Sportmanagement. Gewerkeplanung Teilnehmermanagement


Projektarbeit, 2016

8 Seiten, Note: 2,0


Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1.Einleitung

2.Gewerkeplanung Teilnehmermanagement

3.Teilnehmermanagement „BASF Firmen-Cup 2016“

4. Fazit

Literaturverzeichnis

1.Einleitung

Bereits seit dem Jahr 2003 wird auf dem Hockenheimring jährlich der „BASF Firmen-Cup“ ausgetragen.[1] In Anlehnung an die „JP Morgan Chase Corporate Challenge“ in Frankfurt am Main[2] hat sich diese Laufveranstaltung mit knapp 17.000 Teilnehmern aus über 780 Unternehmen zu einem der drei größten Firmenläufe in ganz Deutschland entwickelt.

Als eine Art Testlauf zur Risikominimierung und Sammlung wichtiger Erfahrungswerte für die künftige Durchführung eines Hallenfußball-Firmen-Cups, soll der „BASF Firmen-Cup“ im kommenden Jahr nicht wie gewohnt auf dem Hockenheimring, sondern auf dem Areal rund um die SAP-Arena in Mannheim stattfinden. Das spektakuläre Ambiente des Inneren der Arena soll hierbei als Start- und Zielpunkt des Laufes dienen. Zudem soll das Event durch ein entsprechendes Rahmenprogramm innerhalb und außerhalb der Halle abgerundet werden. Damit an den bisherigen Erfolg des „BASF Firmen-Cups“ angeknüpft und eine reibungslose Durchführung des Events gewährleistet werden kann, ist eine umfangreiche und gewissenhafte Organisation von immenser Bedeutung. Ein zentraler Aspekt hierfür ist die Einteilung der einzelnen Aufgabenbereiche in einen übergreifenden Gewerkeplan, der durch eine „verantwortliche, erfahrene und qualifizierte Person als Leiter der Gewerke“[3] überwacht wird.

In der vorliegenden Arbeit liegt der Fokus auf dem Gewerk „Teilnehmermanagement“. Dabei soll insbesondere auf die Betreuung der Teilnehmer am Tag der Veranstaltung und der Verteilung der entsprechenden Akkreditierungen eingegangen werden, damit ein reibungsloser Ablauf der Veranstaltung garantiert werden kann.

2.Gewerkeplanung Teilnehmermanagement

Der Terminus Teilnehmermanagement beschreibt alle Tätigkeiten zur Koordination und Verwaltung der Teilnehmer. Je nach Verständnis des Begriffs umfasst es eine Reihe von Untergewerken wie das Einladungs- und Registrierungsmanagement, das Reise-, Transfer- und Übernachtungsmanagement, die Akkreditierung bis hin zur Planung des veranstaltungsspezifischen Laufwegesystems, der Garderobe, des Check-In-Schalters oder eines Informations-Counters vor Ort.[4]

Im Teilnehmermanagement ergeben sich in den verschiedenen Phasen der Event-planung unterschiedliche Aufgaben.[5]

In der Vorbereitungsphase treten die Aufgaben insbesondere in den Bereichen Einladungsmanagement und Destinationsmanagement auf. Es muss entschieden werden, welche Personen für die jeweilige Veranstaltung eingeladen werden sollen sowie wann und auf welchen Kommunikationsweg die Einladung erfolgen soll. Zudem ist es für die Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufes bedeutsam, den Transfer der Teilnehmer zur Wettkampfstätte sowie die Unterbringung der Teilnehmer in entsprechenden Unterkünften zu organisieren. Nachdem die Einladungen verschickt worden sind, ist es zudem die Aufgabe in der Vorbereitungsphase, eingehende Zu- bzw. Absagen der Unternehmen bzw. Teilnehmer zu erfassen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.[6]

Das Teilnehmermanagement ist ebenfalls vor Ort, also am Tag der Veranstaltung, für eine ganze Reihe von Aufgaben zuständig. Es sind Vorkehrungen zu treffen, dass Teilnehmer der Veranstaltung per Shuttle-Service zum Veranstaltungsort gebracht werden, die Wege zum Veranstaltungsort entsprechend gut ausgeschildert sowie ausreichend Parkmöglichkeiten vorhanden sind. In der Location der Veranstaltung ist im Rahmen des Teilnehmermanagements zudem für die Installation eines Info-Schalters, die Schaffung einer Anlaufstelle in Problemfällen, die Betreuung der Garderobe sowie die Teilnehmerregistrierung mit der Ausgabe von Infomaterialien, Akkreditierungen und Namensschildern zu sorgen.[7]

Von besonderer Bedeutung in diesem Zusammenhang ist die Akkreditierung, da sie mithilfe von Zutritts- bzw. Anwesenheitskontrollen gewährleistet, dass nur die zugelassenen Personen Zutritt zu den entsprechenden Veranstaltungsbereichen auf dem Areal erhalten. Außerdem wird ein guter Überblick darüber verschafft, welche Teilnehmer sich bereits auf dem Areal der Veranstaltung aufhalten und welche noch fehlen.[8]

3.Teilnehmermanagement „BASF Firmen-Cup 2016“

Im folgenden Abschnitt werden die zuvor genannten Aspekte des Teilnehmermanagements auf die Organisation des „BASF Firmen-Cups 2016“ angewendet.

In der Vorbereitung der Veranstaltung sind Einladungen an knapp 1.000 Unter-nehmen in ganz Deutschland zu verschicken, ihre Mitarbeiter für den Firmenlauf anzumelden. Hierbei ist es wichtig, einen expliziten Hinweis zu platzieren, dass der Lauf nicht wie gewohnt am Hockenheimring, sondern künftig im Areal der SAP-Arena in Mannheim stattfinden wird. Der Aufwand im Einladungsmanagement hält sich in Grenzen, da Vorlagen aus den Vorjahren nur entsprechend angepasst werden müssen. Sobald Rückmeldungen der Unternehmen eintreffen, sind die Registrierungen der Teilnehmer entsprechend zu bearbeiten. Aufgrund der hohen Beliebtheit der Veranstaltung, kann mit einer positiven Rückmeldung von ca. 80% gerechnet werden. Für die Unterbringung in Hotels und den Transfer nach Mannheim sind die Teilnehmer bzw. die Unternehmen selbst verantwortlich. Um den Teilnehmer den Weg vom Bahnhof bzw. vom Hotel hin zur Veranstaltungsstätte zu erleichtern, werden einige Busse gemietet und als Shuttle-Service am Tag der Veranstaltung genutzt.

Am Tag der Veranstaltung ist darauf zu achten, die Wege zur Veranstaltungsstätte gut auszuschildern. Aufgrund der bereits vorhandenen Beschilderung des Weges zur SAP-Arena, ist dieses Leitsystem lediglich mit einigen Hinweisen auf die Veranstaltung zu ergänzen und darauf zu achten, dass Wege, die durch die Laufstrecke des Firmen-Cups behindert sind, entsprechend gekennzeichnet werden. Parkplätze rund um die Veranstaltungsstätte sind ausreichend vorhanden.[9] Hier sind entsprechend viele Parkeinweiser zu platzieren, um bei der hohen Anzahl an Teilnehmern ein Verkehrschaos zu vermeiden.

Innerhalb der Location der SAP-Arena sind Informationsschalter und sogenannte Trouble-Shooter-Desks zu besetzen, damit den Teilnehmern bei Fragen und Problemen entsprechende Anlaufstellen zur Verfügung stehen. Hierbei können ebenso wie bei der Garderobe bereits in der SAP-Arena vorhandene Räumlichkeiten genutzt werden, wodurch einige Kosten gespart werden können. Wichtig bei der Planung dieser Anlaufstellen für die Teilnehmer ist es, auf die hohe Anzahl an Teilnehmern vorbereitet zu sein und entsprechend viel Personal zur Verfügung zu haben.

Der wichtigste Bereich des Teilnehmermanagements stellt die Akkreditierung dar. Aufgrund der hohen Teilnehmerzahl von 17.000 Läufern wird in kürzester Zeit eine hohe Anzahl an Läufern im Zielbereich im Inneren der SAP-Arena ankommen. Weil der Innenraum der Arena allerdings nur über eine begrenzte Kapazität verfügt, ist es von immenser Bedeutung, sicherzustellen, dass ausschließlich Teilnehmer des Laufes Zutritt zum Innenraum der Halle erhalten und den Zielraum nach Ende des Laufes auch möglichst schnell wieder verlassen. Alle Teilnehmer des Laufes sollen zudem Zutritt zu den Umkleidekabinen der Arena erhalten. Für die Vertreter der einzelnen Unternehmen, die nicht am Lauf teilnehmen, soll eine Akkreditierung mit dem Zutritt zu dem VIP-Räumlichkeiten erteilt werden. Dadurch ist es den Unternehmern möglich, im Umfeld der Veranstaltung in einem angenehmen Ambiente Geschäftskontakte zu pflegen. Damit gewährleistet werden kann, dass sich die Besucher der Veranstaltung auch an die erteilten Akkreditierungen halten, ist es wichtig, eine entsprechende Anzahl an Sicherheitspersonal und Ordnungskräfte zu beschäftigen, die entsprechende Einlass- und Sicherheitskontrollen durchführen.

4.Fazit

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass der Bereich des Teilnehmermanage-ments eines der zentralen Gewerke der Veranstaltungsorganisation darstellt. Ohne ein funktionierendes Einladungsmanagement in der Vorbereitungsphase der Veran-staltung, ist die Veranstaltung zum Scheitern verurteilt, da trotz der Bekanntheit der „BASF Firmen-Cups“ deutlich weniger potenzielle Teilnehmer von der Veranstaltung Kenntnis nehmen.

Die Bereiche des Travel-, Destinations- und Übernachtungsmanagements spielen bei der Planung des Laufes eine eher untergeordnete Rolle, weil sich Unternehmen bzw. die Teilnehmer um diese Bereiche selbst kümmern. Trotzdem sollte auch in diesen Bereichen bei Bedarf unterstützend entsprechende Hilfe zur Verfügung gestellt werden.

Von entscheidender Bedeutung für den Erfolg der Veranstaltung ist das richtige Teilnehmermanagement in der Location selbst. Während beim bisherigen Veran-staltungsort am Hockenheimring noch ausreichend Platz im Zielraum für die große Anzahl an Teilnehmern vorhanden war, könnte sich der fehlende Platz im Innenraum der SAP zu einem großen Problem entwickeln. Umso wichtiger ist eine entsprechende Koordination und Organisation bei der Verteilung von Akkreditierungen und Hilfestellung bei auftretenden Fragen, um ein Chaos bei der Durchführung der Veranstaltung zu vermeiden und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Literaturverzeichnis

- Henschel, G. (2010):„Lexikon Eventmanagement. Strategie, Kreativität, Logistik, Verwaltung, Praxis. Information und Kommunikation“, S.78
- Semblat, U. (2015): „Sportveranstaltungen erfolgreich planen“ – Lehrunterlagen Sportbusinesscampus, Heidelberg: unveröffentlichtes Dokument
- o.V. (2015): http://www.firmencup.de/ , Stand: 10.11.2015
- o.V. (2015): https://www.jpmccc.de/ , Stand: 10.11.2015
- o.V. (2015): http://saparena.de/besucherservice/anfahrt-parken/ , Stand: 11.11.2015
- o.V. (2015): http://www.g1.de/teilnehmermanagement.aspx , Stand: 11.11.2015

[...]


[1] Vgl. o.V. (2015): http://www.firmencup.de/ , Stand: 10.11.2015

[2] Vgl. o.V. (2015): https://www.jpmccc.de/ , Stand: 10.11.2015

[3] Vgl. Semblat (2015), S.21

[4] Vgl. Semblat (2015), S.68

[5] Vgl. o.V. (2015): http://www.g1.de/teilnehmermanagement.aspx , Stand: 11.11.2015

[6] Vgl. Semblat (2015), S.69

[7] Vgl. Semblat (2015), S.81

[8] Vgl. Henschel (2010), S78

[9] Vgl. http://saparena.de/besucherservice/anfahrt-parken/ Stand: 11.11.15

Ende der Leseprobe aus 8 Seiten

Details

Titel
Sportmanagement. Gewerkeplanung Teilnehmermanagement
Note
2,0
Autor
Jahr
2016
Seiten
8
Katalognummer
V441220
ISBN (eBook)
9783668808317
Sprache
Deutsch
Schlagworte
sportmanagement, gewerkeplanung, teilnehmermanagement
Arbeit zitieren
Dominik Ühlein (Autor), 2016, Sportmanagement. Gewerkeplanung Teilnehmermanagement, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/441220

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