Die Sicherstellung der effizienten Informationsversorgungsaufgabe durch den Controller

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Die Information und ihr Problem
2.1 die Eignung des Controllers
2.2 der Informationsbedarf
2.3 die Informationsbedarfsanalyse
2.4 operatives/taktisches/strategisches Controlling

3. Die Informationsversorgungsaufgabe des Controllers
3.1 die Informationsbeschaffung
3.2 der Informationsinhalt
3.3 die besondere Herausforderung an den Krankenhauscontroller
3.3.1 operatives Krankenhauscontrolling
3.3.2 taktisches Krankenhauscontrolling
3.3.3 strategisches Krankenhauscontrolling

4. Informationssysteme
4.1 Kennzahlensysteme
4.2 Führungsinformationssysteme (FIS)
4.3 Früherkennungssysteme (FES)

5. Fazit

6. Literaturverzeichnis

1. Einleitung

Heutzutage sind Wirtschaftsunternehmen mit Informationen bezüglich ihrer Wirtschaftlichkeit eingedeckt. Zahlen, Fakten und Ausblicke sind vorhanden oder können beschafft werden. Deshalb könnte man meinen, dass die Aufgabe des Controllers, dem zeitweilig der Ruf des „Erbsenzählers“ anhing^[1], überflüssig geworden ist. Vielleicht, oder gerade wegen der zunehmenden Menge an betriebswirtschaftlichen Informationen hat sein Aufgabengebiet eine wichtige Bedeutung im Informationsmanagement bekommen. In dieser Hausarbeit wird die Bedeutung des Controllers in Bezug auf die für einen Wirtschaftsbetrieb relevante Information näher untersucht.

Im ersten Schritt werden Informationen hinsichtlich Menge und Art betrachtet. Es folgt dann im Hauptteil die Beschreibung von Techniken und Systemen zum fachgerechten Handling einer betriebswirtschaftlichen Information durch den Controller.

Am Beispiel des Wirtschaftsbetriebes Krankenhaus soll dann die Bedeutung des Controllers hervorgehoben werden.

Nach Vorstellung dreier Informationssysteme nimmt das Fazit Stellung, ob es durch den Einsatz eines Controllers zu einer Ertragssteigerung in einem Wirtschaftsbetriebes kommen kann.

2. Die Information und ihr Problem

Sicherlich ist eine Information^[2], die wichtige Fakten für einen Wirtschaftsbetrieb liefert, nicht immer gleich problembehaftet. Aber im Aufspüren, Verarbeiten und Weiterleiten von Informationen in und für einen Wirtschaftsbetrieb ist Effizienz gefragt. Aber je mehr Daten zur Verfügung stehen, desto schwieriger wird das Auffinden relevanter Werte. Das Suchen und Finden von strategisch relevanten Informationen war in der Vergangenheit nicht einfach, da das dafür nötige Datenmanagement extrem aufwändig war.^[3] Die Abbildung 1 soll die Probleme von vielen, unnötigen oder gar fehlenden Daten veranschaulichen.

Mit fortschreitender Technologisierung ist der Controller zwar imstande die oben zitierten strategisch relevanten Informationen besser herausfiltern zu können. Trotzdem besteht die Gefahr, dass er Daten präsentiert, für die kein Bedarf besteht. (siehe Abbildung 1, Feld 7) Hier spricht man von Zahlenfriedhöfen. Des weiteren kann das Management Zahlen und Fakten nachfragen, die aber nicht entscheidungsrelevant sind. (Feld 3) Eine weitere problematische Variante ist die der notwendigen Informationen, die vom Controller aber nicht angeboten werden (Felder 4 und 5).^[4] Feld 1 beschreibt den Idealzustand: Die vom Management nachgefragten Informationen sind in der Tat entscheidungsrelevant und werden vom Controller auch bereitgestellt. „Dieses „Optimum“ ist in der Realität aber eher die Ausnahme.^[5] Informationen können auch als Führungsinformationen bezeichnet werden, da sie zur Lösung von Führungsaufgaben dienen. Im o.g. Optimum handelt es sich demnach um Informationen, die verdichtet, verknüpft und von Führungspersonen als relevant angesehen werden.^[6] Fehler, wie in den Feldern 3-5 und 7 können unabhängig von Technik und Innovation eintreten und einem Betrieb durch Fehlentscheidungen einen erheblichen finanziellen Schaden verursachen. Sachkenntnis und Fähigkeiten zur Schnittstellenarbeit des Controllers können dies bei Auswahl der richtigen Daten verhindern.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1^[7]

Daher ist es notwendig Informationen fachmännisch zu untersuchen, auszuwerten und relevante Ergebnisse an die Führungsebene weiterzugeben. Hierzu dient die Arbeit des Controllers. Um die Komplexität seiner Aufgabe Planungsinstanz besser verstehen zu können, sei an dieser Stelle der Prozess vom Informationsbedarf bis hin zur Informationsausgabe beschrieben. An entsprechender Stelle finden sich in dieser Hausarbeit Angaben zur besonderen Aufgabe des Controllers, die Effizienz seiner Aufgabe sicherzustellen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abb. 1: Informationsprozess^[8]

2.1 Die Eignung des Controllers

Controller müssen das Management mit strategischen Informationen versorgen. Dazu müssen sie das Untenehmen in seiner Gesamtheit erfassen, mit allen wertschöpfenden Prozessen, Kostentreibern und Potentialen.^[9] Diese müssen erkannt und an entsprechende Entscheidungsinstanzen des Wirtschaftsbetriebes weitergeleitet werden. Strategisch-analytische Funktionen existieren, trotzdem darf sich der Controller nicht nur auf systemgestützte Fakten verlassen. Dies betrifft insbesondere flexible Unternehmensstrukturen mit vielen einmalig zu treffende Entscheidungen. Die bewährten Prozessschritte von dem Informationsbedarf bis hin zur Informationsausgabe sind in obiger Abbildung nachzuvollziehen, welche im Laufe der Jahre mehr und mehr in die informatikgestützten Systeme eingebunden wurden. „Allerdings sind auch hier immer noch Intuition, Erfahrung und ein kreativer Unternehmergeist gefordert. Das kann kein noch so ausgefeiltes Softwaresystem ersetzen!“^[10]

Diese Art von Informationsmanagement muss gewonnene Informationsflüsse zweckgerichtet kanalisieren und die relevanten Informationen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort im Unternehmen zur Verfügung stellen.^[11]

2.2 Der Informationsbedarf

Einen wesentlichen Bestandteil des Controlling-Prozesses macht daher die Klärung des Informationsbedarfes aus. Er ist aus dem zur Lösung anstehenden Entscheidungsproblem abzuleiten.^[12] Die richtige Auswahl der Informationen (Qualität) hilft zum einen der effizienten Entscheidungsfindung durch Manager. Zum anderen bleibt die Quantität der Informationen durch ihre sinnvolle Eingrenzung (finanziell) überschaubar. – Da Informationen knapp, teuer und nutzbringend sind, weisen sie die Eigenschaften eines – immateriellen – Wirtschaftsgutes auf.^[13]

Informationen, die einem Unternehmen Nutzen bringen, können verschiedenster Art sein. Ursprünglich unterscheidet man Betriebs- und Marktinformationen. Eine wesentliche Quelle zur Deckung des Informationsbedarfs stellt das Rechnungswesen dar.^[14] Es erfasst angefallene oder geplante Geschäftsvorfälle

Aber auch hier ist der Controller auf seine Intuition angewiesen, gerade wenn sich die Planungsinstanz noch im Aufbau befindet: „Bei der Bestimmung des optimalen Informationsumfangs bleibt der Planungsinstanz daher nur der Ausweg sukzessiver Informationsbeschaffung, bei der von Planungsstufe zu Planungsstufe die Informationsbasis verbessert wird.“^[15] „Der Informationsbedarf ist dabei i.d.R. a priori nicht erkennbar, sondern lässt sich erst mit der Konkretisierung der Planung schrittweise erkennen und unterliegt in diesem Prozess auch häufigen Modifikationen.“^[16]

[...]

^[1] vgl. Fritz/Horváth (2005), S. 189

^[2] Die im folgenden benutzten Begriffe „Informationen“, „Daten“ und „Zahlen“ stehen in dieser Hausarbeit für den Wissenszuwachs, welchen der Controller aus ihnen gewinnt.

^[3] vgl. Controlling (März 2005), S. 190

^[4] vg. Link (1996), S. 192f

^[5] vgl. Weber (2002a), S. 102

^[6] vgl. Horváth (2002), S. 352

^[7] vgl. hierzu im Folgenden Weber (2002b), S. 103

^[8] vgl. Wöhe (2002), S. 174

^[9] vgl. Controlling (März 2005), S. 190

^[10] vgl. hierzu im Folgenden Controlling (März 2005), S. 190

^[11] vgl. Benz/Buchner/Burgarth (1999), S. 197

^[12] vgl. Wöhe (2002), S. 174

^[13] vgl. Erichson (1997), S. 199

^[14] vgl. Küpper, H.-U./Weber, J./Zünd. A. (1990), S. 283

^[15] vgl. Wöhe (2002), S. 174

^[16] vgl. Corsten (1993), S. 330