Leseprobe
Inhaltsverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
1 Einleitung
1.1 Beschreibung der Problemstellung
1.2 Ziel- und Aufbau der Arbeit
2 Definition und Vorgehensweise beim Zeitmanagement
3 Die elementare Methodik des Zeitmanagements
3.1 Die Zielsetzung
3.2 Ablauf- und Zeitplanung
3.2.1 Vorgehensweise nach Descartes
3.2.2 Vorgehensweise nach der ALPEN-Methode
3.3 Prioritäten richtig setzen
3.3.1 Wichtiges erkennen – Das Pareto-Prinzip
3.3.2 Die ABC-Analyse
3.3.3 Die Eisenhower – Methode
3.4 Realisierung
3.5 Kontrolle
4 Fazit
Literaturverzeichnis
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Der Kreislauf der Ziellosigkeit
Abbildung 2: Eisenhower Prinzip
1 Einleitung
1.1 Beschreibung der Problemstellung
Die Zeit ist das wohl demokratischste und kostbarste Gut, das es gibt. Keine andere Ressource ist so klar und gerecht verteilt wie diese. Jeder Tag ist auf 24 Stunden begrenzt und jeder von uns kann diese Zeit für sich nutzen. Während der Eine in seiner Zeit etwas Großartiges schafft, verbringen andere ihre Zeit mit scheinbar unnützen Dingen. Freilich ist jedem selbst überlassen, wie er seine Zeit letztlich einteilt und nutzt. Doch kann ein vernünftiges Zeitmanagement dafür sorgen, dass wir unsere Zeit effektiver nutzen können; wobei es im Grunde nicht die Zeit ist, die wir managen, sondern es sind die Aufgaben, die wir innerhalb unserer begrenzten Zeit organisieren.
Leider bringen die schnelle Entwicklung unserer Gesellschaft und der wachsende Fortschritt nicht nur Segen, sondern auch Nachteile mit sich. Die beständige Informationsflut insbesondere aus den zahlreichen „neuen“ Medien führt zu einem überproportional schnell wachsenden Aufgabenzettel, der uns überfordert und sich belastend im Arbeits- und Privatleben auswirkt.
1.2 Ziel- und Aufbau der Arbeit
Um dieser Aufgabenflut Herr zu werden, sein Leben bewusst zu führen und gezielt zu gestalten, ist das Zeitmanagement ein geeignetes Mittel. Es geht nicht darum, produktiver zu werden, sondern die Bewältigung unserer Aufgaben und die Erreichung unserer Ziele klüger und smarter anzugehen. Zeitmanagement wirkt durch strukturiertes Organisieren und Planen der eigenen Aufgaben wie ein Anti-Stress-Management und ist der Schlüssel zu mehr Ruhe und Wohlbefinden.
Es stehen nun verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die eigenen Aufgaben zu organisieren. Hierbei gibt es keine Musterlösung für alle; vielmehr muss jeder das individuell für ihn passende Systemfinden. Es existieren allerdings elementare Methoden des Zeitmanagements, die schon seit Jahrhunderten Anwendung finden und eine Richtschnur bilden können. Die wichtigsten dieser Methoden werden im Folgenden vorgestellt.
Zunächst wird der Begriff „Zeitmanagement“ näher definiert und die allgemeine Vorgehensweise erläutert. Darauf aufbauend werden im 3. Kapitel die einzelnen Elemente des Zeitmanagements erklärt und mit einigen elementaren Methoden und Prinzipien versehen. Schließlich werden die wesentlichen Erkenntnisse zusammengefasst und das Zeitmanagement als Ganzes kritisch hinterfragt.
2 Definition und Vorgehensweise beim Zeitmanagement
„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“
Lucius Annaeus Seneca (4 v. Chr. – 65 n. Chr.)
Für den Begriff des Zeitmanagements gibt es verschiedene Definitionen. Jedoch verdeutlichen die folgenden zwei Erklärungen die Kernaussagen des Begriffs:
„ Zeitmanagement ist der Einsatz von Arbeitstechniken und Arbeitsmethoden zur effizienten Planung, Durchführung und Überwachung von Arbeiten und Aufgaben, um die zur Verfügung stehende Zeit optimal einzuteilen und zu nutzen.“ [1]
und
„ Zeitmanagement bedeutet, die eigene Zeit und Arbeit zu beherrschen, statt sich von ihnen beherrschen zu lassen “[2]
Zeitmanagement ist also ein Prozess, um Zeit besser einteilen und nutzen zu können mit dem Ziel, die vorhandenen Aufgaben in der zur Verfügung stehenden Zeit zu erledigen. Im Einzelnen wird hierfür eine wiederkehrende Abfolge von Schritten wie folgt angewandt:[3]
1. Festlegung und Konkretisierung persönlicher Ziele
2. Ablauf- und Zeitplanung
3. Entscheidung zur Prioritätenverteilung
4. Realisierung der Aktivitäten, die zur Zielerreichung notwendig sind
5. Kontrolle der Ergebnisse und Festlegung neuer Aufgabenstellungen zur Erreichung neuer Ziele
Ergänzend sollten regelmäßig Zeitdiebe eliminiert und Ruhe- sowie Ausgleichszeiten zur Regenration von Körper und Geist eingeplant werden.[4] Im folgenden Kapitel werden die einzelnen Elemente des Zeitmanagements näher erläutert und praktisch anwendbare Methoden hierfür aufgezeigt.
3 Die elementare Methodik des Zeitmanagements
3.1 Die Zielsetzung
„Wer vom Ziel nicht weiß, kann den Weg nicht haben. Wird im Kreise
dann all sein Leben traben.“
Christian Morgenstern
Der erste Schritt des Zeitmanagements beschäftigt sich mit der Zielfindung,
-formulierung und -analyse. Die Zielsetzung ist deshalb so wichtig, weil anderenfalls keine Erfolge eintreten können. Weiß man selbst nicht, was man erreichen will, und definiert daher nicht, was als entsprechender Erfolg gilt, so werden Erfolgserlebnisse denklogisch ausbleiben. Die Enttäuschung über fehlende Erfolge führt wiederum zu einem sinkenden Selbstwertgefühl und letztendlich zu Motivations- und Lustlosigkeit, weshalb wiederum mehr und mehr der Antrieb verloren geht, sich überhaupt Ziele zu setzen. Eine Negativspirale entsteht, die sich immer weiter nach unten dreht.[5]
Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten
Abbildung 1: Der Kreislauf der Ziellosigkeit (Knoblauch, et al. 2015, S. 13)
Ziele sind daher das entscheidende Mittel zur Kreierung eines erfolgreichen Zeitmanagements. Denn Ziele machen bewusst, warum man etwas tut, und dienen der Konzentration auf das Wesentliche und der Bündelung der eigenen Kräfte. Ohne Ziele hilft selbst die beste Zeitplanung und Arbeitsmethodik nicht weiter. Daher muss der Endzustand des eigenen Handels im Vorhinein festgelegt werden. Je genauer die Ziele definiert sind, desto besser können diese auch kontrolliert und umgesetzt werden.[6]
Um Ziele besser zu definieren und zu konkretisieren, kann die sogenannte SMART-Methode ein hilfreiches Instrument sein. Diese Abkürzung steht für „Specific Measuable Accepted Realistic Timely“. Übersetzt bedeutet dies:[7]
Spezifisch: Ziele dürfen sich nicht widersprechen und müssen konkret und unmissverständlich formuliert sein.
Messbar: Die Formulierung des Ziels ist so zu wählen, dass man selbst und Außenstehende überprüfen können, ob das Ziel auch erreicht wurde.
Anspruchsvoll: Ziele sollten einen Anreiz darstellen, positiv formuliert sein und zur Motivation beitragen.
Realistisch: Ziele müssen „machbar“ sein. Dabei müssen die eigene Persönlichkeit, das eigene Leistungsvermögen, die zur Verfügung stehende Zeit, die Rahmenbedingungen sowie die Verfügbarkeit von materiellen und finanziellen Ressourcen beachtet werden.
Terminbezogen: Wichtig ist, einen Zeitrahmen für jedes Ziel festzulegen. Bei langfristigen und wichtigen Zielen sind gegebenenfalls Zwischentermine hinzuzufügen.
3.2 Ablauf- und Zeitplanung
3.2.1 Vorgehensweise nach Descartes
Eine Arbeitsmethode für eine erfolgreiche Ziel- und Zeitplanung formulierte der Universalwissenschaftler René Descartes (1596-1650) schon 1637. Deren Prinzipien besitzen für die Planung der Zielerreichung noch heute Gültigkeit. In diesem Zusammenhang ist vor allem die sogenannte „Salami-Taktik“ hervorzuheben. Hierbei werden alle größeren Ziele, Projekte oder Vorhaben in kleinere Aktivitäten bzw. „Scheibchen“ aufgespalten bzw. untergliedert und nacheinander wie folgt abgearbeitet:[8]
1. Schriftliche Formulierung des Problems (Ziel, Projekt)
2. Zerlegung der Gesamtaufgabe in einzelne, kleine Teile
3. Ordnung der Teilaufgaben nach Prioritäten und Terminen
4. Abarbeitung aller Aktivitäten und Kontrolle der Ergebnisse
Hinter dieser Planungsmethode steckt die einfache Erkenntnis, dass sich große Projekte und Aufgaben viel leichter und übersichtlicher bewältigen lassen, wenn diese in einzelne, kleinere Teile aufgesplittet werden. Das Resultat der Zwischenergebnisse motiviert durch entsprechende Erfolgserlebnisse und durch das Erlebnis, dass sich alles zu einem sinnvollen Ganzen zusammenfügt. Das Verfahren garantiert, dass nichts vergessen wird und alle Bereiche des Projektes überdacht werden. Damit ist die Salamitaktik unentbehrlich beim Projektmanagement, bei der täglichen Zeitplanung und bei allen weiteren unübersichtlichen und komplexen Aufgaben und Sachverhalten.[9]
3.2.2 Vorgehensweise nach der ALPEN-Methode
Eine modernere Methode zur Ziel- und Zeitplanung ist die sogenannte ALPEN- Methode. Dieser Name hat nichts mit dem gleichnamigen Gebirge zu tun; vielmehr stellt jeder Buchstabe eine Abkürzung für insgesamt fünf Elemente dar. Diese sollen helfen, die Ziele und Aufgaben in einem gewissen Zeitrahmen zu bewältigen. Aufgeschlüsselt beinhaltet die Methode Folgendes:[10]
A – Aufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben
L – Länge schätzen bzw. Limits festlegen
P – Pufferzeiten einplanen für unvorhergesehene Ereignisse (ca. 50%)
E – Entscheidungen zu Prioritäten, Kürzungen, Delegationsmöglichkeiten treffen
N – Nachkontrolle erfüllter Aufgaben und unerledigte Aufgaben übertragen
Bei dieser Methode werden zunächst die Aufgaben und Termine in einer Liste (sogenannte „To-Do-Liste“) erfasst. Anschließend wird die zur Bearbeitung der jeweiligen Tätigkeiten benötigte Zeit geschätzt und ein Zeitrahmen anhand von Limits festgelegt. Pufferzeiten von ca. 50% des Aufwandes werden ebenfalls eingeplant, um unvorhersehbare Vorfälle zu berücksichtigen. Um Entscheidungen zu Prioritäten treffen zu können, können unterstützend verschiedene weitere Methoden angewandt werden, wie zum Beispiel die sogenannte „Eisenhower-Methode“ (dazu im Folgenden unter Punkt 3.3.3, S. 11). Schließlich werden die erzielten Ergebnisse daraufhin geprüft, ob die Aufgaben in der entsprechenden Zeit und Qualität erledigt worden sind und eventuelle Nachbesserungen vorgenommen werden müssen. Außerdem werden unerledigte Aufgaben neu eingeplant.[11]
3.3 Prioritäten richtig setzen
Verschiedenen Zielsetzungen nachzugehen ist schwierig. Zwar können parallel mehrere Ziele zur gleichen Zeit verfolgt werden, jedoch sind die konkreten Tätigkeiten normalerweise nacheinander auszuführen. Auch können häufig nicht alle Ziele und Wünsche in einer bestimmten Zeitspanne erreicht werden. Daher ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Das bedeutet, dass täglich neu entschieden werden muss, was vor allem Anderen zu erledigen ist, um die gesteckten Ziele zu erreichen[12].
Zur Unterstützung gibt es mehrere Methoden, von denen die wichtigsten im Folgenden vorgestellt werden.
3.3.1 Wichtiges erkennen – Das Pareto-Prinzip
Viele Menschen verbringen zu viel Zeit damit, sich um viele marginale Probleme und Aufgaben zu kümmern. Stattdessen ist es ratsam, sich auf wenige, aber wirklich wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Vilfredo Pareto entwickelte dazu ein Prinzip, welches unter dem Begriff „80:20 – Regel“ bekannt ist. Diese Regel besagt, dass bereits 20 Prozent der strategisch richtig eingesetzten Zeit und Energie zu 80 Prozent des Endergebnisses führen. Demgegenüber würden die übrigen 80 Prozent der Zeit nur die weiteren 20 Prozent des Ergebnisses ausmachen.[13]
Ziel des Prinzips ist es, ein Bewusstsein dafür zu schaffen, was wichtig ist und was nicht. Nicht jede Aufgabe muss mit 100 Prozent Arbeitsaufwand erledigt werden, um ein angemessenes Arbeitsergebnis zu erzielen. Anstatt hektisch alle anfallenden Aufgaben abzuarbeiten, sollte zuerst darüber nachgedacht werden, welche Aufgaben den größten Einfluss auf das gewünschte Endergebnis haben. Dieses Bewusstsein rückt den Fokus auf das Wesentliche und vermeidet zeitintensiven Perfektionismus in Situationen, in denen ein solcher nicht benötigt wird.[14]
[...]
[1] O.V. http://www.wirtschaftslexikon24.com/d/zeitmanagement/zeitmanagement.htm (13.08.2018)
[2] Seiwert 2018 S.12
[3] Meier und Engelmeyer 2009 S. 10
[4] Seiwert 2018 S. 14 und Knoblauch, et al. 2015 S. 47
[5] Knoblauch, et al. 2015 S. 12 f.
[6] Seiwert 2018 S. 25
[7] Warkentin 2018 und Püschel 2010 S. 71 f.
[8] Seiwert 2018 S. 31 f.
[9] O.V. https://13db.de/wissen/descartes-und-die-salami/ (01.09.2018)
[10] Knoblauch, et al. 2015 S. 206 und Meier und Engelmeyer 2009 S. 88 ff.
[11] Meier und Engelmeyer 2009 S. 88 ff. und Koger 2011, S. 8
[12] Püschel 2010 S. 73 f.
[13] Seiwert 2018 S. 32 f.
[14] Seiwert 2018 S. 33 f.