Ziel der Arbeit ist die Identifikation unternehmensspezifischer Einsatzmöglichkeiten für die Wiki-Anwendung sowie das Aufzeigen resultierender Verbesserungspotenziale. Eine konkrete Analyse zur Akzeptanz der Wiki-Anwendung bildet die Grundlage für zukünftige Handlungsempfehlungen.
Die kollaborative Bearbeitung von digitalen Dokumenten gewinnt sowohl in öffentlichen Wissensdatenbanken als auch organisationsintern zunehmend an Bedeutung. Unternehmensinformationen sollen schnell und überall zugänglich sowie leicht editierbar sein. Das erste kollaborative Wiki-System mit dem Namen „WikiWikiWeb“ wurde im Jahr 1995 von Ward Cunningham entwickelt. Mit dieser Idee wurde der Grundstein für die oben genannten Anforderungen gelegt. Die Möglichkeit neu gewonnene Erkenntnisse zu veröffentlichen und gemeinsam mit anderen Nutzern auszubauen, kann ein bedeutender Vorteil sein. Heute existiert eine Vielzahl weiterentwickelter Wiki-Systeme. Dazu gehört auch die kollaborative Software Confluence, welche vom australischen Unternehmen Atlassian entwickelt wurde und hauptsächlich als Enterprise-Wiki für die Kommunikation und den Wissensaustausch in Unternehmen genutzt wird.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Motivation und Zielsetzung
1.2 Methodik und Aufbau der Arbeit
2 Grundlagen interner Unternehmenskommunikation
2.1 Begriffsbestimmung
2.2 Aufgaben und Ziele der internen Unternehmenskommunikation
2.3 Instrumente der internen Unternehmenskommunikation
2.4 Web 2.0 Instrumente in der internen Unternehmenskommunikation
3 Das kollaborative Instrument Wiki-Software
3.1 Ursprung und Begriffsbestimmung
3.2 Allgemeine Funktionalität und Merkmale
3.3 Allgemeine Gründe für ein Unternehmenswiki
3.4 Allgemeine Anwendungsgrenzen für Unternehmenswikis
4 Praxisbeispiel am DATEV System-Partner – Einführung der kollaborativen Software
4.1 Unternehmensprofil des DATEV System-Partners
4.2 Kommunikationsinstrumente des DATEV System-Partners
4.3 Phasenkonzept zur Einführung einer kollaborativen Software
4.4 Ist-Analyse
4.4.1 Abgrenzung des Einsatzbereiches in der Organisation
4.4.2 Erhebung unternehmensrelevanter Daten
4.4.3 Schwachstellenanalyse des abgegrenzten Bereiches
4.5 Soll-Konzept
4.5.1 Zieldefinition
4.5.2 Grundlegende Anforderungen an die einzuführende Wiki-Software
4.5.3 Analyse und Bewertung der Funktionen ausgewählter Wiki-Systeme
4.5.4 Ergebnisse der Analyse
4.5.5 Prozessbeschreibung der Auftragsbearbeitung (Soll)
4.6 Gegenwärtige Ergebnisse der Einführung
5 Confluence bei dem DATEV System-Partner – Analyse und Nutzerbewertung
5.1 Methodisches Vorgehen der Untersuchung
5.2 Ergebnisse der Untersuchung
5.2.1 Auswertung der allgemeinen Nutzerstatistiken
5.2.2 Auswertung der Anforderungen
5.2.3 Auswertung des Nutzerverhaltens
5.3 Handlungsempfehlungen
6 Resümee und Ausblick
Zielsetzung & Themen
Die Arbeit untersucht die Einführung und Integration der kollaborativen Software Confluence bei einem DATEV System-Partner, um die interne Unternehmenskommunikation sowie die Wissensdokumentation in den Auftragsbearbeitungsprozessen zu optimieren und bestehende Defizite durch eine zentrale Informationsplattform zu beheben.
- Grundlagen der internen Unternehmenskommunikation und Web 2.0 Instrumente.
- Funktionsweise und Anforderungen an Unternehmens-Wikis.
- Durchführung einer Ist-Analyse und Ableitung eines Soll-Konzepts für den spezifischen Anwendungsfall.
- Marktanalyse und Bewertung verschiedener Wiki-Systeme mit Fokus auf Confluence.
- Empirische Untersuchung der Akzeptanz und des Nutzerverhaltens nach der Implementierung.
Auszug aus dem Buch
3.2 Allgemeine Funktionalität und Merkmale
Wikis zählen zu den kollaborationsorientierten, asynchronen Instrumenten. Dabei handelt es sich um Anwendungen mit einer zentralen Administration und einer dezentralen Nutzungsmöglichkeit. In der Literatur begegnet man zum Thema Wiki oft dem Begriff Groupware. Dazu zählen alle Lösungen, die Gruppen bei ihrer Zusammenarbeit unterstützen. Der Inhalt eines Wikis kann vom Leser oder Bearbeiter anhand eines Internetbrowsers genutzt werden. Bei einem Internetbrowser handelt es sich um spezielle Computerprogramme zur Darstellung von Webseiten. Das Wort „browse“ kommt aus dem englischen und bedeutet sinngemäß „stöbern“ oder „umsehen“.
Vereinfacht dargestellt, sendet der Leser über ein Endgerät (Client) eine Anfrage an den Wiki-Server über das Internet (Abbildung 1). Daraufhin wird die Anfrage im Wiki-Server verarbeitet und in Form von Wiki-Skripten ausgegeben. Hinter den Skripten verbergen sich die jeweiligen Texte, welche durch bestimmte Layout-Vorlagen dem Leser als Antwort auf die Anfrage ausgegeben werden.
In erster Linie fungieren Wikis als eine Wissensdatenbank und unterstützen eine aktive Kommunikation zwischen Mitarbeitern. Dabei können E-Mails in Organisationen eingedämmt werden und das Wiki kann als zentrale Dokumentenablage sowie zur Verwaltung von E-Mail-Anhängen dienen. Eine ständige Aktualität aller Informationen kann eine mühsame Absprache über E-Mails vermindern. Die Autoren eines Wikis müssen keine Programmiersprache beherrschen. Der Inhalt einer Wiki-Seite wird in einfachem Text geschrieben und in einer Datei oder Datenbank gesichert. Ähnlich dem Aufbau eines Lexikons können gespeicherte Informationen in einem Wiki durch Stichwörter abgerufen werden. Durch Referenzen auf weitere Stichwörter einer Seite bilden sich Querverweise. Dieser Aufbau schließt auf eine flache, hierarchische Struktur. Die kleinste Informationseinheit stellt eine einzelne Seite dar. Die Einfachheit der Software ermöglicht es Arbeitsprozesse, inhaltliche Defizite oder Projektzusammenhänge in den Vordergrund zu stellen.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Beschreibt die Motivation zur Nutzung kollaborativer Software im Unternehmen und legt das methodische Vorgehen dar.
2 Grundlagen interner Unternehmenskommunikation: Definiert die interne Kommunikation und beleuchtet die Rolle moderner Web 2.0 Instrumente.
3 Das kollaborative Instrument Wiki-Software: Erläutert Ursprung, Funktionen sowie Vor- und Nachteile von Unternehmenswikis.
4 Praxisbeispiel am DATEV System-Partner – Einführung der kollaborativen Software: Analysiert die Ausgangssituation, definiert Anforderungen und dokumentiert das Einführungskonzept.
5 Confluence bei dem DATEV System-Partner – Analyse und Nutzerbewertung: Bewertet die praktische Akzeptanz und Nutzung der Software durch die Mitarbeiter.
6 Resümee und Ausblick: Fasst die Ergebnisse der Einführung zusammen und gibt einen Ausblick auf künftige Entwicklungsmöglichkeiten.
Schlüsselwörter
Confluence, DATEV System-Partner, Enterprise-Wiki, interne Unternehmenskommunikation, Wissensmanagement, Auftragsbearbeitung, Web 2.0, Kollaboration, Prozessoptimierung, Softwareeinführung, Nutzerakzeptanz, Informationsfluss, Wissensdatenbank, Anforderungsprofil, Arbeitsabläufe.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in der Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der Optimierung der internen Unternehmenskommunikation und Dokumentationsprozesse durch die Einführung eines Enterprise-Wikis in einem DATEV System-Partnerunternehmen.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die zentralen Themen umfassen interne Unternehmenskommunikation, die Funktionsweise von Wiki-Systemen, Anforderungen an kollaborative Software und die praktische Implementierung sowie Akzeptanzmessung am Beispiel von Confluence.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Das Ziel ist die erfolgreiche Einführung und Integration einer kollaborativen Software (Confluence), um unternehmensspezifische Wissenslücken zu schließen und die Effizienz bei der Auftragsbearbeitung zu steigern.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es wird eine deduktive Vorgehensweise mit einer anschließenden empirischen Studie verfolgt, die Beobachtungen, Kurzfragebögen und Experteninterviews zur Analyse der Einführung nutzt.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in theoretische Grundlagen, eine detaillierte Ist-Analyse der Arbeitsprozesse beim System-Partner, die Entwicklung eines Soll-Konzepts sowie die Bewertung der gewählten Softwarelösung.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Kernbegriffe sind Enterprise-Wiki, Confluence, interne Unternehmenskommunikation, Auftragsbearbeitung, Wissensmanagement und Nutzerakzeptanz.
Warum wurde gerade die Software Confluence ausgewählt?
Confluence überzeugte im Vergleich zu anderen Wiki-Systemen durch Benutzerfreundlichkeit, hohe Funktionalität, gute Integrationsmöglichkeiten und die Marktreife für Unternehmensanforderungen.
Welche Herausforderungen bei der Einführung wurden identifiziert?
Herausforderungen waren anfängliche Akzeptanzprobleme aufgrund hoher Arbeitsbelastung, fehlende mobile Unterstützung und Sicherheitsbedenken bei der Hinterlegung sensibler Kundendaten.
- Arbeit zitieren
- Stefan Hempel (Autor:in), 2016, Kollaboratives Arbeiten mit Confluence am Beispiel eines DATEV System-Partners, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/374799
