbuchen und hat dadurch Opportunitätskosten, die zu den bestehenden Fixkosten des Unternehmens hinzu kommen.
3. Definition Systemanalyse
Die Systemanalyse ist ein systematischer und praxiserprobter Ansatz zur modellbasierten Analyse des komplexen Unternehmensgegenstands. Dabei werden der Aufbau sowie die inneren und äußeren Funktionalitäten einer Organisation untersucht und bewertet, um für eine definierte Problemstellung eine Lösung zu gestalten.5 Die Systemanalyse beschreibt Ansätze mit speziellen Modellierungsverfahren zur Analyse der Organisation, um auch Potenziale aufdecken zu können. Ziel der Systemanalyse ist es, in einem schwer nachvollziehbaren und komplexen Umfeld, zukunftsfähige und effiziente Organisationsstrukturen, Geschäftsprozesse, IT-Architekturen, Informationssysteme und Kommunikationsnetzwerke zu etablieren.6
4. Vorgehensmodell der Systemanalyse
Beim Anwenden einer Systemanalyse wird, vor dem Hintergrund der betriebswirtschaftlichen Problemstellung, der jetzige Istzustand analysiert und daraufhin ein Sollkonzept erstellt, die Differenz bzw. der Unterschied zwischen diesen beiden Stufen, sind die Potenziale, die an den Unternehmenszielen ausgerichtet sind. Das Vorgehensmodell der Systemanalyse gliedert sich insgesamt in fünf Phasen und wird im Grunde genommen deshalb zur Anwendung hinzugezogen, um eine strukturierte und systematische Vorgehensweise zu gewährleisten.7 Vorgehensmodelle umfassen somit Informationen über die zeitliche und logische Reihenfolge der Aufgaben sowie Angaben zu den Zielen einzelner Aktivitäten und den dabei anzuwendenden Methoden: Projektbegründung, Istanalyse, Sollkonzept, Realisierung und Implementierung.
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abbildung 1: Vorgehensmodell der Systemanalyse im Unternehmen 8
Diese Phasen werden nicht hartnäckig durchgegangen, sondern viel mehr als iterative, heuristische und rückgekoppelte Prozesse verstanden. Das bedeutet, dass Prozesse zum einen immer wiederholt, eine Lösung mit begrenztem wissen und wenig Zeit definiert, und zum anderen Wirkungszusammenhänge ständig überprüft werden.9 Der Systemanalytiker sollte zudem offen für die Unternehmenskultur bzw. die „Eigenheiten“ des Unternehmens sein, um sich anzupassen oder zumindest diese zu respektieren mit dem Übergeordneten Ziel, einen verzögerungsfreien Projektablauf sicherzustellen.10 Die fünf Phasen werden von zwei unterstützenden Flanken kontinuierlich begleitet, dem Projektmanagement und der Partizipation. Projektmanagement wird definiert durch Planung, Steuerung und Kontrolle, wobei die Partizipation die permanente Einbeziehung der von der Analyse betroffenen Mitarbeiter durch Informationen und Mitbestimmungsmöglichkeiten dargestellt wird.
4.1. Projektbegründung
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abbildung 2: Projektbegründung 11
Die erste Phase des Vorgehensmodells, die Projektbegründung, umfasst alle Aktivitäten zur Initialisierung eines Projektes. Wesentliche Aufgaben dieser Phase sind die Zielanalyse, die Abgrenzung des Untersuchungs- gebietes, Handlungsanweisungen für die Projektdurchführung (z.B. Beteiligung der Benutzer) sowie die Festlegung von Eckdaten für Kosten und Projektdauer. Die Zielanalyse ist eines der wichtigsten Punkte der Projektbegründung, denn die darauf Folgenden Handlungen basieren auf Grundlage des Ziels, und sollten diesem Zweck unterstützen, um den Projekterfolg zu gewährleisten. Da Ressourcen wie Zeit und Geld stets knapp sind, spielt in diesem Zusammenhang die Abgrenzung des Untersuchungsgebiets auch eine bedeutende Rolle.12
4.2. Istanalyse
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abbildung 3: Istanalyse 13
Die zweite Phase der Systemanalyse innerhalb des Vorgehensmodells, ist die Istanalyse, die sich in die Istaufnahme, die Istdokumentation und die Potenzialanalyse gliedert. Die Istaufnahme richtet sich entsprechend der Zielstellung der Systemanalyse auf die Erfassung von Zielen, Arbeitsabläufen, Tätigkeiten und Anforderungen an das System. Die Mitarbeiter werden innerhalb der Istaufnahme durch Partizipation an dem Projekt beteiligt, um diesen Prozess allerdings zu gewährleisten, ist ein gegenseitiges Vertrauensverhältnis zwischen Systemanalytiker und Mitarbeiter unabdingbar. Um diesen Weg zu unterstützen, müssen die Mitarbeiter daher frühzeitig über die Systemanalyse und ihrem Sinn und Zweck informiert werden. Mit dem Hintergrund, dass Mitarbeiter und Systemanalytiker auf sachlicher Ebene diskutieren können. Trotzdem bestehen bei den Auftraggebern einer Systemanalyse häufig Vorbehalte gegen eine intensive Erhebung des gegenwärtigen Zustands, da sie annehmen, alle Arbeitsabläufe und Tätigkeiten nicht verbessern zu können. Da die Informationen der Systemanalyse allerdings den Fortbestand des Projektes sichern, ist in dem Zusammenhang die dafür geplante Zeit gegenüber den Auftraggebern entsprechend zu begründen. Die Istdokumentation folgt im Vorgehensmodell der Systemanalyse auf die Istaufnahme und dient der schriftlichen Fixierung und Formalisierung des erhobenen Istzustands und der Ergebnisse der Potenzialanalyse.14 Die Istdokumentation ist daher keine Phase, die zwischen Istaufnahme und Potenzialanalyse eingeordnet wird, sondern vielmehr eine unterstützende Tätigkeit während dieser beiden Phasen. Die Istdokumentation wird durchgeführt, um Lücken innerhalb der Istaufnahme entgegen zu wirken, die durch die Zusammenlegung der einzelnen Erkenntnisse auf die Vollständigkeit geprüft werden können. Darüber hinaus können komplexe Zusammenhänge mit den Auftraggebern und den beteiligten Mitarbeitern einfacher in einem Bild oder Modell kommuniziert werden.15 In der Potenzialanalyse, der letzten Unterphase der Istanalyse, werden im Rahmen der Zielsetzung die erhobenen Fakten kritisch analysiert, um Potenziale zu erkennen und sie zu begründen. Einfach ausgedrückt sind Potenziale Schwachstellen, die im Rahmen der Systemanalyse behoben werden können. Auch in der Phase werden die Mitarbeiter durch Partizipation beteiligt, um vom Wissen der Mitarbeiter zu profitieren und Fehler in der Wahrnehmung der Schwachstellen zu vermeiden. Dabei sind vom Mitarbeiter selbst erkannte Fehler weniger peinlich. Sie können beispielsweisen nach folgende Kriterien kategorisier werden: Organisatorische, informationelle, technische und sonstige Potenziale.16
[...]
1 Vgl. SoftSelect GmbH (Hrsg.), 2015, Definition und Erklärung ERP.
2 Vgl. Wild, Alexander, 2013, Was ist ERP.
3 Vgl. Udo Terschanski (Hrsg.), 2015, Die Vorteile im Überblick.
4 Vgl. Udo Terschanski (Hrsg.), 2015, Die Vorteile im Überblick.
5 Krallmann et al., 2013, S. 41-42.
6 Krallmann et al., 2013, S. 2.
7 Krallmann et al., 2013, S. 117.
8 Entnommen aus Krallmann, 2013, S. 118.
9 Krallmann et al., 2013, S. 119.
10 Krallmann et al., 2013, S. 122.
11 Eigene Darstellung
12 Krallmann et al., 2013, S. 127.
13 Eigene Darstellung
14 Krallmann et al., 2013, S. 150.
15 Krallmann et al., 2013, S. 150.
16 Krallmann et al., 2013, S. 154-155.