Einführung eines Warenwirtschaftssystems beim Möbelhaus Lorant in Leipzig

Inhaltsverzeichnis

1. Einführung
1.1 Warenwirtschaftssysteme in Handelsunternehmen
1.2 Unternehmensdarstellung
1.3 Motivation

2. Vorphase Projektbegründung
2.1 Projektvorschläge
2.2 Projekterwartungen
2.3 Projektauftrag

3. IST - Analyse
3.1 Erhebung des Ist - Zustandes
3.2 Bewertung des Ist – Zustandes (Schwachstellenanalyse)

4. Soll – Konzept
4.1 Fachentwurf
4.2 IV – technischer Grobentwurf
4.3 Wirtschaftlichkeitsvergleiche
4.3.1 Multifaktorenmethode
4.3.2 Kostenvergleichsrechnung mit Amortisationsrechnung
4.4 Präsentation

5. Anschaffung von Standardsoftware
5.1 Auswahlprozess
5.1.1 Grobauswahl

6. Systemeinführung / Systembetrieb
6.1 Systemeinführung
6.2 Softwarewartung

7. Quellenverzeichnis

1. Einführung

Aufgabe der Wirtschaftsinformatik ist die Entwicklung und der Einsatz von Anwendungssystemen für alle administrativen und dispositiven betriebswirtschaftlichen Geschäftsprozesse eines Unternehmens sowie weiterhin zur Unterstützung von Entscheidungsprozessen der Führungskräfte.

Eine grundlegende Aufgabe der Wirtschaftsinformatik ist die Auswahl, Anschaffung und Einführung von Software für alle betriebswirtschaftlichen Anwendungen sowie die Untersuchung der Wirtschaftlichkeit bereits im Unternehmen bestehender Anwendungssoftware.

Dies soll auch beim Möbelhaus Lorant in Leipzig im Rahmen der Einführung eines Warenwirtschaftssystems geschehen, wozu von uns das Phasenkonzept ausgewählt wurde.

Die Unternehmensleitung des Möbelhauses möchte vor allem konkurrenzfähiger werden, um auf dem europäischen Markt bestehen zu können.

Charakteristisch für den Handel sind die drei betrieblichen Funktionen Beschaffung, Lagerhaltung und Verkauf von Waren. Die Integration aller Informationsströme von der Disposition (Bestellung), dem Wareneingang, der Lagerung und des Warenausganges wird DV – technisch in einem „geschlossenen“ Warenwirtschaftssystem vorgenommen.

1.1 Warenwirtschaftssysteme in Handelsunternehmen

Charakteristisch für den Handel sind die betrieblichen Arbeitsgebiete Beschaffung, Lagerhaltung und Verkauf. Die Gesamtheit aller Informationen, die in solch einem Handelsunternehmen existieren, werden in einem so genannten Warenwirtschaftssystem zusammengefasst. Das Warenwirtschaftssystem ist weiterhin ein System aus Hardware, Kommunikationseinrichtungen und Anwendungssoftware. Die Hauptaufgaben eines solchen Systems liegen in der Administration, Disposition und Entscheidungsunterstützung.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Funktionen von Warenwirtschaftssystemen

1.2 Unternehmensdarstellung

Das Möbelhaus Lorant in Leipzig ist ein großes Möbel- und Einrichtungshaus, das seine Waren im In- und Ausland absetzt. Das Unternehmen besteht aus einer Zentrale mit Sitz in Leipzig und 25, wirtschaftlich und organisatorisch weitgehend unabhängigen geführten, Niederlassungen, welche über das gesamte Bundesgebiet verteilt sind. Momentan beschäftigt das Möbelhaus etwa 4000 Mitarbeiter, wobei circa 800 in der Zentrale eingesetzt werden. Im vergangenen Geschäftsjahr erwirtschaftete das Unternehmen einen Jahresumsatz von über 175 Millionen Euro.

Hauptnachfrager der Möbel und sonstigen durch das Unternehmen vertriebenen Produkte sind die privaten Haushalte, deren Bedarf stark aperiodisch und oft innerhalb mehrerer Jahre einmalig ist. Vereinzelt richtet das Unternehmen auch größere Bauobjekte ein, deren Umsatzanteile jedoch weniger als 5 % betragen.

Der überwiegende Teil der Nachfrage nach Möbeln verteilt sich also au eine sehr große Zahl an Nachfrager mit im Vergleich zum Gesamtumsatz ehe geringen und weitgehend gleich bleibenden Nachfragevolumen.

Hauptbestandteile des Verkaufssortiments sind Möbel und Nicht – Möbel (z.B. Cut – Ware wie Teppiche, Bodenbeläge, Leisten, Stoffe, Tapeten, Vorhänge, Tischtücher. Textilien u. ä ), sowie Accessoires ( Gläser, Lampen u. ä. ).

1.3 Motivation

Im kommenden Jahr sollen im Zuge der EU – Osterweiterung mehrer neue Niederlassungen in Polen sowie Tschechien eröffnet werden. Dazu soll die gesamte Warenwirtschaft über ein einheitliches System abgewickelt werden.

2. Vorphase Projektbegründung

Die Vorphase Projektbegrünung umfasst alle Aktivitäten, die dazu dienen, einen IV – Projekt zu initialisieren und führt zur Erteilung eines Projektauftrages. Sie dient dazu, zunächst einen Projektauftrag zu definieren und grobe Zielvorstellungen über die Realisierungsmöglichkeiten und die Nutzenpotential des neuen Anwendungssystems zu entwickeln. Die Erarbeitung von Projektvorschlägen, die Formulierung von Projekterwartungen sowie die Erteilung des Projektauftrages charakterisieren diese Phase.

2.1 Projektvorschläge

Der Anreize bzw. Anstoß zur Entwicklung von Projektaufträgen kann intern, von der Geschäftsführung oder verschiedenen Abteilungen bzw. extern, durch beispielsweise externe Berater erfolgen. In unsrem Fall wurde der Vorschlag von der Unternehmensleitung geäußert. Stein des Anstoßes ist die im Zuge der Erweiterung der EU geplante Eröffnung mehrerer neuer Niederlassungen im angrenzenden Ausland, wobei um weiterhin auf dem Markt konkurrenzfähig zu bleiben, die Einführung eines Warenwirtschaftssystems angestrebt wird.

Um Projektvorschläge zu erarbeiten, lassen sich verschiedene Kreativitätstechniken, wie z.B. Brainstorming, Szenario – Analysen oder Metaplan – Techniken einsetzen.

In unsere Projektarbeit nutzten wir zunächst das Brainstorming zur Entwicklung und Sammlung neuer Ideen. Durchgeführt wurde dies in einer Gruppe, in welche wir auch führende Mitarbeiter aller beteiligten Abteilungen integrierten, da diese ebenfalls produktive und umsetzbare Vorschläge einbringen können und am meisten daran interessiert sind, ihre zukünftige Arbeitssituation zu verbessern. Zusätzlich nutzen wir eine weitere Kreativitätstechnik aus der Organisationslehre, die Metaplantechnik. Dabei werden alle Stichwörter zunächst regellos erfasst und gesammelt, später klassifiziert und in einen strukturierten Projektvorschlag umgesetzt.

Da möglicherweise je nach Position im Unternehmen falsche oder negative Erwartungen mit dem Einsatz neuer Anwendungssysteme entstehen, wie z. B. Angst vor der Umstellung der bisher gewohnten Arbeitsabläufe, haben wir Mitarbeiter des Unternehmens aus verschiedenen Positionen bei der Erarbeitung der Projektvorschläge einbezogen. Davon erhoffen wir uns eine bessere Identifikation der Mitarbeiter mit dem späteren System. Das Mitspracherecht der Mitarbeiter bei grundlegenden Veränderungen des Arbeitsverfahrens oder bei der Einführung von grundlegend neuen Arbeitsmethoden ist im Betriebsverfassungsgesetz bzw. in den Personalvertretungsgesetzen geregelt.

2.2 Projekterwartungen

Projektvorschläge resultieren immer aus Erwartungen die an das angestrebte zukünftige Anwendungssystems gestellt werden. Im Fall des Möbelhandels Lorant fanden wir folgende Erwartungen heraus:

- Verbesserung der innerbetrieblichen Kommunikation und des innerbetrieblichen Informationsaustausches
- Bestehende Probleme des vorhandenen EDV - Systems, speziell die Überlastung des Gesamtsystems soll vermieden werden
- genereller Einsatz von PC – Kassen zur Rationalisierung des Verkaufs, wobei bereits vorhandenen Elemente weiterhin genutzt werden sollen
- Verbesserung des überbetrieblichen Informationsaustausches zu den einzelnen Niederlassungen
- Unterstützung aller Unternehmensbereiche durch eine einheitlichen Benutzeroberfläche sowie geeignete Programme bzw. Programmfunktionen
- Die Buchhaltung einschließlich der Lohnrechnung sollen dabei weiterhin in das DV - System integriert sein.
- Rationalisierung der bisherigen Informationsquellen
- Betreuung des neuen Systems durch die eigene EDV - Abteilung um somit die Abhängigkeit vom Anbieter auf eine Minimum zu beschränken
- umfangreiche Schulung der Mitarbeiter zur Vorbeugung spätere Anwendungs- und Bedienungsfehler

2.3 Projektauftrag

Die Vorphase der Projektbegründung wird durch die Formulierung und Erteilung des Projektauftrages abgeschlossen. Je nach Größe und Umfang des Projektes kann der Auftrag von verschiedenen Stellen erteilt werden. Da es sich in unserem Fall um ein sehr umfangreiches und großes Projekt handelt, wurde der Projektauftrag durch die Unternehmensführung erteilt und enthält folgende Angaben:

- Bezeichnung des Projektes, Antragsteller

Einführung eines umfassenden Warenwirtschaftssystems mit integriertem Informations- und Kommunikationssystem für inner- und überbetrieblichen Informationsaustausch, welches alle Unternehmensbereiche durch geeignete Programme und Programmfunktionen unter einer einheitlichen Oberfläche unterstützt.

Antragsteller: Möbelhaus Lorant in Leipzig

Projektauftrag von der Abteilung EDV

- Zielsetzung / Begründung des Projektes
- Personaleinsparung durch Rechnergestützte Auftragsabwicklung
- Kostensenkung durch effektiveren Einsatz des Personals
- Konkurrenzfähigkeit erhöhen
- Besserer Kundenservice
- Bessere Erfolgskontrolle
- Inhalt des geplanten Warenwirtschaftssystems
- Beseitigung der bestehenden Probleme des vorhandenen EDV – Systems, Verkaufsrationalisierung durch generellen Einsatz von PC – Kassen
- Artikelstammdaten einheitlich erfassen und verwalten
- Rationellere Bewirtschaftung der vorhandenen Informationsquellen
- Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung, Fakturierung und Lohnbuchhaltung
- Einfaches Analyse und Berichtswesen
- Entscheidungsunterstützung für die Unternehmensleitung zur Erfolgskontrolle
- Auflagen für die Projektdurchführung
- Bisherige Bestandteile des EDV – System sollen weitgehend übernommen werden
- Einsatz von maximal 10 Mitarbeitern aus den Bereichen EDV, Einkauf, Absatz, Verwaltung und Lager
- Es soll keine Unternehmensberatung beteiligt werden
- Das Projekt soll spätestens bis zum 30.07.2004 abgeschlossen sein
- System soll durch eine kleine EDV – Abteilung selbst betreut werden können
- Abhängigkeit von Hardwarehersteller soll minimal gehalten werden
- Begrenzung der Personal- und Sachkosten
- Gesamtkosten für das Projekt:
- Höchstens 120.000 €
- 45.000 € für Auswahl und Anschaffung der Software (einschließlich Lizenzgebühr)
- 65.000 € für Anschaffung der Hardware
- 10.000 € für Umstellung und Einführung der Software und Schulung der Mitarbeiter
- alle Weiteren Kostenverursachenden Aktivitäten nur nach vorheriger Absprache mit der Unternehmensleitung
- Vollmachten für die Projektbearbeiter
- Generelle Erlaubnis für Gespräche mit Software- und Hardwareanbietern
- Recht auf Befragung von Mitarbeitern aller beteiligten Abteilungen
- Keine Weisungsbefugnis gegenüber Mitarbeitern

3. IST - Analyse

Die Phase der Analyse befasst sich mit den Fragen, was das neue Anwendungssystem leisten soll und wie es zu realisieren ist. Sie besteht im ersten Schritt darin, in einer Ist – Analyse den bisherigen Zustand (Ist – Zustand) des Unternehmens, vor allem im Hinblick auf Schwachstellen zu analysieren bzw. zu bewerten.

Anhand des Projektauftrages wird zuerst festgelegt welche betrieblichen Arbeitsabläufe bzw. Geschäftsprozesse analysiert werden sollen und in welchen betrieblichen Organisationseinheiten (Abteilungen, Stellen) Erhebungen vorgenommen werden müssen. Geschäftsprozesse sind in unserem Falle z. B. die Abwicklung eines Kundenauftrages oder die Bearbeitung des Wareneinganges, Arbeitsabläufe z. B. die Fakturierung einer Rechnung. Im engen Zusammenhang mit der Erfassung der Arbeitsabläufe steht die Datenanalyse, die Aufschluss über die Entstehung und Verwendung von Daten gibt. Typische Fragen dazu lauten:

- Wo fallen welche Daten an?
- Wer erfasst welche Daten?
- Wer bearbeitet welche Daten?
- Wer benutzt welche Daten ( und wie )?
- Wer erhält welche Auswertungen der Daten ( und wozu )?

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2: W – Fragen zur Analyse von Arbeitsabläufen

Ebenfalls wird bei der IST – Analyse ein Mengengerüst erhoben, welches für die Konfiguration der Hardware, insbesondere hinsichtlich der Kapazitäten, Zugriffszeiten und Programmlaufzeiten, der wirtschaftlichsten Form der Datenerfassung und – eingabe sowie der Dateiorganisation im späteren Soll – Konzept von großer Wichtigkeit ist.

Um Daten des Mengengerüsts zu erhalten, nutzten wir ein Unterlagenstudium, wodurch wir eine breite Informationsbasis erhielten. Es wurden von uns alle vorhandenen schriftlichen Unterlagen wie Bestandlisten, Bestellverzeichnisse, Buchungsprotokolle, Artikelstammdaten sowie Kunden- und Lieferantenverzeichnisse analysiert. Bei auftretenden Fragen und Unklarheiten in den Unterlagen, stand uns der stellvertretende Geschäftsführer zur Verfügung. Zusätzlich führten wir eine mündliche Befragung der Abteilungsleiter sowie einiger willkürlich ausgewählter Angestellter durch. Mündliche Befragungen müssen strukturiert sein und laufen i. d. R. nach einer schriftlichen Vorlage ab.

[...]