Projektplanung. Strategische Planung eines selbstgewählten Projektes

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

Abkürzungsverzeichnis

1. Einleitung
1.1 Problemstellung.
1.2 Zielsetzung
1.3 Methodischer Aufbau.

2. Theoretische Grundlagen
2.1 Projekt
2.2 Projektmanagement
2.3 Projektplanung

3. Planung des Projektes „Umzug einer Produktionsstätte“.
3.1 Projektauftrag
3.2 Zielsetzung des Projektes .
3.3 Stakeholder-Analyse .
3.4 Projektstrukturplan.
3.5 Termin- Meilensteinplanung
3.6 Projektressourcenplanung

4. Projektabschluss

Literaturverzeichnis

Anhang
1. Projektauftrag
2. Termin- und Meilensteinplanung
3. Ressourcenbelastungsdiagramm

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Kosten- und Zeitersparnis durch Projektmanagement

Abbildung 2: Clusterung, Sammlung und Identifikation der Stakeholder

Abbildung 3: Veranschaulichung der Einflussnahme der Stakeholder

Abbildung 4: Projektstrukturplan "Umzug einer Produktionsstätte"

Abbildung 5: Ressourcenbelastungsdiagramm

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Ausschnitt Projektauftrag

Tabelle 2: Teilzielformulierung: Bestandsaufnahme

Tabelle 3: Teilzielformulierung: Layout-Planung

Tabelle 4: Teilzielformulierung: Umzug

Tabelle 5: Einflussnahme der Stakeholder auf den Projektverlauf

Tabelle 6: Termin- und Meilensteinplanung (Balkenplan).

Abkürzungsverzeichnis

Abbildung in dieer Leseprobe nicht enthalten

1. Einleitung

1.1 Problemstellung

„Manche planen, um nicht zu versagen. Andere versagen, weil sie nicht planen.“¹

Mit dieser These drückt Schumacher in wenigen Worten den Sinn von Projektplanung aus. Die Arbeit mit Projekten gewinnt im Berufsalltag immer mehr an Bedeutung. Laut einer Studie unter TOP-Managern bewerten 83.3% Projektmanagement als sehr wichtig und 16.7% als wichtig bei steigender Tendenz. ²

Ein aktuell prominentes Beispiel für ein gescheitertes Projektmanagement stellt der Berliner Flughafen BER dar. Das Budget und der Termin für die Fertigstellung sind längst überschritten, bei Nichteinhaltung der Leistungsziele. Der Berliner Flughafen ist aber kein Einzelfall. ³ Laut einer Studie von „Hays“ aus dem Jahr 2014 scheitert jedes sechste Projekt. Berücksichtig man die Dauer und Investitionen in Projekte, ist diese Zahl sehr hoch. Als Ursache für das Scheitern von Projekten werden überwiegend die mangelnde Kooperation zwischen projektbeteiligten Fachbereichen sowie die nicht realistische Projektplanung genannt.⁴ Durch den Einsatz bekannter Methoden zur Planung und Durchführung von Projekten kann somit größtenteils das Scheitern von Projekten vermieden werden. Besondern in der Projektplanung unterstützten die Tools eine systematische Bearbeitung, denn zu Beginn ist die Einflussnahme auf den Projektverlauf am höchsten.⁵ Mit Mehraufwand zu Beginn resultiert ein erheblicher Kosten- und Zeitvorteil (Abbildung 1). Die Höhe des Planungsaufwands trägt somit positiv zum erfolgreichen Projektverlauf bei, was die hohe Bedeutung einer sorgfältigen Planung, gerade zum Projektanfang, unterstreicht. Die Planung ist ein iterativer Prozess, d.h. im Projektfortschritt sollte sie laufend an die sich verändernden Rahmenbedingungen angepasst werden.⁶

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Kosten- und Zeitersparnis durch Projektmanagement⁷

1.2 Zielsetzung

Ziel ist die strategische Planung für ein selbst gewähltes Projekt. Dabei sollen die erlernten Projektmanagement-Methoden praktisch angewendet werden. Folgende Projektmanagement-Methoden werden auf das zu bearbeitende Projekt angewendet:

Stakeholder-Analyse
Definieren der Ziele und der Zielhierarchie des Projektes
Erstellen eines Projektauftrages
Erstellen eines Projektstrukturplans
Termin- und Meilensteinplanung mit Hilfe eines Balkenplans
Ressourcenplanung: Wie viele Mitarbeiter/innen sind wann nötig?

1.3 Methodischer Aufbau

Die in der Einleitung erläuterten Probleme im Rahmen des Projektmanagements, zeigt die zwingende Notwendigkeit der Projektplanung zur Reduzierung von Abweichungen bzw. Nichteinhaltung von Zielen während der Projektdurchführung. Zunächst beginnt die Arbeit mit der Erläuterung diverser Begriffe und Definitionen, die für das Verständnis notwendig sind. Anschließend wird in Kapitel 3, das ausgewählte Projekt „Umzug einer Produktionsstätte“ bearbeitet. Der Hauptteil der Arbeit stellt die Projektplanung dar. Neben der Stakeholderanalyse und der Erstellung eines Projektstrukturplans werden die Terminplanung mit Hilfe eines Balkenplans sowie die Ressourcenplanung für das Projekt erarbeitet.

2.Theoretische Grundlagen

2.1 Projekt

In der Literatur wird der Projektbegriff unterschiedlich definiert und abgegrenzt. Nach DIN69901-5 ist ein Projekt ein „ Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist.“ Ein Projekt zeichnet sich durch eine Zielvorgabe mit zeitlichen, finanziellen und personellen Begrenzungen aus.⁸

Projekte sind somit Vorhaben mit definiertem Anfang und Abschluss, die durch die Merkmale zeitliche Befristung, Einmaligkeit, Komplexität und Neuartigkeit gekennzeichnet sind.⁹ Die Einmaligkeit bezieht sich hierbei auf das Projektziel, -dauer, - finanzen sowie die beteiligten Personen. Für die Durchführung werden außerordentliche Ressourcen an Wissen, Personal und Finanzen benötigt. Ein Projektteam ist notwendig, um die auftretenden Herausforderungen im Rahmen der definierten Ziele in der Projektplanung einzuhalten. ¹⁰

2.2 Projektmanagement

Das Projektmanagement umfasst die Koordination von Menschen und den optimalen Einsatz von Ressourcen zum Erreichen von Projektzielen. ¹¹

Die abstrakte Definition des Begriffs Projektmanagement nach DIN69901-5 lautet: „ Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und –mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten.“¹² Das Projektziel soll durch den Einsatz in der Literatur bekannter Methoden termin-, kosten-, und sachgerecht sowie zielorientiert realisiert werden. Hierzu wird für die Planung und Durchführung von Projekten eine Organisationseinheit, das Projektteam, gebildet.

2.3 Projektplanung

Die Projektplanung erfolgt nach Freigabe bzw. Genehmigung eines Projektes. Eine sorgfältige Projektplanung ist der wesentliche Schlüssel zum Erfolg. Die Projektplanung stellt einen systematischen Prozess der Analyse und Strukturierung eines Projektes dar. Dabei wird darunter die gedankliche Vorwegnahme zukünftiger Aktivitäten verstanden. Die Projektplanung gehört zu den Aufgaben des Projektleiters und dient zur Reduzierung der Komplexität sowie dem Schaffen von Transparenz für ein Projekt. Dabei handelt es sich nicht um eine einmalige Aufgabe zu Beginn eines Vorhabens, sondern sie muss projektbegleitend durchgeführt werden. Es gilt die Faustregel „vom Groben zum Feinen“. Als Grundlage der Projektplanung dient der Projektstrukturplan (PSP). Darauf aufbauend erfolgend detaillierte Aufwands-, Ablauf-, Termin-, Ressourcen- und Kostenplanungen. Grundsätzlich ist anzumerken, dass die Projektplanung einen wesentlichen Einfluss auf den erfolgreichen Projektverlauf hat und somit eine Anpassung an die im Zeitverlauf verändernden Rahmenbedingungen erfolgen muss.¹³

3. Planung des Projektes „Umzug einer Produktionsstätte“

3.1 Projektauftrag

Das internationale Unternehmen XY steht für Innovative und qualitativ hochwertige Produkte, wodurch in den vergangen fünf Jahren ein jährliches Umsatzwachstum von 10% zu verzeichnen ist. Sie zeichnen sich besonders durch moderne und innovative Fertigungsmethoden aus. Mit dem Ziel dieses Wachstum weiter auszubauen und das Produktionsvolumen zu erhöhen, investiert das Unternehmen in weitere Maschinen mit neuen Fertigungstechnologien. Die aktuelle Produktionsstätte des Unternehmens gibt nicht den Platzbedarf für die geplanten Maschineninvestitionen her. Aus diesem Anlass wurde von der Unternehmensführung die Entscheidung getroffen die Produktion in eine größere Fertigungshalle zu verlagern. Dort sollen der aktuelle Maschinenparkt sowie die neu geplanten Maschineninvestitionen untergebracht werden. Um während des Umzugs einen möglichst geringen bzw. geplanten Produktionsausfall zu erzielen wurde das Projekt „Umzug einer Produktionsstätte“ freigegeben. Ziel ist ein reibungsloser Umzug sowie Wiederinbetriebnahme der Maschinen, bei einem zeitlich geplanten Produktionsausfall.

Die vollständige Erarbeitung der Problemstellung, Ziele, Projektorganisation und Meilensteine ist dem Projektauftrag^{14 15} im „Anhang Projektauftrag“ zu entnehmen. Ein kurzer Auszug aus dem Projektauftrag ist in der nachfolgenden Tabelle 1 dargestellt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 1: Ausschnitt Projektauftrag

3.2 Zielsetzung des Projektes

Im Rahmen des Projektes „Umzug einer Produktionsstätte“ wird das Hauptziel der Steigerung des Produktionsvolumens durch die Erweiterung des Maschinenparks verfolgt. Um dies zu ermöglichen ist der Umzug der aktuellen Produktionsstätte in eine größere Produktionsstätte zu planen. Zur Erreichung des aufgeführten Hauptziels sind weitere Teilziele zu erfüllen. Die Formulierung der Teilziele¹⁶ ist den nachfolgenden Tabellen zu entnehmen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 2: Teilzielformulierung: Bestandsaufnahme

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Tabelle 3: Teilzielformulierung: Layout-Planung

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

[...]

¹ Schuhmacher, P. (2015), Zitat

² Bär, C. et al. (2017), S.3

³ Computerwoche (2015)

⁴ HAYS (2015)

⁵ Anonym (2016), S.1

⁶ Anonym (2016), S.1

⁷ Kraus, G./ Westermann, R. (2010), S.23

⁸ Alam, D./ Gühl, W. (2016), S.2

⁹ Madauss, B. (2017), S.4

¹⁰ Anonym (2016), S. 2

¹¹ Alam, D./ Gühl, W. (2016), S.2

¹² Bär, C. et al. (2017), S.11 f.

¹³ Fiedler, R. (2016), S.66 f.

¹⁴ Meyer, H./ Reher, H. (2016), S.41 ff.

¹⁵ Jöstingmeier, B. (o.J.), S.5 f.

¹⁶ Jöstingmeier, B. (o.J.), S.13 f.