Ziel dieser Masterarbeit ist die Analyse, inwieweit eine mittelständische Steuerberatung mit Hilfe eines Dokumenten-Management-Systems den gestiegenen Anforderungen ihrer Mandaten, der Liberalisierung des Berufsstands und dem zukünftigen Personaldefizit begegnen und dabei den gesetzlichen Anforderungen der Digitalisierung gerecht werden kann.
Begonnen wird diese Arbeit mit der theoretischen Fundierung. Im Rahmen der theoretischen Grundlagen wird zum einen auf DMS-Terminologie eingegangen und zum anderen werden grundlegenden Begriffe dieser Arbeit definiert. Dazu werden die Begrifflichkeiten Mittelstand und Digitalisierung erläutert. Anschließend werden die Aspekte der Digitalisierung in der Steuerberatung betrachtet und Anforderungen an ein DM-System erarbeitet. Im dritten Kapitel werden diverse DM-Systeme beleuchtet. Dabei wird auf die rechtlichen und sicherheitsrelevanten Aspekte eingegangen, die eine DM-Lösung bei Anwendung in der Steuerberatung einhalten muss. Außerdem werden die Systeme im Hinblick auf ihre Funktionen betrachtet.
Im Anschluss wird die Analyse in Anbetracht der erarbeiteten Anforderungen ausgewertet. Abschließend enden die Ausführungen mit der Betrachtung inwiefern der Einsatz von DM-System, den zukünftigen Herausforderungen in der Steuerberatung gerecht wird.
Inhaltsverzeichnis
- Einleitung
- Problemstellung, Motivation und Zielsetzung
- Aufbau der Arbeit
- Theoretische Fundierung
- DMS-Terminologie
- Dokumente, Daten und Metadaten
- Dokumentenlebenszyklus
- Dokumentenarten
- Dokumentenformate
- Elektronische Signaturen
- Speichermedien
- Abgrenzung von DMS
- Ziele von DMS
- Vor- und Nachteile eines DMS-Einsatzes
- Schnittstellen
- Digitalisierung mittelständischer Steuerberatungsgesellschaften
- Mittelstand
- Quantitative Definitionsansätze
- Qualitative Definitionsansätze
- Digitalisierung
- Der mittelständische Steuerberater
- Definition
- Tätigkeitsfelder
- Problemfelder im Berufstand
- Komplexität
- Übereinstimmung mit Rechtlichen Anforderungen
- Wirtschaftlichkeit
- Dienstleistungsanforderungen
- Aspekte der Digitalisierung in der Steuerberatung
- EDV-Systeme
- Ersetzendes Scannen
- Die elektronische Handakte
- Digitalisierung der Mandanten
- Digitalisierung der Finanzverwaltung
- Art und Umfang der Aufbewahrung
- Rechtlicher Hintergrund
- Ordnungsmäßigkeit, Integrität, Authentizität
- Datenschutz und Datensicherheit
- Ermittlung und Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
- Sicherung der Beweiskraft und des gesetzlichen Zugriffs
- Verfahrensdokumentation
- Zertifizierung und Software-Testate
- Schutz vor Verletzung des Urheberrechts
- Weitere Gesetze, Regelwerke und Verordnungen
- Analyse ausgewählter DMS-Lösungen
- Konzeption und Vorgehensweise
- Abgrenzung des Einsatzbereiches
- Kanzleisoftware für Steuerberater
- Integrationsfähigkeit in die DATEV-Programme
- Allgemeine Schnittstellen
- DATEVconnect
- Anforderungen an die DMS-Software
- Vorstellung ausgewählter DMS-Lösungen
- DATEV DMS (Saperion ECM Suite)
- Agorum core
- Amagno DMS
- StarFinder Digital Archiv
- d.velop d.3 ECM
- Docuvita DMS
- Lobodms ECM Suite
- DocuWare ECM
- Funktionsanalyse
- Prüfkriterien
- Systemtechnik
- Administration
- Input-Management
- Archivierung
- Dokumentensuche
- Output-Management
- Schnittstellen
- Zusammenarbeit
- Workflow-Management
- Analyse auf Basis der Anforderungen an die IT-Sicherheit
- Prüfkriterien
- Zugangs-, Zutritts- und Zugriffsschutz
- Benutzerverwaltung und Berechtigungskonzept
- Archive und Dokumente
- Protokollierung
- Ausfallsicherheit
- Analyse der rechtlichen Aspekte elektronischer Archivierung
- Prüfkriterien
- Verfahrensdokumentation
- Sechs GoBD-Grundsätze
- Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Sicherstellung der Vollständigkeit
- Sicherstellung der Richtigkeit
- Sicherstellung der Zeitgerechtheit
- Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit
- Sicherstellung der Unveränderbarkeit
- Sicherstellung der Konvertierungsfähigkeit
- Sicherstellung der Migrationsfähigkeit
- Sicherstellung der maschinellen Auswertbarkeit
- Elektronische Signaturen und Stempel
- Ersetzendes Scannen
- E-Mail-Archivierung
- Elektronische Rechnungen
- Elektronische Handakte
- Fristenkontrolle
- Zertifizierungen & Software-Testate
- Analyse wirtschaftlicher Aspekte
- Einleitende Theorie
- Nutzenanalyse
- Qualitativer Nutzen
- Quantitativer Nutzen
- Kosten bei der Einführung einer elektronischen Archivierung
- Kostenarten
- Ermittlung der Anschaffungskosten pro Arbeitsplatz
- Ermittlung der Anschaffungskosten für die analysierten DMS-Lösungen
- Auswertung der Analyse
- Aufbau der Auswertung
- Auswertung der funktionsorientierten Anforderungen
- Auswertung der sicherheitsorientierten Anforderungen
- Auswertung der rechtlichen Anforderungen
- Auswertung der wirtschaftsorientierten Anforderungen
- Kritische Betrachtung in Bezug auf die Probleme im Berufstand
- Gestiegene Anforderungen der Mandanten
- Liberalisierung im Berufstand
- Personaldefizit
- Gesetzliche Anforderungen
- Zusammenfassung und Ausblick
- Anforderungen an DMS-Lösungen für Steuerberater
- Funktionsanalyse verschiedener DMS-Produkte
- Bewertung der IT-Sicherheit von DMS-Lösungen
- Analyse der rechtlichen Aspekte der elektronischen Archivierung
- Wirtschaftsbezogene Aspekte der DMS-Implementierung
Zielsetzung und Themenschwerpunkte
Die vorliegende Masterarbeit befasst sich mit der Analyse von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) für nationale mittelständische Steuerberater. Ziel ist es, einen Überblick über die Anforderungen an DMS-Lösungen in diesem Kontext zu geben und die Funktionsweise, Sicherheit und Rechtssicherheit von verschiedenen DMS-Produkten zu vergleichen.
Zusammenfassung der Kapitel
Die Arbeit beginnt mit einer Einführung in die Thematik und erläutert die Motivation und Zielsetzung der Untersuchung. Im zweiten Kapitel werden die theoretischen Grundlagen von DMS-Systemen beleuchtet und der mittelständische Steuerberater als Anwendergruppe definiert. Das dritte Kapitel analysiert verschiedene DMS-Lösungen anhand von Prüfkriterien, die die Funktionsweise, IT-Sicherheit, Rechtssicherheit und Wirtschaftlichkeit der Systeme berücksichtigen. Die Arbeit endet mit einer Auswertung der Analyse und einer kritischen Betrachtung der Ergebnisse im Kontext der Herausforderungen des Steuerberatungsberufs.
Schlüsselwörter
Dokumenten-Management-Systeme (DMS), Steuerberatung, Mittelstand, Digitalisierung, IT-Sicherheit, Rechtssicherheit, elektronische Archivierung, GoBD, DATEV, Saperion ECM Suite, Agorum core, Amagno DMS, StarFinder Digital Archiv, d.velop d.3 ECM, Docuvita DMS, Lobodms ECM Suite, DocuWare ECM.
- Quote paper
- Stefan Hempel (Author), 2017, Eine Analyse von Dokumenten-Management-Systemen für nationale mittelständische Steuerberater, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/374794
