Unternehmen sind oft zu einem Internen Kontrollsystem (IKS) verpflichtet. Meistens meint man es jedoch zu gut mit der Einführung von Kontrollen.
Diese Arbeit versucht, derartige Überhäufung zu vermeiden und auf das Wesentliche zu beschränken. Was benötigt eine Unternehmung, um ein effizientes IKS nachzuweisen?
Inhaltsverzeichnis
1. Ausgangslage
2. Problem-, Zielformulierung und Abgrenzung
2.1. Problem
2.2. Zielsetzung
2.3. Abgrenzung
3. IKS (Soll-Zustand)
3.1. IKS Inhalt & Ziele
3.2. IKS Organisation
3.3. Methodisches Vorgehen
3.3.1. LEAN Management
3.3.2. Risikoprozess
3.3.3. Abwägung
4. Aktueller Zustand
4.1. Problem 1: Prozesse
4.2. Problem 2: Risiken
4.3. Problem 3: Kontrollen
5. GAP Analyse
5.1. Prozesse
5.2. Risiken
5.3. Kontrollen
6. Lösungskonzept
6.1. Lösungsschritte
7. Fazit
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit untersucht das Interne Kontrollsystem (IKS) eines Schweizer KMU mit dem Ziel, bestehende Überadministrierungen abzubauen, die Effizienz der Prozesse zu steigern und eine risikoorientierte, schlanke Kontrollstruktur zu etablieren.
- Analyse des aktuellen IKS-Umfangs und Identifikation von Ineffizienzen
- Evaluation von Methoden zur Optimierung der Prozess- und Kontrolldokumentation
- Entwicklung eines risikobasierten Lösungskonzepts (Ziel-Risiko-Kontrolle)
- Definition eines jährlichen Überwachungs- und Audit-Zyklus zur nachhaltigen Verbesserung
Auszug aus dem Buch
4.3. Problem 3: Kontrollen
Der damalige Finanzchef erstellte ein IKS Umfeld, welches sehr auf Revisionstauglichkeit ausgelegt war. Die Prozesse und Kontrollen dienten dazu, die finanziellen Risiken abzusichern und möglichst ohne grossen Rückfragen die Revision zu bestehen und die Existenz des IKS nachzuweisen.
Dies führte zu der grossen Anzahl Kontrollen, welche den entsprechenden Prozessen hinterlegt sind. Im Anhang ist beispielhaft ein Abbild eines Prozesses im Kreditorenbereich dargestellt. Dieser umfasst 5 Kontrollen, davon 4 Schlüsselkontrollen (mit SK vermerkt). Oft ist eine Kontrolle lediglich ein Visum, welches am Ende des Prozesses auf ein Stück Papier getätigt wird. Leider wird dieses Papier nur durch ein Visum abgezeichnet, dass man nicht mehr von dedizierter Kontrolle sprechen kann. Von entscheidender Bedeutung war wohl nicht die Qualität der Kontrollen, sondern die Quantität.
Viele Prozesse sind nach Auffassung des Autors zu detailliert beschrieben und mit mehreren Prozesskontrollen untermauert. Nebst den Prozess-Kontrollen umfasst das IKS noch weitere 41 Schlüsselkontrollen, welche in 19 Kontrollbeschreibungen hinterlegt sind.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Ausgangslage: Die Arbeit beschreibt die Ausgangssituation eines Schweizer KMU, das aufgrund gesetzlicher Revisionspflichten ein IKS vorhalten muss.
2. Problem-, Zielformulierung und Abgrenzung: Es wird dargelegt, dass das aktuelle IKS zu umfangreich und ineffizient ist, weshalb ein optimiertes, risikoorientiertes Modell angestrebt wird.
3. IKS (Soll-Zustand): Dieses Kapitel definiert die Anforderungen an ein IKS sowie die methodischen Ansätze, wie eine effiziente Risiko- und Kontrollstruktur gestaltet sein sollte.
4. Aktueller Zustand: Hier werden die Defizite des derzeitigen Systems hinsichtlich zu vieler Prozesse, nicht angepasster Risiken und ineffizienter Kontrollen aufgezeigt.
5. GAP Analyse: Das Kapitel leitet aus den Schwachstellen konkrete Lücken ab, die durch das neue Lösungskonzept geschlossen werden müssen.
6. Lösungskonzept: Vorstellung des neuen Ansatzes zur Prozessoptimierung, inklusive einer klaren Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Implementierung und Überwachung.
7. Fazit: Zusammenfassende Bewertung des Optimierungspotenzials und Bestätigung, dass das IKS durch ein qualitatives Scoping effizienter gestaltet werden kann.
Schlüsselwörter
IKS, Internes Kontrollsystem, KMU, Prozessmanagement, Risikomanagement, Effizienz, Schlüsselkontrollen, ZRK-Liste, Revision, Unternehmensführung, Prozessoptimierung, Risikoprozess, Interne Revision, Controlling, Überadministrierung.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Optimierung des Internen Kontrollsystems (IKS) in einem Schweizer KMU, das unter einer ineffizienten Überadministrierung leidet.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die Schwerpunkte liegen auf der Analyse von Geschäftsprozessen, dem Risikomanagement, der Gestaltung effizienter Kontrollen und der nachhaltigen Überwachung mittels eines IKS-Jahresplans.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das Ziel ist es, ein überarbeitetes, risikoorientiertes IKS-Konzept zu erstellen, das Prozesse verschlankt und den administrativen Aufwand minimiert, ohne die regulatorische Konformität zu gefährden.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Der Autor nutzt eine GAP-Analyse, um von der aktuellen Schwachstellenanalyse zu einem systematischen Lösungskonzept zu gelangen, basierend auf der Risikoprozess-Methode (ZRK-Liste).
Was wird im Hauptteil behandelt?
Im Hauptteil erfolgt eine kritische Bestandsaufnahme des aktuellen IKS, eine Analyse der Prozess- und Kontrollschwächen sowie die Ausarbeitung eines konkreten fünfstufigen Lösungsschrittplans.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die Arbeit ist geprägt durch Begriffe wie IKS, Prozessoptimierung, Risikomanagement, Schlüsselkontrollen und Effizienzsteigerung in KMU.
Warum ist das aktuelle IKS der MUSTER AG problematisch?
Das System ist zu detailliert, unübersichtlich und umfasst zu viele Kontrollen ohne Mehrwert, was die Prozesse verlangsamt und die Effizienz beeinträchtigt.
Was bedeutet das "Prozess-Kontroll-Dreieck"?
Es visualisiert das Spannungsfeld zwischen Effizienz, Wirksamkeit und Nachvollziehbarkeit, um den Fokus bei der Prozessüberarbeitung korrekt zu setzen.
Wie soll das "Monitoring" des IKS zukünftig erfolgen?
Durch einen IKS-Jahresplan, in dem Verantwortlichkeiten klar definiert sind und durch ein periodisches internes Audit mit Aktionsplan unterstützt werden.
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- Reto Wicki (Author), 2015, "Weniger ist oft mehr". Der richtige Umgang mit internen Kontrollsystemen, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/356588
