Das Thema unserer Projektarbeit entstand im Rahmen eines Gesprächs mit der Geschäftsführerin der Personalberatungsfirma Secretary Search, die seit 1988 bis heute die einzige österreichische Personalberatung ist, die sich vollständig auf die Suche und Selektion von MitarbeiterInnen im Office-Bereich spezialisiert hat.
Noch immer gelten Sekretärinnen als dienstbare Schreibkräfte, dabei erfüllen sie heute vielfach komplexe Managementaufgaben. Gerade im Bereich der Dienstleistung hat sich durch den rasanten Wandel in der Arbeits- und Berufswelt viel verändert. Die früher klar definierte Anforderung und Aufgabenzuordnung wurde einerseits durch die fortschreitende Entwicklung neuer Kommunikationstechnologien aufgeweicht, andererseits müssen die Angestellten durch den Wandel im Bürobereich in Richtung Höherqualifizierung durchschnittlich mehr können und leisten.
Zusätzliche Qualifikationen und das Beherrschen einer Vielzahl an soft skills zeichnen das Bild einer Sekretärin/Top-Assistentin mit deutlich angestiegenen Managementfunktionen aus. Unternehmerisches und vernetztes Denken, Teamarbeit und grundlegende Lernbereitschaft werden bei der Suche von Personalverantwortlichen immer stärker gefordert.
Als Personalberatungsunternehmen ist es daher sehr wichtig, bei der Auswahl geeigneter Kandidatinnen neben den geforderten beruflichen Qualifikationen auch die sogenannten soft skills wie Kommunikationsfähigkeit, Kontaktstärke, Teamgeist, Eigeninitiative, Flexibilität und noch viele mehr in Erfahrung zu bringen.
Die vorliegende Studie beschäftigt sich einerseits mit dem Wandel des Rollenbilds und Berufsverständnisses der Sekretärin zur Assistentin, andererseits wurde anhand einer Marktforschung mittels Fragebogen und qualifizierten Interviews – die teilweise auf Video aufgenommen wurden – mit Personalverantwortlichen (Human Resources Managern), beziehungsweise mit Geschäftsführern mit Personalverantwortlichkeit von mittelständischen Unternehmen und internationalen Konzernen im Raum Wien und Niederösterreich, die aktuellen Anforderungen erhoben.
Das derzeitige Berufsbild, die notwendigen und gefragten Qualifikationen, beziehungsweise Anforderungen an die Assistentin werden im Rahmen dieser Studie ausführlich dargestellt.
Inhaltsverzeichnis
1. Einführung
1.1. Perspektiven und angestrebtes Ziel
1.2. Relevanz und Aktualität der Projektarbeit – Rollenbild im Wandel
1.3. Untersuchungsmethoden im Rahmen der Projektarbeit
2. Die Entstehung des Berufs
2.1. Die Erfindung der Schreibmaschine
2.2. Von der Schreibmaschine zum PC
3. Rollenbild einst und jetzt: von der Sekretärin zur Büromanagerin
3.1. Weibliche Fähigkeiten – eine Eignung für Führungsaufgaben?
4. Begriffsdefinition Assistentin
5. Analyse der Ist-Situation – Rechercheergebnisse
5.1. Marktforschung
5.2. Zielgruppen der Marktforschung
5.3. Fragebogen
5.4. Befragungsdauer und Methoden
5.5. Auswertungsmethode
5.6. Die wichtigsten Erkenntnisse der Marktforschung Ist-Situation - Hard Skills
5.7. Die wichtigsten Erkenntnisse der Marktforschung Ist-Situation – Soft Skills
5.8. Statements und Zitate
5.9. Das derzeitige Anforderungsprofil der Assistentin
6. Zukunftsperspektiven der Assistentin
6.1. Computer versus Maschinen
6.2. Unschärfere und variablere Arbeitsteilung
6.3. Reduzierung der Intimität
6.4. Vom Ordnungs- zum Gestaltungssinn
6.5. Freisetzung von Innenvorgängen
6.6. Soft skills
6.7. Mehr Kompetenz, gleicher Lohn
7. Ausbildungen und Trends im internationalen Vergleich
7.1. Ausbildungen
7.2. Organisationen und Vereine
8. Schlusswort
9. Literatur
10. Ergebnisse der Marktforschung – Charts
11. Fragebogen
12. Ergebnis – Einzelinterviews
13. Ergebnis – OMC Befragung
Zielsetzung & Themen
Die Projektarbeit untersucht den tiefgreifenden Wandel des Berufsbildes der Sekretärin hin zur modernen Assistentin bzw. Büromanagerin. Ziel ist es, aktuelle Anforderungen an das Berufsbild zu definieren, die steigende Bedeutung von Soft Skills zu analysieren und die Zukunftsperspektiven dieses Berufsfeldes im Kontext einer zunehmend technisierten und dynamischen Arbeitswelt aufzuzeigen.
- Wandel vom klassischen Rollenbild zur modernen Assistentin
- Analyse von Hard Skills und technischen Anforderungen
- Bedeutung und Einsatz von Soft Skills im Büroalltag
- Zukunftsperspektiven und Trends im internationalen Vergleich
- Anforderungsprofile in mittelständischen und internationalen Unternehmen
Auszug aus dem Buch
5. Analyse der Ist-Situation – Rechercheergebnisse
Die Macht im Vorzimmer wächst. Die Damen, die noch vor ein paar Jahren als einfache Schreibkräfte in Großraumbüros tätig waren und in erster Linie einfache Aufgaben zu erfüllen hatten, sind heute autonom agierende Managerinnen. Die Kommunikationswissenschaftlerin Gabriele Cerwinka kann diese These nur untermauern:
Kaum ein Berufsbild hat sich in den vergangenen Jahren so rasant verändert wie jenes der Chefsekretärin.
Die Aufgabenbeschreibung sieht vor, dem Vorgesetzten loyal gegenüberzustehen und diskret mit Informationen umzugehen. Nach Außen hin repräsentiert die Chefsekretärin die Karrierefrau. In ihrer Wirkung unternehmensintern teilt sie die Macht gekonnt zwischen Management, Mutterrolle und weiblicher Pragmatik. Diese Eigenschaften lernen die angehenden Chefsekretärinnen nicht auf der Handelsschule, sondern im individuell abgestimmten Persönlichkeitscoaching.
Claudia Raimann ist Assistentin des Vorstandsvorsitzenden von Böhler-Uddeholm Klaus Raidl und beurteilt ihre Position im Unternehmen wie folgt:
Ich bin seine Visitenkarte – aber wenn es sein muss, bin ich auch sein Rottweiler. Ich weiß ganz genau, wann ich ihm was sagen kann. Seine Laune erkenne ich schon am Schritt. Ich habe auch kein Problem damit, für ihn auf die Bank zu gehen und ihm Kaffee zu bringen. Ich suche sogar seine Krawatten aus. Mein Alltag ist knallhartes Management – aber auch persönliche Dienstleistung.5
Zusammenfassung der Kapitel
1. Einführung: Die Einleitung beleuchtet die Entstehung des Projektthemas und den rasanten Wandel des Sekretariatsberufs hin zu komplexen Managementaufgaben.
2. Die Entstehung des Berufs: Dieses Kapitel zeichnet die historische Entwicklung von der Einführung der ersten Schreibmaschinen bis hin zum modernen PC-gestützten Büroalltag nach.
3. Rollenbild einst und jetzt: von der Sekretärin zur Büromanagerin: Hier wird die Evolution des Berufsbildes und die Eignung weiblicher Fähigkeiten für moderne Führungsaufgaben erörtert.
4. Begriffsdefinition Assistentin: Dieses Kapitel definiert die vielfältigen Aufgabenbereiche und den Verantwortungsradius der modernen Assistentin in der heutigen Wirtschaft.
5. Analyse der Ist-Situation – Rechercheergebnisse: Der Hauptteil präsentiert die Ergebnisse der Marktforschung, inklusive Hard- und Soft-Skills sowie Statements von Experten.
6. Zukunftsperspektiven der Assistentin: Es werden zukünftige Entwicklungen wie der Einfluss neuer Technologien und die Veränderung von Arbeitsteilung und Anforderungsprofilen diskutiert.
7. Ausbildungen und Trends im internationalen Vergleich: Das Kapitel betrachtet die steigenden Bildungsanforderungen und internationale Netzwerkstrukturen für Assistentinnen.
8. Schlusswort: Das Fazit fasst die globalen Trends zusammen und betont die Notwendigkeit ständiger Weiterbildung in einer dynamischen Arbeitswelt.
9. Literatur: Auflistung der im Rahmen der Arbeit verwendeten Zeitschriften, Zeitungsartikel und Studien.
10. Ergebnisse der Marktforschung – Charts: Grafische Aufbereitung der erhobenen Daten aus den Fragebögen.
11. Fragebogen: Dokumentation des für die empirische Untersuchung verwendeten Fragebogens.
12. Ergebnis – Einzelinterviews: Detaillierte tabellarische Auswertung der Daten aus den geführten Einzelinterviews.
13. Ergebnis – OMC Befragung: Detaillierte tabellarische Auswertung der Daten aus der Befragung über das OMC-Netzwerk.
Schlüsselwörter
Sekretärin, Assistentin, Büromanagerin, Rollenbild, Wandel, Managementaufgaben, Soft Skills, Hard Skills, Marktforschung, Weiterbildung, Networking, Büroorganisation, Führung, Kommunikation, Arbeitswelt
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit untersucht den Wandel vom klassischen Sekretariatsberuf hin zur modernen Assistentin bzw. Büromanagerin in einem modernen Unternehmensumfeld.
Welche zentralen Themenfelder werden behandelt?
Die Themenfelder umfassen historische Entwicklungen, aktuelle Anforderungen an Hard und Soft Skills, Zukunftsperspektiven, internationale Ausbildungstrends sowie spezifische Marktforschungsergebnisse.
Was ist das primäre Ziel der Studie?
Ziel ist es, den Status quo des Berufsbildes zu erfassen, notwendige Qualifikationsanforderungen zu definieren und Prognosen für die zukünftige Entwicklung des Berufes aufzustellen.
Welche wissenschaftliche Methode wurde verwendet?
Es wurde eine Marktforschung durchgeführt, die eine Literaturrecherche, eine Fragebogenanalyse sowie qualifizierte Einzelinterviews und Expertenbefragungen kombiniert.
Was steht im Hauptteil der Arbeit im Fokus?
Der Hauptteil analysiert die Ist-Situation mittels umfangreicher Daten (Marktforschung), stellt Statements von Branchenexperten vor und leitet daraus ein detailliertes Anforderungsprofil ab.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Die Arbeit wird durch Begriffe wie Wandel, Professional Office Management, Soft Skills, Führungskompetenz und internationale Vergleichsstandards charakterisiert.
Welche Bedeutung haben die "Soft Skills" für die heutige Assistentin?
Soft Skills wie Loyalität, Diskretion, Konfliktlösungspotenzial und Kommunikationsfähigkeit werden heute als wesentliche Grundvoraussetzungen angesehen, die oft über den Erfolg in dieser Position entscheiden.
Wie verändert die zunehmende Technisierung das Berufsbild?
Die Technisierung reduziert rein administrative Routineaufgaben, erfordert jedoch eine höhere IT-Kompetenz und verschiebt den Fokus auf komplexere Management- und Repräsentationsaufgaben.
Warum wird die Ausbildung für Assistentinnen immer wichtiger?
Durch die steigende Verantwortung und die Anforderung, als kompetente Partnerin der Führungskraft zu fungieren, wird ein akademischer oder spezialisierter Ausbildungshintergrund zunehmend essenziell.
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- Peter Wilfinger (Author), Irene Ganser (Author), Elisabeth Wursche (Author), 2004, Von der Sekretärin zur Assistentin - Ein Berufsbild im Wandel. Wird die Assistentin von heute die Managerin von morgen?, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/43070
