1 Aufgabenstellung
1.1 Wiedergabe des Falles 2
Die Firma „Intensiv-Medical“ stellt medizinische Geräte für die Intensiv-Medizin her. Im Zuge von Reorganisationsmaßnahmen soll auch der verwaltungsmäßige Ablauf der Beschaffung umstrukturiert werden. Bislang lief der Beschaffungsvorgang in folgender Weise ab: Die jeweilige Fachabteilung gab Ihre Anforderungen an den zentralen Einkauf. Dieser nahm die Bestellung vor. In der Warenannahme wurden die Lieferungen physisch auf Übereinstimmung mit dem Lieferschein geprüft. Der Lieferschein wurde mit dem Bestätigungsvermerk an die Rechnungsprüfung weitergeleitet. Hier wurde die Übereinstimmung des Lieferscheins mit der Rechnung und der Kopie der Bestellung überprüft, eventuelle Reklamationen vorgenommen und die Zahlung angewiesen. Durch die Neuorganisation der Beschaffung – u.a. durch Etablierung eines neuen EDV-Systems – werden die Funktionen der Rechnungsprüfung an die Warenannahme übertragen. Die Überprüfung der Übereinstimmung der Lieferung mit der Bestellung und Lieferschein erfolgt nun bei der Warenannahme. Die Bestätigung der Warenannahme ist zugleich auch die Zahlungsanweisung.
In der Rechnungsprüfung waren bislang fünf Mitarbeiter beschäftigt. Einer von ihnen geht anlässlich der Umstellung in den vorzeitigen Ruhestand, ein anderer kündigt sein Arbeitsverhältnis. Drei Sachbearbeiter aus der Rechnungsprüfung sollen zukünftig in der Warenannahme tätig werden. (Helmut Hansen, 39 Jahre alt, 6 Jahre in der Firma / Klaus Kolter, 52 Jahre alt, 16 Jahre in der Firma, bisher Gruppenleiter in der Rechnungsprüfung / Sigrid Sievers, 34 Jahre alt, 8 Jahre in der Firma). Aufgrund der Ausweitung der Lagerkapazität ist hier ein zusätzlicher Personalbedarf entstanden. Ludwig Last ist als Gruppenleiter für die Warenannahme verantwortlich. Bisher arbeitete er mit vier gewerblichen Arbeitnehmern zusammen. Nunmehr wird das Personal seiner Gruppe durch die vorgenannten drei Beschäftigten aus der Rechnungsprüfung aufgestockt.
1.2 Aufgabe
Analysieren Sie die personellen Probleme, die in der erweiterten Gruppe der Warenannahme zu erwarten sind. Schlagen Sie Maßnahmen zur Bewältigung dieser Probleme vor. Beziehen Sie auch den Vorgesetzten in Ihre Überlegungen mit ein. Greifen Sie bei der Bearbeitung des Falles auf arbeitswissenschaftliche und verhaltenwissenschaftliche Erkenntnisse zurück. Berücksichtigen Sie evtl. arbeitsrechtliche Randbedingungen.1
Inhaltsverzeichnis
1 Aufgabenstellung
1.1 Wiedergabe des Falles 2
1.2 Aufgabe
2 Problemstellung
2.1 Soll Zustand
2.2 Ist Zustand
2.3 Hindernisse
2.4 Zielsetzung
3 Problemanalyse
3.1 Analyse der Organisationsstruktur
3.2 Rollenanalyse
3.3 Gruppentheoretische Analyse
3.4 Motivationsanalyse
3.5 Führungstheoretische Analyse
4 Problemlösung
5 Arbeitsrechtliche Randbedingungen
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Das erweiterte Grundmodell der analytischen Variante
Anhang
A. Argumentationslinie
B. Abteilungsorganigramm
C. Literaturverzeichnis
1 Aufgabenstellung
1.1 Wiedergabe des Falles 2
Die Firma „Intensiv-Medical“ stellt medizinische Geräte für die Intensiv-Medizin her. Im Zuge von Reorganisationsmaßnahmen soll auch der verwaltungsmäßige Ablauf der Beschaffung umstrukturiert werden. Bislang lief der Beschaffungsvorgang in folgender Weise ab:
Die jeweilige Fachabteilung gab Ihre Anforderungen an den zentralen Einkauf. Dieser nahm die Bestellung vor. In der Warenannahme wurden die Lieferungen physisch auf Übereinstimmung mit dem Lieferschein geprüft. Der Lieferschein wurde mit dem Bestätigungsvermerk an die Rechnungsprüfung weitergeleitet. Hier wurde die Übereinstimmung des Lieferscheins mit der Rechnung und der Kopie der Bestellung überprüft, eventuelle Reklamationen vorgenommen und die Zahlung angewiesen. Durch die Neuorganisation der Beschaffung – u.a. durch Etablierung eines neuen EDV-Systems – werden die Funktionen der Rechnungsprüfung an die Warenannahme übertragen. Die Überprüfung der Übereinstimmung der Lieferung mit der Bestellung und Lieferschein erfolgt nun bei der Warenannahme. Die Bestätigung der Warenannahme ist zugleich auch die Zahlungsanweisung.
In der Rechnungsprüfung waren bislang fünf Mitarbeiter beschäftigt. Einer von ihnen geht anlässlich der Umstellung in den vorzeitigen Ruhestand, ein anderer kündigt sein Arbeitsverhältnis. Drei Sachbearbeiter aus der Rechnungsprüfung sollen zukünftig in der Warenannahme tätig werden. (Helmut Hansen, 39 Jahre alt, 6 Jahre in der Firma / Klaus Kolter, 52 Jahre alt, 16 Jahre in der Firma, bisher Gruppenleiter in der Rechnungsprüfung / Sigrid Sievers, 34 Jahre alt, 8 Jahre in der Firma). Aufgrund der Ausweitung der Lagerkapazität ist hier ein zusätzlicher Personalbedarf entstanden.
Ludwig Last ist als Gruppenleiter für die Warenannahme verantwortlich. Bisher arbeitete er mit vier gewerblichen Arbeitnehmern zusammen. Nunmehr wird das Personal seiner Gruppe durch die vorgenannten drei Beschäftigten aus der Rechnungsprüfung aufgestockt.
1.2 Aufgabe
Analysieren Sie die personellen Probleme, die in der erweiterten Gruppe der Warenannahme zu erwarten sind. Schlagen Sie Maßnahmen zur Bewältigung dieser Probleme vor. Beziehen Sie auch den Vorgesetzten in Ihre Überlegungen mit ein. Greifen Sie bei der Bearbeitung des Falles auf arbeitswissenschaftliche und verhaltenwissenschaftliche Erkenntnisse zurück. Berücksichtigen Sie evtl. arbeitsrechtliche Randbedingungen.[1]
2 Problemstellung
2.1 Soll Zustand
Im Zuge von Reorganisationsmaßnahmen soll der verwaltungstechnische Ablauf der Beschaffung umstrukturiert werden. Nach der Aufgabenstellung sollen die „Funktionen der Rechnungsprüfung an die Warenannahme übertragen werden“. Wir verstehen darunter, daß die Abteilung Rechnungsprüfung räumlich der Abteilung Warenannahme zugeordnet werden soll, da letztere notwendigerweise im räumlichen Zusammenhang mit dem Lager steht. Beide bislang selbständig neben einander stehenden Abteilungen sollen dort funktional zusammen gefaßt werden. In dieser neuen Abteilung werden künftig die Lieferungen empfangen und nach erfolgreicher Waren- und Rechnungsprüfung die Zahlungsanweisungen direkt an die Buchhaltung weitergeben. Zeitgleich soll ein neues EDV System eingeführt sowie die Lagerkapazität erhöht werden. Die personell vergrößerte Abteilung soll sowohl die zusätzlichen verwaltungstechnischen Aufgaben als auch die erhöhte Lagerkapazität bewältigen.
2.2 Ist Zustand
Die Abteilungen Warenannahme und Rechnungsprüfung arbeiten unabhängig voneinander und werden von unterschiedlichen Gruppenleitern geführt. Die Warenannahme prüft eingehende Lieferungen an Hand des Lieferscheins auf ihre Vollständigkeit, anschließend werden in der Abteilung Rechnungsprüfung der Lieferschein und die entsprechende Bestellung und Rechnung kontrolliert sowie nötige Reklamationen vorgenommen. Bei erfolgreicher Prüfung erteilt die Abteilung Rechnungsprüfung eine Zahlungsanweisung an die Buchhaltung. Anläßlich der Zusammenlegung der Abteilungen Rechnungsprüfung und Warenannahme sind zwei der bisher fünf Mitarbeiter aus persönlichen Gründen aus dem Betrieb ausgeschieden.
2.3 Hindernisse
Auf dem Weg vom Ist zum Soll Zustand haben sich folgende Hindernisse/Probleme herauskristallisiert:
- Die Mitarbeiter der neu strukturierten Abteilung sind unterschiedlicher fachlicher Herkunft. Die kaufmännisch orientierten Mitarbeiter der Rechnungsprüfung sind dem Sachbearbeitungsbereich zuzuordnen und die bisherigen Mitarbeiter der Warenannahme dem gewerblichen Umfeld. Es muß vermieden werden, dass die Mitarbeiter der Rechnungsprüfung sich als die Verlierer der geplanten Reorganisationsmaßnahmen verstehen und Ansehensverluste innerhalb des Unternehmens wie auch Privat befürchten müssen, da der Statusunterschied zwischen Angestellten und Arbeitern erheblich ist.
- Durch die Zusammenlegung der Abteilungen kann es zu einem Autoritätskonflikt zwischen den beiden Gruppenleitern Herrn Kolter und Herrn Last kommen. Außerdem ist zu vermuten, dass Herr Last Schwierigkeiten haben wird, die Mitarbeiter der ehemaligen Abteilung Rechnungsprüfung zu kontrollieren aufgrund der fehlende fachlichen Kompetenz und Erfahrung in diesem Bereich.
- Die Einführung der neuen EDV sowie die gestiegene Komplexität der Abwicklung in der neuen Abteilung kann zu ernsthaften Problemen bei den neuen und alten Mitarbeitern. Sie waren bisher nicht mit solchen Aufgaben betraut. Zusätzlich muss auch noch die erhöhte Lagerkapazität bewältigt werden.
2.4 Zielsetzung
Ziel dieser Hausarbeit ist es, die Probleme und Hindernisse der entstehenden neuen Abteilung bei „Intensiv-Medical“ zu analysieren und Maßnahmen zu entwickeln, die diese Probleme und Hindernisse lösen oder mindern, damit eine effiziente neue Abteilung entstehen kann. Die Basis dieser Ausarbeitung bilden verhaltenswissenschaftliche Konzepte. Die erarbeiteten Lösungen werden anschließend auf ihre Vereinbarkeit mit dem deutschen Arbeitsrecht geprüft.
3 Problemanalyse
3.1 Analyse der Organisationsstruktur
Das situative Organisationskonzept von Kieser/Kubicek empfiehlt, die formale Struktur des Unternehmens auf die individuelle Ausgangslage auszurichten. Hierbei geht das Konzept davon aus, dass es keine einheitliche „one-best-way“-Lösung gibt, was bedeutet, dass ein gutes Konzept für ein Produktionsunternehmen nicht für ein Dienstleistungsunternehmen passen muss.[2]
Die Ausgangslage des Unternehmens wird durch die interne Situation (z.B. Leistungsprogramm, Größe, Fertigungs- und Informationstechnik), sowie durch die externe Situation (z.B. Konkurrenzverhältnisse, Kundenstruktur und technologische Dynamik) bestimmt.[3]
Die formale Organisationsstruktur definiert sich u.a. nach den Dimensionen Spezialisierung (Arbeitsteilung), Koordination und Kompetenzverteilung.
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abbildung 1: Das erweiterte Grundmodell der analytischen Variante[4]
Nach Abb.1 funktioniert eine Organisation nur effizient, wenn sie die formale Struktur an die Situation anpasst und sich die Mitarbeiter der Organisation an die Regeln der formalen Organisationsstruktur halten.[5] Es müssen also für neue Situationen neue Regeln gestaltet und diese den Mitarbeitern nahe gebracht werden, damit die Organisation in einer neuen Situation effizient funktioniert. Diese Regeln bringen bestimmte Rollenanforderungen an die Organisationsmitglieder mit sich, wobei sich die Person mit der neuen Rolle konfrontiert sieht.[6][7]
(s. Rollenanalyse)
Zur analytischen Erfassung von Organisationsstrukturen hat das Typ A / Typ B Modell der Organisation weite Verbreitung gefunden. Hierbei werden zwei idealtypische Organisationsmodelle gegenübergestellt, die so in der betrieblichen Realität nicht vorkommen.[8]
Organisationen vom Typ A weisen relativ starre Strukturen und eingeschränkte Handlungsspielräume auf und werden daher auch als mechanistische Systeme betrachtet. Die Typ B Organisationen haben offenere Strukturen und größere Handlungsspielräume und werden daher mit organischen Systemen verglichen.[9]
Im Fall “Intensiv-Medical“ lassen sich die beiden zusammenzulegenden Abteilungen mit Tendenz zu Typ A und B einteilen: Die Warenannahme ist tendenziell eher eine Organisation vom Typ A. Die Struktur ist eng gefasst und die Spielräume sind gering, da in einem guten Lager die Lagerplätze für Waren und Güter genauestens geplant sind. Die Mitarbeiter müssen sich an diese Vorgaben halten und können nicht selber entscheiden, wo etwas eingelagert wird und wie viel. Die Rechnungsprüfung stellt tendenziell eher eine Typ B Organisation dar, da sie recht offene Strukturen und mehr Handlungsspielraum aufweist, da jeder Mitarbeiter selbst direkt die Abwicklung beeinflussen kann. Demnach werden also zwei Abteilungen mit unterschiedlicher Struktur zu einer Abteilung zusammengefasst.
[...]
[1] Reimer: Aufgabenstellung Personalführung Hausarbeit Sommersemester 2004, Fall 2.
[2] vgl. Reimer: Vorlesungsskript SoMa 1: Organisationssoziologie und -psychologie, Hamburg 2003, Kap. 2, S. 13
[3] vgl. Kieser/Kubicek: Organisation, 3. Aufl., deGryter Verlag, Berlin 1992, S. 209
[4] vgl. Kieser/Kubicek: Organisation, 3. Aufl., deGryter Verlag, Berlin 1992, S. 57
[5] vgl. Reimer: Vorlesungsskript SoMa 1, Organisationssoziologie und -psychologie, Hamburg 2003, Kap. 2, S. 15
[6] vgl. Reimer: Vorlesungsskript SoMa 1, Organisationssoziologie und -psychologie, Hamburg 2003, Kap. 2, S. 15
[7] vgl. Kieser/Kubicek: Organisation, 3. Aufl., deGryter Verlag, Berlin 1992, S. 459
8 vgl. Reimer: Vorlesungsskript SoMa 1, Organisationssoziologie und -psychologie, Hamburg 2003, Kap. 2, S. 17
[9] vgl. Reimer: Vorlesungsskript SoMa 1, Organisationssoziologie und -psychologie, Hamburg 2003, Kap. 2, S. 17
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