Propuesta metodológica para monitoriar el estado de los costos en proyectos de obras civiles

ÍNDICE DE CONTENIDO

1.1. Elección del tema
1.10. Metodología
1.2. Problemática
1.3. Antecedentes
1.4. Justificación
1.5. Alcances
1.6. Conceptos básicos
1.6.1. Gestión de los costos de un proyecto
1.6.1.1. Estimar los costes
1.6.1.2. Desarrollar el presupuesto
1.6.1.3. Controlar los costos
1.6.1.4. Control de inventario
1.6.1.5. Control de anticipos por servicios
1.6.2. Costos de construcción
1.6.2.1. Costos indirectos de construcción
1.6.2.2. Costos directos de construcción
1.6.2.2.1. Mano de obra
1.6.2.2.2. Materiales
1.6.2.2.3. Equipo y maquinaria
1.6.2.2.4. Subcontratación
1.6.3. Presupuestos de construcción
1.6.3.1. Imprevistos
1.6.4. Precios unitarios
1.6.5. Control de costos directos de la construcción
1.6.5.1. Control de costos por actividades o rubros del presupuesto
1.6.5.2. Metodología para el control de costos
1.6.5.3. Diseño del control de costos
1.7. Estado del arte
1.8. Objetivo general
1.9. Objetivos específicos

2.1. Introducción
2.2. Metodología para la realización de las encuestas
2.2.1. Identificación del problema
2.2.2. Selección de la muestra
2.2.3. Diseño del cuestionario
2.3. Análisis de los resultados

3.1. Diagrama de flujo para el seguimiento de los costos de construcción
3.2. Formulario de recolección de datos
3.3. Herramienta en Microsoft Excel para realizar el seguimiento en obra.

4.3. Inicio del seguimiento
4.3.1. Recopilación de los datos
4.3.1.1. Hoja de recolección de datos
4.3.1.2. Datos obtenidos en campo
4.3.1.3. Procesamiento de la información obtenida

BIBLIOGRAFIA

CAPITULO I

CAPITULO II

CAPITULO III

CAPITULO IV

CASO DE ESTUDIO

CONCLUSIONES

FORMULACIÓN DE ENCUESTAS

ÍNDICE DE ANEXOS

ÍNDICE DE CONTENIDO

ÍNDICE DE FIGURAS

ÍNDICE DE TABLAS

INTRODUCCIÓN

MARCO TEORICO

Procedimiento para el seguimiento de costos en obra:

PROPUESTA METODOLÓGICA PARA REALIZAR EL CONTROL DE COSTOS.

RECOMENDACIONES

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1. Perfil profesional del encuestado

Figura 2. Uso de metodología o técnica.

Figura 3. Presupuesto inicial como referencia

Figura 4. Variación del costo en proyectos

Figura 5. Nivel de seguimiento de obra.

Figura 6. Desviaciones del presupuesto

Figura 7. Importancia del control de costos

Figura 8. Problema al realizar un seguimiento de costos.

Figura 9. Nivel de seguimiento referente a los dueños de constructora.

Figura 10. Detectan variación del costo en sus proyectos de acuerdo a los dueños de constructoras.

Figura 11. Diagrama de flujo para la propuesta metodológica del control de costos de construcción.

Figura 12. Herramienta para el seguimiento de costos (Hoja para recolección de datos)

Figura 13. Herramienta para el seguimiento de costos (Hoja para recolección de datos)

Figura 14. Herramienta para el seguimiento de costos

Figura 15. Herramienta para el seguimiento de costos (ventana Datos Generales)

Figura 16. Herramienta para el seguimiento de costos (ventana Presupuesto Inicial)

Figura 17. Herramienta para el seguimiento de costos (ventana Mano de obra)

Figura 18. Herramienta para el seguimiento de costos (ventana Recargo a materiales)

Figura 19. Herramienta para el seguimiento de costos (ventana Materiales)

Figura 20. Herramienta para el seguimiento de costos (ventana Subcontratación)

Figura 21. Herramienta para el seguimiento de costos (ventana Equipo y maquinaria)

Figura 22. Herramienta para el seguimiento de costos (ventana Costos indirectos)

Figura 23. Herramienta para el seguimiento de costos (ventana inventario de materiales)

Figura 24. Herramienta para el seguimiento de costos (ventana inventario de materiales)

Figura 25. Herramienta para el seguimiento de costos (ventana Anticipos)

Figura 26. Hoja de recolección de datos (sección rubros)

Figura 27. Hoja de recolección de datos (sección mano de obra)

Figura 28. Hoja de recolección de datos (sección material)

Figura 29. Hoja de recolección de datos (sección equipo y maquinaria)

Figura 30. Hoja de recolección de datos (sección subcontratación)

Figura 31. Hoja de recolección de datos (sección indirectos)

Figura 32. Hoja de recolección de datos (sección material que ingresan a la obra)

Figura 33. Hoja de recolección de datos (sección costo adicional por carga o descarga de materiales)

Figura 34. Hoja de recolección de datos (sección observaciones)

Figura 35. Recolección de datos en campo (Semana 1- hoja 1/3)

Figura 36. Recolección de datos en campo (Semana 1- hoja 2/3)

Figura 37. Recolección de datos en campo (Semana 1- hoja 2/3)

Figura 38. Recolección de datos en campo (Semana 2- hoja 1/3)

Figura 39. Recolección de datos en campo (Semana 2- hoja 2/3)

Figura 40. Recolección de datos en campo (Semana 2- hoja 2/3)

Figura 41. Recolección de datos en campo (Semana 3- hoja 1/3)

Figura 42. Recolección de datos en campo (Semana 3- hoja 2/3)

Figura 43. Recolección de datos en campo (Semana 3- hoja 3/3)

Figura 44. Recolección de datos en campo (Semana 4- hoja 1/3)

Figura 45. Recolección de datos en campo (Semana 4- hoja 2/3)

Figura 46. Recolección de datos en campo (Semana 4- hoja 3/3)

Figura 47. Recolección de datos en campo (Semana 5- hoja 1/3)

Figura 48. Recolección de datos en campo (Semana 5- hoja 2/3)

Figura 49. Recolección de datos en campo (Semana 5- hoja 3/3)

Figura 50. Procesamiento de datos de campo (ventana de presupuesto)

Figura 51. Procesamiento de datos de campo (ventana de mano de obra)

Figura 52. Procesamiento de datos de campo (ventana de materiales)

Figura 53. Procesamiento de datos de campo (ventana de subcontratación)

Figura 54. Procesamiento de datos de campo (ventana de equipo y maquinaria)

Figura 55. Procesamiento de datos de campo (ventana de balance)

Figura 56. Procesamiento de datos de campo (ventana de costos indirectos)

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1. Perfil profesional del encuestado

Tabla 2. Uso de metodología o técnica .

Tabla 3. Presupuesto inicial como referencia

Tabla 4. Variación del costo en proyectos

Tabla 5. Nivel de seguimiento de obra.

Tabla 6. Desviaciones del presupuesto

Tabla 7. Importancia del control de costos.

Tabla 8. Problema al realizar un seguimiento de costos.

Tabla 9. Nivel de seguimiento referente a los encuestados dueños de constructoras.

Tabla 10. Detectan variación en sus proyectos de acuerdo a los dueños de constructoras

ÍNDICE DE ANEXOS

Anexo 1. Modelo de encuesta realizadas a profesionales

INTRODUCCIÓN

Este trabajo de investigación identifica los problemas o inconvenientes que se les presenta a los profesionales o constructores del medio al momento de realizar el control de costos o el seguimiento de estos en la ejecución de las obras de construcción, para lo cual se realiza una propuesta metodológica de ejecución del control con el fin de facilitar un procedimiento fundamentado en la realidad.

El éxito económico del proyecto de construcción empieza desde la elaboración de un buen presupuesto tomando en cuenta todas las consideraciones del diseño, para de esta manera utilizar este presupuesto como una herramienta principal en el control de costos. A pesar de que existen numerosas herramientas informáticas para realizar el control de costos es difícil que se lleve al proyecto por la línea base proyectada con el presupuesto inicial debido a que no existe una metodología de fácil utilización entre los constructores en el medio.

El diseño de esta metodología inicia desde el estudio de la bibliografía consultada con el tema de control de costos en otros países para obtener información necesaria, se realizó un formato de encuesta, mismo que fue aplicado y sirvió para conseguir criterios y opiniones de constructores sobre su experiencia al momento de llevar un control de costos en los proyectos que ejecutan y así poder elaborar una propuesta metodológica acorde al medio; se realizó la tabulación de los datos y se presenta la información obtenida mediante tablas y gráficos para posteriormente analizarlos y así evidenciar la realidad en cuanto al tema de control de costos.

La propuesta metodológica parte del estudio de la bibliografía y la información obtenida en las encuestas de parte de los constructores, esta se elabora comenzando con la identificación de las secciones que van a estar sujetas a seguimiento y control, así como los elementos en cada una de ellas figuradas en un diagrama de flujo; se identifica las variables de control de cada elemento y posteriormente se elabora un formato de recolección de los datos necesarios para cada elemento en campo.

Así mismo se diseña una herramienta en Microsoft Excel que facilita la inserción de los datos obtenidos en campo para su posterior procesamiento, análisis y toma de decisiones por parte del constructor. Con la metodología propuesta se realiza el seguimiento o control de los costos a una obra específica por un tiempo corto para probar su validez y corrección de errores que se puedan presentar.

Finalmente se presentan las conclusiones y recomendaciones generales que resultaron de todo el proceso de realización del trabajo investigativo, las cuales tratan de dar respuesta a las incógnitas presentadas al momento de desarrollar la investigación; servirán como base para la continuación y complemento del tema con nuevas indagaciones partiendo de la información presentada en este trabajo de grado.

CAPITULO I MARCO TEORICO

1.1. Elección del tema

El tema seleccionado ha sido titulado “Propuesta metodológica para monitorear el estado de los costos de construcción en proyectos de obras civiles”.

Se ha encontrado en el tema un interesante aporte para la gestión y control de costos en los proyectos, ya que el sector de la construcción precisa una metodología para facilitar el análisis y resolución de los inconvenientes relacionados con los costos que se presenten. La Universidad del Azuay ha ofrecido una formación en diferentes disciplinas de la carrera por lo que se encontró en este trabajo de investigación una forma de demostrar los conocimientos obtenidos y por los cuales la universidad otorga un título con mención en gerencia de construcciones.

1.2. Problemática

La elaboración de un presupuesto inicial se lo realiza con el fin de conocer y evaluar su costo de la manera más real posible, sabiendo que existen diferentes factores que inciden directamente en los costos de construcción y su precio final; por lo tanto, si en la etapa de ejecución no existe un seguimiento o monitoreo adecuado, aumenta la inseguridad que conlleva realizar un proyecto que no se puede garantizar la confiabilidad del estado de este sino hasta su terminación.

Los sobrecostos en el proceso de construcción o de desarrollo son habituales; en realidad, los sobrecostos en los proyectos sean públicos o privados, o público-privados son algo muy frecuente, hasta casi inevitables, pero lamentablemente este desfase es detectado tardíamente, debido a que no se lleva el adecuado registro de los valores involucrados en el proceso de construcción, por lo que esto genera falta de entendimiento de lo que realmente sucede en el momento de ejecución de la obra. Es necesario preguntarse entonces ¿por qué es así?

En gran parte a causa del factor tiempo: entre el momento en que se fija el presupuesto del proyecto y su culminación, que puede tomar varios años, suceden cosas que obligan a gastar más en un segmento de la obra o a modificar líneas, eventos desfavorables, alzas bruscas en el precio de materiales o insumos de la construcción. Peor aun cuando un proyecto se atrasa: primero el solo hecho suele generar sobrecostos, porque el factor de atraso viene a menudo con un costo adicional asociado; pero, además, el tiempo alargado aumenta el riesgo de que se produzcan más imprevistos.

Con la reforma a la ley nacional de contratación pública se exige un mayor control de los valores generados en la ejecución de la obra pues existe un menor valor de los coeficientes de diferencia entre los valores planeados y los realmente ejecutados para así poder cumplir y estar dentro de los parámetros que indica y exige la ley sin ningún inconveniente legal.

1.3. Antecedentes

El control de costos en los proyectos se ha venido realizando a lo largo del tiempo denominándose de diferente manera, esta gestión se realizaba debido a las necesidades que tenían los proyectos de las empresas constructoras para llevar un control sobre las actividades que se cumplían en un periodo determinado.

En cuanto a monitorear el estado de los proyectos en relación con costos, existen softwares complejos que realizan esta actividad, manuales y metodologías creadas por los países desarrollados alrededor del mundo; no existen metodologías adecuadas a nuestra realidad, por lo cual como antecedente a este proyecto es que se usará manuales y metodologías de libros de otros países para realizar una metodología de fácil manejo y entendimiento que se adapte al medio.

1.4. Justificación

Los proyectos de construcción por lo general son de alta inversión, por este motivo es imprescindible desarrollar una metodología para monitorear los proyectos y con esto mejorar las probabilidades de lograr proyectos exitosos.

Los problemas económicos que afectan el sector de la construcción podrían minimizarse con una buena gestión de costos, al llevar un seguimiento adecuado de las mismas, se tiene un verdadero conocimiento sobre lo que está sucediendo en la obra, permitiéndonos así administrar el proyecto y tratar de optimizar los resultados esperados.

El estudio actual consiste en monitorizar semanalmente en los puntos de control que se haya establecido, cuáles son los costes en ese momento y comparar con la línea de base trazada, comprobando así si se ajustan o no a lo que estaba previsto. Esta medición permite predecir los costes generales del proyecto y si se continuará trabajando de la manera en la que se ha hecho hasta este momento.

Al realizar la monitorización permanentemente, la detección de desviaciones en la línea base establecida de manera temprana, permite tomar medidas correctivas que eviten mayores desviaciones en los presupuestos finales o incluso que consigan un mayor acercamiento a los establecidos.

El uso de herramientas informáticas específicas para realizar un manejo de los costos de la obra puede hacer el trabajo mucho más fácil y el conocer la realidad en cuanto al manejo y monitoreo de costos del proyecto a través de la aplicación de la metodología propuesta, trata de ofrecer una herramienta sencilla y de fácil aplicación a los constructores del país.

En Ecuador el sector de la construcción también se rige a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública el cual en su capítulo VIII hace referencia DE LOS CONTRATOS COPLEMENTARIOS, en el artículo 87 señala que la suma de los contratos complementarios, órdenes de trabajo y diferencia en cantidades para el caso de obras en ningún caso excederá el 15% del valor del contrato principal, razón por la cual se exige un mayor control de los valores que se generan en obra para poder cumplir para conocer el estado de la misma con respecto al valor del contrato principal.

1.5. Alcances

Con la investigación se busca la creación de un formulario de fácil manejo que pueda realizar seguimiento de costos en los proyectos de construcción en el medio; la metodología servirá para la obtención en campo de información relacionada con los costos de manera oportuna y eficiente, de esa forma con un posterior procesamiento de la información obtenida determinar los cambios que ha tenido según lo planeado, es decir se obtendría el valor ganado del proyecto hasta el momento de análisis, el control de costos, y además la implementación de las medidas necesarias para la corrección de las desviaciones presentadas de la línea base, pero esas medidas no serán consideradas para la realización de esta tesis, sino solo hasta la obtención de información de campo y la utilización de una sencilla hoja de cálculo para el procesamiento de la información y verificación del estado del proyecto.

1.6. Conceptos básicos

La ingeniería civil comprende la mayor parte de las grandes obras, entre ellas, aquellas que son realizadas con movimientos de tierra y hormigones, como por ejemplo carreteras, obras hidráulicas, construcciones de viviendas, ferrocarriles, aeropuertos, puertos, diques, entre otros.

La construcción empezó con la utilización de materiales básicos como la piedra y madera en los pueblos ancestrales como el egipcio y griego hasta finales del siglo XVIII, en el que con la industrialización se comienza a utilizar el hierro. Pero es a finales del siglo XIX, al aparecer el hormigón armado, cuando se produce una gran revolución construyéndose obras cada vez más atrevidas y colosales, con un avance tecnológico de los medios y sistemas constructivos utilizados (Bañon Blazquez, 2002).

La construcción es uno de los generadores económicos más importantes en los países. La evolución histórica de la construcción está dada por los sistemas constructivos, por el uso de nuevas tecnologías y materiales que han desarrollado diversas civilizaciones.

1.6.1. Gestión de los costos de un proyecto

Según el PMBOOK en su 5ta edición la gestión de costos de un proyecto incluye distintos procesos para poder cumplir con una buena gestión de costos: “estimar, presupuestar y controlar los costos de manera que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado” (p.35). Mediante la gestión de costos se podrá establecer los procedimientos necesarios para planificar, dirigir, ejecutar y controlar los costes.

1.6.1.1. Estimar los costes: Consiste en realizar una aproximación de la manera más acertada posible de los valores generados para cumplir con el proyecto en su totalidad. Los costos de las actividades se evalúan de manera cuantitativa de todos los recursos que se asignaran al proyecto. La mano de obra, los equipos, los servicios y las instalaciones (Gbegned, 2008).

1.6.1.2. Desarrollar el presupuesto : Consiste en sumar los costos estimados de cada una de las actividades consideradas en el proyecto para desarrollar una línea base del plan propuesto, a fin de analizar los rendimientos y realizar un seguimiento y control de los costos generados en el proyecto. Si está correcto, se pueden relacionar las expectativas de los dueños del proyecto con los costes reales. Cuanto más detallado y realista sea el cálculo del costo, menos probable serán las sorpresas a medida que el proyecto se va acercando a su ejecución (Gbegned, 2008).

1.6.1.3. Controlar los costos :

Consiste en realizar un seguimiento y monitoreo del proyecto en sus distintas etapas y actividades con el fin actualizar los valores que se generan del mismo y estimar cambios sobre la línea base del proyecto.

1.6.1.4. Control de inventario:

El inventario dentro de un proyecto de construcción es el registro detallado, ordenado y cuantificado de los materiales utilizados en el proceso constructivo de una obra, en el cual se registran cantidades de entrada y de salida de materiales que vayan a hacer usados para la ejecución de los rubros considerados en el proyecto, nos brinda información de disponibilidad de cada material.

1.6.1.5. Control de anticipos por servicios:

Consiste en realizar un registro de los valores que concedemos de manera anticipada por servicios o materiales que en su totalidad o parte de ella que aún están pendientes de recibir, pero sin embargo ya se ha cancelado una suma de dinero.

1.6.2. Costos de construcción

El control de costos de una obra de construcción se inicia desde el mismo instante en que se elabora el presupuesto con la integración de los sistemas, presupone una interacción y comunicación dentro del entorno comercial de la construcción. Cualquier referencia profesional sobre el costo integrado y el control del cronograma debe tener en cuenta las características únicas de cada entorno (Mueller, 1986).

Al establecer un marco de referencia apropiado, será útil revisar los entornos de trabajo y las disciplinas que conforman la industria de la construcción y examinar cómo se ingresan los datos y la información entre estos entornos, para así reconocer las tendencias que van a influir en los resultados. El control de costos de una u otra manera se ha venido realizando desde hace mucho tiempo atrás, debido a las mismas necesidades del proyecto denominándolos de una u otra manera. (Mueller, 1986, p.29).

Controlar los costos, implica realizar un monitoreo del avance del proyecto para actualizar sus costos y gestionar cambios de la línea base de costo. Mediante dicho control se obtiene información en tiempo real y permite hacer correctivos en caso de ser necesario para de esta forma minimizar el riesgo y poder realizar posibles proyecciones al futuro.

Controlar los costos también está relacionado con el proceso constructivo del proyecto, en donde se toma en consideración los costos de mano de obra, materiales, herramientas, equipos, subcontratos, salarios de profesionales, costos comerciales entre otros.

Los costos de construcción de un proyecto inicialmente se dividen en dos grandes grupos: a) Costos directos de construcción

b) Costos indirectos de construcción.

1.6.2.1. Costos indirectos de construcción :

El costo indirecto de un proyecto corresponde a los gastos generales necesarios para la ejecución de los trabajos no incluidos en los costos directos y comprende entre otros: gastos de administración, dirección técnica, organización, vigilancia, transporte de maquinarias, imprevistos, honorarios, equipos e insumos de oficina, servicios básicos, etc.

1.6.2.2. Costos directos de construcción :

Los costos directos son todos los gastos que estén relacionados directamente con la obra de construcción especificado en los planos y tiene una relación directa con los componentes del análisis de precios unitarios de cada una de las actividades correspondientes del proyecto: Mano de obra, materiales, equipo y maquinaria (Solis, 2013).

1.6.2.2.1. Mano de obra:

Los costos directos debido a mano de obra corresponde a los valores que hace el contratista por el pago de salarios reales al personal que interviene en la ejecución de la actividad, incluyendo todas las prestaciones derivadas de la ley. No se consideran dentro de este costo las precepciones del personal técnico, administrativo, de control, supervisión y vigilancia que corresponden a los costos indirectos (Solis, 2013).

1.6.2.2.2. Materiales:

Los costos directos por materiales son los costos generados por la adquisición o producir los materiales necesarios para la correcta ejecución de la actividad, que cumpla con las normas de calidad y las especificaciones generales y particulares de construcción requeridas por la entidad contratante.

Los materiales podrán ser permanentes o temporales; los primeros son los que se incorporan y forman parte permanente de la obra, y los segundos son los que se utilizan de manera auxiliar para poder integrar los materiales permanentes en la obra.El costo básico unitario del material a usarse o para su producción será su precio de adquisición sumando el costo de los acarreos, maniobras, almacenajes (Solis, 2013).

1.6.2.2.3. Equipo y maquinaria:

Los costos directos son los que se derivan por el uso de máquinas o equipos adecuados y necesarios para la ejecución de la actividad, de acuerdo con las especificaciones y normas de calidad que indique la entidad contratante (Solis, 2013).

1.6.2.2.4. Subcontratación :

La subcontratación es el proceso de transferir obligaciones a terceros para lo cual esto nos va a generar un costo directo dentro del proyecto, en este caso la subcontratación seria de un rubro o de algún componente de este.

1.6.3. Presupuestos de construcción

Para la elaboración del presupuesto de construcción es necesario el análisis de los diferentes costos involucrados en el proceso constructivo en la etapa de ejecución de un proyecto. Al identificar los costos se podrá realizar una valoración de cada uno para llevar a cabo la construcción, ordenándolos por capítulos es decir por actividades de acuerdo a las necesidades del proyecto.

El objetivo de realizar un presupuesto de construcción es conocer de la manera más real posible el valor que tendrá la construcción del proyecto, estableciendo actividades, precios, cantidades a partir de la especificaciones y diseños entregados por el contratante, a los cuales se les debe asociar precios actualizados y reales, datos importantes para un análisis inicial del costo del proyecto en un plazo de ejecución especificado (Pérez, 2012).

En un proyecto de construcción la elaboración de un presupuesto es la herramienta principal que sirve para el control, evaluación y comparación económica en las distintas fases o actividades del proyecto, con el que realmente se va ejecutando.

1.6.3.1. Imprevistos :

Durante la ejecución de un proyecto pueden presentarse situaciones anormales como; dificultades con el personal o los equipos, condiciones climáticas, que ocasionan extra-costos. Estas situaciones se incluyen dentro de un presupuesto con el nombre de imprevistos, con un valor expresado en porcentaje del costo directo. El porcentaje es determinado a criterio del constructor de acuerdo con la confiabilidad de las especificaciones y planos del proyecto (Pérez, 2012).

1.6.4. Precios unitarios:

Un análisis de precios unitarios (APU) es el importe o remuneración que se estima por unidad de medida de una actividad. Para estimar el costo se toma en cuenta los costos de los materiales, los equipos y la mano de obra que se requiere para ejecutar una unidad de la actividad.

1.6.5. Control de costos directos de la construcción

Es difícil que un proyecto resulte en todos sus aspectos totalmente de acuerdo a lo planificado, las diferencias presentadas entre el plan propuesto y la realidad generan incertidumbre en el proceso de construcción, por lo cual el objetivo del control de costos es realizar un seguimiento constante y oportuno durante todo el proceso, informando a tiempo las alteraciones o desviaciones de la línea base que se presenten.

En un proyecto lo ideal es que no se presenten desviaciones sobre la base propuesta, pero eso resulta casi imposible, por lo cual es de gran importancia poder responder rápidamente a los cambios que se presenten, así las actividades no generan un sobre costo (Pérez, 2012).

Según Pérez (2012) en la construcción del proyecto, las etapas generales para realizar un control son:

- Elaborar un formulario con la metodología propuesta.
- Poner en práctica el formulario.
- Monitorear constantemente el proyecto.
- Presentar informes oportunos.
- Tomar medidas correctivas.

Las cuatro primeras etapas constituyen la supervisión del proceso la cual nos proporciona información cuantitativa y cualitativa del estado real del proyecto en cada etapa evaluada, proporcionando información de las variaciones en las cantidades de obra y valores de los precios unitarios del presupuesto real ejecutado con respecto al presupuesto inicialmente propuesto (Pérez, 2012).

1.6.5.1. Control de costos por actividades o rubros del presupuesto :

Según Gonzáles (2011:147-149) este control de costos permite detectar el valor de las actividades o precios unitarios de cada una con los valores reales de mano de obra y materiales.

1.6.5.2. Metodología para el control de costos :

Una metodología de control de costos mediante hojas de cálculo, simulaciones y herramientas estadísticas es necesario para generar informes que reflejen con precisión el estado actual del proyecto, nos puedan brindar una señal de advertencia y descubrir la causa raíz o las causas que contribuyen a esto y, de esta manera, facilitar el estudio rápido de las alternativas para el control de costos (KPMG. CO, 2014).

1.6.5.3. Diseño del control de costos :

Las características básicas para el diseño del control de costos:

- Ser ágil y flexible, de tal modo que permita ajustes.
- Ser económico, que su costo sea menor a los beneficios.
- Debe producir informes sencillos fáciles de entender.
- La información preferentemente debe ser recogida por quien realiza el informe o seguimiento.

1.7 Estado del arte

A pesar de existir numerosas técnicas u herramientas informáticas o software para el control de costos en proyectos de construcción, es complicado garantizar el cumplimiento de la línea base o los objetivos propuestos, debido a las características mismos, de las herramientas que se utilizan, de la dificultad del software o porque no existe una metodología documentada.

En el medio no se ha profundizado en el tema de costos de tal manera que se garantice el éxito de los proyectos, si bien, hay innumerable bibliografía que propone métodos, técnicas y herramientas para el control de costos, no se encuentran trabajos que enseñen metodologías especificas a seguir en la aplicación de un control.

Sin embargo, en el exterior existen temas científicos que dan la importancia necesaria para la realización de un adecuado control de costos en proyectos de obras civiles.

La siguiente cita obtenida de la Universidad Militar Nueva Granada permite apreciar la importancia del control de costos.

Luego de la realización del presupuesto y la programación se realiza el monitoreo, control del costos y tiempo del proyecto; esta actividad permite conocer con exactitud si lo planeado está acorde con lo ejecutado, de no realizarse el monitoreo y control se corre el riesgo de no conocer con exactitud porque no se alcanzaron los objetivos planeados del mismo, de ahí parte la importancia de realizar dicha actividad, pues esta permite tomar decisiones a tiempo y ejecutar el proyecto lo más cercano posible a lo planeado. Es por esto que cada empresa debería implementar una metodología para realizar el presupuesto, monitoreo y control de un proyecto para de alguna forma pronosticar y controlar el desarrollo del mismo (Jaller Vanegas, 2016).

La importancia de la administración de costos es cada vez mayor alrededor del mundo como lo indica Muñoz (1995):

El monto del presupuesto proyectado de una obra es diferente al valor de ejecución de la misma, por lo tanto, cada vez más, entre las empresas constructoras va imponiéndose el convencimiento de que, sin un control riguroso y sistemático de la producción y el gasto, se camina a ciegas en los resultados económicos (p.12).

En Cuenca también se han realizado estudios relacionados con este tema:

Es importante la preparación del presupuesto de construcción puesto que, no solo permitirá conocer la cantidad de dinero necesaria para realizar una obra, sino también, una correcta utilización de los recursos, la eficiencia del proceso, métodos y procedimiento de la construcción; sin embargo no siempre se llega a cumplir con lo presupuestado, razón por la cual es necesario realizar una evaluación continua del mismo a través del control de costos para que la gerencia pueda detectar a tiempo los problemas, desviaciones que se presenten en cada etapa de la construcción y tome las medidas correctivas del caso (Plaza & Tacury, 2007).

Además de las fuentes mencionadas anteriormente, se toma bibliografías escritas por profesionales de la construcción. El siguiente libro de un autor canadiense, dice que la clave para el control del proyecto es la integración de los costos con el cronograma, por lo que la gestión de uno ayuda a administrar el otro, explora las razones y las metodologías para una adecuada planificación, monitoreo y control de costos y horarios del proyecto (Del Pico, 2013).

También se toma como referencia un manual de administración de proyectos establecido y ampliamente recomendado, Project Management, Planning and Control, cubriendo los principios y las técnicas que necesita para administrar con éxito un proyecto de ingeniería, en su sexta edición incluye nuevos capítulos sobre gestión de proyectos, centrado en las necesidades y desafíos de los directores de proyectos en ingeniería, fabricación y construcción.

Al analizar los costos finales de un proyecto se debe tener en cuenta el respaldo de un sistema de seguimiento de los costos donde se tiene cada actividad realizada en cada etapa del proyecto, pues esto permitirá hacer un análisis definitivo de los ingresos y egresos, se utilizarán diferentes métodos de análisis de costos, para así poder implementar uno que se acople al medio (Towey & Donald, 2012).

1.8 Objetivo general

Adaptar a nuestro medio una metodología de seguimiento de costos de construcción para compararlos con presupuestos de obras civiles en la región.

1.9 Objetivos específicos

- Identificar los conceptos básicos de la gestión de costos con el fin de establecer la base fundamental del monitoreo de costos de una obra.
- Realizar encuestas a profesionales que participen de la construcción de una obra, enfocadas al tema de inconvenientes en el seguimiento de costos de obras.
- Interpretar los resultados obtenidos en las encuestas realizadas.
- Realizar la propuesta metodológica con el diseño de una hoja de recolección de datos en campo.
- Realizar el seguimiento del proceso de gestión de costos de una obra de construcción especifica con la metodología propuesta.

1.10 Metodología

Se trata de una investigación de tipo documental, para lo cual se recurrió a diferentes fuentes bibliográficas y casos de estudio enfocados a aspectos económicos dentro de la industria de la construcción. Por otra parte, se trata de aportar conocimientos para el seguimiento de costos de obra, siendo esta una problemática a la cual se enfrentan los ingenieros civiles.

Se realizó una investigación de campo donde se recopilaron datos por medio de un cuestionario previamente diseñado. Se realizó el seguimiento de una obra de construcción específica con la metodología propuesta con el fin de ir corrigiendo errores que se presenten en la misma y así determinar de una manera correcta el estado de la obra en cuanto al control de costos.

CAPITUL FORMULACIÓN DE ENCUESTAS

2.1. Introducción

Para la obtención de información fue necesario recurrir a una encuesta a profesionales, con el fin de identificar los problemas e inconvenientes que se presentan en la etapa de ejecución del proyecto en lo relacionado a costos. Los datos obtenidos permitieron corroborar la necesidad de implantar un sistema que ayude a tener un verdadero control sobre lo que se presupuesta en un proyecto.

2.2. Metodología para la realización de las encuestas

Para la realización de las encuestas se siguieron los siguientes pasos.

- Identificación del problema.
- Selección de la muestra.
- Diseño del cuestionario.
- Obtención de los datos.
- Procesamiento de la información.
- Análisis e interpretación de los resultados.

2.2.1. Identificación del problema

Este primer paso supone una idea clara del objeto de estudio y de la investigación a realizarse, estableciendo los objetivos que se persiguen en la misma.

En el presente estudio la implementación de la investigación mediante encuestas fue para identificar los problemas que se presentan en nuestro medio relacionados al control de costos y justificar la implementación de la metodología para el control y seguimiento de costos.

2.2.2. Selección de la muestra

Se tomó una muestra de la población, siendo un total de 43 constructores de tal manera que se pudo obtener la información requerida.

2.2.3. Diseño del cuestionario

El cuestionario fue elaborado tomando en cuenta las variables de la investigación, se hicieron varias preguntas que permitían recabar información importante que oriente el diseño de la propuesta. Para la elaboración del cuestionario se siguieron las fases que sugiere Fernández (2007):

- Describir la Información que se necesita.

- Redactar las preguntas y escoger el tipo de preguntas.

- Redactar un texto introductorio.

- Diseñar el aspecto formal del cuestionario.

2.3. Análisis de los resultados

A continuación, se muestra el detalle de figuras y gráficos utilizados para el análisis de la información obtenida en las encuestas.

- Perfil del encuestado

Tabla 1. Perfil profesional del encuestado

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Figura 1. Perfil profesional del encuestado

El público al cual se realizó las encuestas fue a profesionales encargados del área de construcción o administración de proyectos de construcción (ingenieros, arquitectos, constructores) en sus diferentes cargos o funciones dentro del desarrollo de la obra, los cuales nos proporcionaron la información para determinar los distintos inconvenientes que se presentan al momento de realizar un control de las obras en cuanto a costos y poder direccionar la metodología.

- Desarrolla alguna metodología o técnica para realizar el control de costos en los proyectos que participa

Tabla 2. Uso de metodología o técnica .

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Figura 2. Uso de metodología o técnica.

Como se observa en la gráfica, el 69,77% realiza el control de costos en sus proyectos mediante alguna metodología o técnica, el 18,60% de los encuestados no realiza ningún tipo de control, y el 11,63% no realiza ningún tipo de control.

Pero un análisis a las posteriores preguntas del cuestionario da información sobre que la mayoría por no decir casi su totalidad de encuestados presentan inconvenientes con las técnicas que o metodologías que utilizan en sus proyectos.

- Utiliza el presupuesto inicial como referencia para el control o seguimiento de los costos

Tabla 3. Presupuesto inicial como referencia

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Fuente: Autores

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Figura 3. Presupuesto inicial como referencia

Fuente: Autores

Es indudable el uso del presupuesto inicial de los encuestados como referencia para el control de los costos del proyecto. Es decir, para que los resultados de un control de costos sea el esperado (sin desviaciones) es necesario la realización de un buen presupuesto tomando en consideración las actualizaciones en el desarrollo del diseño.

- Detectan siempre variación del costo en sus proyectos con respecto al presupuesto

Tabla 4. Variación del costo en proyectos

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Fuente: Autores

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Figura 4. Variación del costo en proyectos

Fuente: Autores

En la tabla 4 se evidencia que, aunque la mayoría de los encuestados realizan un control con distintas metodologías o técnicas la mayoría no puede detectar las desviaciones en su proyecto respecto al presupuesto inicial a tiempo y por ende no corregirlas en su momento.

- Nivel de seguimiento de obra

Tabla 5. Nivel de seguimiento de obra.

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Figura 5. Nivel de seguimiento de obra

Fuente: Autores

De acuerdo con la tabla 5 los encuestados en su totalidad realizan algún tipo de seguimiento a sus proyectos, pero un pequeño porcentaje de los encuestados realiza un monitoreo de la etapa de ejecución de las obras a detalle, por lo cual solo este pequeño porcentaje sabe realmente lo que está sucediendo dentro de los proyectos, el resto solo reconoce un desvío de la línea base del presupuesto inicial pero no sabe el origen del mismo.

- Considera que los proyectos en donde ha participado presentan desviaciones del presupuesto que han puesto en riesgo la terminación o la calidad del proyecto.

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