Elektronisches Multitasking in Meetings

Auf dem Weg zu einheitlichen unternehmensinternen Richtlinien für den Umgang mit Mobilkommunikation?


Hausarbeit, 2010
18 Seiten, Note: 1,3

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Der Begriff Multitasking

3. Theoretische Grundlagen des Multitaskings in Meetings
3.1. Veränderung räumlicher und zeitlicher Strukturen durch Multitasking
3.2. Konsequenzen mobiler Kommunikation für die Interaktionen in Meetings

4. Empirische Studien zum elektronischen Multitasking in Meetings
4.1. „The Social Influences on Electronic Multitasking in Organizational Meetings“
4.2. „Electronic Multitasking in Meetings: A Challenge for Organizational Policy“
4.3. Diskussion: Einheitliche Unternehmensrichtlinien zur Nutzung mobiler Medien?

5. Fazit

Literaturverzeichnis

1. Einleitung

„No matter how sophisticated our technologies are, no matter how much we attempt to multi-task, we cannot be in two places at the same time. The localness of experience is a constant. And the significance of locality persists even in the face of massive social and technological changes.“ (Meyrowitz 2005: 21)

Schon immer haben Medien eine Verbindung zwischen verschiedenen Orten – in der Regel jenen, an denen sich Sender und Empfänger einer Nachricht befinden – geschaffen. Dennoch blieb die Mediennutzung vor der Entwicklung mobiler Medien weitgehend statisch, d.h. eng mit dem lokalen, privaten Lebensumfeld der Nutzer verknüpft. Dies hat sich seit der Verbreitung des Mobiltelefons grundlegend verändert. Heutzutage können Handynutzer mit dem Medium mobil sein. Ihre Erreichbarkeit ist daher weniger an räumliche und zeitliche Strukturen geknüpft. Stattdessen können die Nutzer nahezu immer und überall Anrufe und Nachrichten empfangen. Dies bleibt jedoch nicht ohne Konsequenzen für die Interaktionen mit anderen physisch Anwesenden, denn diese Interaktionen können durch die Nutzung des Mobiltelefons unterbrochen werden. Handynutzer bewegen sich in einem Spannungsfeld zwischen verschiedenen Normen: Dem Anspruch, möglichst uneingeschränkt erreichbar zu sein, sowie der Erwartung, dass Interaktionen mit physisch Anwesenden Vorrang gegenüber der in diese eindringenden Mobilkommunikation haben sollten.

Diese Situationen finden sich jedoch nicht nur im Privatleben der Nutzer, sondern zunehmend auch in der Arbeitswelt. Immer mehr Beschäftigte werden von ihren Unternehmen mit mobilen Kommunikationstechnologien wie Handys, Blackberrys oder PDAs ausgestattet – ihnen wird somit signalisiert, dass von ihnen erwartet wird, für berufliche Angelegenheiten erreichbar zu sein. Was zum Beispiel auf Dienstreisen nützlich sein kann, erweist sich jedoch in anderen beruflichen Situationen als Herausforderung. Hierzu zählen zum Beispiel Meetings. Das Multitasking mittels mobiler Medien verletzt auch hier die soziale Interaktionsordnung. Doch wie entscheiden Beschäftigte, welches Verhalten in Hinblick auf Mobilkommunikation und Multitasking angebracht ist bzw. von ihnen erwartet wird? Und welche Rolle spielt dabei die Organisationskultur, d.h. die wahrgenommenen Normen und das beobachtete Verhalten anderer? Dies sind die leitenden Fragestellungen dieser Arbeit. Mit diesen Fragen beschäftigen sich auch Studien von Keri K. Stephens und Jennifer D. Davis, welche in dieser Arbeit eine zentrale Rolle spielen sollen.

Die Arbeit gliedert sich in drei Teile. Im ersten Teil soll der Begriff Multitasking erklärt werden, außerdem werden unterschiedliche Typen von Multitasking vorgestellt. Der zweite Abschnitt beschäftigt sich mit den theoretischen Grundlagen für die Beschäftigung mit Multitasking in Meetings. Im dritten Teil werden die bereits angesprochenen Studien von Stephens & Davis vorgestellt und ihre Ergebnisse in Hinblick auf die Frage nach der Notwendigkeit einheitlicher Unternehmensrichtlinien für die Nutzung von mobilen Medien diskutiert.

2. Der Begriff Multitasking

In diesem Kapitel soll der Begriff Multitasking eingehender betrachtet werden. Dies ist für die vorliegende Arbeit zentral, da die Nutzung mobiler Medien während eines Meetings eine Form des Multitaskings darstellt. Multitasking wird definiert als „performing two or more tasks simultaneously“ (Stephens et al. 2009a: 3). Der Begriff ist jedoch irreführend, da er den Eindruck nahe legt, dass alle Tätigkeiten wirklich simultan, d.h. gleichzeitig, ausgeführt werden würden. Die psychologische Forschung hat jedoch gezeigt, dass dies nicht der Fall ist. Das Gehirn erledigt verschiedene Aufgaben nicht gleichzeitig, sondern nacheinander. Die Intervalle zwischen den Tätigkeiten sind jedoch so kurz, dass sie vom Menschen nicht wahrgenommen werden können und daher der Eindruck entsteht, es würden tatsächlich mehrere Aufgaben simultan erledigt. (vgl. Wolf 2010)

Die bekannteste und bisher vor allem im Bereich der Psychologie am besten untersuchte Form des Multitaskings ist das sog. kognitive Multitasking. Darunter versteht man die „performance of two or more mental tasks, where all tasks are primarily cognitive in nature“ (Baron 2008: 182). Bisherige Studien zu Auswirkungen kognitiven Multitaskings auf die Leistungs- und Konzentrationsfähigkeit haben gezeigt, dass jene Probanden, die zwei oder mehr Tätigkeiten zu bewältigen hatten, durchweg schlechter abschnitten als jene, die sich auf lediglich eine Aufgabe konzentrieren konnten (vgl. ebd.: 183f.; Stephens et al. 2009a: 3).

Neben dem kognitiven gibt es noch andere Formen des Multitaskings, die bisher jedoch weniger stark im Fokus der Wissenschaft standen. Baron (2008: 182) plädiert dafür, dass auch andere Formen stärker erforscht werden sollten, allen voran das soziale Multitasking. Der Begriff beschreibt „performing two or more activities at a time, when the activities are primarily social-interactive“ (ebd.; vgl. auch Stephens et al. 2009a: 3). Für diese Form des Multitaskings, in der Menschen gleichzeitig in mehrere soziale Interaktionen bzw. Konversationen involviert sind, verwenden Reinsch, Turner & Tinsley (2008: 392) den Begriff Multicommunicating. Dabei ist es unerheblich, mithilfe welcher Medien Multicommunicating betrieben wird, d.h. ob es sich um mehrere Face-to-face-Interaktionen, mehrere technisch vermittelte Interaktionen oder eine Mischung aus beidem handelt (vgl. ebd.).

Zwischen den Begriffen kognitives und soziales Multitasking kann es zu Überschneidungen kommen. Dies ist dann der Fall, wenn mindestens eine der ausgeführten Tätigkeiten aus dem Bereich des kognitiven und mindestens eine andere aus dem Bereich des sozialen Multitaskings stammt, zum Beispiel wenn Menschen während ihrer Arbeit (kognitive Tätigkeit) in Interaktionen mit anderen (soziale Tätigkeit) involviert sind. Ob dies als kognitives oder soziales Multitasking untersucht wird, hängt vom Fokus der wissenschaftlichen Arbeit ab. Beschäftigt sich diese mit den kognitiven Auswirkungen des Multitaskings, z.B. auf Leistungs- oder Konzentrationsvermögen, wird der Begriff kognitives Multitasking verwendet. Sind hingegen die sozialen Konsequenzen, z.B. die Auswirkungen auf die zeitgleich stattfindende soziale Interaktion, von Interesse, spricht man von sozialem Multitasking. (vgl. Baron 2008: 182)

Das Multitasking in Meetings, welches im Fokus dieser Arbeit steht, betrachten Stephens et al. (zu den Studien der Autorinnen vgl. Kapitel 4) als soziales Multitasking, da mindestens eine der Tätigkeiten – die Partizipation im Meeting und die Interaktion mit den anderen Teilnehmern – eine soziale Aktivität ist (vgl. Stephens et al. 2009a: 3f.). Die andere Tätigkeit kann ebenso eine soziale Aufgabe sein, wenn z.B. per SMS, E-Mail oder Instant Messenger mit Personen, die nicht im Meeting anwesend sind, kommuniziert wird. Es kann sich jedoch auch um eine kognitive Aufgabe handeln, etwa wenn eine Person während eines Meetings an einem anderen Projekt arbeitet. Da der Fokus ihrer Untersuchungen jedoch auf den Konsequenzen für das Meeting und die sozialen Interaktionen liegt, beziehen sich Stephens et al. auf den Begriff soziales Multitasking (vgl. ebd.). Die beiden Autorinnen verwenden außerdem den Begriff elektronisches Multitasking, da in ihrer Studie mindestens eine der ausgeführten Tätigkeiten technisch vermittelt ist. D.h. es geht um den Einsatz mobiler Kommunikationstechnologien wie Mobiltelefonen oder Notebooks zum Multitasking in einem Meeting und darum, welche Konsequenzen dies für die Ausgestaltung von Meetings in Organisationen und für das Verhalten anderer Teilnehmer hat. (vgl. Stephens et al. 2009b: 66) Die theoretischen Grundlagen zur Nutzung von Mobilkommunikation im öffentlichen Raum und zu den dafür notwendigen sozialen Arrangements werden im nächsten Kapitel gelegt.

3. Theoretische Grundlagen des Multitaskings in Meetings

In diesem Abschnitt sollen die theoretischen Grundlagen zur Beschäftigung mit dem elektronischen Multitasking in Meetings gelegt werden. Dabei wird zunächst auf die Bedeutung der Mobilkommunikation für die Veränderung von räumlichen und zeitlichen Strukturen eingegangen. Der zweite Teil dieses Kapitels beschäftigt sich mit der Bedeutung dieser Veränderungen für die Meeting-Situation und damit, wie Meeting-Teilnehmer entscheiden, welches Verhalten angemessen ist.

3.1. Veränderung räumlicher und zeitlicher Strukturen durch Mobilkommunikation

Durch die Entwicklung des Mobiltelefons hat sich die Erreichbarkeit der Nutzer entscheidend verändert. Während man zuvor lediglich einen Festnetzanschluss und somit einen bestimmten Ort anrufen und darauf hoffen konnte, dass sich die Person, die man sprechen möchte, gerade in der Nähe aufhält, ist es durch das Mobiltelefon möglich geworden, einen Gesprächspartner direkt zu erreichen. (vgl. Ling & Donner 2009: 10) Oder, wie Ling et al. (ebd.: 106) es formulieren: „The mobile phone, however, individualizes communication. Thus, instead of calling to a central office or to a home, we call to an individual.“ Durch Mobilkommunikation wird es also zumindest theoretisch denkbar, nahezu uneingeschränkt erreichbar zu sein – unabhängig von räumlichen und zeitlichen Gegebenheiten.

Dies bringt es mit sich, dass sich der Stellenwert eines Telefonats seit der Entwicklung des Mobiltelefons gewandelt hat. Licoppe (2004 zit. nach Ling et al. 2009: 21f.) argumentiert, dass Telefonate früher zumeist längere Interaktionen waren, für die man sich extra Zeit nahm und die daher einen besonderen Charakter aufwiesen. In Zeiten des Mobiltelefons ist es hingegen möglich, mit Interaktionspartnern, auch wenn diese räumlich weit entfernt sind, in ständigem Kontakt zu bleiben. Dies kann dazu führen, dass die Kommunikation in mehrere kleinere Abschnitte zerteilt wird, d.h. diese bilden „an ongoing dialogue that lasts through the day“, […] „a steady exchange of patter“ (Ling et al. 2009: 22). Licoppe (2004 zit. nach Ling et al. 2009: 22) bezeichnet diese Beobachtung mit dem Begriff der connected presence. Die ubiquitäre Erreichbarkeit von Handynutzern lässt gleichzeitig die Bedeutung langfristiger Absprachen und Terminvereinbarungen sinken. Denn Mobiltelefone eröffnen ihren Benutzern die Möglichkeit zur Mikrokoordination, d.h. dass etwa Absprachen über Termine oder zu erledigende Aufgaben problemlos immer wieder verändert und an neue, nicht vorhersehbare Gegebenheiten angepasst werden können. (vgl. Ling et al. 2009: 23f.) Dies bringt eine höhere Flexibilität der Nutzer mit sich – ein Vorteil, der auch im beruflichen Leben immer mehr genutzt wird, vor allem wenn Mitarbeiter oft zu Terminen oder Dienstreisen unterwegs sind. Doch durch ad hoc-Absprachen via Mobiltelefon erhöht sich für die Nutzer oftmals auch das Kommunikationsvolumen insgesamt. Sie können sich häufiger als früher überlastet fühlen, da sie mit vielen Kommunikationserfordernissen zugleich umgehen müssen. Zudem steigt durch die Nutzung des Mobiltelefons zur Mikrokoordination nicht nur die Erwartung, sondern auch die Notwendigkeit, ständig für andere erreichbar zu sein. (vgl. Geser 2005: 47; Turkle 2008: 129)

Doch die Omnipräsenz der Mobiltelefone bleibt nicht folgenlos. Durch ihre Nutzung verändert sich der sog. sense of place der Handynutzer, d.h. das Bewusstsein für den Ort, an dem sie sich physisch befinden (vgl. Höflich 2005: 19). Zwar bekräftigt Meyrowitz (2005: 21), wie im Zitat zu Beginn dieser Arbeit deutlich wird, „[that] no matter how much we attempt to multitask, we cannot be in two places at a time […]“. Höflich (2005: 19f.) argumentiert hingegen, dass Medien eine „Anwesenheit“ an zwei Orten gleichzeitig möglich machen und dass dabei die konkrete physische Umgebung zurücktritt. Es wird hierbei von sogenannter „anwesender Abwesenheit“ (absent presence) gesprochen, d.h. „one is physically present, but is absorbed by a technologically mediated world of elsewhere“ (Gergen 2002: 227). Dadurch, dass das Mobiltelefon eine personalisierte Technologie ist, ermöglicht es eine Individualisierung und somit einen Rückzug des Mediennutzers von der ihn umgebenden Welt (vgl. Morley 2007: 220f.). Dies kann jedoch zu Konflikten mit der dominanten sozialen Interaktionsordnung führen – etwa wenn Höflichkeitsnormen wie z.B. die Regel, dass physisch Anwesende Vorrang haben sollten, verletzt werden (vgl. Burkart 2000: 219). Darauf, welche Konsequenzen dies für die Interaktionen in einem Meeting haben kann und wie die Teilnehmer entscheiden, welches Verhalten ihrerseits angemessen ist, wird im nächsten Abschnitt eingegangen.

3.2. Konsequenzen mobiler Kommunikation für die Interaktionen in Meetings

Die ortsungebundene Nutzung von Mobiltelefonen bringt es mit sich, dass das Telefon immer weniger in einem häuslichen, privaten Kontext genutzt wird (vgl. Morley 2007: 220f.). Stattdessen sind die Nutzer mit dem Medium mobil. Sie bewegen sich im öffentlichen Raum, sind mit der Präsenz anderer sowohl bekannter als auch unbekannter Personen in ihrem direkten Umfeld konfrontiert oder befinden sich zum Zeitpunkt einer Kontaktaufnahme via Mobiltelefon gerade in einer Interaktion mit anderen physisch präsenten Individuen. Diese Charakteristika der Nutzungssituation eines Mobiltelefons bringen es laut Höflich (2005: 32) mit sich, dass mit der Anwesenheit Dritter immer gerechnet werden muss. Es geht daher bei der mobilen Kommunikation nicht nur um einen Dialog zwischen Anrufer und Angerufenem, sondern um eine „triadische Relation von Angerufenem (Ego), Anrufer (Alter) und anwesenden Dritten und ebenso damit verbundene Arrangements“ (ebd.). Die mobile Kommunikation ist somit in mehrere verschiedene Kontexte eingebettet.

Diese Kontexte überschneiden sich und stellen zum Teil unterschiedliche Anforderungen an die Interaktionsordnung sowie an das Verhalten der handelnden Individuen (vgl. ebd.: 33). Besonders betroffen von konkurrierenden Normen und Erwartungen ist in der Regel der Angerufene, da er das Bindeglied zwischen Anrufer und anwesenden Dritten darstellt. Es obliegt in der Regel ihm, wie er in der jeweiligen Situation die Anforderungen von Face-to-face- und technisch vermittelter Kommunikation miteinander vereint (vgl. ebd.: 35), denn „the mobile telefone intrudes into the complex web of interactions, and it demands that they be rearranged“ (Ling 2004: 130). Um die verschiedenen Kontexte miteinander zu vereinen, sind soziale Arrangements nötig, d.h. „explizite wie implizite situationsbezogene Abstimmungen der Handelnden […], die eine gegenseitige Orientierung und eine Realisierung von Handlungs- respektive Kommunikationsabsichten ermöglichen“ (Höflich 2005: 21). Arrangements können zum einen zwischen dem Anrufer und dem Angerufenen erfolgen, z.B. wenn Vereinbarungen getroffen werden, wann, in welcher Situation oder an welchem Ort man nicht angerufen werden möchte oder kann. Zum anderen werden oft auch Arrangements zwischen dem Angerufenen und den anwesenden Dritten getroffen. Dies betrifft z.B. sog. Einstiegs- und Ausstiegsarrangements, d.h. Handlungen, mit denen der Angerufene das Telefonat einleitet und nach dessen Ende wieder in die Face-to-Face-Interaktion zurückkehrt. (vgl. ebd.: 33f.)

Die Zuwendung zu mobiler Kommunikation gestaltet sich nach Ling (2004: 125) besonders problematisch, wenn sie erstens in Situationen erfolgt, die von hohen Erwartungen und Normen das Verhalten der Anwesenden betreffend gekennzeichnet sind und wenn zweitens technisch vermittelte und Face-to-Face-Kommunikation miteinander kollidieren. Beide Bedingungen sind im Kontext von beruflichen Meetings erfüllt. Der Begriff der mobilen Kommunikation bezieht sich dabei nicht nur auf Telefonate, die in der Forschung zu Mobilkommunikation im öffentlichen Raum in der Regel im Fokus stehen. Wichtig ist im Meeting-Kontext vor allem die Betrachtung anderer Formen der mobilen Kommunikation, etwa das Versenden von SMS oder E-Mails. (vgl. z.B. Stephens et al. 2009a, 2009b) Denn während das Telefonat eine besonders auffällige, offensichtliche Störung des Meetings ist, kann die Kommunikation via SMS oder E-Mail, obgleich unauffälliger, in sensiblen Situationen ebenfalls irritierend wirken. Dies gilt im Wesentlichen aus zwei Gründen: Zum einen werden auch hierdurch Höflichkeitsregeln verletzt, da den Anwesenden nicht die volle Aufmerksamkeit entgegen gebracht wird (vgl. Burkart 2000: 219) – eine soziale Konsequenz des elektronischen Multitaskings (vgl. Baron 2008: 182; Stephens et al. 2009a: 3; siehe auch Kapitel 2). Zum anderen können sich die anderen Meetingteilnehmer nicht sicher sein, dass Handynutzer sich voll auf das Meeting konzentrieren und aus ihrer Ablenkung keine verminderte Leistungsfähigkeit resultiert – eine kognitive Auswirkung des elektronischen Multitaskings (vgl. Baron 2008: 182ff.; siehe auch Kapitel 2).

Die Teilnehmer eines Meetings befinden sich bei der Entscheidung, ob sie mobil kommunizieren und damit Multitasking betreiben sollen, in einer schwierigen Abwägungssituation. Zum einen sind gerade im Berufsleben die Erwartungen an die ständige Erreichbarkeit der Mitarbeiter oftmals sehr hoch (vgl. Turkle 2008: 129; Geser 2008: 47; Stephens et al. 2009a: 13), was ihnen u.a. dadurch suggeriert wird, dass sie von ihren Firmen mit Diensthandys ausgestattet werden (vgl. Stephens et al. 2009a: 7). Zum anderen wird kommunikatives Multitasking in Meetings aufgrund der bereits erwähnten kognitiven und sozialen Konsequenzen skeptisch betrachtet bzw. nicht geduldet (vgl. ebd.: 10, 13). Für die Mitarbeiter ist es daher nicht immer leicht zu erkennen, welches Verhalten von ihnen erwartet wird. Erschwerend kommt hinzu, dass nach wie vor nur ein sehr geringer Teil der Unternehmen über explizite Regeln für die Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien verfügt. Regelungen über die Nutzung von mobiler Kommunikation in Meetings sind die Ausnahme. Die Mitarbeiter haben daher zumeist nur die Möglichkeit, sich an impliziten Normen, an der Unternehmenskultur sowie am beobachtbaren Verhalten anderer zu orientieren. (vgl. ebd.: 7ff.) Durch den geringen Grad an Formalisierung ist jedoch die Unsicherheit für die Mitarbeiter vergleichsweise hoch, es kann daher zu Fehlinterpretationen und infolge dessen zu von anderen als unangebracht empfundenem Verhalten kommen (vgl. ebd.: 10f.).

Eine mögliche theoretische Analyseperspektive bietet das von Fulk, Schmitz & Steinfield (1990) entwickelte Social Influence Model. Es betrachtet die Einflüsse verschiedener Faktoren auf die Entscheidung, ein bestimmtes Medium zu nutzen oder nicht zu nutzen. Die Besonderheit des Modells liegt darin, dass es keinen einseitig technik- oder sozialdeterministischen Ansatz verfolgt, sondern von einer Interdependenz zwischen beiden Bereichen ausgeht. Im Social Influence Model werden vier wesentliche Einflussfaktoren auf die Mediennutzungsentscheidung unterschieden. Zwei der Faktoren – die Art der zu erledigenden kommunikativen Aufgabe und die Charakteristika des Mediums – können als eher technische Faktoren bezeichnet werden. Die beiden anderen Faktoren – die Mediennutzungssituation bzw. der Kontext sowie die sozialen Einflüsse (im Fall des Meetings z.B. durch die Unternehmenskultur oder das beobachtbare Verhalten anderer) – sind eindeutig soziale Einflussgrößen. (vgl. Beck 2006: 236ff.) Es lässt sich hier auch eine Brücke zum Domestizierungsansatz schlagen, da dieser die Aneignung und Nutzung eines Mediums ebenfalls nicht ausschließlich als technischen Vorgang, sondern auch als sozialen Prozess betrachtet – inklusive der Konsequenzen für die sozialen Interaktionen und möglicher Veränderungen der sozialen Beziehungen der Nutzer zu ihrer Umwelt (vgl. Silverstone, Hirsch & Morley 1999: 25f.).

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Ende der Leseprobe aus 18 Seiten

Details

Titel
Elektronisches Multitasking in Meetings
Untertitel
Auf dem Weg zu einheitlichen unternehmensinternen Richtlinien für den Umgang mit Mobilkommunikation?
Hochschule
Universität Erfurt  (Institut für Kommunikationswissenschaft)
Veranstaltung
Seminar: Mobile Kommunikation – Perspektiven und Forschungsfelder
Note
1,3
Autor
Jahr
2010
Seiten
18
Katalognummer
V441862
ISBN (eBook)
9783668803350
ISBN (Buch)
9783668803367
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Multitaskig, elektronisches Multitasking, Unternehmenskommunikation, interne Kommunikation, Mobilkommunikation, Interaktion, interpersonale Kommunikation, Mediennutzung, mobile Medien, Organisationskultur, Formalisierung, Informalität
Arbeit zitieren
Kirsten Petzold (Autor), 2010, Elektronisches Multitasking in Meetings, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/441862

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