Aufnahme und Prüfung von Geschäftsprozessen mittels Business Process Model and Notation (BPMN). BPMN als Brücke zwischen Betriebswirtschaft und IT


Bachelorarbeit, 2014

74 Seiten, Note: 1,8


Leseprobe

Inhalt

1. ABBILDUNGSVERZEICHNIS

2. EINLEITUNG
1.1 AUSGANGSLAGE UND ZIELSETZUNG
1.2 WISSENSCHAFTLICHE FRAGEN
1.3 ABGRENZUNG

3. THEORIETEIL
3.1ALLGEMEINE GRUNDLAGEN UND BEGRIFFSABGRENZUNGEN
3.1.1 Der Geschäftsprozess
3.1.2 Das Geschäftsprozessmanagement
3.1.3 Die Geschäftsprozessmodellierung
3.1.4 Signavio
3.2 BPMN - BUSINESS PROCESS MODEL AND NOTATION
3.2.1 Einsatzgründe und Nutzenpotentiale
3.2.2 Symbole und Attribute
3.2.2.1 Pools und Lanes
3.2.2.2 Ereignisse
3.2.2.3 Aktivitäten
3.2.2.4 Gateways
3.2.3 Ebenen von Prozessmodellen
3.2.3.1 Ebene 1: Strategische Prozessmodelle
3.2.3.2 Ebene 2: Operative Prozessmodelle
3.2.3.3 Ebene 3: Technische Prozessmodelle und Process Execution
3.3 CRM - CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT
3.3.1 Definition und Begriffsabgrenzung
3.3.2 Überblick
3.4 SUGAR CRM
3.4.1 Beschreibung und Einsatz
3.4.2 Empirie: Überblick aktueller CRM-Produkte

4. PRAXISTEIL
4.1 AUFNAHME VON GESCHÄFTSPROZESSEN
4.1.1 Möglichkeiten der Prozessaufnahme
4.1.2 Überführung von EPK zu BPMN
4.1.3 Verbale Geschäftsprozessaufnahme durch Interviews
4.1.4 Erstellung eines Prozessmodells auf der strategischen Ebene
4.1.5 Erstellung eines Prozessmodells auf der operativen Ebene
4.1.6 Analyse der Geschäftsprozesse
4.2 METHODEN DER FEHLERERKENNUNG UND -BEHEBUNG
4.2.1 Methodisches Prüfen auf Solidität
4.2.2 Prüfung mit Signavio
4.3 ÜBERBLICK: ERSTELLUNG VON MODULEN IN SUGAR CRM
4.4 EXEMPLARISCHE IMPLEMENTIERUNG VON GESCHÄFTSLOGIK
4.5 FAZIT

5. LITERATURVERZEICHNIS

6. ANHANG

1. Abbildungsverzeichnis

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

2. Einleitung

1.1 Ausgangslage und Zielsetzung

Eine prozessorientierte Unternehmensgestaltung und die Nutzung von Informationssystemen sind im heutigen Arbeitsalltag kaum wegzudenken. Prozessorientierte Informationssysteme steuern beliebig komplexe Arbeitsabläufe, indem sie zum Beispiel Aufgaben einer bestimm- ten Abteilung bzw. einem Mitarbeiter zur Bearbeitung bereitstellen. Wobei sich die Koordi- nation dieser Prozesse nicht nur auf das Bereitstellen von Aufgaben beschränkt, sondern bei- spielsweise auch das Überwachen von zeitlichen Bedingungen innerhalb eines Prozesses be- inhaltet. Das heißt u.a., dass eine Aufgabe erst dann zur Bearbeitung zur Verfügung gestellt wird, wenn eine bestimmte Haltezeit eingehalten- und/oder eine externe Aktivität abgearbei- tet wurde. Jedoch spielen nicht nur die Geschäftsprozesse und ihre Akteure eine Rolle, son- dern auch Kosten, die dabei verursacht werden.

Als formale Methoden lassen sich Geschäftsprozesse unter anderem mittels Diagrammsprachen beschreiben, welche sich in datenfluss-, kontrollfluss- und objektorientierte Ansätze unterscheiden lassen. Für die Beschreibung der Geschäftsprozesse in dieser Arbeit wird vorwiegend die kontrollflussorientierte Diagrammsprache BPMN (Business Modeling Notation) genutzt und mit der ebenfalls kontrollflussorientierten Diagrammsprache EPK (ereignisgesteuerte Prozesskette) verglichen. Ein Überblick der formalen Methoden sowie Definitionen wichtiger Begriffe, sind dem Theorieteil (Kapitel 2) zu entnehmen.

BPMN wird häufig in der Planungsphase von Prozessgestaltungen genutzt, um diese zu analysieren, zu automatisieren und/oder in eine auf BPMN basierende Softwarekomponente (Process Engine) zu implementieren. Um Fehler in bestehenden oder noch zu erstellenden Prozessen aufzudecken, ist eine Analyse mittels BPMN sinnvoll, da Methoden existieren, um die Korrektheit (soundness) von Prozessabläufen zu überprüfen.

In dieser Arbeit wird BPMN zur Aufnahme und Analyse von bestehenden Prozessen von einer Firma aus der Tourismusbranche genutzt, welche fortan als FeWo GmbH bezeichnet wird1. Diese Firma ist ein Kundenunternehmen der Telematika GmbH, welche bei der Erstellung der Arbeit unterstützend agiert. Die Telematika GmbH ist eine IT - Consulting Firma aus Mecklenburg - Vorpommern mit Sitz in Warnemünde. Leistungen der Telematika GmbH sind unter anderem die Implementierung, Konfigurierung und Wartung von CRM-Systemen, welche auch die FeWo GmbH nutzt.

Bei einer näheren Betrachtung wird auf die Eigenschaften, Besonderheiten, die verschiedenen Ebenen von Prozessmodellen und den Leistungsumfang von BPMN eingegangen. Exempla- risch werden hierbei Beispielprozesse der FeWo GmbH aufgenommen und analysiert. Wobei das Ergebnis der Aufnahme und Analyse als Vorlage für die Erstellung und Implementierung eines bzw. mehrerer Module in die Open Source Software Sugar CRM dienen soll.

Sugar CRM ist eine auf der Programmiersprache PHP basierende Customer Relationship Management Software, auch kurz CRM-Software genannt, welche durch eigene Module und eigene Geschäftslogik erweitert werden kann.

1.2 Wissenschaftliche Fragen

Bei der Vorgehensweise soll unter anderem geklärt werden, ob und welche Vorteile bzw. Verbesserungen sich durch die Nutzung von BPMN im Vergleich zu EPK Modellen ergeben können. Das ist insofern relevant, da die FeWo GmbH zurzeit bei Änderungs- oder Erweite- rungswünschen bestehende Geschäftsprozesse in Form von EPK-Modellen bei der Telemati- ka GmbH einreicht. Diese Modelle müssen anschließend auf Korrektheit geprüft und ggf. verändert werden. Aktuell wird die Analyse anhand der bestehenden EPK-Modelle vorge- nommen. Bei steigender Komplexität hat sich dieses Vorgehen jedoch als schwierig heraus- gestellt und erfordert eine erhöhte Kommunikation mit dem Kunden. Ziel der Arbeit ist es, zu prüfen, ob bzw. welche Verbesserungsmöglichkeiten es bei der Analyse der Geschäftsprozes- se gibt. In diesem Zusammenhang soll auch geklärt werden, ob mögliche Verbesserungen mit BPMN messbar sind.

Ein weiteres Thema soll eine mögliche Überführung von den bestehenden EPK-Modellen in eine BPMN-Notation sein. Dabei kommt die Frage auf, ob eine Überprüfung und Anpassung mittels EPK-Diagrammen sinnvoll ist bzw. inwieweit eine Überführung in die BPMNNotation in Bezug auf Übersichtlichkeit, Effizienz der Fehleranalyse, Funktions- und Darstellungsumfang Verbesserungen mit sich bringen könnten. Auf der anderen Seite soll ebenfalls geklärt werden, ob die Überführung auch Nachteile mit sich bringen kann und welche Alternativen in Betracht gezogen werden können.

1.3 Abgrenzung

Eine detaillierte Beschreibung der Erstellung bzw. Implementierung von Geschäftslogik in Sugar CRM wird aus Komplexitätsgründen nicht Bestandteil dieser Arbeit sein, da hierfür näher auf die Programmiersprache PHP und die dafür geeignete Programmierumgebung in Sugar CRM eingegangen werden muss. Dies würde den Rahmen dieser Arbeit übersteigen. Da in dieser Arbeit vornehmlich die Darstellungsmethoden von Geschäftsprozessen bzw. von Geschäftsprozessmodellierung behandelt werden, ist eine Abgrenzung des detaillierten be- triebswirtschaftlichen Geschäftsprozessmanagements und dessen Unterthemen zu nennen. Es werden durch fachliche Bezüge zwar Begriffe, Definitionen und Methoden genannt, jedoch bezieht sich diese Arbeit hauptsächlich auf die grafische Darstellung von Geschäftsprozessen. Daher werden die zur Verfügung gestellten Prozesse und ihre Herkunft als gegeben angese- hen und nur ihre Darstellungsweise in Frage gestellt.

3. Theorieteil

3.1.Allgemeine Grundlagen und Begriffsabgrenzungen

3.1.1 Der Geschäftsprozess

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1 Begriffsabgrenzungen für „ Prozesse “ bzw. „ Geschäftsprozesse “ (eigene Darstellung)

Ein Geschäftsprozess besteht daher aus einer Folge koordinierter Aktivitäten, welche aus Aufgaben oder Unterprozessen bestehen und verzweigen können. Des Weiteren verbrauchenGeschäftsprozesse Zeit, Ressourcen, verursachen Kosten und haben einen definierten Beginn und ein definiertes Ende. Der Ablauf von Geschäftsprozessen kann durch verschiedene Er- eignisse beeinflusst werden. Da Geschäftsprozesse planbar und steuerbar sind, kann vor Be- ginn des Geschäftsprozesses eine Planung und während der Ausführung eine Steuerung vor- genommen werden2. Die Aktivitäten der Prozesse setzen immer eine Eingabe (Input) in eine Ausgabe (Output) um und erbringen somit einen messbaren Nutzen, welcher der Wertschöp- fung dient und somit einen betriebswirtschaftlichen Mehrwert für ein Unternehmen bedeuten kann3 (vgl. Abbildung 2).

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2 Prozesszerlegung (eigene Darstellung nach [Palleduhn D.; Neuendorf H., 2013, S.2])

Die Wertschöpfung von Prozessen stellt das Betriebsergebnis abzüglich externer Vorleistungen dar. Der Wertschöpfungsprozess basiert auf einer Zweiteilung der betrieblichen Funktionen in primäre Prozesse, wie Beschaffung, Produktion, Vertrieb und sekundäre Prozesse, wie Finanzen, Controlling, Personalwirtschaft4.

„In der freien Marktwirtschaft ist es die Aufgabe der betrieblichen Kern- und Unterprozesse, die strategischen Ziele eines Unternehmens zu unterstützen und dessen langfristige Existenz sicherzustellen“5. Um dieses Ziel zu erfüllen, werden oft integrierte Informationssysteme verwendet, welche dem Unternehmen unterstützend dienlich sein können. Die betriebswirtschaftlichen Problemstellungen in einem Unternehmen sind in ihrer natürlichen Form meist unstrukturiert und müssen mittels geeigneter Modellierungsmethoden beschrieben werden.

3.1.2 Das Geschäftsprozessmanagement

Der Begriff des Geschäftsprozessmanagements wird immer häufiger mit dem englischen Sy- nonym Business Process Management (BPM) verwendet und wird von vielen Autoren und Experten unterschiedlich definiert. Aus der deutschen Fassung des Referenzwerkes „BPM Common Body of Knowledge“ von der European Association of BPM (EABPM), geht fol- gende Definition hervor:

„Business Process Management (BPM) ist ein systematischer Ansatz, um sowohl automati- sierte als auch nicht-automatisierte Prozesse zu erfassen, zu gestalten, auszuführen, zu doku- mentieren, zu messen, zu überwachen und zu steuern und damit nachhaltig die mit der Unter- nehmensstrategie abgestimmten Ziele zu erreichen. BPM umfasst die bewusste und zuneh- mend IT-unterstützte Bestimmung, Verbesserung, Innovation und Erhaltung von End-to-End- Prozessen.“6

„Geschäftsprozessmanagement rückt die nachhaltige (interne und externe) Kundenorientierung und die darauf basierende stellen- bzw. bereichsübergreifende Gestaltung von Unternehmensabläufen in den Vordergrund. Es verbindet die Unternehmensplanung und Geschäftsfeldanalyse auf strategischer Ebene mit der operativen, durch die IT unterstützten und optimierten, Ausführung. Als Basis für die Ablaufoptimierung fungiert die Abbildung von Ist- und Soll-Geschäftsprozessmodellen, gefolgt von Analyseaktivitäten7.“

Darunter sind alle Tätigkeiten eingeschlossen, die eine konsequente und systematische Orga- nisation des Unternehmens unter ablaufbezogenen Gesichtspunkten anstreben8. Aus diesen Definitionen geht also hervor, dass eine gut durchstrukturierte Prozesslandschaft für ein Unternehmen unerlässlich ist. Die Durchführung des Geschäftsprozessmanagements variiert nach der Größe, Rechtsform, Unternehmensziele und Art der jeweiligen Geschäfts- prozesse. Becker orientiert sich bei der Durchführung des Geschäftsprozessmanagements mehr auf projektbezogene Prozesse und nimmt eine Einteilung in Projektzieldefinition, Pro- jektmanagement, Projektorganisation, Projektdurchführung und Projektkontrolle vor.9 Um eine aussagekräftige Analyse für eine effektive Ablaufoptimierung solcher Prozesse anzufer- tigen, bietet sich eine Darstellung durch geeignete Werkzeuge und Methoden an. Denn nur mit einer übersichtlichen Darstellung lassen sich Prozesse von Unternehmen, mit Hinblick auf eine Optimierung, modellieren. Daher geht das Geschäftsprozessmanagement mit der Geschäftsprozessmodellierung einher, weil eine formale Dokumentation von Geschäftspro- zessen für das Geschäftsprozessmanagement unverzichtbar ist.

3.1.3 Die Geschäftsprozessmodellierung

Das Verhalten eines realen, in der Praxis genutzten, Systems zu beschreiben, ist die Aufgabe der Prozessmodellierung. Mit der Erstellung eines Prozessmodells in einer Unternehmung wird in einem beträchtlichen Zeitraum mit erheblichen Kosten ein Produkt geschaffen, wel- ches besonderen Qualitätsansprüchen genügen muss.10 Bei der Modellierung ist daher darauf zu achten, dass alle beteiligten Akteure sich an einheitliche Standards halten. Ohne diesen Methodenstandard ist ein erfolgreiches Geschäftsprozessmanagement nicht möglich. Auf diesen Punkt wird ein besonderer Fokus gelegt, da die FeWo GmbH ihre Prozesse mit dem Methodenstandard der EPK-Modelle dokumentiert. Falls sich als Resultat dieser Arbeit je- doch herausstellt, dass sich der BPMN-Standard für die Prozessmodellierung des Systems der FeWo GmbH besser eignet, soll den Verantwortlichen ein Wechsel zu diesem empfohlen werden.

Es existieren viele Möglichkeiten, um Prozesse bzw. Geschäftsprozesse darzustellen und zu modellieren. Allerdings gibt es keine allgemeingültige Modellierungsmethode, die für alle Unternehmen, Prozessmanagementziele und Anwendungsbereiche gleichermaßen gut an- wendbar ist.

Im Bereich des Business Reengineering und der Geschäftsprozessoptimierung erfolgt eine Analyse der Ist- und Soll-Geschäftsprozesse sowie deren Gestaltung und Dokumentation. Hierbei werden Geschäftsprozessmodelle erstellt, welche die Geschäftsprozesse formal be- schreiben11. Diese können durch Nachbereitung verfeinert abgeleitet werden und dienen dann zur detaillierten Spezifikation der Geschäftsprozesse. Weiterhin lassen sich diese formalen Methoden in skriptbasierte Methoden (Skriptsprachen) und grafische Methoden (Diagramm- sprachen) unterteilen.

Skriptsprachen lehnen sich mit ihrer formalen Notation an Programmiersprachen an und können somit sehr präzise komplexe Prozessmodelle darstellen. Jedoch setzt der Einsatz von Skriptsprachen hohe Methodenkenntnisse voraus und ist durch seine geringe Anschaulichkeit in der Praxis schwer zu realisieren.

Diagrammsprachen lassen sich in datenfluss-, kontrollfluss-, und objektorientierte Ansätze differenzieren. Die nachfolgende Abbildung gibt eine Übersicht über die existierenden Diagrammsprachen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3 Übersicht über ausgewählte Diagrammsprachen (nach Gaddatsch A., 2013, S.71 [Grundkurs Ge- schäftsprozess-Management])

Die Methoden der EPK- und der BPMN-Modelle, welche Hauptbestandteil dieser Arbeit sind, sind demnach in dem kontrollflussorientierten Ansatz angesiedelt. Die beiden Methoden haben in der Praxis eine hohe Relevanz erlangt, wobei die von Keller, Nüttgens und Scheer im Jahr 1992 entwickelte Methode noch eine stärkere Verbreitung als BPMN hat. Gadatsch, Knuppertz und Schnägelberger haben zu diesem Thema im Jahr 2007 Umfrageergebnisse veröffentlicht, welche eine prozentuale Nutzungshäufigkeit bei EPK Modellen von 43,1 % und bei BPMN Modellen von 16,4 % ergab.

Beide Methoden werden in den nachfolgenden Kapiteln näher erläutert.

3.1.4 Signavio

Signavio ist ein professionelles Business Process Analysis (BPA) Werkzeug, welches von der Signavio GmbH im Jahr 2009 veröffentlicht wurde. Die Software existiert aktuell in der Ver- sion 8.0.0 und ist unter www.signavio.com verfügbar. Für die Erstellung dieser Arbeit wurde ein kostenloser akademischer Zugang genutzt. Der „ Signavio Process Editor “ ist ein brow- ser-basierendes Software-as-a-Service(SaaS) Angebot, welches für Unternehmen auch als lokale Installation genutzt werden kann. Der Signavio Process Editor besitzt viele intelligente Funktionen wie die automatische Prüfung auf eine korrekte Syntax. Auf diese Funktionen wird in späteren Kapiteln noch näher eingegangen. Weiterhin unterstützt der Editor von Sig- navio die folgenden Notationen:

- BPMN 1.2 und 2.0: Prozess-, Konversations-, Choreographiediagramm
- ArchiMate2.1
- jBoss jBPM (jPDL 4)
- Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK)
- UML: Klassen-, Use Case Diagramm
- Petrinetz
- YAWL 2.2
- Systemarchitektur (FMC)
- XForms
- Organigramm

Alle Prozessmodelle dieser Arbeit wurden mit dem Signavio Process Editor erstellt. Nachfolgend ist die Benutzeroberfläche des Editors von Signavio abgebildet.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4 Benutzeroberfläche „Signavio Process Editor“ (Ausschnitt aus Signavio Process Editor)

3.2 BPMN - Business Process Model and Notation

3.2.1 Einsatzgründe und Nutzenpotentiale

Da ein Unternehmen für das Geschäftsprozessmanagement seine Prozesse beschreiben und dokumentieren muss, wird für komplexere Abläufe eine geeignete einheitliche Notation benö- tigt. Eine solche Notation ist eine einheitliche Sprache zur Beschreibung von Geschäftspro- zessen. Jeder der diese Sprache zur Beschreibung von Prozessen beherrscht, ist in der Lage, auch von anderen erstellte Modelle zu verstehen. Weiterhin lässt sich durch eine einheitliche Sprache bzw. Darstellungsweise, ein Prozess systematisch analysieren oder ein bestimmtes Verhalten simulieren.12 Eine solche standardisierte Sprache stellt BPMN dar.

BPMN (Business Process Model and Notation) ist ein Standard für graphische und XML- basierte (Extensible Markup Language) Geschäftsprozessmodellierung.13 Mit seinen Symbo- len und Elementen wird eine einheitliche, standardisierte Sprache, Darstellung und Analyse von Prozessen ermöglicht. Mit BPMN können unter anderem Definitionen von Geschäftspro- zessen, z.B. in Form eines BPMN-Diagramms erstellt werden. Wenn nun eine Prozess- Definition festlegt, dass ein Prozess gestartet wird, wenn eine E-Mail erhalten, ein Anruf an- genommen wird, eine Rechnung eingeht oder ein anderer in einem Unternehmen denkbarer Input. Dann bewirkt jede Ankunft einer solchen Nachricht die Erzeugung und Ausführung einer Prozess-Instanz. Die Ausführung kann im Fall der Prozessautomatisierung durch eine sogenannte Business Process Management Engine (BPMNE) unterstützt werden, welche eine BPMN interpretierende und ausführende Software ist.

BPMN 1.0 wurde erstmals im Jahr 2006 von der Object Management Group (OMG) als Standard angenommen und veranlasst seit dem Unternehmen BPMN als Modellierungsstan- dard zu nutzen. Eine Spezifikation für die Version 2.0, welche grundlegende Neuerungen enthält, wurde in 2010 verabschiedet und im Januar 2011 veröffentlicht. BPMN besitzt eine umfangreiche und doch präzise Semantik. Diese ist in der Standardbeschreibung der Object Management Group definiert und unter http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0 (Stand April 2014) einsehbar.

Die Frage wann BPMN genutzt wird und welcher Nutzen daraus gewonnen werden kann, hängt von der Situation, den Ansprüchen und Zielen eines einzelnen Unternehmens ab. Der Standard kann für verständliche Definitionen und Dokumentationen von Mitabreiten im tägli- chen Gebrauch genutzt werden oder zur Sicherstellung von einer einheitlichen Interpretation von Prozessmodellen innerhalb eines Projektes. Wobei sich der Nutzen der Dokumentation mit BPMN als eine Orientierung der Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit darstellt. Bei der Kommunikation zwischen Fach- und IT-Abteilungen kann BPMN durch seine anschauliche graphische Prozessmodellierung auch einen Beitrag zur Verbesserung der Zusammenarbeit leisten. Eine Steigerung der Effizienz durch Optimierungen an Prozessen, welche z.B. durch klare Rollenverteilungen in Projekten, zwischen Abteilungen, Mitarbeitern oder Geschäfts- partnern erfolgt, ist sicherlich ebenso ein Nutzenpotential wie die Möglichkeit der Erfüllung von Anforderungen des Qualitätsmanagements im Rahmen von Zertifizierungen. Allerdings besteht der Nutzen von BPMN nicht nur bei der Optimierung von bestehenden Geschäftspro- zessen, sondern auch bei der Modellierung und Einführung von neuen Prozessen in einem Unternehmen, das sich beispielsweise an veränderte Marktbedingungen anpasst oder neue Produkte platzieren möchte. Ein weiterer nicht trivialer Grund für eine Einführung von BPMN ist die allgemeine Prozessorientierung in einem Unternehmen zu steigern.

Die BPMN wurde ursprünglich als graphische Notation für Prozessbeschreibungen entwi- ckelt, die direkt von der Process Engine eines Workflow- oder Business Management Sys- tems (BPMS) ausgeführt werden kann. Die Entwickler von BPMN haben jedoch den An- spruch, dass mit dieser Notation sowohl technische als auch fachlich ausgerichtete Modelle erstellt werden können. Deshalb soll BPMN eine gemeinsame Sprache von betriebswirt- schaftlich ausgerichteten Fachexperten und IT-Experten darstellen. Diese Aussage wird durch eine Umfrage der Queensland University untermauert, welche rund 600 BPMN Nutzer be- fragt haben. Die Umfrage ergab, dass etwa die Hälfte der Befragten vorwiegend fachliche Modelle mit BPMN erstellt und die andere Hälfte sich eher mit technisch ausgerichteten Mo- dellen beschäftigt.14 Die Modelle, die in dieser Arbeit verwendet werden, sind in erster Linie aus der fachlichen Sicht zu betrachten. Die von der FeWo GmbH mit EPK erstellten Modelle werden auf fachliche Richtigkeit analysiert und auf Umsetzung bzw. Implementierung in Su- gar CRM geprüft. Auf die CRM-Software wird später noch detailliert eingegangen.

3.2.2 Symbole und Attribute

Wenn ein Prozess mittels BPMN innerhalb eines Unternehmens dargestellt oder modelliert werden muss, werden standardisierte Symbole verwendet. Normalerweise wird in einem Pro- zess ein Vorgang ausgeführt (Aktivit ä t), welcher ausgelöst, beeinflusst und beendet (Ereignis) werden kann. Die Beeinflussung des Prozesses geschieht unter bestimmten Bedingungen (Gateways) und in einer klar definierten Reihenfolge (Sequenzfluss). Weiterhin wird ein Pro- zess immer innerhalb eines Bereiches (Pool) bzw. eines Unterbereiches (Lane) einer Unter- nehmung durchgeführt. Ein Bereich kann zum Beispiel ein Unternehmen darstellen und ein Unterbereich eine Abteilung des Unternehmens. Jedoch können diese Bereiche und Unterbe- reiche beliebig auf jede mögliche Struktur eines Unternehmens angepasst und verschachtelt werden. Wodurch ein Bereich auch eine Abteilung darstellen kann und die Unterbereiche die jeweiligen Mitarbeiter in der Abteilung. Wenn Verbindungen bereichsübergreifend dargestellt werden müssen, kann auf sogenannte Nachrichtenflüsse zurückgegriffen werden.

Weiterhin können sogenannte Artefakte für die Darstellung von zusätzlichen Informationen eingesetzt werden. Artefakte haben jedoch keinen direkten Einfluss auf die Reihenfolge der Prozessabarbeitung. Jedes Artefakt kann prinzipiell, mittels Assoziationen, mit jedem Flussobjekt verbunden werden. Es ist auch möglich, eigene Artefakte in die BPMN Palette mit aufzunehmen und zu verwenden. Seit BPMN 2.0 existiert zusätzlich die Kategorie Daten, welche Elemente zur Erzeugung, Verarbeitung und Speicherung von Informationen bereitstellt. Diese Elemente werden aufgrund ihrer Relevanz im Rahmen der Prozessabarbeitung in der Regel über Assoziationen mit Aktivitäten verknüpft.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 5 Basiselemente von BPMN (eigene Darstellung)

Die eben vorgestellten Elemente stellen somit die Basiselemente von BPMN dar und werden in der folgenden Darstellungsweise abgebildet. Daher kann mit diesen Elementen ein erster Prozess definiert werden.

Der BPMN Standard verfolgt innerhalb von Modellen ein Markenkonzept. Darunter ist zu verstehen, dass bei dem Auslösen eines definierten Prozesses eine Prozessinstanz erzeugt und eine Marke generiert wird. Um das Verständnis für den Prozessablauf zu verbessern, fließt die Marke durch die einzelnen Prozesselemente.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 6 Zustandsübergangsdiagramm für Aktivitätsinstanzen (Vgl. Weske M., 2012, S.84, [Business Process Management - Concepts, Languages, Architectures])

In Bezug auf das Markenkonzept, können Aktivitäten in BPMN verschiedene Zustände an- nehmen. Bevor die Marke eine Aktivität erreicht, wird die Aktivität initialisiert (initialize) und befindet sich im Status „eingeleitet“ (init). Nach der Aktivierung (enable) des Tasks, er- reicht dieser den „bereit“ (ready) Status. Zwei Aktivitäten können beispielsweise initialisiert sein, wenn die Marke ein direkt davor geschaltetes XOR-Gateway erreicht. Da nach einem XOR-Gateway nur ein Pfad eingeschlagen werden kann, entsteht auch nur ein Zustandsüber- gang von initialisiert auf bereit. Nachdem die Marke die Aktivität erreicht hat, beginnt (begin) die Aktivität ihren „Ausführungs-„ (running) Status einzunehmen und wird nach Abschluss (terminate) der Ausführung beendet (closed). Nun befindet sich die Aktivität in einem „ge- schlossen“ (terminated) Zustand. Falls eine Aktivität übersprungen (skip) wird, befindet sie sich in dem Zustand „übergangen“ (skipped).15

Die Hauptaufgabe des Markenkonzeptes ist es also, die Ablaufregeln für Prozesse zu definie- ren.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 7 Prozessdefinition einer Hausbuchungsanfrage (eigene Darstellung)

Abbildung 7 zeigt wie eine solche Prozessdefinition aussehen kann. Wenn ein Kunde mit der FeWo GmbH Kontakt aufnimmt, wird durch einen Nachrichtenflusseingang eine Hausbu- chungsanfrage ausgelöst. Das Startsymbol wird in diesem Fall als kreisförmiges Umschlags- symbol dargestellt, da es sich um ein Kommunikationsereignis handelt. Durch die Anfrage des Kunden wird im Sekretariat der FeWo GmbH ein Prozess gestartet. Es ist in der FeWo GmbH geregelt, dass immer zuerst das Datum des Buchungswunsches geklärt wird. Deshalb wird als erste Aktivität das Datum erfragt und anschließend die Verfügbarkeit von einem bzw. mehreren relevanten Objekten geprüft. Falls nun ein Objekt für den gewünschten Zeit- raum verfügbar ist, werden alle verfügbaren Objekte aufgelistet, dem Kunden eine Bestäti- gung mitgeteilt und der Prozess ist beendet. Wenn jedoch in diesem Zeitraum alle relevanten Objekte bereits gebucht sind, wird der Prozess zu der Verwaltung der FeWo GmbH weiterge- leitet, um mögliche Alternativen bezüglich des Objekts und Datums zu ermitteln. Wenn diese Aktivität abgeschlossen ist, werden dem Kunden die ermittelten Alternativen vorgeschlagen und der Prozess ist nach dieser Aktivität beendet. Die Reihenfolge der Aktivitäten wird durch die Pfeile der Sequenzflüsse geregelt. Die Verzweigung und die Zusammenführung der alter- nativen Routen des Prozesses werden durch Gateways realisiert, welche als Rhomben darge- stellt werden. Das Ende des Prozesses wird immer durch ein rundes Endsymbol mit einer dickeren Umrandung dargestellt, welches hier durch einen Briefumschlag die Kommunikati- on mit dem Kunden verdeutlicht. Die Aktivitäten, dargestellt durch abgerundete Rechtecke, zeigen durch ein Symbol an, um welchen Aufgabentyp es sich jeweils handelt. In Abbildung 5 sind eine manuelle Aufgabe und drei Benutzeraufgaben dargestellt.

Hierbei handelt es sich um ein stark vereinfachtes Prozessmodell, welches sich auch viel de- taillierter darstellen ließe, beispielsweise können die Vorgänge der Verfügbarkeitsprüfung und der Ermittlung der Alternativen in weitere Aktivitäten aufgeteilt werden, da sich dahinter komplexere Vorgänge verbergen können. Weiterhin sind in diesem Modell keine Schnittstellen zu eventuell vorhandenen Datenbanken oder Webservices enthalten.

Nachfolgend werden die Elemente von BPMN etwas näher betrachtet, da die Darstellung von den Prozessen in dieser Arbeit mittels der Basiselemente von BPMN nicht ausreicht. Ein tie- ferer Einblick in die Logik der Symbole und Attribute von BPMN überschreitet den gesetzten Rahmen dieser Arbeit. Es empfiehlt sich daher, die einschlägige Fachliteratur zu studieren.16

3.2.2.1Pools und Lanes

Ein Prozess wird oft für eine selbstständige (juristische) Geschäftseinheit (Business Unit) oder Organisation modelliert. Diese Geschäftseinheit kann auch selbst ein Teilnehmer einer Zusammenarbeit (Kollaboration) zwischen zwei oder mehreren Geschäftspartnern sein. Jeder Teilnehmer ist für seinen eigenen Prozess und dessen Kommunikation in der Kollaboration verantwortlich. Der Pool, d.h. ein Rechteck, wird als Darstellungsform für eine eigenständige Business Unit bzw. einen Teilnehmer an einer Kollaboration genutzt. Der Pool kann in meh- rere Lanes (Schwimmbahnen) unterteilt werden. Diese können symbolisch für untergeordnete Organisationseinheiten, spezielle Partnerrollen (z.B. Marketing, Controlling, Einkauf) oder Komponenten eines Systems stehen und zeigen für welche Aktivitäten sie verantwortlich sind. Der Pool ist den Lanes untergeordnet und enthält die Lanes, welche in Sub-Lanes, Sub- Sub-Lanes usw. unterteilt werden können (siehe Abbildung 8). Bei der Erstellung von Lanes ist es wichtig, darauf zu achten, dass Aktivitäten, Gateways und Ereignisse nicht die Grenzen einer Lanes überschreiten dürfen. Ein Sequenzfluss kann dagegen die Grenzen einer Lane überschreiten, da dieser eine übergreifende Kommunikation darstellt. Wenn gleiche Aufgaben in mehreren Lanes enthalten sind, werden diese separat modelliert und durch das Gruppie- rungsartefakt als zusammenhängend markiert.17

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 8 Pools und Lanes in BPMN (eigene Darstellung)

3.2.2.2Ereignisse

Ein Prozess startet und endet in der Regel mit einem Start- bzw. Endereignis. Folglich kann durch Ereignisse unter anderem festgestellt werden, wo ein Prozess beginnt und endet. Ein Ereignis markiert einen Zeitpunkt und hat im Gegensatz zu einer Aktivität selbst keine Dauer. Weiterhin kann ein Ereignis nur dann eintreten, wenn die Aktivität eines Prozesses an der Stelle des Prozesses angekommen ist. Ereignisse können nicht nur den Ablauf eines Prozes- ses beeinflussen, sondern auch die Kommunikation zwischen mehreren Prozessen oder Ge- schäftspartnern.

In BPMN existieren zwei Klassen von Ereignissen. Die erste Klasse ist die Klasse der eintre- tenden Ereignisse durch die Folge eines bestimmten Ergebnisses (End-Ereignis) und die zweite Klasse stellt Ereignisse dar, welche durch einen bestimmten Auslöser (Start-Ereignis) eintreten. End-Ereignisse reagieren auf eine Aktivität innerhalb eines Prozesses. Start- bzw. Zwischen-Ereignisse teilen dem Prozess an einer bestimmten Stelle mit, dass etwas ausgelöst wurde und darauf reagiert werden muss. Zum Beispiel kann ein Ereignis ausgelöst werden, wenn eine Nachricht eintrifft, eine Bedingung wahr wird oder ein Fehler auftritt. Auf der nachfolgenden Abbildung sind die möglichen Ereignisse von BPMN 2.0 dargestellt.

Die Logik der Ereignisse von BPMN 2.0 geht weit über das hier Beschriebene hinaus. Über die richtige Benutzung von Ereignissen werden in der Fachliteratur ganze Kapitel gefüllt und es empfiehlt sich, für ein tieferes Verständnis, diese zu studieren.

[...]


1 Der Firmenname wurde aus Datenschutzgründen verfremdet

2 Vgl. Göpfert J., Lindenbach H., 2013, S.1 [Geschäftsprozessmodellierung mit BPMN 2.0]

3 Vgl. Pallendauhn D.; Neuendorf H., 2013, S.2 [Geschäftsprozessmanagement und integrierte Informationsverarbeitung]

4 Vgl. Stahlknecht P.; Hasenkamp U., 2005, S.2 [Einführung in die Wirtschaftsinformatik]

5 Palleduhn D.; Neuendorf H., 2013, S.59 [Geschäftsprozessmanagement und integrierte Informationsverarbeitung]

6 European Association of Business Process Management, 2011, S.38 [Business Process Management Common Body of Knowledge-BPM CBOK: Leitfaden für das Prozessmanagement]

7 Morelli F., 2010, S.8 [Geschäftsprozessmodellierung ist tot - lang lebe die Geschäftsprozessmodellierung!]

8 Vgl. Palleduhn D.; Neuendorf H., 2013, S.21 [Geschäftsprozessmanagement und integrierte Informationsverarbeitung]

9 Vgl. Becker J. u.a., S.19-31 [Informatik im Fokus: Geschäftsprozessmanagement]

10 Vgl. Becker J. u.a., 2009, S.35 [Informatik im Fokus: Geschäftsprozessmanagement]

11 Vgl. Gaddatsch A., 2013, S.63 [Grundkurs Geschäftsprozess-Management]

12 Vgl. Allweyer T., 2009, S.7 [BPMN - Business Process Modeling Notation - Einführung in den Standard für die Geschäftsprozessmodellierung]

13 Göpfert J., Lindenbach H., 2013, S.2 [Geschäftsprozessmodellierung mit BPMN 2.0]

14 Vgl. Allweyer T., 2009, S.10 f. [BPMN - Business Process Modeling Notation - Einführung in den Standard für die Geschäftsprozessmodellierung], zit. nach Recker J., 2008, S.2 [BPMN Modeling - Who, Where, How and Why - BPTrends]

15 Vgl. Weske M., 2012, S.84, [Business Process Management - Concepts, Languages, Architectures]

16 Göpfert J., Lindenbach H., 2013 [Geschäftsprozessmodellierung mit BPMN 2.0]

Allweyer T., 2009 [BPMN - Business Process Modeling Notation - Einführung in den Standard für die Geschäftsprozessmodellierung]

Freund J., Rücker B., 2012 [Praxishandbuch BPMN 2.0]

17 Vgl. Göpfert J., Lindenbach H., 2013, S.6 [Geschäftsprozessmodellierung mit BPMN 2.0]

Ende der Leseprobe aus 74 Seiten

Details

Titel
Aufnahme und Prüfung von Geschäftsprozessen mittels Business Process Model and Notation (BPMN). BPMN als Brücke zwischen Betriebswirtschaft und IT
Hochschule
Hochschule Wismar
Note
1,8
Autor
Jahr
2014
Seiten
74
Katalognummer
V451998
ISBN (eBook)
9783668867222
ISBN (Buch)
9783668867239
Sprache
Deutsch
Schlagworte
BPMN, Geschäftsprozessmodellierung, CRM, BPM
Arbeit zitieren
Holger Lehmann (Autor), 2014, Aufnahme und Prüfung von Geschäftsprozessen mittels Business Process Model and Notation (BPMN). BPMN als Brücke zwischen Betriebswirtschaft und IT, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/451998

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