Electronic Data Interchange (EDI) am Beispiel EDIFACT

Inhaltsverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

1. Einleitung
1.1. Problemstellung und Thema
1.2. Aufbau der Arbeit

2. Grundlagen
2.1. Abgrenzung EDI
2.2. Motivation zum Einsatz von EDI
2.3. Normen und Standards

3. UN/EDIFACT
3.1. Syntax
3.2. Zeichensatz
3.3. Strukturelle Komponenten
3.4. Datenelement und Datenelementgruppe
3.5. Segmente
3.6. Nachricht und Übertragungsdatei
3.7. Nachrichtentypen
3.8. Verzeichnisse

4. Weiterentwicklungen und Subsets
4.1. XML
4.2. EANCOM

5. Fazit

Literaturverzeichnis.

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Aufbau einer EDIFACT-Datei

Abbildung 2: Layout einer EDIFACT-Nachricht

Abbildung 3: Beispiel EDIFACT-Nachrichtentyp ORDERS

Abbildung 4: Teilmengen von UN/EDIFACT und EANCOM

Abbildung 5: EANCOM – beteiligte Unternehmen

Abbildung 6: EANCOM Nachrichtenabfolge

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Auszug der verschiedenen EDI-Standards

Tabelle 2: Bezeichnungen der EDIFACT Syntax

Tabelle 3: EDIFACT Zeichensätze Typ A und Typ B

Tabelle 4: EDIFACT-Verzeichnisse

1. Einleitung

Im Folgenden wird auf das Thema und der daraus resultierenden Problemstellung einge- gangen, so wie dem Aufbau dieser wissenschaftlichen Arbeit.

1.1. Problemstellung und Thema

Mit der zunehmenden Vernetzung der weltweiten Wirtschaft im Zuge der Globalisierung, so wie den immer umfangreicher und komplexer werdenden Prozessen der elektronischen Datenverarbeitung stieg auch die Nachfrage diesen Datenaustausch möglichst schnell aber dennoch effizient zu gestalten. Mit EDI (Electronic Data Interchange) entwickelte sich eine wichtige Methode des elektronischen Datenaustauschs, der wie folgt beschrie- ben wird:

„Unter EDI wird [...] der interventionsfreie Austausch strukturierter Daten verstanden, die unter Nutzung elektronischer Datenübertragung zwischen Applikationen beteiligter Kommunikationspartner transferiert werden.“¹

Da bei EDI die Verarbeitung der übertragenen Daten von einer Applikation durchgeführt wird, ist die Entwicklung von Normen und Standards enorm wichtig. Die vielfältigen und prozessabhängigen Anforderungen der Unternehmen führte zu der Entwicklung von zahl- reichen Nachrichtenstandards, die meist branchen- oder regionsabhängig sind.² Der in- ternationale und branchenunabhängige Standard UN/EDIFACT (Electronic Data Inter- change For Administration, Commerce and Transport), welcher von einer Einrichtung der Vereinten Nationen (UN) etabliert wurde, war daher ein bedeutsamer Schritt für die Vereinheitlichung eines universalen und weltweit anerkannten Standards.³

1.2. Aufbau der Arbeit

Zunächst findet eine Begriffsabgrenzung von EDI, sowie eine Darstellung gebräuchlicher Normen und Standards statt. Anschließend werden die Grundzüge des UN/EDIFACT- Standards erläutert und praktische Einsatzmöglichkeiten skizziert. Mit XML und EAN- COM werden Weiterentwicklungen der ursprünglichen EDI- bzw. UN/EDIFACT-Norm behandelt. Am Ende erfolgt noch eine zusammenfassende Betrachtung – das Fazit.

2. Grundlagen

Im Folgenden wird eine Abgrenzung von EDI, bzw. eine Begriffserklärung durchgeführt. Des Weiteren wird auf die Motivation für eine Einführung von EDI in einem Unterneh- men eingegangen und die Notwendigkeit einen internationalen und branchenübergreifen- den Standard zu definieren.

2.1. Abgrenzung EDI

Zunächst werden die relevanten Begriffe der Definition erläutert. Strukturierte Daten sind durch eine präzise Festlegung ihrer Zusammensetzung charakterisiert. Die auszutau- schende Information muss bezüglich Syntax und Semantik determiniert und zwischen Sender und Empfänger abgestimmt sein.⁴ Damit sind die Voraussetzungen für eine inter- ventionsfreie, d.h. automatisierte Kommunikation geschaffen. Interventionsfreiheit be- zeichnet dabei den Zustand, dass keine unmittelbare menschliche Einwirkung auf den Kommunikationsprozess gegeben ist. Sofern die Kommunikation bereits konfiguriert bzw. implementiert wurde, ist menschliche Intervention nur notwendig, wenn Fehler auf- treten.

Da Sender und Empfänger der übertragenen Daten Applikationen sind, müssen Syntax und Semantik definiert sein um die Weiterverarbeitung gewährleisten zu können. Der technische Ablauf der Übertragung entspricht einem Filetransfer zwischen den beteiligten Kommunikationspartnern.

Als Spezialisierung der allgemeinen (nicht zweckgebundenen) Definition wird in der Pra- xis mit dem Begriff EDI der Austausch von Geschäftsdaten bezeichnet. EDI ist damit ein Teilbereich des elektronischen Handels.

Die Einsatzgebiete von EDI sind primär Geschäftsprozesse mit stark automatisierten Ab- läufen, hohem Routinecharakter und hohem Volumina. Gemäß den erläuterten Eigen- schaften sind automatisierte Abläufe und Routinen die Voraussetzungen für eine rei- bungslose Übertragbarkeit und Durchführung der Abläufe in elektronischer Form. Domi- nierendes Einsatzgebiet von EDI stellt in der Praxis die Auftragsabwicklung zwisc hen Unternehmen dar, da diese die genannten Kriterien weitestgehend erfüllt.⁵

2.2. Motivation zum Einsatz von EDI

Die Motivation zum Einsatz von EDI ergibt sich aus den allgemeinen Vorteilen des elekt- ronischen und automatisierten Datenaustauschs. Zum einen werden Übertragungs-, Ver- arbeitungs- und Antwortzeiten verringert, zum anderen kann eine Minderung der Fehler- rate erreicht werden. Alleine durch den elektronischen Rechnungsversand durch EDI können bis zu 70 % der laufenden Kosten eingespart werden.⁶ Die Amortisationszeit der Einführungskosten einer EDI-Lösung ist daher meist sehr gering. Durch die entspre- chende Ausprägung dieser essentiellen Vorteile können durch den konsequenten Einsatz von EDI unter anderem folgende Ziele erreicht werden⁷:

- Schnellere Übertragungszeiten
- Geringere Übertragungskosten
- Kosteneinsparungen bei Tätigkeiten zum Datenhandling
- Vermeiden von Doppelarbeit
- Engere Bindung von Geschäftspartnern
- Verringerung von Lagerbeständern (Kapitalbindung)
- Höhere Kundenzufriedenheit durch schnellere und fehlerfreie Abwicklung
- Bessere Auswertungsmöglichkeiten (Statistiken)
- Mitarbeitermotivation durch Minderung von Routinetätigkeiten

Insgesamt kann ein Wettbewerbsvorteil für das Unternehmen entstehen. Neben den o.g. „freiwilligen“ Motivationen können auch Forderungen von Kunden oder Lieferanten das Unternehmen zur Einführung von EDI drängen.⁸

2.3. Normen und Standards

Der Austausch elektronischer Geschäftsdaten kann nur dann erfolgreich sein, wenn zwi- schen Sender und Empfänger Einigkeit bezüglich Struktur und Inhalt der übertragenen Informationen besteht. Um dieses Ziel zu erreichen, wurden von verschiedenen Parteien (Marktteilnehmer, Interessenverbände, Normierungsinstitutionen) standardisierte elekt- ronische Geschäftsnachrichten entwickelt. Neben Insellösungen einzelner Unternehmen entstanden zahlreiche Normen und Standards mit unterschiedlichem Regional- oder Branchenbezug. Tabelle 1 stellt eine Auswahl etablierter Spezifikationen dar.

Tabelle 1: Auszug der verschiedenen EDI-Standards

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Eigene Darstellung

Mit der zunehmenden Verbreitung von EDI wurden die Nachteile von Insellösungen deutlich, da ein branchenübergreifender, internationaler Einsatz nicht möglich war. Erst der von den Vereinten Nationen entwickelte Standard UN/EDIFACT konnte diese Be- schränkungen überwinden.

3. UN/EDIFACT

UN/EDIFACT definiert ein weltweit spezifiziertes Regelwerk, das den elektronischen Austausch von Handelsdokumenten im Rahmen des branchenübergreifenden Geschäfts- verkehrs ermöglicht. Insbesondere für die Auftragsabwicklung, die naturgemäß zahlrei- che Schnittstellen zu Geschäftspartnern aufweist, ergeben sich vielfältige Möglichkeiten zur Substitution papiergebundener Kommunikation durch elektronische Datenübertra- gung mittels UN/EDIFACT: Angebotsanforderung, Angebotsausstellung, Bestellung, Liefermeldung, Rechnungsstellung, Zollerklärung, Zahlungsauftrag oder Zahlungsbestä- tigung können neben vielen anderen Vorgängen in elektronische Form überführt werden.⁹ UN/EDIFACT ist unverändert in die ISO-, CEN- und DIN-Normenwerke übernommen worden.¹⁰

Im Folgenden werden schwerpunktmäßig die elementaren Bereiche Syntax und Ver- zeichnisse (Directory) von UN/EDIFACT erläutert. Diese Auswahl wurde bewusst ge- troffen, da anhand der Syntax der grundlegende Aufbau einer EDI-Norm verdeutlicht werden kann. Dieser ist prinzipiell auf andere Normen übertragbar. Anhand der Verzeich- nisse werden gleichzeitig Problemstellungen und Lösungsmöglichkeiten aufgezeigt, wel- che der praktische Einsatz einer internationalen Norm mit sich bringt. Weitergehende As- pekte von UN/EDIFACT wie beispielsweise die Implementierungsrichtlinien zur Umset- zung der Syntax oder die Richtlinien zur Auswahl und Gestaltung von Datenelementen können im Rahmen dieser Arbeit aus Platzgründen nicht berücksichtigt werden.

3.1. Syntax

Die in der Norm DIN ISO 9735 spezifizierte Syntax von EDIFACT wird durch die in Tabelle 2 dargestellten Komponenten gebildet.¹¹ Weil die Verwendung der deutschen Begriffe teilweise unüblichen ist, sind auch die jeweiligen englischen Bezeichnungen an- gegeben.

Tabelle 2: Bezeichnungen der UN/EDIFACT-Syntax

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Quelle: Eigene Darstellung

Mit Ausnahme des Zeichensatzes handelt es sich dabei um strukturelle Komponenten, die in einem hierarchischen Zusammenhang stehen. Die Bereiche Zeichensatz und struktu- relle Komponenten werden in den beiden folgenden Kapiteln genauer beleuchtet.

3.2. Zeichensatz

Die UN/EDIFACT-Norm sieht die alternative Verwendung von sechs unterschiedlichen Zeichensätzen mit Typbezeichnungen A bis F vor. Die syntaktisch relevanten Unter- schiede lassen sich anhand der Zeichensätze A und B verdeutlichen, da die Zeichensätze C bis F auf diesen beiden Typen basieren und lediglich um nationale Sonderzeichen er- weitert sind.

Der Zeichensatz vom Typ A enthält ausschließlich druckbare Zeichen. Der erweiterte Zeichensatz vom Typ B enthält zusätzlich Steuer- und Trennzeichen. Tabelle 3 gibt einen Überblick der beiden Zeichensätze sowie der Sonderfunktionen bestimmter Zeichen.¹²

[...]

¹ Schmoll, Thomas, Nachrichtenaustausch mit EDI/EDIFACT, 1994, S. 15

² Vgl. https://de.wikipedia.org/wiki/Elektronischer_Datenaustausch, Zugriff am 27.07.2017

³ Vgl. http://www.unece.org/trade/untdid/texts/d422_d.htm#aa, Zugriff am 27.07.2017

⁴ Vgl. https://de.wikipedia.org/wiki/Elektronischer_Datenaustausch, Zugriff am 27.07.2017

⁵ Vgl. http://edi-wissen.de/edi/konzepte/edi/, Zugriff am 27.07.2017

⁶ Vgl. Pur, Sabine, Stahl, Ernst, Wittmann, Georg, Weisheit, Silke, 70 % Kosteneinsparungen beim Mit- telständler, 2012, S. 10

⁷ Vgl. GS1 Switzerland, EDI Electronic Data Interchange, 2017, S. 6

⁸ Vgl. https://ecosio.com/de/blog/2015/01/22/Was-ist-elektronischer-Datenaustausch-EDI-und-was-sind- die-Vorteile-durch-EDI/, Zugriff am 27.07.2017

⁹ Vgl. http://www.edileitfaden.de/edi-resources/edi-case-studies/, Zugriff am 27.07.2017

¹⁰ Vgl. http://www.unece.org/trade/untdid/texts/d422_d.htm#aa, Zugriff am 27.07.2017

¹¹ Vgl. https://www.edigrid.de/edifact-nachrichtentypen/, Zugriff am 27.07.2017

¹² Vgl. http://www.unece.org/trade/untdid/texts/d422_d.htm#aa, Zugriff am 27.07.2017