Análisis bibliográfico de la conservación de documentos digitales.

Estado actual y su costo


Redacción Científica, 2017
27 Páginas, Calificación: 5

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RESUMEN

Se realiza una revisión bibliográfica sobre el estado del arte y las tendencias del desarrollo que experimentan la conservación y preservación permanente los documentos digitales, desde los primeros tiempos de la revolución informática este aspecto han sido considerados por su importancia. Sin embargo, han sido pocas las experiencias de crear archivos digitales, debido principalmente a la dificultad para encontrar soluciones técnicas, al alto costo económico y a la ausencia de instituciones que asuman esta responsabilidad. Analizando las recomendaciones básicas y los costos a cumplir a la hora de diseñar documentos digitales para que puedan perseverar en el tiempo, las tendencias actuales y su posibilidad futura, como la herramienta fundamental que permite conservar el patrimonio histórico, científico y cultural para las futuras generaciones.

Clasificación: Artículos de revisión

Palabras clave: Conservación de documentos, bibliotecas digitales, preservación digital, aspectos económicos, costos

ABSTRACTS:

A bibliographical review on the state of the art and the development trends that the preservation and permanent preservation of digital documents is carried out, since the early days of the computer revolution this aspect has been considered for its importance. However, there have been few experiences of creating digital archives, mainly due to the difficulty in finding technical solutions, the high economic cost and the absence of institutions that assume this responsibility. Analyzing the basic recommendations and the costs to be fulfilled in the design of digital documents so that they can last in time, the current trends and their future viability, as the fundamental tool that conserves the historical, scientific and cultural heritage for the future generations.

INTRODUCCION

Al adentramos en la era electrónica, donde los objetos digitales abarcan extensas colecciones, es importante saber que estamos dentro de una época donde mucho de lo que sabemos hoy, mucho de lo que está codificado y escrito electrónicamente, se perderá para siempre. Estamos viviendo en medio de la edad media digital. En consecuencia, igual que los monjes del pasado, les toca a bibliotecarios, archiveros y trabajadores estadísticos, hacerse cargo de la tradición de conservar la historia y el patrimonio documental de nuestros tiempos (Kuny, T, 1998)

Según (UNESCO, 2003) Con esta máxima podemos imaginar la gran importancia del acontecimiento electrónico en que vivimos los trabajadores que usan el almacenamiento y guarda digital. Por lo que conservar los documentos digitales y electrónicos presenta un gran reto para los profesionales, la vulnerabilidad de los soportes, y el avance tecnológico indescriptiblemente rápido y la rápida obsolescencia de los soportes hace que la información contenida en soportes digitales corra un gran riesgo, algunos autores propone algunos criterios para la conservación de los soportes y la conservación de la información.

El interés por el archivo de los documentos digitales ha crecido a medida que se generaliza el comercio electrónico, es el hecho que hace más evidente la necesidad de capturar y perpetuar las transacciones realizadas telemáticamente.

¿Qué sentido tiene garantizar la seguridad de una transacción electrónica y la autenticidad de sus intervinientes y de su contenido, si esta información no puede ser utilizada como evidencia un tiempo después? La automatización ha hecho posible la expansión del comercio electrónico, pero al mismo tiempo se han acentuado las dificultades para la conservación a largo plazo de los documentos digitales: (UNESCO, 2003.)

Los procesos de almacenamiento digitales ayudan a reducir los costos operativos y se utiliza para guardar datos y usarlos como programas o información de cualquier tipo. Entre los procesos de almacenamiento se destaca la conservación de los documentos intactos a lo largo del transcurso del tiempo, los documentos no se deterioran ya que se encuentran como archivos digitales. Es posible duplicar y enviar los documentos a través de medios digitales (sin sacarlo de su ubicación). Aplicando las nuevas tecnologías el almacenamiento digital no está considerado aún como un método duradero aunque actualmente se realizan investigaciones científicas para ganar en calidad y durabilidad de los diferentes soportes.

Los soportes de almacenamiento digital tienen menos esperanza de vida y requieren de la existencia de tecnologías para acceder a los mismos que cambian a una velocidad incluso mayor que los propios formatos; además, se deterioran fácilmente ocasionando la pérdida de la información.

El principal beneficio es que permiten manejar una mayor cantidad de información en menor tiempo y espacio.

Las nuevas tecnologías electrónicas de la información permiten que el manejo de la información sea más rápido y más práctico además, incrementan las oportunidades de comunicación y cooperación en todas las actividades bibliotecarias y archivísticas de información, el desarrollo tecnológico ha permitido crear dispositivo electrónicos que han hecho evolucionar la forma de realizar estos procesos (Pascual Fernández M, 2011).

Entre los dispositivos electrónicos que hoy se manejan en las bibliotecas y diferentes Departamentos de la salud, están los destinados al almacenamiento y recuperación de la información; los servicios en línea y las redes (como Internet); bases de datos referenciales y bibliográficas, repositorios, sistemas para almacenamiento de datos estadísticos, que apoyan los servicios al público, entre estas, están las que incluyen las publicaciones electrónicas almacenadas en texto completo, enciclopedias, diccionarios, Anuarios estadísticos, índices, bases de datos de registros médicos, entre otras.

La automatización ha apoyado las actividades archiveras, el almacenamiento de la información, de tal forma que, el flujo de ella a nivel mundial es más rápido y eficiente. Por lo anterior, se puede observar que la introducción de los sistemas automatizados ha sido útil, debido a que el hecho de almacenar de manera compacta y manejar por medios electrónicos toda la información generada por los distintos sectores de la sociedad, político, económico, industrial y educativo, ha significado un importante ahorro de tiempo, espacio, personal, costos y mayor rapidez al momento de proporcionar la información que requieren los usuarios. (Pascual Fernández M, 2011)

La UNESCO ha reconocido la importancia del problema de la conservación de los documentos electrónicos y por ello ha redactado la Carta para la preservación del patrimonio digital.

En el artículo 3 de la misma se reconoce el peligro de pérdida a que están sometidos estos materiales y se afirma: «El patrimonio digital del mundo corre el peligro de perderse para la posteridad. Contribuyen a ello, entre otros factores, la rápida obsolescencia de los equipos y programas informáticos que le dan vida, las incertidumbres existentes en torno a los recursos, la responsabilidad y los métodos para su mantenimiento y conservación y la falta de legislación que ampare estos procesos.( Barrueco JM 2014)

Si bien el problema de la preservación digital es arduo y complicado, y en cuanto que los principales implicados en el tema de la conservación son bibliotecas y archivos, es importante notar que los productores de documentos pueden facilitar la tarea desde el momento mismo del diseño de los documentos. El proceso de preservación y archivo se hace de forma más eficiente cuando se pone atención en las cuestiones de consistencia, formatos, normalización y descripción bibliográfica en los primeros pasos del ciclo de vida de la información. Por ello, se enfatiza la importancia de considerar buenas prácticas de conservación en todos los estados del ciclo de vida de gestión de la información: creación, adquisición, catalogación, almacenamiento, preservación y acceso a estas fuentes.

Un aspecto relevante le concierne al costo de estos procesos de conservación y preservación de la información digital. El cálculo de los costos es uno de los puntos débiles más importantes de la gestión de la preservación digital. Si bien se trata de una actividad reciente en el tiempo, aún se encuentra lejos de haber alcanzado un consenso y un compromiso general sobre su necesidad, más allá de la comunidad implicada en su práctica.

Tanto en el sector público, como en el privado, se coincide en que hace falta conservar datos y documentos necesarios para el funcionamiento diario, para documentar y probar actos, para cubrir las necesidades propias y de terceros.

Existe la creencia bastante extendida de que los costos son de naturaleza tecnológica, y que se centran por tanto en el hardware, cada vez más barato, y en el software, que se supone incorporado en los sistemas de gestión. Un planteamiento erróneo e inviable para la preservación de información auténtica, fiable, íntegra y accesible a largo plazo.

Todavía estamos bastante lejos de poder contestar a la sencilla pregunta de ¿y esto, cuánto vale? Por eso mismo es difícil conseguir fondos para que las organizaciones implicadas y las instituciones de memoria conserven el patrimonio digital. Por esa misma falta de certeza resulta complicado convencer a quienes toman las decisiones, sobre todo en las organizaciones sin obligaciones sociales sobre ello, acostumbradas a conocer y controlar los costos de cada una de sus actividades. (Cruz Méndez J.R, Diez Carrera C.2015)

Por lo que, en la presente revisión bibliográfica nos centramos en analizar el estado del arte de las tendencias respecto a la conservación y sus recomendaciones básicas y costos a cumplir a la hora de diseñar documentos digitales para que puedan perdurar en el tiempo y sea fácil transferirlos o convertirlos a otros formatos cuando el estado de la tecnología lo requiera.

Desarrollo

En la revolución digitad y los avances tecnológicos que vivimos los trabajadores de la información y el conocimiento, donde se generan rápidamente gran número de documentos digitales, se hace imprescindible conservar la información para el futuro de los servicios públicos a los que nos debemos; gracias a la tecnología existen diversas formas para hacerlo de modo seguro y rápido con el fin de recuperar esta información y que su costo sea aceptable a la institución que posee estas gualdas .

La conservación digital consiste en una serie de actividades reguladas de modo sistemático que permite la conservación por largo tiempo del “byte stream” (serie de bytes) incluyendo los metadatos. (Los metadatos son información acerca del objeto digital, lo cual es importante si queremos retener su contexto). Esto dará acceso al material independientemente de la tecnología que cambia, en otras palabras, la conservación digital es un proceso de gestión activa que asegura el acceso al material digital en el futuro.

Es un hecho que los esfuerzos de preservación que se ponen en práctica cuando los problemas comienzan a aparecer serán posiblemente más costosos, más difíciles de tratar y menos efectivos que aquellos esfuerzos que comienzan a aplicarse mucho antes. Las organizaciones que tienen funciones tanto de creación como de preservación de objetos digitales han asimilado, de la experiencia, que el cuidado invertido al comienzo del proceso en el uso de patrones, documentación, buenas gestiones de los ficheros y otras prácticas, luego se beneficiara en menor requisito de preservación y mantenimiento. Así, las organizaciones encargadas de la conservación del patrimonio digital comienzan a participar en el proceso de creación los documentos desde las etapas iniciales.

Las dificultades de la preservación digital son arduas y complicadas, y en cuanto que los principales implicados en el tema de la conservación son bibliotecas y archivos, es importante notar que los productores de documentos tienen que facilitar la tarea desde el momento mismo del diseño de los documentos y productos que generan las bases de datos.

El proceso de preservación y archivo se hace de forma más eficiente cuando se pone atención en las cuestiones de, formatos, normalización y descripción bibliográfica en los primeros pasos del ciclo de vida de la información. (Calderón Delgado, M. A, 2008)

Por ello, se hace énfasis en la importancia de considerar buenas prácticas de conservación en todos los estados del ciclo de vida de gestión de la información: creación, adquisición, catalogación, almacenamiento, preservación y acceso.

Existen un grupo de problemas que se presentan en la conservación digital con respecto a la información

La información digital no ha sido pensada para su mantenimiento en el tiempo. esto es, que a diferencia de los materiales tradicionales que se desaparece con el paso del tiempo, la información digital simplemente existe o no existe. las amenazas tales como la obsolescencia del hardware, el software, los formatos, el envejecimiento o deterioro físico de los soportes digitales, adicional a las amenazas dentro de cada institución llevan la conservación digital a ser muy frágil y con altas posibilidades de pérdida de los datos por rotura de los medios de almacenamiento y de la rapidez de los cambios de las tecnologías, el tiempo en que se deben considerar los problemas de preservación y conservación de los documentos digitales se acorta considerablemente. El tiempo transcurrido entre la producción de los documentos y la necesidad de definir estrategias de preservación de los mismos es mucho más corto en el entorno electrónico que en el impreso. (Contreras A.L. et al, 2011)

Según Eakin y sus correspondientes coautores (2011), en la literatura revisada podemos definir desde cuando se viene tratando el tema de costo de las guardas y preservación de los documentos digitales. Sus primeros orígenes y ensayos fueron a mediados de los años 90 del siglo XX, centrándose en unos pocos factores de costos de almacenamiento, metadatos e infraestructura técnica, o en cuestiones amplias como el aumento de los costos de la comunicación académica o en la economía de las bibliotecas digitales.

Estos primeros ensayos no proporcionaron cálculos de costos explícitos, sino que comenzaron a evaluar las fases funcionales del ciclo de vida de la preservación (comenzando con la creación de los datos) y a determinar los factores de costos particulares asociados a cada etapa en el ciclo de vida.

Cuando se presenta cualquier proyecto de preservación de recursos digitales hay que incluir una valoración económica de los recursos que consideramos necesarios para su logro, así como las fuentes de financiamiento. Si bien es verdad que existen diferencias entre los conceptos de gasto y costo (considerados como el consumo o la capacidad de consumir recursos para producir o mantener estos servicios)

Es indudable que las Bibliotecas, Archivos y los Departamentos de registros médicos necesitan definir una política adecuada con respecto a este tema, y para que a lo largo de la historia se pueda preservar los productos digitales del pasado mediante la aplicación, proyectos y normas de conservación a los que hoy no se le dedica la importancia ni recursos necesarios para desarrollar este proceso.

Por lo general, a cualquier entidad que se plantea el diseño de un sistema de preservación de sus recursos digitales, siempre aparecen numerosas interrogantes referentes a:

- ¿Cuántos documentos son objeto de preservación?
- ¿Quiénes serán los usuarios de los documentos conservados?
- ¿Quá previsión de uso de los mismos puede hacerse?
- ¿Qué tipo de control de acceso se desea establecer?
- ¿Qué metadatos de preservación serán utilizados?
- ¿Trabajaremos con material informático obsoleto o con equipos y soportes de última generación?
- ¿Qué tipo de gastos se producen?, ¿dónde se generan?, (Okerson A.; Schonfeld RC, 2004)

La IFLA analizo los costos de ciclo vital del formato electrónico para dar respuesta a algunas de las variables que entonces más preocupaban a los profesionales de la información. (Okerson A.; Schonfeld RC. 2004)

- Costos para aquellas actividades del formato electrónico que por naturaleza ocurren efectivamente una sola vez:
- Desarrollo de colecciones (diferenciados por materia y tipos de materiales), Recepción e ingreso, catalogación, Servicios de enlace.
- Costos para dos actividades que son principalmente de naturaleza única pero que también tienen componentes recurrentes:
- Negociaciones y obtención de licencias.
- Procesamiento de suscripción.
- Aquellos costos que son recurrentes:
- Costos para aquellas actividades que por su naturaleza son efectivamente recurrentes, no relacionadas con el uso: – Circulación interna, Preservación, otras actividades.
- Finalmente hay costos que varían según el grado de uso denominados cotos de uso que incluyen:
- La depreciación de los terminales de trabajo del personal.
- La depreciación de los terminales de acceso público para los usuarios.

La definición del costo de la preservación del documento digital depende no sólo de los elementos derivados del ciclo de vida de los recursos, sino que para establecer una valoración fiable debemos hacer mención a otra serie de factores directamente relacionados con la preservación como son:

1) El costo de un repositorio digital y los requisitos funcionales necesarios para asegurar la preservación de los objetos digitales en el tiempo. En este bloque quedan incluidos gastos derivados de los siguientes elementos.

- Un espacio físico capaz de mantener en óptimas condiciones de temperatura y humedad los servidores encargados de conservar el elenco de bits que componen la información almacenada.
- Hardware específico tanto para archivar los recursos electrónicos en el repositorio como para asegurar la óptima funcionalidad de nuestro sistema de preservación: servidores con capacidad de almacenamiento suficiente, discos y demás soportes de almacenamiento extraíbles, equipos necesarios para llevar a cabo las copias de seguridad, redes de comunicación de alta

Velocidad capaz de recibir y transmitir información, (Okerson A.; Schonfeld RC, 2004)

Disponer de sistemas operativos actuales y obsoletos, programas específicos para la gestión y conservación de los archivos, programas de visualización de imágenes, software obsoleto para la recuperación de viejas aplicaciones.

2) Los costos derivados del personal implicado en el sistema de preservación digital.

La función que desempeñan los recursos humanos en cualquier sistema suele ser uno de los puntos más importantes y en consecuencia, el costo derivado de la contratación de trabajadores cualificados no debe ser infravalorado en la consecución del presupuesto:

- Una o dos personas dedicadas a tiempo completo para diseñar el sistema de gestión y almacenamiento de los recursos electrónicos, construirlo y mantenerlo en el tiempo. Aunque se tome un sistema dado, no cabe duda de que cada institución deberá adaptar las especificaciones del mismo a sus propias necesidades y características documentales de cada institución, en cualquier caso, entre las actividades que merece la pena mencionar destacan:
- La dotación de fondos al archivo digital y su correcto almacenamiento, el control de acceso y seguridad del sistema, la evaluación de calidad tanto del sistema como de los documentos que lo integran, la redacción de un manual de uso.
- Personal responsable de los procedimientos de preservación cuyo número será variable dependiendo del volumen de documentos y el uso potencial que estos tendrán. Como tal deberán diseñar, construir, mantener y gestionar el sistema, no sin antes acordar qué estrategias de preservación serán las más adecuadas.

3) Costos derivados de las acciones de preservación. Tales como determinar qué documentos van a ser objeto de preservación y cuáles serán expurgados antes de comenzar el proceso, construir la interface que conecte el sistema de gestión de recursos electrónicos con el sistema de preservación diseñado, preparar la recepción de los recursos digitales, seleccionar las estrategias de preservación oportunas.( (Okerson A.; Schonfeld RC. 2004)

4) Costos producidos a partir de las estrategias de preservación adoptadas. En lo concerniente a las corrientes sobre conservación digital.

Existen estrategia diseñadas para la preservación de documentos digitales a nivel mundial, el diseño de sistemas para la preservación de los documentos digitales o electrónicos, debe abordarse en forma global contemplando todo el ciclo de vida de los documentos con el fin de:

- Asegurar la legibilidad e inteligibilidad de los objetos digitales conservados
- Conservar la autenticidad e integridad de los mismos
- La dependencia del software (El plazo de legibilidad de un objeto digital puede oscilar entre 5 -20 años en el caso de hardware y5 -10 años en el de software .

- Preservación de la tecnología. Se basa en la preservación del entorno técnico que hace funcionar el sistema, incluyendo sistemas operativos, software de aplicaciones original, controladores de medios, etc. En cierta forma se trata más de un tipo de estrategia de recuperación después de un desastre de objetos digitales que no han estado sometidos a una conservación adecuada.
- Emulación
La teoría de la emulación parte la posibilidad de poder recrear la apariencia y la funcionalidad originales de un objeto digital mediante la utilización de aplicaciones que emulen (emuladores) el funcionamiento de los programas (software) originales con los que fueron creados cuando éstos están ya obsoletos, es una manera de conservar los objetos digitales en sus formatos originales
- Migración: Transferencia periódica de materiales digitales de una configuración de hardware / software a otra o de una generación de tecnología a la siguiente el objetivo es que los objetos digitales sean accesibles por los sistemas informáticos existentes en cada momento, es decir, que los usuarios puedan recuperar, presentar y usar estos objetos independientemente del constante cambio de la tecnología

- Conversión: Existen tres tipos de estrategias
- A formatos estándar. (Método útil intermedio mientras se está Desarrollando una solución a largo plazo)
- Conversión a modalidades de software independientes. (texto simple)
- Conversión a papel o microfilm. (Transferencias a papel) (Rivera Donoso MA. 2009)

Existen un grupo de amenazas a la integridad de los documentos digitales

Los valores esenciales a preservar en un documento electrónico son la fiabilidad, la autenticidad, la integridad, la identidad de las personas que han creado o trabajado en el mismo y la capacidad de uso y acceso. La volatilidad y virtualidad de la información digital y su dependencia de programas y máquinas informáticas para el acceso y la decodificación hacen que estos valores puedan alterarse por una serie de problemas reales o potenciales: (Jones M. Beagrie N, 2001)

- La obsolescencia tecnológica: Debido a la rápida evolución tecnológica los recursos digitales pueden quedar "desprovistos", es decir, inutilizables por falta de todos o alguno de los elementos informáticos, hardware, software o soportes físicos de su entorno original. Este concepto no significa que dichos elementos hayan dejado de funcionar, sino que ya no se puede acceder a ellos e interpretarlos o hacerlos funcionar. Un claro ejemplo lo constituye la desaparición de los disquetes de tres pulgadas y media. En la actualidad ningún fabricante de ordenadores proporciona de serie un dispositivo capaz de leer y de escribir en dichos discos; por ello, se hace necesario la migración de los datos a soportes tecnológicos actuales.

- La degradación de los soportes. La "fragilidad" o inestabilidad del soporte, debida tanto a factores internos como a factores externos, pueden conducir, tarde o temprano, a la pérdida de la información grabada. Los factores internos se asocian a la propia composición de los materiales de los soportes ópticos o magnéticos. Estos soportes envejecen y se deterioran, perdiéndose información o produciéndose errores de lectura. Entre los factores externos que pueden afectar a la degradación de los soportes, se destacan las fluctuaciones elevadas de temperatura y de humedad. Para ayudar a comprender como puede llegar a perjudicar a la esperanza de vida de los soportes ópticos y magnéticos, se adjunta la siguiente tabla que refleja la degradación del soporte como consecuencia del incremento de temperatura y de humedad ( Pascual Fernández M. 2014)

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Además la IFLA proporciona unas recomendaciones generales y particulares para facilitar la conservación y el manejo de los diferentes soportes para su conservación, que se muestran en la siguiente tabla simplificada:

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- Datos fácilmente alterados o destruidos. Debido a errores humanos, al mal funcionamiento de los sistemas o a acciones mal intencionadas, los datos pueden ser eliminados o falseados. Además, también existe el riesgo de que la información se pierda debido a la falta de control de las versiones de un recurso.(IFLA, 2000)

Replicado o copia de seguridad

Suele aplicarse para evitar la pérdida de información sensible o relevante, tanto en el ámbito profesional (centro de proceso de datos por ejemplo) como en el ámbito doméstico. Consiste en la duplicación de datos almacenados ante pérdidas inesperadas por causa de elementos ajenos a la voluntad de la entidad o persona que los custodia como el ataque de un virus informático, un corte de luz o fallos en el hardware. Se deben fijar plazos para la renovación de los soportes físicos que se emplean como almacenamiento, ya que se ven afectados por la degradación propia de los soportes físicos (Fernández Gómez M. 2008)

Arqueología digital:

Es una Técnica especializada en la recuperación de información con gran antigüedad, dañada o con pérdidas debido a malas prácticas en lo que se refiere a conservación, almacenaje o por la obsolescencia de los sistemas, formatos o contenedores.

Frente a las estrategias anteriores, centradas en el almacenamiento de la información digitalizada en soportes físicos y la replicación de la misma cada cierto tiempo para mantener la disponibilidad de acceso, un buen número de expertos propone como alternativa la preservación en línea o digital que emplea lenguajes de marcado como HTML y esquemas XML como METS y PREMIS, para compartir información independientemente del sistema empleado para la consulta. No obstante, la preservación por este medio no está exenta de las correspondientes migraciones y no evita por completo el riesgo de destrucción física al depender el almacenamiento en última instancia de servidores.

Además de las diferentes técnicas de preservación descritas, se han de aplicar medidas de conservación adaptadas al medio digital y medidas de seguridad informática, se deben obtener las condiciones ambientales apropiadas para que la integridad de los soportes físicos no se vea afectada y perjudique a su vez a los documentos digitalizados. Se pone especial cuidado en los niveles de humedad y temperatura y en las condiciones de manipulación. Por eso en muchos archivos se está optando por la microfilmación y la digitalización, con el fin de evitar un deterioro de los documentos debido a la manipulación constante de los investigadores y el trasiego por los pasillos. Se emplean, junto a los metadatos descriptivos destinados a la recuperación de los documentos en los sistemas de información, metadatos específicos de conservación que informan sobre aspectos como la forma de representación del contenido de los documentos y los sistemas que hay que emplear para consultarlos o finalmente eliminarlos.(Térmens M , 2013)

Junto a ello, se ponen en marcha medidas destinadas a evitar y solucionar los riesgos informáticos que harían peligrar la integridad de los documentos o de los datasets preservados. Están comprendidas en el marco de la norma ISO 27001 que ofrece recomendaciones y formas de procedimiento para la realización de copias de seguridad, de control de acceso a la información, de análisis de fiabilidad del software y el hardware y en referencia a la detección y destrucción de virus informáticos.

Los beneficios que representan la conservación y preservación:

a) Evita el deterioro por el uso. La necesidad de preservar y conservar las colecciones hace que las bibliotecas restrinjan el uso público, y en colecciones impresas como son los libros de especialidades, revistas, tesis entre otros.
b) La digitalización permite conservar el documento para su disponibilidad al público, y permite prestar o imprimir copias que pueden ser entregadas al investigador sin que medie costo alguno
c) La disponibilidad de los documentos permite que un gran número de investigadores tengan acceso al documento, y puedan realizar estudios, la información se encuentra más accesible, permitiendo revisar documentos que antes hubieran sido imposibles investigarlos.
d) La mayor importancia se destacar en que los sistemas de bibliotecas digitales que se están utilizando para preservar documentos, imágenes, audio de las instituciones.

La Reducción de costos y espacio, a unque sea paradójico en los procesos de automatización de archivos existe un incremento de los costos en hardware, software y en los servicios asociados a la digitalización, además de los cambios cualitativos en los perfiles del personal bibliotecario. La reducción de costos se enfoca directamente a las tareas en la intermediación de la información y los documentos, que se inician desde el tema del almacenamiento físico, costos en la recuperación del documento y su acceso final al usuario.

La reducción del espacio físico es sustancial cuando existe un crecimiento de la colección, que hace que aumenten los costos de recuperación de los documentos. Con un mayor tamaño de la colección aumentarán los costos en la obtención del documento original.

Diversos proyectos han trabajado el tema de Biblioteca Digital, como son los proyectos de Dspace, Greenstone, importante biblioteca digital, Madison Digital Library, la Biblioteca Virtual Caribeña, sobre la estructura de Dublín (González Cam E, 2007)

Termens: menciona que la preservación de datos y documentos digitales a largo plazo no es imposible, pero acarrea retos ante los que se requiere pensar y preparar en el presente y han de aplicarse acciones a lo largo del ciclo de vida de los documentos (algunos sin fecha de finalización) y que serán puestos a prueba en el futuro, cuando un usuario necesite acceder a los documentos preservados. Estos retos principalmente son:

- conservar inalterado el bitstream de los ficheros a lo largo del tiempo;
- mantener la capacidad para renderizar los datos, esto es poseer la capacidad para interpretar el formato en el que están codificados;
- disponer del software y del hardware necesario para ejecutar los ficheros.
- mantener el conocimiento para interpretar el contenido de los datos y del software que lo soporta (manuales, órdenes, diccionarios de datos, codificaciones…). (Termens Ml, 2011).
Por su parte, (Thurston, A. 2012), enfocándose en los datos e información digital de los gobiernos y administraciones públicas, señala cinco obstáculos o retos en torno a la preservación digital:

1. La preservación digital no está considerada como prioridad de desarrollo, por ello no es priotario para las naciones ni cuenta con grandes fuentes de financiamiento. Igualmente la digitalización y los procesos de automatización, son vistos pensando sólo en el presente y no con enfoque a futuro.
2. Falta de concientización, por parte de los de los planificadores y los interesados sobre los problemas de acceso a futuro, pues creen que la tecnología resolverá todo. Asimismo, ausencia de un pronunciamiento del sector de los profesionales de la información en torno a la importancia de su participación en este contexto.
3. Existencia de un vacío en el marco legal e institucional, en muchos países la legislación no es clara, es inadecuada y/o desactualizada, tampoco existen políticas nacionales ni se han introducido y/o aplicado normas internacionales.
4. Falta de capacidad práctica para el manejo y preservación de recursos digitales, dado que existen pocos profesionales con experiencia suficiente en la gestión y preservación de estos recursos.
5. Las iniciativas de digitalización son susceptibles a fallar debido a la falta de preparación adecuada y adopción de estándares.

De manera paulatina se viene mejorando la normativa internacional así como las técnicas referentes a la preservación digital y a la vez, se incrementan las iniciativas a nivel internacional por investigar y buscar posibles soluciones ante estos retos. Además de la digitalización, hace falta no sólo diseñar sino poner en acción leyes, prácticas y tecnologías necesarias para realizar una buena gestión de los archivos digitales pensando en el largo plazo y para lograrlo es importante la voluntad política de las grandes instituciones y gobiernos.( Thurston, A. 2012)

Otro tema de importancia está dado por, el mantenimiento que debe realizarse a los soportes y programas de reemplazamiento. Los componentes del sistema deben ser reemplazados cada pocos años. Los elementos de hardware normalmente tienen una vida útil de en torno a los cinco años antes de que el soporte técnico pueda ser difícil de obtener. Los soportes de almacenamiento también necesitan una actualización regular (reescribir los datos) y un reemplazamiento periódico por nuevos soportes”( Barrueco J M. 2004)

En el mundo de las nuevas tecnologías de la información y el conocimiento, los precios de hardware, software y los soportes han evolucionado, y crecen las posibilidades de los nuevos equipos, que algunas instituciones no tienen la disponibilidad de comprar, es en este punto donde juega un papel importante el presupuesto y financiamiento de fuentes administrativas externas como son las subvenciones, donaciones, entre otras.

Según Javier Docampo (1996): La financiación de estos proyectos de digitalización en países como España, donde las bibliotecas y centros de documentación pertenecenen su mayoría al sector público, debe proceder del sector privado, tanto de instituciones culturales sin afán de lucro, como de empresas privadas.

En los últimos años se ha experimentado un aumento de los costos, debido a la incorporación de nuevos formatos para los documentos digitales, el desarrollo de websites, y el aumento de los servicios de acceso a los objetos digitalizados, lo que obliga a muchos centros a considerar la posibilidad de aumentar sus presupuestos iniciales por medio de alguna de las maneras siguientes:

- Financiación a través de nuevas subvenciones.
- Creando asociaciones de amigos dispuestos a contribuir económicamente en las actividades de preservación.
- Unificando la prestación de servicios mediante acuerdos de colaboración.

Por otra parte, atendiendo a los costos previsibles y cuando se carece de recursos suficientes para afrontar un buen programa global de preservación, los directivos pueden estudiar las ventajas financieras de la cooperación total o parcial con otras instituciones en cuanto a compartir gastos para solucionar problemas comunes.

( De Giusti, Marisa Rl 2016)

Estas alianzas entre instituciones se han convertido en algo generalizado a nivel mundial y no son sólo forma de reducir costos, (cada vez mayores en el ámbito de la conservación), sino que también integran los gastos derivados de las licencias y los aspectos legales asociados al uso de los documentos digitalizados.

El análisis económico que la Universidad de Yale ha realizado respecto a su proyecto Yale’s Project Open Book, se ha convertido en el primer modelo conocido en la materia. La biblioteca de la citada universidad cuenta con más de doscientos mil textos digitalizados lo que es más importante, cuenta con un sistema específico de gestión y conservación para tal volumen de recursos. Las tablas I y II indican el coste generado por almacenamiento y acceso a la información digital (el modelo asume el incremento anual del precio del hardware, del software y del sistema informático debido al ajuste causado por la inflación). Se observa que, si bien es elevado en primera instancia, tras pasar el umbral del primer año la preservación de la colección digital empieza a ser asequible en términos económicos respecto a su almacenamiento y acceso. (De Giusti, Marisa Rl, 2016)

El hecho de tratar el tema de la conservación de documentos digitales desde una perspectiva económica es muy complejo, la s nuevas tecnologías han generado enormes cantidades de documentos bibliográficos, registros médicos y de archivos digitales por lo que las guardas son también de grandes volúmenes.

Se puede decir sin miedo a equivocarnos, que todavía nos encontramos en un momento de inseguridad en que desconocemos muchos aspectos acerca de los costos económicos para la aplicación de un plan de preservación y conservación de documentos, el proceso depende de varios factores que influyen en el costo final de cada plan: el profesional de la información, las características de los objetos digitales, el tipo de método que se aplicará, el equipamiento necesario para la guarda de los mismos.

En la Biblioteca Universitaria, así como dependencias de registros médicos, se hace necesario un financiamiento a través de proyectos o presupuesto que incluyan un sistema de preservación y conservación de estas Bases de Datos que acumulan información relevante del quehacer científico y datos relevantes de servicios públicos de salud, se necesita además un almacenamiento previsto de clima, para los software y hardware para preservar la memoria científica de estas instituciones.

Como profesionales de la información se necesita estar comprometidos en la intervención de este proceso de conservación, la gestión de los documentos digitales de manera adecuada desde el momento de la creación del producto (ya sean elaborado digitalmente o producto de la digitalización). Dado la complejidad debemos estar actualizados sobre las bases, decisiones internacionales, estrategias y políticas sobre el tema, y estar en la capacidad de adaptarlas e implementarlas a fin de responder a las necesidades de preservación del entorno digital en el que llevemos nuestro trabajo.

Del mismo modo como desde nuestros orígenes se fueron dejando un estimable e inmenso legado cultural e histórico, generalmente confeccionado con los más rústicos implementos, escritos sobre piedra, papiro, pergamino o papel, es nuestra responsabilidad dejarles a las futuras generaciones algún legado que manifieste el momento actual de nuestra sociedad y sus avances en los distintos ámbitos (científico, político, tecnológico, cultural, etc.). Resguardar la memoria digital, es en cierto modo resguardar la memoria del mundo y de la ciencias que nos ocupa; las ciencias médicas.

CONCLUSIONES

Se analizó la necesidad de aplicar estándares en los diferentes formatos digitales, así como el adecuado almacenamiento, que tienen un papel esencial para la preservación del acceso a la información digital en el futuro. Se debe impulsar la cooperación, sensibilización y creación de capacidades técnicas normalizadas para apoyar la preservación del patrimonio digital. La preservación digital supone la selección y puesta en práctica de un conjunto evolutivo de la estrategia con objeto de lograr el tipo de accesibilidad mencionado en esta exposición, considerando las necesidades de preservación y conservación de la Información Digital, por su valor administrativo, informativo, legal y cultural y como patrimonio histórico; por su facilidad de difusión a través de las redes de comunicación; para permitir su acceso, uso, organización y el costo que implica estas acciones.

BIBLIOGRAFIAS

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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Detalles

Título
Análisis bibliográfico de la conservación de documentos digitales.
Subtítulo
Estado actual y su costo
Curso
2016-2017
Calificación
5
Autores
Año
2017
Páginas
27
No. de catálogo
V371877
ISBN (Libro)
9783668523463
Tamaño de fichero
551 KB
Idioma
Español
Etiqueta
Conservación de documentos, bibliotecas digitales, preservación digital, aspectos económicos, costos
Citar trabajo
Ivis López Home (Autor)Ana A. Home Martínez (Autor)José Luis Montes de Oca Montano (Autor), 2017, Análisis bibliográfico de la conservación de documentos digitales., Múnich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/371877

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Título: Análisis bibliográfico de la conservación de documentos digitales.


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