Verrechnungskonten bei Waren- und Rechnungseingang. Die richtige Buchhaltung in der Logistik

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Wareneingangs- und Rechnungseingangskonto (WE/RE-Konto)
2.1 Erfassung Wareneingang
2.2 Wareneingangsbeleg anzeigen

3. Rechnungsprüfung

4.1 Rechnungseingang mit MM-Integration
4.2 Ausgleich WE/RE-Konto und WE/RE-Kontenpflege
4.3 Bilanzielle Darstellung des WE/RE-Konto in SAP
4.4 Rechnungseingang ohne MM-Integration

5. Zahllauf

6. Bankverrechnungskonto

7. Fazit

Literaturverzeichnis

1. Einleitung

SAP ERP unterstützt die Kernprozesse eines Unternehmens wie beispielsweise die Buchführung, den Einkauf, die Produktion, das Personalwesen, den Vertrieb und das Controlling.^[1] Im gesamten Unternehmen wird dasselbe System genutzt. Dadurch wird die Dateneingabe und –pflege vereinfacht.

Die bereits in der Vorlesung bearbeitete Integrations-Fallstudie Logistik dient als Grundlage für diese Studienarbeit. Im Rahmen dieser Fallstudie wurden ein Lieferantenstammsatz und Bestellungen angelegt sowie Wareneingänge erfasst. Mithilfe dieser Studienarbeit soll der Zweck von Verrechnungskonten im SAP-System dargestellt werden. Des Weiteren wird die Integration zwischen dem SAP-Modul MM und dem SAP-Modul FI erläutert.

2. Wareneingangs- und Rechnungseingangskonto (WE/RE-Konto)

Das WE/RE-Konto ist ein Verrechnungskonto. Da der Waren- und Rechnungseingang in der Praxis selten zur gleichen Zeit erfolgt, wird es in folgenden Fällen bebucht:

- Bei Wareneingängen, zu denen noch keine Eingangsrechnung vorliegt
- Bei Rechnungseingängen, zu denen noch keine Ware geliefert wurde

Dieses Konto ist als Puffer für die beiden Vorgänge Wareneingang und Rechnungseingang vorgesehen. Damit soll die Trennung von Waren- und Wertefluss ermöglicht werden.^[2] Geht die fehlende Ware beziehungsweise die fehlende Rechnung ein, wird das entsprechende WE/RE-Verrechnungskonto entlastet. Voraussetzung für das Buchen auf das WE/RE- Konto ist, dass dem jeweiligen Waren- oder Rechnungseingang eine Bestellung zugrunde liegt.^[3]

Das WE/RE-Konto ist aus buchhalterischer Sicht zwar ein Bilanzkonto, aber es findet sich nicht in der Bilanz wieder, da es sich um ein reines Verrechnungskonto handelt.^[4] Normalerweise steht dieses Konto im Bilanzanhang.^[5]

2.1 Erfassung Wareneingang

Mit der Transaktion „MIGO“ können in SAP Wareneingänge erfasst werden. Diese ist im SAP Easy Access Menü wie folgt zu finden:

Logistik → Materialwirtschaft → Einkauf → Bestellung → Folgefunktionen → MIGO – Wareneingang

Der Wareneingang wurde bereits im Rahmen der Integrations-Fallstudie Logistik mit dem Wareneingangseingangsbeleg 5000000464 erfasst.

Hier sollte auf die Bewegungsart 101 „Wareneingang zur Bestellung in das Lager“ ge-achtet werden. Mithilfe der Bewegungsart werden die Warenbewegungen unter-schieden. Zu den Warenbewegungen gehören beispielsweise Wareneingänge, Waren-ausgänge oder Umbuchungen. In der Bestandsführung hat die Bewegungsart eine wichtige Steuerfunktion und ist zudem wichtig bei der automatischen Kontenfindung in SAP.^[6]

2.2 Wareneingangsbeleg anzeigen

Nach der Buchung des Wareneingangsbelegs 5000000464 kann man sich diesen unter folgendem Pfad anzeigen lassen:

Logistik → Materialwirtschaft → Bestandsführung → Materialbeleg → Anzeigen (Transaktion: MB03)

Mit Klick auf Rechnungswesen-Belege (RW-Belege) werden nun alle automatisch im Hintergrund erzeugten RW-Belege angezeigt. Durch Doppelklick auf Buchhaltungs-beleg 5000000017 erscheint nun die Buchung des Wareneingangsbelegs. Im Soll wurde das Konto 300000 Rohstoffe 1 mit Buchungsschlüssel 89 (Zugang Bestand Soll) und im Haben das Konto 191100 WE/RE-Verrechnungskonto mit Buchungsschlüssel 96 (WE/RE-Haben) gebucht.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

3. Rechnungsprüfung

Die Rechnungsprüfung ist ein Teil der Materialwirtschaft. Sie verbindet die Material-wirtschaft und das externe beziehungsweise das interne Rechnungswesen. Beispielsweise leitet sie relevante Zahlungsinformationen aus der Logistik an das SAP-Modul Finanzwesen weiter.^[7]

Die Rechnungsprüfung nimmt Bezug auf Informationen der vorgelagerten Arbeits-gebiete Einkauf (zum Beispiel Bestellungen) und Wareneingang (zum Beispiel Lieferscheine). Danach erfolgt die Erfassung der Kreditorenrechnung im SAP-System. Der dadurch erzeugte Beleg wird durch „speichern“ zu einem offenen Posten auf dem betreffenden Kreditorenkonto. Der Beleg wird dann von der Finanzbuchhaltung ausgeglichen.^[8]

Die Rechnungsprüfung wird aufgeteilt in die formale und in die sachliche Prüfung einer Eingangsrechnung. Bei der formalen Prüfung wird gewährleistet, dass die Kreditoren-rechnung die gesetzlichen Regeln erfüllt.^[9]

Diese Regeln sind im §14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) festgelegt. Nach diesem müssen Rechnungen folgende Angaben enthalten:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,

2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,

3. das Ausstellungsdatum,

4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),

5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,

6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,

7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,

8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,

9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und

10. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten gemäß Absatz 2 Satz 2 die Angabe „Gutschrift”.^[10]

Des Weiteren sind Eingangsrechnungen auch sachlich zu prüfen. Hierbei geht es um die Prüfung auf rechnerische beziehungsweise preisliche Richtigkeit und ob die vertraglich vereinbarte Lieferung oder Leistung korrekt geliefert beziehungsweise erbracht wurde. Die sachliche Prüfung kann mit der von SAP bereitgestellten „Logistik-Rechnungsprüfung“ erfolgen. Im nächsten Kapitel 4.1 wird detaillierter auf das Erfassen von Kreditorenrechnungen über die logistische Rechnungsprüfung eingegangen. Natürlich ist es auch möglich, Gutschriften über diese Funktion einzubuchen. Abschließend ist zu erwähnen, dass sich die logistische Rechnungs-prüfung durch eine hohe Integration mit SAP-MM und SAP-FI auszeichnet.^[11] Für die formale Rechnungsprüfung bietet das SAP-System kein geeignetes Werkzeug. In der Praxis erfolgt häufig noch eine manuelle Prüfung.

4.1 Rechnungseingang mit MM-Integration

Wie bereits erwähnt, bestehen zwischen den SAP-Modulen MM und FI enge Ver-bindungen. So können Rechnungen mit Bestellbezug in der logistischen Rechnungs-prüfung (MIRO) gebucht werden. Sie vergleicht die Daten aus der Bestellung (Preis) und dem Wareneingang (Menge).^[12]

Nachdem die Eingangsrechnung auf formale und sachliche Richtigkeit geprüft wurde, kann sie gebucht werden. Allerdings muss davor noch festgestellt werden, ob für den Kreditor eine Umsatzsteuerpflicht besteht. Dies erfolgt über:

Rechnungswesen → Finanzwesen → Kreditoren → Stammdaten → Zentrale Pflege → Anzeigen (XK03)

Durch entsprechende Eingabe des Kreditors, des Buchungskreises, der Einkaufs-organisation sowie das Setzen eines Häkchens bei „Steuerung“ kommt man nun in den ausgewählten Reiter „Steuerung“. Da bei dem Kreditor 100451 kein Häkchen im Feld „Umsatzsteuer“ hinterlegt wurde, ist dieser nicht umsatzsteuerpflichtig. Dies ist bei der nachfolgenden Buchung zu beachten. Hierzu wählt man im SAP Easy Access Menü:

Logistik → Materialwirtschaft → Logistik-Rechnungsprüfung → Belegerfassung → MIRO – Eingangsrechnung hinzufügen

Folgende Daten müssen eingetragen werden:

Rechnungsdatum (aktuelles Tagesdatum = 12.12.2015)

Buchungsdatum (das vorgeschlagene Tagesdatum kann übernommen werden)

Betrag (Bruttopreis = 6.995,00 EUR)

Steuerbetrag (freilassen)

„Steuer rechnen“ (nicht anklicken, da der Kreditor 100451 nicht umsatzsteuerpflichtig ist)

Steuersatz (0I(Vorsteuer (Schulung) 0%)), da der Kreditor 100451 nicht umsatzsteuerpflichtig ist. Wäre er umsatzsteuerpflichtig, müsste man VA (Vorsteuer Inland 19%) auswählen.

Im unteren Bereich muss noch die jeweilige Bestellnummer eingegeben werden. Es wird Bezug auf die in der Integrations-Fallstudie Logistik bereits angelegte Bestellung mit der Nummer 4500017742 genommen. Als letztes muss nochmal der Bruttobetrag in Höhe von 6.995,00 EUR und die Menge von 100 Stück eingetragen werden. An-schließend wird in der Symbolleiste das Feld „Simulieren“ ausgewählt. Der Saldo muss dann 0,00 EUR betragen und auf „grün“ stehen. Ist dies der Fall, kann die Rechnung gebucht werden. Es erscheint die Belegnummer 5105609214.

[...]

^[1] Vgl. Psenner (2012), S. 13

^[2] Vgl. Hölzlwimmer (2011), S. 84

^[3] Vgl. Hölzlwimmer (2011), S. 143

^[4] Vgl. Hölzlwimmer (2011), S. 143

^[5] Vgl. Psenner (2012), S. 347

^[6] Vgl. SAP AG (2012), S. 297

^[7] Vgl. Licha (2013), S. 13

^[8] Vgl. Körsgen (2005), S. 152

^[9] Vgl. Hölzlwimmer (2011), S. 130

^[10] Umsatzsteuergesetz (UStG), § 14 Abs. 4

^[11] Vgl. Hölzlwimmer (2011), S. 131 f.

^[12] Vgl. Licha (2013), S. 14