Noch vor kurzer Zeit war es CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning) oder EAI (Enterprise Application Integration). Heute ist ECM (Enterprise Content Management) eines der Schlagworte in der IT-Branche. In der Liste der meist benutzten IT-Begriffe dürfte ECM dieses Jahr an der Spitze stehen. Viele Anbieter klassischer Dokumenten Management Systeme integrieren diesen neuen Trendbegriff in ihr Marketingvokabular und versuchen damit die Aufmerksamkeit auf einen vielleicht gar nicht notwendigen Bedarf an neuer Software zu lenken.
Doch was steckt hinter Enterprise Content Management? Ist ECM ein neues Produkt oder nur eine neue Bezeichnung für schon längst existierende Produkte? Woher kommt der Begriff ECM, welche Komponenten umfasst diese „neue“ Enterprise Content Management Lösung und wie arbeiten diese zusammen? Macht es überhaupt Sinn, einzelne Komponenten zu einer einheitlichen Lösung zusammenzufassen um dann eine wunderbar integrierte, jedoch auch sehr teure Gesamtlösung zu bekommen? Dies soll anhand praktischer Beispiele aufgezeigt werden. Es werden verschiedene Szenarien dargestellt und nach Nutzenpotentialen einer einheitlichen Enterprise Content Management Lösung gesucht. Wo ergeben sich beispielsweise Synergien bei einer Zusammenführung von klassischem Dokumentenmanagement und neuem Web Content Management?
Inhaltsverzeichnis
1 Abstract
2 Was ist ECM (Enterprise Content Management)?
3 Die Komponenten von Enterprise Content Management
3.1 Erfassung (Capture)
3.1.1 Human created Input
3.1.2 Recognition
3.1.3 Application created Input
3.2 Verwaltung (Manage)
3.2.1 Dokumentenmanagement
3.2.2 Collaboration (Groupware)
3.2.3 Web Content Management
3.2.4 Records Management
3.2.5 Workflow/ Business Process Management
3.3 Speicherung (Store)
3.4 Bewahrung (Preserve)
3.5 Ausgabe (Deliver)
4 Synergien einer alles umfassenden Gesamtlösung im Sinne von ECM
5 Wohin geht die Reise?
Zielsetzung und Themen
Die vorliegende Arbeit untersucht das Konzept des Enterprise Content Management (ECM), um zu klären, ob es sich dabei um eine innovative technologische Gesamtlösung oder lediglich um einen neuen Marketingbegriff für bereits bestehende Ansätze handelt. Ziel ist es, die zentralen Komponenten von ECM zu analysieren, deren synergetisches Zusammenwirken aufzuzeigen und den Nutzen einer integrierten IT-Infrastruktur für Unternehmen in einer wissensbasierten Wirtschaft zu evaluieren.
- Definition und historische Einordnung des Begriffs ECM
- Detaillierte Analyse der fünf Hauptkomponenten: Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Ausgabe
- Erörterung der Bedeutung von Workflow-Management und Records-Management in der Praxis
- Untersuchung von Synergieeffekten durch die Zusammenführung verschiedener Content-Technologien
- Kritische Würdigung der Integrationsfähigkeit und der strategischen Bedeutung für IT-Architekturen
Auszug aus dem Buch
3.2.1 Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagementsysteme dienen zur Verwaltung elektronischer Dokumente. Der Begriff „Dokument“ kommt aus dem Lateinischen und bedeutet „Urkunde, schriftliche Unterlage, Beweisstück“. Hier wird unter einem Dokument nur die materielle, das heisst, die greifbare Papierversion eines Belegs verstanden. Im Dokumentenmanagement wird der Begriff „Dokument“ weiter gefasst: auch E-Mails, Videos, gescannte Bilder, Audiodateien, etc., also digitale Informationen, werden als Dokumente bezeichnet.
Ein Dokument kann folgende Merkmale haben um eine elektronische Verwaltung möglich zu machen:
- physische Eigenschaften: Papier, Datei u. ä.
- formale Eigenschaften: Aufbau, Gestaltung u. ä.
- Ordnung: fachliche Zugehörigkeit, Version, Reihenfolge u. ä.
- Inhalt: inhaltlicher Bezug u. ä.
- Charakter: Archivierungswürdigkeit, Rechtliche Aspekte, Bearbeitungsmöglichkeiten u. ä.
- Zeit: Datum der Erstellung, Verfallsdatum, letzte Benutzung u. ä.
- Erzeuger: Absender, Ersteller, Autor, u. ä.
- Nutzer: Empfänger, berechtigter Bearbeiter, Leser, u. ä.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Abstract: Diese Einleitung beleuchtet den Hype um den Begriff ECM in der IT-Branche und stellt die zentrale Forschungsfrage nach dem tatsächlichen Mehrwert einer integrierten ECM-Gesamtlösung.
2 Was ist ECM (Enterprise Content Management)?: Das Kapitel definiert ECM als Technologie zur Unterstützung von Geschäftsprozessen und verdeutlicht die Herausforderung der Verwaltung unstrukturierter Daten innerhalb einer informationsbasierten Wirtschaft.
3 Die Komponenten von Enterprise Content Management: Dieser umfangreiche Hauptteil erläutert detailliert die fünf Säulen des ECM-Modells: Capture, Manage, Store, Preserve und Deliver.
4 Synergien einer alles umfassenden Gesamtlösung im Sinne von ECM: Es werden die Effizienzgewinne durch den Abbau von Datenredundanzen und die Integration verschiedener Fachanwendungen wie Web Content Management und Workflow-Systeme praxisnah analysiert.
5 Wohin geht die Reise?: Das Fazit skizziert die langfristige strategische Bedeutung von ECM und gibt Empfehlungen zur modularen Implementierung bei der Auswahl geeigneter Systemlösungen.
Schlüsselwörter
Enterprise Content Management, Dokumentenmanagement, Web Content Management, Records Management, Workflow-Management, Business Process Management, Capture, Archivierung, Synergien, Informationstechnologie, Datenredundanz, Digitale Transformation, XML, IT-Infrastruktur.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit analysiert das Enterprise Content Management (ECM) als strategisches Konzept zur Verwaltung geschäftsrelevanter Informationen und untersucht, inwiefern es eine sinnvolle IT-Infrastruktur darstellt.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Die zentralen Themen sind die Definition von ECM, die Beschreibung seiner fünf Kernkomponenten (Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung, Ausgabe) sowie die Synergien integrierter Systeme.
Was ist das primäre Ziel oder die Forschungsfrage?
Das primäre Ziel ist es, zu klären, ob ECM eine substanzielle Neuerung für Unternehmen bietet und welchen Nutzen eine integrierte Gesamtlösung gegenüber isolierten Einzellösungen hat.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Es handelt sich um eine strukturierte Literaturanalyse, die etablierte Branchenmodelle (wie das der AIIM) heranzieht und durch Praxisbeispiele zur Synergiefindung ergänzt.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die detaillierte Beschreibung der ECM-Komponenten, wobei insbesondere auf die Verwaltung (Manage) mit ihren Teilbereichen wie Dokumenten- und Records-Management eingegangen wird.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die wichtigsten Begriffe sind Enterprise Content Management, Workflow-Management, Archivierung, Synergien, IT-Infrastruktur und Datenmanagement.
Was zeichnet die Erfassung (Capture) im ECM-Modell aus?
Die Erfassung dient dazu, unstrukturierte Daten (z. B. Papier, E-Mails) durch Technologien wie OCR, HCR oder ICR für das digitale System lesbar, indexierbar und kategorisierbar zu machen.
Warum ist die Koordination innerhalb der Groupware so wichtig?
Die Koordination stellt sicher, dass vorhandene Ressourcen in verteilten Arbeitsgruppen aufgabengerecht eingesetzt werden, was die Effizienz der Teamarbeit maßgeblich steigert.
- Quote paper
- Dipl.Betriebswirt; MBA Sascha Noack (Author), 2005, Enterprise Content Management, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/37737
