Manual de Procedimientos para Mantenimiento de Equipos de Computo

Presentación

En el presente documento se van establecer los puntos estratégicos que se deben tener en cuenta antes durante y después de la ejecución de procesos de mantenimiento de equipos de cómputo. La iniciativa para la creación del presente manual surge con base en la gran variedad de situaciones adversas que se puede presentar durante la ejecución de esta importante labor; en especial es aspectos que trascienden a la intervención técnica como la falta de aplicación se procedimientos seguros tanto para proteger los equipos como la integridad personal, poca formalización y documentación del estado de recepción de los equipos y otros factores que puede conllevar a que la relación usuario y prestador del servicio genere algunos puntos de tensión considerables.

No podemos ser ajenos al crecimiento exponencial de vinculación tecnológica en empresas y hogares lo que por ende significa un importante crecimiento en la demanda de servicios de mantenimiento de equipos de cómputo y con la necesidad de que el servicio sea mejor prestado y más significativo para los usuarios y los prestadores del servicio coloco a su disposición los siguientes puntos estratégicos que buscan mejorar y cultivar las relaciones entre los actores del proceso.

Mantenimiento preventivo

Es aquel que se hace con anticipación y de manera programada con el fin de evitar desperfectos; el mantenimiento preventivo consiste en dar limpieza general al equipo de computo, realizar ajustes, lubricación, calibración y confirmar su correcto funcionamiento; en el caso de las computadoras, el mantenimiento se puede dividir en dos, el que se le da al equipo (físico) y el que se le da a los programas instalados (lógicos).

Procedimiento:

1. Hacer una inspección física del equipo y sus periféricos para detectar características especiales como rayones, manchas, golpes etc. Igualmente de esta inspección se obtiene como resultado el tipo de herramientas que se deben utilizar según el equipo objeto del mantenimiento preventivo.
2. Verificar el correcto funcionamiento de cada uno de los periféricos y componentes principales del equipo. Recordemos que el principal objetivo de éste tipo de mantenimiento es prevenir fallas no solucionar problemas. Si existen problemas de un grado considerable de complejidad se debe informar al usuario que el equipo necesita un mantenimiento correctivo.
3. Adecuar un área de trabajo amplia, limpia y que cumpla con las condiciones mínimas de seguridad electrónica, industrial y salud ocupacional.
4. Preguntar por la existencia de planos técnicos del equipo y si existen utilícelos para el ensamble y desensamble del mismo.
5. Informar al usuario todos los detalles encontrados en el equipo antes de dar inicio al mantenimiento preventivo.
6. Apagar el equipo, desconectar de la red eléctrica y de datos si es del caso, desconectar todos los periféricos y trasladar el equipo al área de trabajo siguiendo las normas de seguridad dispuestas para ello.
7. Descargar el cuerpo de energía estática, no utilizar elementos de conducción eléctrica como anillos y pulseras, evitar el uso de manga larga y utilizar los elementos de protección.
8. Retirar las carcasas de protección externas y observar detalladamente la distribución y conexión de los componentes internos del equipo. Comparar con el plano técnico si existe, caso contrario hacer un diagrama de conexión que pueda ser utilizado durante el ensamble del equipo.
9. Extraer los componentes en orden de complejidad (menor a mayor) y ubicarlos en el mismo orden de desensamble de tal forma que el primero en salir sea el último en entrar.

Para dar más claridad a éste punto se debe tener en cuenta que los componentes más externos son los de menor complejidad y a medida que se vamos retirando partes encontraremos cada vez componentes de mayor complejidad; un ejemplo de ello es que la fuente de poder es un componente muy externo y fácil de retirar pero para llegar al procesador debemos retirar primero otros componentes.

10. Almacenar de forma segura y ordenada la tornillería de cada componente; tenga en cuenta que los tornillos tienen un uso específico.

11. Limpie cada componente con los elementos físicos y químicos adecuados para éste teniendo en cuenta que se debe evitar al máximo el contacto directo de las partes electrónicas con las manos del técnico.

12. Luego de tener limpios los componentes observar detalladamente su estado físico para determinar si están siendo afectados por corrosión, levantamiento de pistas, cristalización de soldadura etc. E informar al usuario cualquier tipo de anomalía.

13. Efectúe lubricación, calibración y ajustes de los componentes que así lo requieran

14. Ensamble el equipo teniendo en cuenta que los componentes que salieron de últimos deben entrar de primeros. Utilice el plano técnico del equipo ó el diagrama de conexión creado por usted.

15. Antes de colocar las carcasas de protección externas verifique que las entradas y salidas de aire no se encuentran obstruidas por cables u otros componentes.

16. Asegúrese que cada componente posee los tornillos necesarios para estar asegurado, de no ser así complete la tornillería faltante.

17. Tape el equipo y efectúe la limpieza externa del mismo.

18. Utilice los instrumentos de medición necesarios para hacer una verificación de los puntos de conexión eléctrica en los cuales será conectado el equipo.

19. Verifique el estado de la superficie en la que será ubicado el equipo para descartar inestabilidad, humedad y otros factores que puede afectar el normal funcionamiento del equipo. Si encuentra alguna novedad informe al usuario.

20. Trasladar el equipo al área de trabajo siguiendo las normas de seguridad dispuestas para ello.

21. Conectar el equipo con todos sus periféricos, encenderlo y hacer la revisión de software para los equipos que así lo requieran (en este momento se debe hacer el mantenimiento preventivo al software)

22. Probar el funcionamiento de cada uno de los componentes del equipo.

23. Diligenciar el formato de ejecución de mantenimiento preventivo.

24. Entregar el equipo al usuario y hacer firmar el formato como evidencia de que es recibido a satisfacción.

Diagrama de flujo

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Mantenimiento correctivo

A diferencia del mantenimiento preventivo, el mantenimiento correctivo no se hace de forma programada ni periódica; éste tipo de mantenimiento se ejecuta luego de presentarse una falla con un nivel considerable de complejidad que impide el normal funcionamiento del equipo. La principal finalidad del mantenimiento correctivo es detectar la falla del equipo y repararla para devolver al equipo su estado normal de funcionamiento. Al realizar el mantenimiento correctivo NO siempre se detecta el origen de falla.

1. Hacer una inspección física del equipo y sus periféricos para detectar características especiales como rayones, manchas, golpes etc. Igualmente de esta inspección se obtiene como resultado el tipo de herramientas que se deben utilizar.
2. Determinar si la falla es de hardware, software ó externa al equipo como por ejemplo de la red eléctrica o de datos
3. si es una falla externa asesorar al usuario en el tipo de mantenimiento que debe solicitar.
4. Fallas de software: determinar si es problema de software aplicativo, de control, especial o del sistema operativo.
5. Solicitar el manual técnico para el caso de software aplicativo y especial, analizarlo para identificar y resolver la falla.
6. Para el software de control buscar actualizaciones de acuerdo a la versión del sistema operativo del equipo.
7. Fallas de sistema operativo: asegurar la información del usuario, relacionar todo el software instalado en el equipo, hacer copia de la base de datos del software de control, documentar la configuración especial del equipo (datos de la red, correo electrónico, enlaces favoritos, cuentas de usuario etc.).
8. si es necesaria la reinstalación del sistema operativo acudir a un manual para realizar ésta actividad asegurando primero la existencia de los instaladores y licencias de todo el software con el cuenta el equipo.
9. Restaurar todas las configuraciones garantizando que el equipo presente las opciones con las que el usuario está identificado.
10. Fallas de hardware: teniendo en cuenta el tipo de falla que este presentando el equipo analice la función que cumple cada componente para poder determinar que parte o partes están fallando.
11. Luego de tener plenamente identificado el/los componentes que están fallando retírelos del equipo, hagas las pruebas necesarias para determinar si es posible repararlo de lo contrario reemplácelo por uno de características similares para no alterar el normal funcionamiento del equipo.
12. Si el componente que va a ser reemplazado es un dispositivo de almacenamiento tenga en cuenta que debe trasladar la información que se encuentra almacenada en él.
13. Después de hacer cambios en algún componente de hardware ó software realice pruebas de rigor para identificar si el equipo presenta más fallas, si es necesario utilice software de diagnóstico.
14. Realice pruebas de funcionamiento en presencia del usuario para que él certifique que el equipo ha sido reestablecido a su funcionamiento normal.
15. Entregue las partes que fueron reemplazadas y explique al usuario que tipo de falla presentan.
16. Si usted logró determinar el origen o causa de la falla hágaselo saber al usuario y déle recomendaciones para evitar que suceda nuevamente.
17. Diligenciar el formato de ejecución de mantenimiento correctivo.
18. Hacer firmar el formato como evidencia de que es recibido a satisfacción.

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Mantenimiento predictivo

Mantenimiento basado fundamentalmente en detectar una falla antes de que suceda, para dar tiempo a corregirla sin perjuicios al servicio, ni detención de la producción, etc. Estos controles pueden llevarse a cabo de forma periódica o continua, en función de tipos de equipo, sistema productivo, etc.

Realmente hay gran similitud entre los conceptos de mantenimiento preventivo y predictivo, pero el segundo se basa en la predicción de fallas teniendo en cuenta que por mucha prevención que se tenga siempre se van a presentar y por lo general cuando menos lo esperamos lo que da lugar a grandes traumatismos en el desarrollo normal del trabajo.

Por lo anterior para ejecutar el mantenimiento preventivo en los equipos de cómputo del sena (centro de automatización industrial) se definen políticas que cubren aspectos de seguridad, funcionamiento, legalidad y manejo entre otras así.

1. Antes de colocar equipos nuevos en servicio se debe levantar su inventario físico (hoja de vida).
2. Se debe crear un método que facilete la y agilice la reinstalación del sistema operativo con todos sus aplicativos (imágenes, backup del sistema, etc.).
3. Instalar software antivirus manejado por consola (red) que permita la administración de todas las terminales para no trasladar ésta labor al usuario.
4. Implementar herramientas de backup para los equipos que manejan procesos de mayor importancia.
5. Las cuentas de usuario debe tener permisos de acuerdo con las tareas que se van a desarrollar en ellos.
6. Hacer periódicamente análisis de la utilización del espacio de almacenamiento.
7. No instalar actualizaciones del sistema operativo hasta no comprobar su funcionamiento.
8. Analizar estadísticamente la duración de los consumibles para reemplazarlos en el momento indicado.
9. Controlar la carga que soporta cada circuito eléctrico.
10. Supervisar la ubicación física de los equipos (evitar problemas de ventilación, vibración etc.).
11. El inicio de sesión debe ser validado (localmente ó en red).
12. En los equipos solo puede instalarse software licenciado.
13. Hacer planes de renovación tecnológica para los equipos con más de 4 años de uso.
14. Enviar boletines informativos sobre amenazas informáticas y recomendaciones de uso para cualquier tipo de equipo.
15. Clasificar las fallas más comunes dentro de la entidad para buscar soluciones oportunas y posibles causas.