Warum wählt man ein bestimmtes Thema für eine Diplomarbeit? Immerhin stellt dies eine weit reichende Entscheidung dar, da – einmal begonnen – das Thema nicht mehr einfach geändert werden kann. Wesentlich ist jedenfalls, dass man sich als Ersteller einer derartigen Arbeit mit dem Thema identifizieren kann, andernfalls wird zweifellos die Qualität der Arbeit leiden.
Im Falle dieser Arbeit sind mehrere Komponenten zusammengefallen:
- Zum einen gibt es bei dieser Thematik eine breite Überlappung mit meiner beruflichen Tätigkeit1,
- Zum anderen ist durch die Wahl meiner Schwerpunkt- und Spezialisierungsfächer (ua Business und Internet, Technologische Grundlagen des ->eBusiness2, Wissensmanagement)
das Thema so zu sagen eine logische Folge.
Meines Erachtens handelt es sich beim Thema „Beschaffungsportale“ um einen Themenkomplex, der in Zukunft an Bedeutung gewinnen wird. Zwar mögen einzelne Ausschnitte daraus bereits Realität sein, dennoch vermisse ich bis dato konkrete Beispiele für durchgängige
Beschaffungsportale mit jener Vielfalt an Funktionalität, wie sie in dieser Arbeit beschrieben werden. Es gibt zwar einige Implementierungen bei großen Unternehmen – Boeing sei an dieser Stelle genannt –, jedoch ist in diesen Fällen die Funktionalität sehr stark auf die operative Ebene ausgerichtet: Lieferantenregistrierung, eProcurement und Publizieren von aktuellen Bedarfen machen noch kein Beschaffungsportal aus so wie ich es mir ausmale!
Wie kann ich die Aussage, dass Beschaffungsportale an Bedeutung gewinnen werden, belegen?
Erfahrungsgemäß gehen Trends häufig von der Vertriebsseite der Unternehmen aus und greifen dann, nachdem sie sich dort etabliert haben, mit einiger Verzögerung auch auf die Beschaffungsseite der Unternehmen über.
[...]
1 Ich bin in einem internationalen Beratungsunternehmen als Berater für Logistik mit Schwerpunkt Beschaffung tätig.
2 Mit dem Symbol „->“ sind Begriffe, die im Glossar näher beschrieben werden, gekennzeichnet!
Inhaltsverzeichnis
1. Motivation
2. Einleitung
2.1 Überblick über die Struktur der Arbeit
2.2 Grundlegende Begriffe
2.2.1 Beschaffung und Einkauf
2.2.2 Portale, Unternehmensportale
2.2.3 Supply Chain Management
2.2.4 Supplier Relationship Management
2.2.5 Definition und Einordnung von Electronic Business
2.2.5.1 Electronic Commerce
2.2.5.2 Electronic Collaboration
2.2.5.3 Electronic Communication
2.2.5.4 Electronic Education
2.2.5.5 Electronic Information/Entertainment
2.2.6 Formen elektronischer Beschaffung
2.2.7 Internet – Extranet – Intranet
2.2.8 Wissensmanagement
2.2.8.1 Warum Wissensmanagement?
2.2.8.2 Was ist Wissensmanagement?
2.2.9 Content Management
2.2.10 Strukturierte und unstrukturierte Informationen
2.3 Abgrenzung und Einschränkung des Themas
2.3.1 Abgrenzung von Unternehmensportalen
2.3.2 Abgrenzung von eProcurement
2.3.3 Abgrenzung von Wissensmanagement
2.3.4 Abgrenzung vom Supply Chain Management
2.3.5 Einschränkung anhand der für die Implementierung von Beschaffungsportalen in Frage kommenden Unternehmen
2.3.6 Ausrichtung der Arbeit
2.3.7 Was nicht behandelt wird
3. Ausgangssituation und Zielsetzung
3.1 Bestehende IT-Landschaft in der Beschaffung
3.1.1 Heterogene Systemlandschaft
3.1.2 Defizite bei Management Support Systemen
3.1.3 Heterogene Repräsentationsformen von Information
3.1.4 Wartungs- und kostenintensive Administration der Hard- und Software
3.1.5 Wenig zwischenbetrieblicher Datenaustausch
3.2 Ziele der Beschaffung
3.2.1 Strategische Ziele der Beschaffung
3.2.2 Operative Ziele der Beschaffung
3.2.2.1 Kosten
3.2.2.2 Zeit
3.2.2.3 Qualität
3.3 Herausforderungen in der Beschaffung
4. Ursachen, Symptome und Wirkungen
4.1 Wirkungen
4.2 Symptome
4.2.1 Redundanzen
4.2.2 Inkonsistenzen
4.2.3 Doppelarbeiten
4.2.4 Erschwertes Auffinden von Informationen
4.2.5 Mangelnde Transparenz
4.2.6 Aufwändige Lieferantensuche
4.2.7 Medienbrüche
4.2.8 Verschiedenartige Tools
4.2.9 Geringe Integration der Lieferanten
4.2.10 Komplexe Prozesse
4.3 Darstellung der Zusammenhänge zwischen den Symptomen und Wirkungen
4.4 Erkennen der Ursachen
4.4.1 Unzureichende Organisation
4.4.2 Mangelnde Unterstützung durch IT
4.4.3 Ineffizientes Lieferantenmanagement
4.4.4 Zu hohe Produktvielfalt
4.5 Zusammenfassung
5. Lösungsansatz – Ein Unternehmensportal für die Beschaffung
5.1 Exkurs: Bisherige Nutzung von Internet-Technologien in der Beschaffung
5.1.1 Internet- und Extranet-Anwendungen im Beschaffungsumfeld
5.1.2 Intranet-Anwendungen im Beschaffungsumfeld
5.2 Mögliche Nutzenaspekte eines Beschaffungsportals
5.2.1 Vermeidung von Medienbrüchen
5.2.2 Vermeidung von Redundanzen
5.2.3 Verfügbarmachen von implizitem Wissen
5.2.4 Verbesserung der Kommunikation mit den Lieferanten
5.2.4.1 Netzwerkorganisationen, virtuelle Organisationen
5.2.4.2 Das Medium Internet
5.2.5 Lieferantenmanagement
5.2.5.1 Ausgangslage
5.2.5.2 Segmentierung der Lieferantenbasis
5.2.5.3 Ableitung von Normstrategien
5.2.5.4 Unterstützung beim Lieferantenmanagement durch ein Beschaffungsportal
5.3 Exkurs: Grundlagen von Portalen
5.3.1 Typen von Portalen
5.3.2 Die wichtigsten Portalfunktionen
5.3.3 Portlets
5.4 Begriffsbestimmung: Beschaffungsportal
6. Der Werkzeugkasten – Mögliche Funktionen und Inhalte eines Beschaffungsportals
6.1 Mögliche Funktionen und Inhalte eines Beschaffungsportals
6.1.1 Beschaffungsgrundlagen
6.1.2 Vorstellung des Einkaufsteams
6.1.3 Lieferantenregistrierung
6.1.4 Wartung der eigenen Daten durch die Lieferanten
6.1.5 Lieferantensuche und –auswahl (Sourcing)
6.1.6 Lieferantenbewertung
6.1.7 Lieferantenbeurteilung
6.1.8 SRM Analytics
6.1.9 eProcurement Tool
6.1.10 Reverse Auction Tool
6.1.11 Hot Spots und Ausschreibungen
6.1.12 Anfragen und Angebote
6.1.13 Virtual Communities
6.1.14 Integration von bestehenden Anwendungen im Portal
6.1.15 eMail- und Office-Funktionalität
6.1.16 Dokumentation der Beschaffungsvorgänge, Darstellung des Beschaffungsprozesses
6.1.17 EBPP – Electronic Bill Presentment and Payment
6.1.18 Infosystem für Lieferanten
6.1.19 Dokumentenaustausch
6.1.20 Collaborative Planning & Engineering
6.1.21 Klassifizierungssysteme
6.1.22 Workflow-System
6.1.23 Anbindung des ERP-Systems oder Portals von Lieferanten
6.1.24 Weiterbildung für Mitarbeiter
6.1.25 Zusätzlicher Content
6.2 Zusammenfassende Anmerkungen zu den dargestellten Funktionalitäten
6.3 Nutzung der einzelnen Funktionen abhängig von der Benutzergruppe
7. Resümee
7.1 Einordnung der Funktionen eines Beschaffungsportals in die Teilbereiche des eBusiness
7.2 Nutzenaspekte von Beschaffungsportalen
7.2.1 Nutzen für das beschaffende Unternehmen
7.2.2 Nutzen für die Mitarbeiter des beschaffenden Unternehmens
7.2.3 Nutzen für die angebundenen Lieferanten
7.3 Verschmelzung verschiedenartiger Portalansätze
7.4 Schlussbemerkung
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Arbeit untersucht das Potenzial von Beschaffungsportalen, um die Kommunikation im Beschaffungsumfeld zu optimieren, Medienbrüche zu reduzieren und durch die Integration heterogener Anwendungen die Effizienz und Qualität der betrieblichen Beschaffungsprozesse nachhaltig zu steigern.
- Optimierung der Kommunikation zwischen Unternehmen und Lieferanten
- Integration von Unternehmensanwendungen auf einer zentralen Oberfläche
- Reduktion von Medienbrüchen und redundanter Datenhaltung
- Einsatz von Wissensmanagement zur Verbesserung der Prozessqualität
- Unterstützung des Lieferantenmanagements durch Portaltechnologie
Auszug aus dem Buch
6.1.16 Dokumentation der Beschaffungsvorgänge, Darstellung des Beschaffungsprozesses
Ziel sollte es sein, dass jemand, der einen Informationsbedarf hat, zu allererst am Portal nachsieht, ob dazu irgendwelche Informationen vorhanden sind – dies gilt sowohl für interne Benutzer als auch für Lieferanten. Erst wenn am Portal zu dem Thema nichts gefunden wurde, sollte man versuchen, auf anderem Wege an die Informationen zu gelangen. Diese Vorgangsweise ist ressourcenschonend, da die Benutzer zuerst versuchen, eigenständig zu den gewünschten Informationen zu gelangen. Dies wird jedoch nur dann funktionieren, wenn ein Großteil der Informationen tatsächlich über das Portal gefunden werden kann, da ansonsten die Benutzer nach einigen erfolglosen Versuchen andere Wege – abseits vom Portal – verwenden werden.
Daher ist es nötig, dass alle Beschaffungsvorgänge durchgängig am Beschaffungsportal dokumentiert sind. Selbstverständlich hat jeder Benutzer eine spezielle Sicht auf die Vorgänge. So kann ein Einkäufer auf alle seine Beschaffungsvorgänge zugreifen, egal um welchen Lieferanten es sich handelt, während ein Lieferant im Normalfall nur auf die ihn betreffenden Vorgänge Zugriff hat.
Andererseits kann ein Einkäufer die gesamte Dokumentation zu einem Beschaffungsfall ansehen und bei Bedarf auch ergänzen (zB indem er Dokumente anhängt oder Notizen erfasst), dem Lieferanten hingegen werden nur jene Informationen angezeigt, für die er auch berechtigt ist. Dadurch kann bspw verhindert werden, dass der Lieferant interne Notizen, die über ihn durch Einkäufer erfasst wurden, ansehen kann.
Zusammenfassung der Kapitel
1. Motivation: Die Arbeit begründet die Themenwahl durch die berufliche Nähe des Autors und die wachsende strategische Bedeutung der Beschaffung für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen.
2. Einleitung: Es werden grundlegende Begriffsdefinitionen (u.a. Beschaffung, Portal, eBusiness, SCM) vorgenommen und der inhaltliche Rahmen sowie die Abgrenzung der Diplomarbeit definiert.
3. Ausgangssituation und Zielsetzung: Das Kapitel analysiert die bestehende, oft heterogene IT-Landschaft in der Beschaffung und leitet daraus die strategischen und operativen Ziele für effizientere Beschaffungsprozesse ab.
4. Ursachen, Symptome und Wirkungen: Basierend auf Ursache-Wirkungs-Ketten werden Probleme wie Redundanzen, Medienbrüche und komplexe Prozesse identifiziert, die die Effizienz der Beschaffung mindern.
5. Lösungsansatz – Ein Unternehmensportal für die Beschaffung: Das Unternehmensportal wird als zentrale Lösung zur Prozessintegration vorgestellt, um durch EAI-Funktionalitäten und Wissensmanagement die Kommunikation zu verbessern.
6. Der Werkzeugkasten – Mögliche Funktionen und Inhalte eines Beschaffungsportals: Dieses Kapitel detailliert spezifische Funktionen eines Beschaffungsportals, von der Lieferantenregistrierung bis zur Integration von ERP-Systemen und Workflow-Systemen.
7. Resümee: Die Arbeit schließt mit einer Einordnung der Portal-Funktionen in eBusiness-Teilbereiche sowie einer Nutzenanalyse für Unternehmen, Mitarbeiter und Lieferanten ab.
Schlüsselwörter
Beschaffungsportal, Lieferantenportal, Unternehmensportal, Kommunikation mit Lieferanten, Herausforderungen in der Beschaffung, Vermeidung von Medienbrüchen, Supplier Relationship Management, eProcurement, Prozessintegration, Wissensmanagement, Workflow-System, EAI, eBusiness.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in der Arbeit grundsätzlich?
Die Diplomarbeit befasst sich mit dem Einsatz von Unternehmensportalen als unterstützende Instrumente für die betriebliche Beschaffung, um die Kommunikation und Prozessabwicklung mit Lieferanten effizienter zu gestalten.
Was sind die zentralen Themenfelder?
Zu den Kernbereichen gehören das Supplier Relationship Management, die Integration von IT-Systemen (EAI), Wissensmanagement innerhalb von Beschaffungsprozessen und die Vermeidung von Medienbrüchen.
Was ist das primäre Ziel der Arbeit?
Das Hauptziel ist es, Denkansätze aufzuzeigen, wie mittels Portaltechnologie die aktuellen Problemstellungen in der Beschaffung gelöst oder erleichtert werden können.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Der Autor nutzt zur Analyse vorwiegend Mind-Mapping, eine fundierte Literaturrecherche sowie die Bildung von Ursache-Wirkungs-Ketten.
Was wird im Hauptteil behandelt?
Der Hauptteil analysiert die Ausgangssituation der Beschaffung, identifiziert Ursachen für Probleme (Symptome/Wirkungen) und definiert einen umfangreichen Werkzeugkasten an Funktionen, die ein Beschaffungsportal abdecken kann.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die zentralen Schlagworte sind Beschaffungsportal, Lieferantenmanagement, Kommunikation mit Lieferanten, Vermeidung von Medienbrüchen und Prozessintegration.
Wie unterscheidet sich die Beschaffung vom Einkauf laut Arbeit?
Der Einkauf wird als operativer Teilbereich betrachtet, während die Beschaffung als Überbegriff fungiert, der zusätzlich Aktivitäten mit einer strategischen Ausrichtung umfasst.
Welchen Nutzen bietet ein Portal für den Lieferanten?
Ein Portal ermöglicht Lieferanten eine komfortable Selbstverwaltung der Stammdaten, bietet Transparenz über laufende Aufträge und Rechnungen und reduziert den Abstimmungsaufwand durch schnellere, asynchrone Kommunikation.
- Quote paper
- Bernhard Wizany (Author), 2005, Unternehmensportale als Unterstützungsfunktion für die betriebliche Beschaffung, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/38215
