Sistema C.A.R.E. - Control, Administración, Recursos y Evaluación para el seguimiento en clínica del Dr. X

CONTENIDO

INTRODUCCION:

Teoría Relevante:

El Caso:

Objetivos de aprendizaje
Objetivo General:
Objetivos específicos:

Párrafo de apertura

Antecedentes Generales:

Situación específica, decisión, problema u oportunidad
Control de acceso al Sistema
Manejo del calendario
Almacenamiento de información
Compatibilidad con dispositivos móviles
Diagnóstico y tratamiento
Sistema de notificaciones
Reportes y Estadísticas
Módulo de impresión
Respaldo de la información

Inversión:

Condiciones de negociación

Conclusiones
Preguntas:
A. Preguntas y respuestas relativas a las inquietudes teóricas
B. Preguntas y respuestas relativas a la experiencia
Bibliografía

INTRODUCCION:

A través de los años las empresas han tenido adoptar nuevas formas de trabajo que les permitan ser más eficientes en relación al manejo de los recursos como el espacio y el tiempo, intentando minimizar cada vez más el desperdicio de los mismos, esto es debido a que las demandas del mercado crecen continuamente y para lograr seguir ofreciendo productos de calidad es necesario invertir en la tecnología necesaria que de las herramientas necesarias para conseguir un mejor nivel de excelencia hacia las operación es y su clientela.

Es así que nace la necesidad de migrar los sistemas manuales a un sistema informático capaz de abarcar todas las necesidades esenciales de las operaciones pero que a la vez nos presente oportunidades de mejora que nos ayuden a poder determinar proyectos que a mediano o largo plazo sean más rentables gracias al correcto uso de los recursos.

Uno de los objetivos principales de este escrito es demostrar cómo nace la necesidad de la implementación de un sistema de cómputo, como este ayudara a optimizar los recursos existentes, proporcionando mejoras y controles que ayudan a realizar todas las actividades de una manera mucho más rápida disminuyendo los tiempos de atención y maximizando la utilización del espacio físico disponible, todo esto sin incurrir en gastos que puedan afectar negativamente a la empresa.

Dentro de este escrito podremos encontrar información histórica de la clínica del DR X, como esta fue creciendo en operaciones hasta el punto en donde se evidencio la necesidad de la implementación de un sistema informático que ayude a llevar el control de los pacientes que los médicos atienden día a día, se proponen distintas alternativas que son evaluadas en base a los requisitos de la operación diaria.

También podremos apreciar el método de selección del sistema, su alcance, y la propuesta económica que determinara si el proyecto termina siendo viable para la empresa y como este lograra impactar en la cadena de valor de la empresa.

Teoría Relevante:

Actualmente mucha de las tareas asociadas a control y almacenamiento de información sensible ha sido trasladado a sistemas informáticos capaces de procesarla de una manera más eficiente y segura, las ventajas de alta disponibilidad y de la homogeneidad en la información la hace más fácil de comprender y de leer.

La habilidad de manejar grandes cantidades de información en un tiempo muy reducido y la posibilidad de tener acceso a ella usando dispositivos móviles en cualquier lugar del mundo resulta ser una ventaja muy grande en las operaciones de las empresas. Como podremos apreciar en la siguiente gráfica, las características positivas que la aplicación puede proporcionarnos son mucho más amplias que la utilización de métodos convencionales de control.

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Cabe recalcar que las facultades de alta disponibilidad y de rapidez al acceso a la información son puntos clave que deben ser tomados en cuenta al momento de la elección de la solución informática que se implementara, el sistema mantiene una flexibilidad apropiada la cual ayudara a agregar información extra según sea necesaria en el futuro.

El ahorro de espacio físico en el área de recepción ayuda a dar una imagen de mejor orden y amplitud en el espacio que los pacientes pueden utilizar, la reducción en la compra de artículos de oficina como el papel y los folders que contenían la información individual de cada paciente ya no serán necesarios lo cual a un corto plazo será una mejora económica que ayudará al retorno de la inversión.

El Caso:

Debido a que este documento es un escrito académico, la identidad de la clínica, así como del personal que ocupa no será revelada, manteniendo de esta manera el anonimato necesario para asegurar que las operaciones no serán afectadas y que la operación interna de la misma no será revelada.

Se propone la inversión en un servicio con la empresa STP Solutions, dicha empresa se dedica a realizar el manejo e implementación de soluciones informáticas (infraestructura y desarrollo de aplicaciones), entre sus diversos servicios nos propone el uso de la aplicación C.A.R.E (Control, Administración, Recursos y Evaluación), las partes específicas de esta aplicación serán mencionadas más adelante en este mismo documento.

Luego de realizar las entrevistas iniciales con la Ingeniera Stephanie Valeria Perez Marquez (CEO STP Solutions), se determinó que el sistema abarca correctamente las necesidades que la empresa y podrá proporcionar las mejoras esperadas en un corto plazo de implementación.

La recopilación de información que proporcionó el análisis necesario para la selección de la solución C.A.R.E se realizó gracias a tres visitas técnicas realizadas por el señor Edgar Perez, director Técnico de STP Solutions, los puntos evaluados en cada visita fueron los siguientes.

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La información necesaria sobre cada etapa fue extraída gracias al método de observación durante el horario normal de trabajo (6 horas) en la primera visita, en la segunda visita la evaluación de 20 distintos expedientes fueron necesarios para poder determinar toda la información que debe ser digitalizada y trasferida a la nueva base de datos que será manejada en sistema C.A.R.E, Durante la última Visita se presentó formalmente la propuesta de implementación, la cual fue evaluada por todo el personal de la clínica, para de esta forma determinar posibles faltas en la evaluación y correcciones necesarias.

Al finalizar se realizó la aprobación de la propuesta con el fin de iniciar las negociaciones de licencia y contrato que se necesitarán para poder operar la aplicación dentro de la clínica, estos datos serán contemplados más adelante en este mismo documento.

Objetivos de aprendizaje

Se debe de considerar que el este documento es realizado con fines académicos por lo que se expondrán objetivos del proyecto, pero a la vez objetivos académicos que fueron contemplados en la conceptualización del escrito.

Objetivo General:

Determinar la viabilidad del proyecto de implementación del sistema C.A.R.E (Control, Administración, Recursos y Evaluación) para el seguimiento en clínica del Dr. X con el fin de mejorar y optimizar la forma de operación de dicho establecimiento.

Objetivos específicos:

Entregar la documentación requerida que soporte la implementación del proyecto y proporcione la visualización necesaria de cada una de las etapas que se llevaron a cabo.

Proporcionar una guía básica que pueda ayudar al lector a comprender la estructura necesaria de un proyecto de implementación que sea capaz de contemplar las necesidades requeridas y proporcionar soluciones efectivas en un tiempo determinado y adecuado.

Evidenciar la necesidad de la implementación de un sistema informático capaz de mejorar la forma de operación de todas las actividades de la clínica y de esta manera lograr una eficiencia mayor a la que actualmente se mantiene.

Proporcionar un análisis que ayude al lector mejorar la forma en que debe enfocarse la resolución de un requerimiento dado por un cliente que genere la necesidad de un proyecto que involucre diversas etapas y actores que interactúan en un tiempo relativamente corto para lograr realizar el objetivo principal anteriormente planteado.

Párrafo de apertura

Debido a la demanda de trabajo que la clínica a sufrido en los últimos meses se ha llegado a determinar que es necesario realizar un cambio en la estructura de la misma, las opciones que se plantearon fueron varias, algunas de ellas suponían acciones que podían afectar negativamente a la empresa, estas se listan a continuación:

- Contratar más personal para recepción
- Trasladar la clínica a un lugar más grande
- Reducir la cantidad de citas diarias emitidas
- Utilizar un sistema informático de control
- Realizar la depuración de archivos físicos y realizar almacenamiento de información no relevante

Al momento de evaluar las diferentes alternativas podemos evaluar la manera en cómo estas pueden afectar a las operaciones y a las ganancias del negocio. El contratar más personal con el fin de mejorar los tiempos de atención y operación resulta ser un gasto extra mensual que reduce una buena medida la precepción de ganancias más sin embargo esta alternativa se sostuvo como una de las más viables.

El traslado de la clínica a una localidad con mayor espacio para realizar el almacenamiento y mantener a los pacientes en un espacio agradable y ordenado también representa una disminución en las ganancias netas debido a que esta solución involucra un alquiler mensual mayor mas el gasto de traslado, además cabe la posibilidad de perder pacientes existentes si la distancia de traslado resulta ser mayor debido a los contras no fue consideraba como una opción viable.

Reducir la cantidad de citas diarias con el fin de tener un mejor control y más espacio en la sala de espera, resulta ser una medida valida pero que también impacta directamente en la percepción diaria de fondos a la oficina y a un corto/mediano plazo terminara en una reducción considerable de los ingresos netos de la clínica, por lo cual fue descartada.

La utilización de un control informático que ayude en la reducción de tiempos y espacio físico dentro de las instalaciones significa la compra de un servicio que resulta ser una inversión con un tiempo de retorno de inversión aún no determinado más sin embargo también se toma como una opción viable al finalizar la evaluación de alterativas.

Realizar la depuración de archivos físicos, ayudara a reducir el tiempo de búsqueda de la secretaria y a su vez reducir el espacio físico necesario para almacenar dicha información, de encontraron varios problemas en esta propuesta y es que si la información histórica fue trasladada cabe la posibilidad que sea requerida y no esté disponible de forma inmediata, además la reducción de espacio será algo temporal ya nueva información será almacenada de forma diaria, es por estos motivos que no se tomaron como una opción viable.

Tomando las dos opciones finalistas (contrato de nuevo personal y utilización de un sistema informático) se evalúan los pros y contras de este las cuales se pueden comprobar en la siguiente tabla comparativa.

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Al considerar las opciones más viables se determinó que la debido a la cantidad de pros a favor de la utilización de un sistema informático de control era la opción con una mejor vialidad, iniciando de esta forma la cotización de diversas empresas que puedan prestar el servicio solicitado.

Entre las empresas que presentaron una propuesta podemos mencionar:

- Bright Solutions
- Mega soluciones
- Desarrollos unificados
- STP Solutions
- Neosoft
- Vexilo

Se evaluaron las propuestas basándonos en el libro de Evaluación de proyectos 5.ta edición de Gabriel Baca, respondiendo a las primeras 4 preguntas que deben de ser resueltas en la elaboración de un proyecto

1. Defina los problemas propios de la evaluación de alternativas.

2. Señale la utilidad que tienen los proyectos en las operaciones diarias.

3. ¿Cómo se localizan los proyectos en día normal de trabajo?

4. Establezca las consideraciones que deben tenerse presentes en la asignación de los recursos en cada opción.

(Baca Urbina, 2006, p. 27)

Aplicando el significado básico de cada planteamiento se logró determinar que la propuesta más viable seria la enviada por STP Solutions debido a costo/beneficio que la misma poseía.

La Ingeniera Stephanie Valeria Perez Marquez realizo la introducción formal de la empresa, entregando los perfiles funcionales que se utilizaran en la implementación de esta solución.

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Según las observaciones realizadas por el equipo descrito anteriormente en el análisis técnico se han logrado determinar las mejoras en los puntos críticos del proyecto, estas mejoras representaran una mejora significativa en las operaciones actuales de la clínica.

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Antecedentes Generales:

En el año de 2,002 la clínica privada de especialidad endocrinológica del DR X fue instituida, la clínica posea una secretaria la cual tiene entre sus funciones llevar el control del calendario de citas, realizar llamadas de confirmación de citas a los pacientes, además de llevar el control de los expedientes médicos que el DR. X genera por cada paciente, Dichos expedientes son almacenados en archivos metálicos dentro del área de recepción.

Mas adelante en el año 2,005 el DR X realizo una sociedad con el Doctor Y especializado en Diabetes, por lo que el control de calendario, registro y notificaciones del nuevo doctor también fue agregado a las funciones de la secretaria existente, dejando una carga de trabajo considerable para una sola persona en el puesto.

Con el paso del tiempo la cantidad de pacientes que ambos doctores atendían fue incrementando, necesidades mayores de espacio físico en archivos y consumo de recursos como hojas de papel y folder para expedientes comenzaron a ser notables, además se determinó que el tiempo de respuesta de la secretaria disminuye considerablemente debido a las funciones que ahora se vuelven cada vez más complicadas y extensas para poder llevar un control adecuado.

A continuación, se mostrará el ciclo de gestión para el control del calendario de Citas.

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Como es posible apreciar en la gráfica #3, el ciclo necesario para el control del calendario conlleva de varias etapas que implican la atención de la secretaria y trato directo con el paciente, estas tareas combinadas representan una gran parte del consumo del tiempo laboral de esta persona por lo cual tiende a generar retrasos en el control de la recepción de la clínica.

El registro de los expedientes médicos generados diariamente también es responsabilidad de la secretaria de turno por lo que a continuación se presenta gráficamente el proceso de almacenamiento.

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Adicionalmente se evidencia un problema de disponibilidad de la información, debido a que los doctores no pueden acceder a la información del paciente a menos que se encuentren físicamente en la clínica, o bien realizar una llamada telefónica a la secretaria para que esta realice una búsqueda del archivo y proporcione los datos que el medico necesita urgentemente.

Es así como ambos médicos llegan a plantear trasladar su información a un sistema informático que facilite el manejo y disponibilidad de los datos, además se solicita que este sistema pueda realizar de forma automática tareas que hasta el momento son funciones de la secretaria en turno, tales como el traslado de los expedientes físicos a consultorio, chequeo de disponibilidad de hora y fecha para citas, y notificación a paciente.

Debido a la gran cantidad de registros médicos existentes el proceso de digitación de los mismos se ha vuelto una necesidad critica, la información histórica de los pacientes debe ser almacenada en una forma organizada y segura, que logre mejorar el tiempo que toma la consulta a los datos, hasta el momento la cantidad de registros es de 1,200 algunos de ellos mantienen información desde el año 2,002 por lo que se considera información muy sensible.

El tiempo de digitación según el estudio técnico está establecido en 90 días hábiles y la aplicación podrá llevar el registro de diagnóstico, tratamientos, medicamentos y notas especiales las cuales quedan a discreción del DR, a continuación, se muestra el proceso de almacenamiento de información propuesto utilizando el sistema CARE.

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Según el diagrama propuesto, se puede determinar que algunas de las funciones como almacenar la información y la calendarización de la siguiente cita es realizado de una manera más eficiente liberando a la recepcionista de estas tareas para que ella pueda enfocar su atención a la atención de recepción.

Situación específica, decisión, problema u oportunidad

El sistema C.A.R.E posee una integración de módulos que ayudaran al manejo de las diversas necesidades de la clínica media. Entre los más relevantes podemos mencionar los siguientes:

Control de acceso al Sistema : Se basa en la definición de perfiles y roles que dan acceso a usuarios específicos, limitando de esta manera la cantidad de información que pueden visualizar y las capacidades que este usuario tiene dentro del sistema, entre algunas de las limitaciones se encuentran: la adición, eliminar o medicar registros, calendario e información de los pacientes.

Manejo del calendario: el sistema puede gestionar fecha y hora de las citas programadas, este sistema evita la sobrecarga de pacientes diarios, el conflicto de horas entre eventos, periodicidad de los pacientes y el control sobre los días hábiles que la clínica puede atender durante el año, ayudando a prever posibles equivocaciones humanas que puedan repercutir en la atención de los pacientes.

Almacenamiento de información : la información será almacenada dentro de una base de datos ubicada en los servidores principales de STP Solutions, la cual está certificada por la empresa Webtrust, asegurando de esta manera que la empresa posee los controles necesarios para impedir que la información pueda ser extraída o utilizada por terceros, la cantidad de espacio se estima en 400 GB inicialmente con un crecimiento estimado del 15% semestralmente.

Compatibilidad con dispositivos móviles: el sitio web del sistema CARE está diseñado de forma dinámica, el cual es capaz de adecuarse a los diversos exploradores utilizados en equipos como computadoras de escritorio, tables o smartphones, esto se ha realizado con el fin de proporcionar alta disponibilidad al personal que lo opere y poder realizar las operaciones necesarias sin tener que estar en un lugar geográfico determinado.

Diagnóstico y tratamiento : este módulo está restringido para uso exclusivo de personal médico y posee acceso a todos los expedientes médicos de los diferentes pacientes atendidos, el módulo también será el encargado de alimentar la base de datos con la información recopilada en la nueva cita, ayudando a llevar el control histórico de tratamientos y medicamentos utilizados en el cuidado de un paciente en específico.

Sistema de notificaciones : C.A.R.E se encarga de realizar las notificaciones pertinentes a los pacientes de la clínica, estas notificaciones serán enviadas por correo electrónico o mensaje de texto, los parámetros de notificación pueden ser personalizados con el fin de trasladar la información de la siguiente cita al paciente dichas notificaciones pueden ser personalizadas a criterio del usuario.

Reportes y Estadísticas : el sistema puede generar diversos reportes que puedan ser evaluados fácilmente con el fin de determinar tendencias y oportunidades de mejora en las operaciones de la clínica.

Módulo de impresión : está destinado a realizar la impresión de las recetas y tratamientos que el médico tratante emitirá al paciente, la impresión incluye logotipo, fecha, información pertinente de la clínica y la información de la siguiente cita programada (de existir).

Respaldo de la información : el sistema C.A.R.E realizara de forma automática el respaldo de toda la información contenida en la base de datos, la periodicidad de este puede ser definido a criterio del usuario, además la información puede ser enviada a la clínica para su restauración en otro sistema si fuera necesario.

Como se evidencia en los diversos módulos que el sistema C.A.R.E contiene, las necesidades de la clínica son cubiertas totalmente, adicionalmente se puede apreciar que existen factores ambientales que mejoraran gracias al uso del sistema, principalmente podemos ver la reducción de la cantidad de hojas de papel y folders que anteriormente se requerían, la reducción de estrés para el personal administrativo, la cantidad de horas utilizadas para las notificaciones personalizadas a cada paciente.

Inversión:

La inversión necesaria para la contratación de los servicios de STP Solutions y el uso de la plataforma C.A.R.E fue propuesta por la ingeniera Stephanie Valeria Perez Marquez de la siguiente manera.

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Como se logró apreciar los rubros de inversión en su mayoría son absorbidos por la inversión de negociación inicial, la cual permitirá la utilización del sistema incluyendo el primer uso de gasto mensual, la inversión asciende a Q 22,000.00 netos en la cual ya se cuenta con los gastos legales y administrativos, la inversión inicial se toma como VIABLE debido a que los ingresos de la clínica promedio ascienden a Q 30,000.00 por lo que nuestro retorno de inversión quedaría cubierto en un mes de operaciones, como lo podemos apreciar en el siguiente cuadro.

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El periodo de retorno es relativamente corto y no se logró determinar ningún tipo de impedimento que pueda impedir la gestión de esta inversión en el tiempo determinado.

Adicionalmente a esto se cuentan con cobros adicionales optativos, los cuales fueron presentados en la reunión de aprobación del proyecto el día 16/04/2018, en donde se explicó que con forme el paso del tiempo la infraestructura pueda necesitar el uso de recursos extra o bien la clínica tener una expansión por lo cual el sistema debe tener la habilidad de adecuarse a estos cambios, los desgloses de dichos gastos son presentados en el siguiente cuadro.

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Durante la junta de aprobación se mencionó que la posibilidad de agregar nuevos servicios que no estén contemplados en los anteriormente mencionados si es factible, más sin embargo deberán de ser planteados y evaluados por la clínica y por STP Solutions con el fin de encontrar la mejor solución al problema.

Durante el análisis económico de este proyecto se logró determinar que los requerimientos fueron satisfechos y que los gastos de inversión no representan un motivo de alarma para el presupuesto que la clínica tenía destinado para esto, actualmente el proyecto se mantiene en un estado de aprobado tanto por el equipo de gestión del proyecto y del personal gerencial del negocio.

Condiciones de negociación

Según las negociaciones sostenidas con la empresa STP Solutions, el servicio será prestado utilizando una plataforma web, la aplicación estará corriendo sobre la infraestructura de servidores de STP Solutions y se pagará únicamente el uso del portal, el servicio de la aplicación C.A.R.E y el espacio de almacenamiento.

El diagrama de conexión propuesto y aprobado se puede encontrar a continuación:

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El contrato de servicio tendrá una solvencia de 12 meses con la posibilidad de ser renovado por lapsos de 12 meses más, los servicios que el plan contempla son los siguientes:

- Disponibilidad del sistema 24/7
- Soporte al sistema de 24/7, cuatro horas de respuesta
- Cifrado de información
- Manteniendo Mensual en la base de datos
- 400 GB de espacio en base de datos
- Acceso completo al aplicativo C.A.R.E
- 4 modificaciones extra a módulos luego de finalizar la implementación
- Respaldo a la base de datos de forma mensual
- Definición de 3 tipos de roles de seguridad para usuarios en aplicación
- Servicio de dominio web con 5 cuentas de correo electrónico

El espacio de base de datos puede ser extendido por un costo extra al ser necesario, una notificación será emitida cuando el espacio sea consumido en un 90% (360 GB consumidos) y se renegociará el espacio necesario.

De cancelar el servicio STP Solutions se compromete a hacer entrega de la información contenida en la base de datos en un medio de almacenamiento portátil a la clínica, y a borrar definitivamente todos los datos contenidos en la base de datos en la infraestructura.

Si el contrato es terminado antes del plazo de 12 meses en compra o renovación se cobrará el 10% del costo mensual por los meses faltantes en el contrato.

STP Solutions emitirá una factura cambiaria cada 25 del mes con el valor acordado en la negociación, esta factura debe ser saldada por la clínica dentro de los primeros 15 días a la fecha de emisión, de no realizar el pago se tendrá una mora del 10% sobre el valor de la factura.

STP Solutions se compromete a entregar a la clínica la información pertinente de contactos para el soporte de la aplicación, así como de los correos y teléfonos de emergencia que pueden utilizar para reportar las fallas que puedan llegar a ocurrir.

Las cuentas de correo electrónico tienen un espacio de almacenamiento de 5 GB cada una, este espacio puede ser incrementado con un costo adicional (único pago) a acordar.

Es posible incrementar el número de cuentas de correo asignadas dentro del sistema por un costo adicional (cobro mensual), la cuenta de correo nueva contara con 5 GB de almacenamiento con la posibilidad de ser incrementada según lo acordado en este documento.

Durante las renovaciones de contrato, una nueva negociación de precio puede ser requerida en caso se desee agregar nuevos servicios o incrementar alguna de los incisos existentes.

El contrato inicial incluye 4 modificaciones a cualquier modulo a petición de la clínica, cualquier modificación extra tendrá un cobro adicional (cobro único), el número de modificaciones no están incluidas en contratos de renovación, por lo que cualquier modificación solicitada luego de la renovación será cobrada adicionalmente (cobro único).

En caso de atraso de 2 meses en pago por el servicio STP Solutions, bloqueara el acceso al sistema hasta haber recibido el pago correspondiente incluyendo las moras que este pudo generar.

En caso de atraso en pago por 6 meses STP Solutions dará por finalizado el contrato y toda la información con tenida en la infraestructura será eliminada definitivamente del sistema.

Tras completar la implementación del sistema STP Solutions se compromete a realizar 4 sesiones de entrenamiento con el personal administrativo de la clínica con el fin de poder proporcionar el conocimiento necesario para operar correctamente el sistema C.A.R.E, se abarcarán temas operaciones y funcionales de la aplicación.

Conclusiones

Como fue posible apreciar en el documento la importancia de un sistema computacional ayuda de manera considerable las operaciones diarias, debido a la optimización de recursos, tiempo y herramientas que permitan desempeñar las actividades de una manera mucho más eficiente.

También se logró evidenciar que los sistemas informáticos abarcan una gran diversidad de opciones, algunas de estas pueden o no ser las adecuadas para las operaciones de una empresa, pero si para otra, y es por eso que se evidencia la necesidad de un análisis técnico que determine la opción más viable.

En el caso abordado en este documento, la alternativa propuesta luego de la evaluación del caso de la clínica fue el sistema C.A.R.E, el cual proponía soluciones a todos los requerimientos y servicios que la clínica médica necesita. La viabilidad fue medida y sometida a evolución de tal manera que se determinó que algunos de los módulos debían ser readecuados para lograr el objetivo deseado.

Adicionalmente la flexibilidad y seguridad que el nuevo sistema de cómputo presento a las operaciones logran proporcionar información que puede ser analizada de una manera más objetiva logrando encontrar posibles puntos de mejora en las operaciones.

A continuación, podremos apreciar las preguntas más importantes que fueron necesarias para el planteamiento y resolución del problema y que permitieron la elección de la alternativa C.A.R.E

Preguntas:

Las interrogantes planteadas en este documento ayudaran al lector a poder ampliar la perspectiva de la problemática inicial que llevo a la idealización de la implementación de un proyecto que pudiera solventar las necesidades críticas de las operaciones diarias y como se llegó a la conclusión de la implementación de un sistema informático.

A. Preguntas y respuestas relativas a las inquietudes teóricas

¿es conveniente mantener un sistema de control manual en las operaciones diarias de la clínica médica o la mejor opción es evaluar nuevas posibilidades que permitan una mejor utilización de los recursos existentes?

Al determinar los problemas principales que afectan a la empresa se logra evidenciar que si el sistema manual actual no es modificado o mejorado las operaciones comenzaran a ser impactadas de una manera negativa que afectara a la rentabilidad y a la percepción de los clientes, generando de esta manera una perdida en el prestigio de la clínica que repercutirá en la disminución de pacientes.

Los sistemas informáticos presentan controles más eficientes que permiten que la información sea almacenada y analizada de maneras más fáciles de lo que el proceso manual actual puede proporcionar, algunas actividades pueden ser totalmente automatizadas logrando así que el recurso humano pueda dedicarse a tareas más diversas mejorando así la atención al público y de la misma manera la percepción de calidad a los pacientes.

Cabe mencionar que el espacio físico necesario para el almacenamiento de archivos físicos es un punto crucial del porque la solución informática fue necesaria, ya que se evidencia que entre más espacio se abarca, existe menos espacio libre en el área de recepción y a su vez se necesita más tiempo de búsqueda para poder encontrar la información de cada paciente.

B. Preguntas y respuestas relativas a la experiencia

¿la implementación de un sistema informático es algo que ayudara a todas las personas que están a cargo de las actividades de la clínica y podrá proporcionar herramientas para ayudar a realizar sus operaciones de manera más eficiente?

Evidentemente la operación con la asistencia de un sistema informático ayuda a la reducción de tiempo en muchas de las operaciones diarias de las personas que interactúan con él, debido a que existen actividades que el sistema logra hacer automáticamente sin necesidad de interacción humana, o bien ayuda a que el tiempo necesario para el manejo de la información (búsqueda e ingreso) sean mejore.

Tecnologías como la autocompletarían, la utilización de menús de opciones desplegables, predicción de texto impresión de documentos, búsqueda en base de datos o distribución de información por correo o mensajes de texto proporcionan herramientas que ayudan a las personas a ser más eficientes y rápidas sin sacrificar la calidad de la información.

Todas las personas que interactúan con el sistema logran tener un nivel de satisfacción adecuado y logran confiar las tareas al sistema sabiendo que están siendo manejadas de una manera eficiente y eficaz.

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