Prozesse und die Bedeutung für das Prozessmanagement. Was sind Prozesse, wem nutzen sie und wie werden sie genutzt ?


Hausarbeit, 2017

20 Seiten

Jan Hansen (Autor)


Leseprobe

Inhalt sverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1 Einführung Prozessmanagement

2 Definition von Prozessen und Geschäftsprozessen
2.1 Merkmale
2.2 Grundsätze
2.3 Unterteilung von Prozessen
2.4 Ziele

3 Realisierung durch das Prozessmanagement
3.1 Registrierung
3.1.1 Top-Down – Verfahren
3.1.2 Bottom-Up Verfahren
3.2 Optimierung
3.3 Umsetzungen
3.3.1 Rangfolge
3.3.2 Intensität

4 Die Früchte des Prozessmanagements

5 Fazit

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Struktur des Unternehmensprozesses.

Abbildung 2: Grafische Darstellung der Top-Down und Bottom-Up Methoden.

Abbildung 3: Methoden der Effizienzsteigerung.

1 Einführung Prozessmanagement

„Ein Unternehmen ist kein Zustand, sondern ein Prozess.“

Ludwig Bölkow (1912 – 2003 Deutscher Ingenieur und Unternehmer)

Unternehmen verfolgen langfristige Ziele, wie zu überleben und am Markt erfolgreich zu bestehen. Diesen übergeordneten Zielen steht nicht nur die Konkurrenz im Weg, sondern auch die Zeit. Mit jeder vergangenen Sekunde werden die wirtschaftlichen Gegebenheiten und Hürden anspruchsvoller. In der Zeit der Globalisierung, dem rasanten technischen Fortschritt und den wandelnden makroökonomischen Bedingungen, sind die Märkte so dynamisch und komplex wie niemals zuvor. Eben dieser Antrieb zwingt ein Unternehmen dazu, einen konstanten Wandel zu durchleben, seine Bereitschaft für Innovation und Neugestaltung anzupassen und mit einer angemessenen Flexibilität zu kontern.[1]

Durch die stetigen Veränderungen im Umfeld eines Unternehmens, müssen die Prozesse effizient und anpassungsfähig sein, wiederum spielt die Ordnung und Zuverlässigkeit eine große Rolle für das Wesen eines Prozesses. Beide Seiten der Medaille müssen betrachtet werden und gleichermaßen berücksichtigt werden. Ordnung kann im negativen Sinne bedeuten, Starr und feste Strukturen ohne Anpassungsfähigkeit zu aufzubauen, jedoch können auch Prozesse, den einen Fortgang beschreiben zu aufwendig sein und dem übergeordneten roten Faden im Weg stehen. Eine Balance, die synergetische Effekte freisetzt ist erstrebenswert. Ein Prozess mit einem fließenden Ablauf benötigt einen zuverlässigen Rahmen, um die wechselhaften Gegebenheiten mit einer angepassten Ordnung zu bezwingen.[2]

Interne und externe Regularien, Verordnungen und Gesetzte bilden einen weiteren Rahmen der nicht zu vernachlässigen ist. Den gesetzlichen Bestimmungen des Staates stehen die unternehmerischen Handlungen entgegen, bei jeder Abkürzung die genutzt wird und bei jeder Grauzone die ausgebeutet wird, sieht sich der Staat gezwungen die Regularien auszubauen. Um die Effizienz bei der Gestaltung eines Prozesses zu gewährleisten, müssen aus den unterschiedlichsten Quellen Informationen aufgenommen und verarbeitet werden, der Ablauf aus den verschiedensten Blickwinkeln betrachtet werden und gleichzeitig eine simple vollkommene Basis beinhalten. Jeder Prozess benötigt somit einen gemeinsamen Rahmen mit übereinstimmender Überzeugung und dem Aspekt der Wertschöpfung.[3]

Die Herausforderung hierbei ist es, einen Prozess mit effizientem und effektivem Ablauf zu kreieren. Ein effizienter Ablauf beinhaltet die richtige Arbeitsweise, während ein effektiver Ablauf die richtigen Arbeitsschritte beinhaltet. Die wesentlichen Einflussfaktoren auf die Effizienz eines Unternehmens, sind zu einem die gesetzten Ziele mit minimalen Input zu erreichen und ressourcenschonend zu arbeiten, sowie einen reibungslosen Ablauf der Prozesse zu realisieren. Während die wesentlichen Einflussfaktoren auf die Effektivität eines Unternehmens die Unternehmensziele und Unternehmensstrategien sind. Somit müssen die rentabelsten Produkte, auf die attraktivsten Märkte mit den kompetentesten Teams realisiert werden um beispielhaft ein effektives Unternehmen darzustellen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Struktur des Unternehmensprozesses.[4]

Als Prozessmanager beziehungsweise Geschäftsprozessmanager verfolgt man letztendlich das Ziel, die die Effizienz und Effektivität von Prozessen zu optimieren, den Wertschöpfungsprozess zu begünstigen und letztendlich die Nachhaltigkeit des Unternehmens auf langfristiger Sicht zu wahren.[5]

2 Definition von Prozessen und Geschäftsprozessen

Sowohl der „Prozess“ im betrieblichen Sinne, als auch der „Geschäftsprozess“ werden in der Literatur häufig als Synonyme verwendet. Allerdings stellen Prozesse eine übergeordnete Position dar, im Vergleich zu den Geschäftsprozessen.[6]

Die Definition entsprungen aus dem lateinischen „ processus“, kommt in seiner Bedeutung dem Verlauf bzw. dem Fortgang nahe. Ein Prozess beschreibt sich wie folgt: Eingaben die durch eine Wechselwirkung von Tätigkeiten in ein Ergebnis gewandelt wird.[7]

Während die Definition eines Geschäftsprozesses die folgende ist: Eine funktionsüberschreitende Abfolge von Tätigkeiten die einen Wert schöpfen und zur Realisierung der Ziele des Unternehmens beitragen (Unternehmens-, Kern- und Leistungsprozess). Eindeutiges Wiedererkennungsmerkmal von Geschäftsprozessen ist der Nutzen für die Wahrung der Wettbewerbsfähigkeit durch die erhöhte Priorität auf den Kundennutzen. Als Unterscheidungsmerkmal lassen sich lediglich der zusätzliche Nutzen zum Erfolg des Unternehmens und die Anbindung zu den Schnittstellen jenes Unternehmens benennen. Der Ablauf von Teilprozessen innerhalb eines Geschäftsprozesses verfolgt die vorherrschenden Regularien der Business Rules. Somit wird der Input (Anfangszustand) in einen Geschäftsprozess, ob von materieller oder immaterieller Natur, letztendlich zu einem Output verarbeitet, welches als Arbeitsergebnis (Endzustand) angesehen wird. Somit ist das Ergebnis eines Geschäftsprozesses eine Dienstleistung beziehungsweise ein Produkt, welches auf den jeweiligen Leistungsempfänger ausgerichtet ist und einen Mehrwert erzeugt. Leistungsempfänger können interne oder externe Personen sein, oder auch Einheiten einer Organisation. Als ein „Trigger“ werden definierte interne und externe Faktoren bezeichnet, die zu Anfang eines Prozesses stehen und über den gesamten Ablauf berücksichtigt werden müssen. Im Mittelpunkt eines Geschäftsprozesses stehen die zuvor definierten Bedingungen und Aufgaben, die einen informationstechnischen Input oder auch Arbeitsschritte benötigen, um zum Abschluss gebracht werden zu können. Hierbei steht im Kern die Abfolge von logischen Folgebeziehungen, welche das gesamte Volumen des Geschäftsprozesses darstellt und somit das Hauptmerkmal in der Organisation durch Geschäftsprozesse darstellt. Der Output eines Prozesses, also der Input der in Kombinationen mit den zuvor aufgeführten Aktionen einen Output mit einem Mehrwert erzeugt, steht anschließend weiteren Prozessen(Folgeprozess), oder internen beziehungsweise übergreifenden Einheiten die zur Organisation (Prozessschnittstelle) dient, zur Verfügung.[8]

2.1 Merkmale

Nachdem die Begriffe und Definitionen von Prozessen aufgeklärt sind, können wir nun die Merkmale aufzählen, welche einen typischen Geschäftsprozess identifizieren:[9]

- Beginnen und enden mit der Orientierung am Kunden. Stellen einen Nutzen für den Kunden dar, decken somit den Bedarf ab und begleiten auch den gesamten Ablauf bis zur Abdeckung des Bedarfs.
- Erfüllen die Anforderungen des Kunden und gleichzeitig die Ziele des Unternehmens.
- Nehmen langfristigen Einfluss auf die Organisation und Struktur des Unternehmens.
- Steuerung findet über Ziele und Kennzahlen statt.
- Werden von Prozessmanagern gesteuert.

2.2 Grundsätze

Die Gestaltung von Prozessen befolgt Grundsätze und Regeln.[10] Regulierungen die an die Grundsätze aus der Buchführung angelehnt sind und einen einheitlichen Ordnungsrahmen darstellen:[11]

- Prozesse müssen der Realität entsprechen und dürfen nur die Gegebenheiten in einem vereinfachten Modell wiederspiegeln. Der Ablauf, die Tätigkeiten und die involvierten Einheiten müssen wiedererkennbar sein und sich in einem nachvollziehbaren Format befinden.
- Prozesse müssen relevante Aspekte der Realität darstellen. Somit ist zu prüfen, ob der Zweck und die Notwendigkeit eines Prozesses gegeben sind und eine Modellierung des Ablaufes benötigt wird.
- Prozesse müssen wirtschaftlich sein. Mit der Wirtschaftlichkeit wird auf einen angemessenen Detailgrad hingewiesen. Eine zu hoher Detaillierung und informationsdichte kann das Nutzen/Aufwand Verhältnis negativ beeinträchtigen. Ebenfalls wird darauf hingewiesen, dass nicht jeder Ablauf neu modelliert werden muss, sondern Master- und Referenzprozesse für standardisierte Abläufe genutzt werden können.
- Prozesse müssen nachvollziehbar sein. Eine vereinfachte Darstellung der Realität erfordert ebenfalls eine nachvollziehbare und verständliche Form, die auf überflüssige Elemente und eine zu hohe Komplexität verzichtet.
- Prozesse müssen vergleichbar sein. Unterschiedliche Abteilungen und verschiedenartige Modelle von Prozessen, müssen trotz der ungleichen Herkunft, stets vergleichbar sein und in einen einheitlichen Rahmen dargestellt werden.

Prozesse müssen in einem einheitlichen Rahmen dargestellt werden. Wie auch in einer Sprache eine einheitliche Basis an Vokabeln herrschen, so müssen auch Prozesse einem einheitlichen Aufbau vorweisen und in ein gesamtes Konzept hineinpassen.

2.3 Unterteilung von Prozessen

Eine Einordnung ist erforderlich, da das Management differenzierte Beachtung und Herangehensweise, unterschiedliche IT technische Grundlagen und zu verschiedenen Folgen für den geschäftlichen Werdegang zu den jeweiligen Prozesstypen entstehen. Die Wahrnehmung und die Unterteilung in unterschiedliche Kategorien ist eine essentielle Grundlage zur weiteren Verarbeitung der enthaltenen Informationen in einem Prozess. Die Analysierung, die Beurteilung und die notwendige Neugestaltung des Prozesses benötigen eine objektive Unterteilung in die zuvor definierten Kategorien. Es kristallisieren sich drei Kriterien heraus die eine Unterteilung von Prozessen ermöglichen:[12]

- Nach der Beteiligung der Einheiten:

- Funkti-nsübergreifend, verschiedene Abteilungen innerhalb eines Unternehmens die in ihren Funkti-nen betr-ffen sind.
- Stellenübergreifend, verschiedene Pers-nen mit unterschiedlichen P-siti-nen innerhalb eines Unternehmens die betr-ffen sind.
- Unternehmensübergreifend, verschiedene Pers-nen mit unterschiedlichen P-siti-nen außerhalb eines Unternehmens die betr-ffen sind.

- Nach dem Gegenstand:

- Materiell, Kern des Pr-zesses ist ein physischer Gegenstand.
- Immateriell, Kern des Pr-zesses ist ein Inf-rmati-nsgegenstand.

- Nach der Handlung:

- Operativ, mit direkter Auswirkung auf die Unternehmensziele.
- Steuernd, mit indirekter Auswirkung auf die Unternehmensziele.

Wiederum existiert eine Betrachtungsweise von Prozessen, worin die Unterscheidung nicht nach dem Inhalt beziehungsweise Kriterien gerichtet ist, sondern nach der Funktion und Artendarstellung eines Prozesses:[13]

- In übergeordnete Hauptprozesse und in untergeordnete Subprozesse, welcher eine hierarchische Betrachtung zu Grunde liegen.
- In Kernprozesse, dessen Ausrichtung auf den internen oder externen Kunden abgezielt ist, in Stützprozesse, welche eine unterstützende Funktion zu den Kernprozessen aufweisen und in Steuerungsprozesse, welche die Organisation der Kern- und Stützprozesse beinhaltet und somit die synergetischen Effekte hervorbringt.
- Wie zuvor auch in den Prozesstypen erwähnt, werden auch hier in Unternehmensübergreifende Prozesse unterschieden, jedoch nicht als Teil einer Untergliederung, sondern als Hauptpunkt und ist gekennzeichnet durch die bereichsübergreifende und abteilungsübergreifende Funktion. Die Ausrichtung dieser Prozesse fokussiert sich auf seinen Beitrag in der Wertschöpfung.
- Grundsätzlich kann ein Gesamtes Unternehmen mit all Ihren Aktivitäten in Prozesse unterteilt werden, jedoch stellt sich immer die Frage, ob der Nutzen den Aufwand rechtfertigt. Daher bietet es sich für grundlegende Tätigkeiten an Master- und Referenzprozesse darzustellen welche im weiteren Werdegang als zuvor definierter Standard genutzt werden können.

2.4 Ziele

Unter Betrachtung der Merkmale, der Grundsätze und der Unterteilung von Prozessen können Ziele realisiert werden, die dem unternehmerischen Erfolg maßgeblich beeinflussen können:[14]

- Prozesse können Abläufe transparent darstellen. Allen beteiligten Einheiten erhalten einen groben Überblick über die vorherrschenden Zusammenhänge, die Bedeutung ihrer Tätigkeit und über den Beitrag zur gesamten Leistungsabgabe.
- Prozesse können Fehler im Vorfeld vermeiden. Durch die Vermeidung von Fehler, welche aufgrund von Organisation und Planung entstehen, können Unternehmen ihre Leistungen gezielt abgeben.
- Prozesse können Kosten einsparen. Durch die Optimierung eines Ablaufes können Kosten eingespart werden.
- Prozesse können Wissen vermitteln. Prozesse stellen dem gesamten Unternehmen Informationen bereit, die somit die Kompetenz von Individuen, durch Dokumentation, der Masse zugänglich gemacht werden.
- Prozesse können Mitarbeiter motivieren. Mitarbeiter können Ihren Beitrag genauer messen und die Bestätigung ihres Erfolges leichter ernten.
- Prozesse können Potenziale entdecken. Durch die Dokumentation und Verfolgung der Zusammenhänge können Prozesse ausgewertet werden und eine Verbesserung ermöglichen.
- Prozesse können Aufwendungen reduzieren. Durch die Darstellung in Prozessen, können Arbeiten genauer auf einander abgestimmt werden und gegebenenfalls auch überflüssige Schritte wegrationalisieren.
- Prozesse können für Prognosen genutzt werden. Mithilfe von Software Programmen können die Abläufe, Funktionen und zusammenhänge in eine Simulation eingearbeitet werden und eventuelle Schwachstellen aufdecken.
- Prozesse unterstützen die IT. Softwaresysteme können die Informationen aus den Prozessen abgreifen und somit eine Wissensplattform als Grundlage nutzen.
- Und letztendlich können durch das Dokumentationsverfahren mit Prozessen die Iso Norm DIN EN ISO 9000:1000 realisiert werden.

[...]


[1] Vgl. Schmelzer & Sesselmann (2013): S. 1.

[2] Vgl. Wagner & Patzak (2007): S.6 ff.

[3] Vgl. Walter (2009): S. 8 f.

[4] Prozessanalyse und Prozessoptimierung (http://e-business-mkrueger.blogspot.de/2010/12/geschaftsprozess_08.html)

[5] Vgl. Schmelzer & Sesselmann (2013): S. 2 ff.

[6] Vgl. Koch (2011): S. 1.

[7] Vgl. ISO 9000:2015 (2015): S. 25.

[8] Vgl. Koch (2011): S. 2 ff.

[9] Vgl. Schmelzer & Sesselmann (2013): S. 6.

[10] Vgl. Helfrich (2002): S. 9.

[11] Vgl. Koch (2011): S. 48 ff.

[12] Vgl. Koch (2011): S. 5 f.

[13] Vgl. Hirzel, Gaida & Gaiser (2013): S. 59 ff.

[14] Vgl. Koch (2011): S. 47 f.

Ende der Leseprobe aus 20 Seiten

Details

Titel
Prozesse und die Bedeutung für das Prozessmanagement. Was sind Prozesse, wem nutzen sie und wie werden sie genutzt ?
Hochschule
Hochschule Wismar
Autor
Jahr
2017
Seiten
20
Katalognummer
V380711
ISBN (eBook)
9783668573444
ISBN (Buch)
9783668573451
Dateigröße
874 KB
Sprache
Deutsch
Anmerkungen
In dieser Hausarbeit finden Sie eine allgemeine Definition, Darstellung, Merkmale, Ziele und Unterteilung von Prozessen und die Abgrenzung zu Geschäftsprozessen. Sowie die Einsatzmöglichkeiten durch den Prozessmanager und den Nutzen für das Unternehmen.
Schlagworte
Prozess, Prozesse, Prozessmanagement, Organisation, Organisationsmanagement, Changemanagement, Management, Geschäftsprozesse, Prozessmanager
Arbeit zitieren
Jan Hansen (Autor), 2017, Prozesse und die Bedeutung für das Prozessmanagement. Was sind Prozesse, wem nutzen sie und wie werden sie genutzt ?, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/380711

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