In der vorliegenden Arbeit liegt der Fokus auf dem Gewerk „Teilnehmermanagement“. Dabei soll insbesondere auf die Betreuung der Teilnehmer am Tag der Veranstaltung und der Verteilung der entsprechenden Akkreditierungen eingegangen werden, damit ein reibungsloser Ablauf der Veranstaltung garantiert werden kann.
Inhaltsverzeichnis
1.Einleitung
2.Gewerkeplanung Teilnehmermanagement
3.Teilnehmermanagement „BASF Firmen-Cup 2016“
4. Fazit
Zielsetzung & Themen
Die Projektarbeit analysiert die essenzielle Bedeutung des Gewerkes Teilnehmermanagement im Rahmen der Organisation von Sportgroßveranstaltungen. Dabei steht die Forschungsfrage im Vordergrund, wie durch eine strukturierte Planung, effiziente Akkreditierungsprozesse und gezieltes Besuchermanagement ein reibungsloser Ablauf bei einer Verlagerung des Veranstaltungsortes, exemplarisch am Beispiel des „BASF Firmen-Cups 2016“, sichergestellt werden kann.
- Grundlagen und Aufgabenbereiche des Teilnehmermanagements
- Phasenmodell der Eventplanung: Von der Vorbereitung bis zum Veranstaltungstag
- Herausforderungen bei der Verlegung von Sportevents an neue Locations
- Bedeutung der Akkreditierung als Sicherheits- und Steuerungsinstrument
- Praktische Implementierung von Service- und Informationsstrukturen
Auszug aus dem Buch
3.Teilnehmermanagement „BASF Firmen-Cup 2016“
Im folgenden Abschnitt werden die zuvor genannten Aspekte des Teilnehmermanagements auf die Organisation des „BASF Firmen-Cups 2016“ angewendet.
In der Vorbereitung der Veranstaltung sind Einladungen an knapp 1.000 Unternehmen in ganz Deutschland zu verschicken, ihre Mitarbeiter für den Firmenlauf anzumelden. Hierbei ist es wichtig, einen expliziten Hinweis zu platzieren, dass der Lauf nicht wie gewohnt am Hockenheimring, sondern künftig im Areal der SAP-Arena in Mannheim stattfinden wird. Der Aufwand im Einladungsmanagement hält sich in Grenzen, da Vorlagen aus den Vorjahren nur entsprechend angepasst werden müssen. Sobald Rückmeldungen der Unternehmen eintreffen, sind die Registrierungen der Teilnehmer entsprechend zu bearbeiten. Aufgrund der hohen Beliebtheit der Veranstaltung, kann mit einer positiven Rückmeldung von ca. 80% gerechnet werden. Für die Unterbringung in Hotels und den Transfer nach Mannheim sind die Teilnehmer bzw. die Unternehmen selbst verantwortlich. Um den Teilnehmer den Weg vom Bahnhof bzw. vom Hotel hin zur Veranstaltungsstätte zu erleichtern, werden einige Busse gemietet und als Shuttle-Service am Tag der Veranstaltung genutzt.
Am Tag der Veranstaltung ist darauf zu achten, die Wege zur Veranstaltungsstätte gut auszuschildern. Aufgrund der bereits vorhandenen Beschilderung des Weges zur SAP-Arena, ist dieses Leitsystem lediglich mit einigen Hinweisen auf die Veranstaltung zu ergänzen und darauf zu achten, dass Wege, die durch die Laufstrecke des Firmen-Cups behindert sind, entsprechend gekennzeichnet werden. Parkplätze rund um die Veranstaltungsstätte sind ausreichend vorhanden. Hier sind entsprechend viele Parkeinweiser zu platzieren, um bei der hohen Anzahl an Teilnehmern ein Verkehrschaos zu vermeiden.
Zusammenfassung der Kapitel
1.Einleitung: Das Kapitel führt in die Historie des BASF Firmen-Cups ein und erläutert die Notwendigkeit einer präzisen Organisation aufgrund der anstehenden Standortveränderung zur SAP-Arena.
2.Gewerkeplanung Teilnehmermanagement: Es werden die theoretischen Grundlagen und die vielfältigen Aufgabenbereiche des Teilnehmermanagements in der Vorbereitungsphase sowie am Veranstaltungstag definiert.
3.Teilnehmermanagement „BASF Firmen-Cup 2016“: Die theoretischen Erkenntnisse werden konkret auf die Anforderungen des Firmen-Cups 2016 übertragen, wobei der Fokus auf Logistik, Akkreditierung und Besucherbetreuung liegt.
4. Fazit: Die Arbeit schließt mit der Erkenntnis, dass das Teilnehmermanagement ein zentraler Erfolgsfaktor ist, insbesondere um die logistischen Herausforderungen am neuen Standort in der SAP-Arena zu bewältigen.
Schlüsselwörter
Teilnehmermanagement, Sporteventmanagement, BASF Firmen-Cup, Akkreditierung, SAP-Arena, Eventplanung, Einladungsmanagement, Logistik, Teilnehmerbetreuung, Veranstaltungsort, Sicherheitspersonal, Shuttle-Service, Gästemanagement, Risikominimierung, Laufveranstaltung
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Projektarbeit grundsätzlich?
Die Arbeit befasst sich mit der zentralen Rolle des Teilnehmermanagements bei der Planung und Durchführung von Sportgroßveranstaltungen, insbesondere im Kontext des BASF Firmen-Cups.
Was sind die zentralen Themenfelder der Analyse?
Die Schwerpunkte liegen auf der Aufgabenstruktur des Teilnehmermanagements, der Vorbereitungsphase, der Logistik am Veranstaltungstag und der Bedeutung von Akkreditierungsprozessen.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das Ziel ist es, aufzuzeigen, wie durch eine fundierte Organisation des Teilnehmermanagements ein reibungsloser Ablauf trotz Standortveränderung und hoher Teilnehmerzahlen gewährleistet werden kann.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit stützt sich auf eine strukturierte Anwendung von theoretischen Konzepten des Eventmanagements auf den praktischen Fall des BASF Firmen-Cups 2016.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil gliedert sich in eine allgemeine Definition des Gewerkes und deren spezifische Anwendung auf die operativen Herausforderungen des Firmen-Cups in der SAP-Arena.
Welche Schlüsselwörter charakterisieren die Arbeit?
Wesentliche Begriffe sind Teilnehmermanagement, Akkreditierung, Eventplanung, Logistik und die spezifische Fallstudie des BASF Firmen-Cups.
Warum ist die Akkreditierung laut Autor so entscheidend für den BASF Firmen-Cup 2016?
Die Akkreditierung ist essenziell, da sie bei 17.000 Teilnehmern sicherstellt, dass nur Berechtigte Zutritt zum begrenzten Innenraum der SAP-Arena erhalten, um ein Sicherheitsrisiko zu vermeiden.
Welche Rolle spielen Shuttle-Dienste und Parkeinweiser bei der Veranstaltung?
Diese Maßnahmen dienen dazu, bei der hohen Teilnehmerzahl das Verkehrsaufkommen zu koordinieren und einen störungsfreien Zustrom der Läufer zur Veranstaltungsstätte zu ermöglichen.
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- Dominik Ühlein (Author), 2016, Sportmanagement. Gewerkeplanung Teilnehmermanagement, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/441220
