Eine effektive, effiziente und zukunftsorientierte Arbeitsweise der Mitarbeiter hat in den vergangenen Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen. Durch die Anforderungen an Unternehmen, Kosten einzusparen, nachhaltig zu Handeln und eingehende Daten und Informationen schnellstmöglich zu verarbeiten, ist es nötig das eigene Unternehmen diesem Fortschritt anzupassen. Nur so kann die Wettbewerbsfähigkeit aufrechterhalten werden. Das Ziel dieser Projektstudienarbeit ist es, das laufende Projekt "Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit des Kreisausschuss des Lahn-Dill-Kreis" zu skizzieren. Es wird ein Transfer zu den bisher erlernten Managementtechniken hergestellt. Das Ziel des Projektes ist speziell auf die Aufgabenbereiche der Abteilung Gesundheit ausgelegt.
Ziel des Projektes ist es daher, beim Auftreten einer ansteckenden Krankheit, alle erforderlichen Maßnahmen zur Verhinderung ihrer Weiterverbreitung unmittelbar veranlassen zu können. Zur Unterstützung der sachgerechten Erledigung dieser Aufgabe soll ein Dokumenten-Management-System vorbereitet werden. Dieses soll die präzise Auffindbarkeit von Dokumenten ermöglichen, insbesondere im Vertretungsfall.
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Das Projekt
2.1 Problemanalyse und Projektbeschreibung
2.2 SWOT-Analyse allgemein und projektbezogen
2.3 Projektziele und Nutzen
3 Beobachtung und Evaluation
4 Projektplanung
4.1 Ablauf der Projektplanung
4.2 Projektplanung im eigenen Projekt
5 Projektstrukturplan
6 Ausblick auf die Bachelorthesis
7 Fazit
Zielsetzung & Themen
Das Hauptziel der Arbeit ist die Erstellung eines Konzepts zur Reorganisation des Aktenplans der Abteilung Gesundheit des Lahn-Dill-Kreises, um einen einheitlichen Ordnungsrahmen zu schaffen, der die Effizienz erhöht und die Dokumentenauffindbarkeit verbessert. Zentrale Themen sind:
- Analyse der aktuellen Ist-Situation mittels Beobachtung und Befragung
- Einsatz der SWOT-Methodik zur strategischen Standortbestimmung
- Definition von Projektzielen anhand der SMART-Formel
- Entwicklung eines Projektstrukturplans zur systematischen Umsetzung
- Bewertung der Potenziale für eine elektronische Aktenführung
Auszug aus dem Buch
2.1 Problemanalyse und Projektbeschreibung
Heutzutage sind Arbeitsabläufe geprägt von hoher Geschwindigkeit, Verkürzung von Produktlebenszyklen, Informationsüberflutung, zunehmender Vernetzung und Abhängigkeiten. Der Fachdienst Infektionsschutz und Umweltmedizin gehört zur Abteilung Gesundheit der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises. Die Aufgaben der Abteilung ergeben sich aus den Landesgesundheitsgesetzen, beispielsweise ist hier das „Hessische Gesetz über den öffentlichen Gesundheitsdienst (HGöGD) vom 28. September 2007“ zu nennen. Zu den Aufgaben des Fachdienstes Infektionsschutz und Umweltmedizin zählen unter anderem: die Abwehr gesundheitlicher Gefahren von der Bevölkerung, die Prävention und Bekämpfung übertragbarer Krankheiten beim Menschen, die Überwachung der Einhaltung von Hygieneanforderungen, sowie die Erfassung und Bewertung von Infektionskrankheiten.
Durch den täglichen Arbeitsrhythmus stellten sich im Laufe der Vergangenheit diverse Fragen:
Welche Aufgaben sind täglich zu erledigen?
Wie können diese effizienter bearbeitet werden?
Sind alle Akten ausschließlich digital zu bearbeiten?
Wie werden sämtliche Akten aller Fachdienste archiviert?
Ein erster Ansatz zur Umstellung der papierbasierten Arbeitsabläufe hin zu computergestützten wurde begonnen. Eine vollständige Implementierung war jedoch aus zeitlichen Gründen, sowie dem Fehlen eines einheitlichen Aktenplans nicht möglich.
Zusammenfassung der Kapitel
1 Einleitung: Die Einleitung skizziert die Ausgangslage, die Zielsetzung der Projektstudienarbeit zur Reorganisation des Aktenplans der Abteilung Gesundheit und beschreibt den methodischen Aufbau der Arbeit.
2 Das Projekt: In diesem Kapitel erfolgt eine Problemanalyse mittels einer SWOT-Analyse, gefolgt von einer detaillierten Beschreibung der Projektziele und des Nutzens, wobei die SMART-Formel Anwendung findet.
3 Beobachtung und Evaluation: Dieses Kapitel erläutert die Datenerhebungsmethoden, wobei der Fokus auf der Kombination aus systematischer Beobachtung und einer schriftlichen Mitarbeiterbefragung zur Ist-Analyse liegt.
4 Projektplanung: Hier wird der allgemeine Prozess der Projektplanung beschrieben und die konkrete Anwendung im Rahmen des Reorganisationsprojekts, inklusive der Meilensteinplanung, dargelegt.
5 Projektstrukturplan: Dieses Kapitel definiert die Zerlegung des Projekts in Teilaufgaben und Arbeitspakete, um eine systematische und steuerbare Projektdurchführung zu gewährleisten.
6 Ausblick auf die Bachelorthesis: Der Ausblick zeigt auf, welche weiterführenden Analysen und Fragestellungen, insbesondere im Bereich Datenschutz und digitaler Dokumentenverwaltung, für die Bachelorthesis relevant sind.
7 Fazit: Das Fazit fasst die erreichten Ergebnisse zusammen und betont die Relevanz der geschaffenen Grundlage für die zukünftige Effizienzsteigerung in der Abteilung.
Schlüsselwörter
Projektstudienarbeit, Aktenplan, Abteilung Gesundheit, Lahn-Dill-Kreis, Reorganisation, SWOT-Analyse, Projektplanung, Projektstrukturplan, Dokumentenmanagement, elektronische Akte, Gesundheitsdienst, Verwaltung, Prozessoptimierung, Effizienzsteigerung, Qualitätsmanagement.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Projektstudienarbeit grundlegend?
Die Arbeit beschäftigt sich mit der Reorganisation des Aktenplans der Abteilung Gesundheit bei der Kreisverwaltung des Lahn-Dill-Kreises, um Arbeitsabläufe durch einen einheitlichen Ordnungsrahmen zu optimieren.
Welche zentralen Themenfelder deckt die Arbeit ab?
Die Schwerpunkte liegen auf der Problemanalyse, der strategischen Situationsbestimmung mittels SWOT-Methode, der Projektzieldefinition und der operativen Planung durch Projektstruktur- und Meilensteinpläne.
Was ist das primäre Ziel des Projektes?
Das Hauptziel ist die Entwicklung eines einheitlichen, für alle Mitarbeiter nachvollziehbaren Aktenplans, der die Auffindbarkeit von Dokumenten verbessert und einen reproduzierbaren Arbeitsprozess schafft.
Welche wissenschaftlichen Methoden wurden angewandt?
Die Arbeit nutzt zur Analyse der Ausgangssituation primär empirische Methoden wie die Beobachtung und eine schriftliche Mitarbeiterbefragung sowie strategische Planungsinstrumente wie die SWOT-Analyse.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in die Ist-Analyse der Abteilung, die Definition der Projektziele, die methodische Projektplanung inklusive der Erstellung eines Meilensteinplans und die Erarbeitung eines Projektstrukturplans.
Durch welche Schlüsselbegriffe ist die Arbeit charakterisiert?
Die Arbeit wird durch Begriffe wie Projektmanagement, Reorganisation, Aktenführung, Effizienzsteigerung, Verwaltungsprozesse und digitale Dokumentenverwaltung charakterisiert.
Warum wurde eine schriftliche Befragung der Mitarbeiter durchgeführt?
Da kein Datenmaterial zum Ist-Zustand vorhanden war, diente die Befragung dazu, die Meinungen, Wünsche und das aktuelle Arbeitsverhalten der Mitarbeiter zu erfassen, um das Projekt bedarfsgerecht auszurichten.
Welche Rolle spielt die SWOT-Analyse für das Projekt?
Die SWOT-Analyse dient dazu, Stärken und Schwächen der internen Struktur sowie externe Chancen und Risiken zu identifizieren, um fundierte Entscheidungen für die Projektumsetzung zu treffen.
Was bedeutet der Umstieg auf die elektronische Akte?
Es wird geprüft, inwiefern der Wechsel von papierbasierten Akten zur digitalen Form die Effizienz steigern, Kosten senken und die Auffindbarkeit von Informationen im Vertretungsfall verbessern kann.
- Quote paper
- Christina Bischoff-Moos (Author), 2014, Reorganisation des Aktenplanes der Abteilung Gesundheit einer Kreisverwaltung, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/413323
