Einführung in die Erfolgsfaktoren und Methoden des Ziel- und Zeitmanagements

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

I. Einführung

II. Definition Ziel- und Zeitmanagement
1. Definition Zielmanagement
2. Definition Zeitmanagement
3. Abhängigkeit von Ziel- und Zeitmanagement

III. Erfolgsfaktor für das Zeitmanagement – Der Regelprozess
1. Vision
2. Zieldefinition
3. Strategie und Planung
4. Entscheidung
5. Umsetzung
6. Kontrolle
7. Kommunikation

IV. Elementare Methode des Zeitmanagements
1. Die Eisenhower-Methode
2. Das Pareto-Prinzip
3. Die ALPEN-Methode

V. Zusammenfassung und Fazit

Eidesstattliche Erklärung

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis:

Abbildung 1: Eisenhower - Matrix

I. Einführung

„Ich habe keine Zeit.“ ist zu einer Standardphrase in unserer heutigen schnelllebigen und sich permanent ändernden Welt geworden. Komplexe Aufgaben, sich ständig ändernde Anforderungen machen es erforderlich, dass Ressourcen immer wieder neu priorisiert und eingeteilt werden müssen.^[1] Aber auch wird von jedem Einzelnen individuell erwartet immer mehr Arbeit in weniger Zeit zu erledigen. Es wird dabei umso wichtiger, sich selbst zu organisieren und die zur Verfügung stehende Zeit möglichst effizient einzuteilen. Ein gutes Ziel- und Zeitmanagement ist daher unerlässlich, um die zur Verfügung stehenden Ressourcen möglichst sinnvoll und produktiv nutzen zu können. Doch wie gelingt es, die anstehenden Ziele zu definieren und zu priorisieren und somit effektiver als auch effizienter zu arbeiten? Was sind die Grundlagen für ein funktionierendes Zeit- und Zielmanagement? Welche Methoden gibt es hierfür und welche Herausforderungen gilt es zu lösen?

Das vorliegende Assignment beschäftigt sich daher mit den Begrifflichkeiten und elementaren Methoden des Ziel- und Zeitmanagements. Dazu sollen zunächst die Terminologien Ziel- und Zeitmanagement definiert werden und deren Abhängigkeit dargestellt werden. In einem zweiten Schritt sollen grundlegende Methoden sowie Erfolgsfaktoren des Zeitmanagements vorgestellt und bewertet werden. Schlussendlich sollen die Chancen von einem funktionierende Ziel- und Zeitmanagement zusammengefasst und die bestehenden Herausforderungen reflektiert werden.

II. Definition Ziel- und Zeitmanagement

Zur Annäherung an das Thema sollen zunächst die Begrifflichkeiten Zielmanagement und Zeitmanagement definiert sowie ihre Abhängigkeit im Zusammenhang mit der Variable „Zeit“ dargestellt werden.

1. Definition Zielmanagement

Das Zielmanagement umfasst die Ziele aller Ebenen eines Individuums oder einer Organisation.^[2] Im Rahmen des Zielmanagements werden die einzelnen Ziele aufeinander abgestimmt und kontrolliert, so dass diese komplementär zueinander sind. Konkurrierende Ziele, also Ziele, deren Erreichung sich gegeneinander ausschließen, sollen durch ein Zielmanagement verhindert werden, damit Zielerreichung im Ganzen effektiv gestaltet werden kann.

2. Definition Zeitmanagement

Das Zeitmanagement beinhaltet die Vorgehensweise zur Bearbeitung der anstehenden Aufgaben im Zusammenhang zu der zur Verfügung stehenden Zeit. Für das Zeitmanagement bedeutend ist dabei die realistische Analyse des Zeitaufwandes einer Aufgabe sowie die Priorisierung und Reihung der Aufgaben untereinander.^[3] Hierfür bietet das Zeitmanagement verschiedene Methoden und Herangehensweisen an.

Unabhängig der gewählten Methode sind beim Zeitmanagement grundsätzlich die Schritte des Regelprozesses nach Seiwert zu durchlaufen^[4], der nachfolgend dargestellt wird. Auch die unter Kapitel IV vorgestellten Methoden des Zeitmanagements haben diese Schritte als Grundlage.

3. Abhängigkeit von Ziel- und Zeitmanagement

Das Managen von Zeit steht in Abhängigkeit zu den gewählten Zielen.^[5] Grundsätzlich hat jeder Mensch 24 Stunden, 1440 Minuten 86400 Sekunden jeden Tag zur Verfügung.^[6] Diese Zeit erhält jedoch nur dann einen Wert, wenn diese durch bewusst gewählte Ziele gefüllt wird.

Nur wenn man seine Ziele aufeinander abstimmt, ganzheitlich umsetzt und gesamtheitlich überblickt, also ein Zielmanagement besitzt, kann man effizient die Zeit hierfür einteilen. Kurz gesagt, man muss zunächst die richtigen Dinge tun (Ziele), aber diese Dinge auch richtig tun (Zeit).^[7] Nur mit diesem Zusammenspiel aus Effektivität und Effizienz erhält man ein funktionierendes Ziel- und Zeitmanagement. Zeitmanagement kann daher nur funktionieren, wenn zunächst die Ziele, die erreicht werden sollen, richtig ausgewählt und definiert wurden.

III. Erfolgsfaktor für das Zeitmanagement – Der Regelprozess

Um dem Anspruch an Effektivität und Effizienz gerecht werden zu können, bedarf es einen geregelten Prozess, der für das Ziel- und Zeitmanagement kontinuierlich durlaufen werden muss. Dieser Regelprozess in Anlehnung an Lothar J. Seiwert^[8] gewährleistet, dass alle Aufgaben nach einem gemeinsamen Verständnis bewertet und umgesetzt werden. Er ist somit Garant für ein erfolgreiches Ziel- und Zeitmanagement.

Der Regelprozess durchläuft folgende Phasen:

1. Vision

Wie bereits geschrieben, lehnt sich der hier beschrieben Regelprozess an den Regelkreis von Seiwert an. Die erste Phase der Erstellung einer Vision sieht dieser nicht als eigenständige Phase an, wird hier jedoch aufgrund ihrer Bedeutung als Phase erwähnt.

Eine Vision stellt eine Vorstellung mit Richtungscharakter dar. Sie basiert auf dem Selbstverständnis eines Menschen oder einer Organisation.^[9] Sie kann maßgeblich für eine Organisation, aber auch für das persönliche Leben bestehen. An der Vision orientieren sich alle Ziele, die im weiteren Verlauf definiert und gesetzt werden. Die Vision bildet somit die Basis für ein Ziel- und Zeitmanagement.

2. Zieldefinition

Auf Grundlage der Vision werden Ziele formuliert, die erreicht werden sollen. Wichtig dabei ist, dass die Ziele handlungswirksam formuliert werden, d.h. qualitativ, quantitativ, zeitlich und begründbar konkretisiert werden.^[10]

Für die konkrete Formulierung von Zielen bietet sich die SMART-Methode an. SMART stellt ein Akronym dar und steht für:^[11]

- S pezifisch: Ziele müssen eindeutig definiert sein.
- M essbar: Ziele müssen operationalisierbar sein.
- A nspruchsvoll: Ziele müssen attraktiv und reizvoll sein.
- R ealisierbar: Ziele müssen realistisch erreichbar sein.
- T erminierbar: Ziele müssen konkret zeitlich benannt sein.

Mit Erfüllung dieser Vorgaben werden Ziele eindeutig und effizient definiert. Die Zielerreichung bzw. der Zielerreichungsgrad kann an dieser Definition gemessen werden.

3. Strategie und Planung

Nach dem die Ziele konkret definiert wurden, gilt es eine Strategie zu entwickeln diese zu erreichen. Hierfür ist es notwendig, einen Plan zur sicheren Zielerreichung zu erstellen. Dabei gilt es zu beachten, dass wahrscheinlich auftretende Herausforderungen mit beachtet und beplant werden, sich jedoch die Planungsphase nicht im Detail verliert.

Für eine erfolgsversprechende Planung gilt es zunächst die Situation zu analysieren. Dabei sollte die Situationsanalyse mit der Strategie zusammenpassen, nur so kann diese auch zielgerichtet umgesetzt werden. Nachdem geprüft wurde, dass Situation und Strategie übereinstimmen, erfolgt eine Schwächen- und Störungsanalyse. Bei der Schwächenanalyse soll überprüft werden inwieweit geplante Aufgaben zur Zielerreichung aufgrund persönlicher oder organisationaler Rahmenbedingungen gefährdet sind und wie damit umgegangen werden sollen, z.B. durch Delegation von bestimmten Aufgaben. Hinsichtlich der Störungsanalyse sollen Störfaktoren für die Zielerreichung gefiltert, zum Beispiel innere und äußere Zeitdiebe, sowie entsprechende Gegensteuerungsmaßnahmen getroffen werden.

Nachdem eine entsprechende Strategie sowie eine Situations- und Schwächenanalyse erstellt wurde, gilt es eine zeitliche Planung vorzunehmen.^[12] Dabei bildet der Tag die elementare Planungseinheit. Auf dieser Einheit wird eine Wochenplanung aufgebaut, die alle beplanten Bereiche verbindet und miteinander in ein Verhältnis setzt. Instrumente für eine erfolgsversprechende zeitliche Planungsphase sind dabei der Jahresplaner, ein Zeitplanbuch oder der Terminkalender. Wichtig hierbei ist, dass lediglich ein bestimmter Zeitanteil des Tages konkret geplant wird und der restliche Anteil für unerwartete Aufgaben frei bleibt um auf Planänderungen flexibel reagieren zu können. Das Verhältnis sollte dabei bei 60% geplanter Zeit und 40% Pufferzeit liegen.^[13]

4. Entscheidung

Die nächste Phase im Regelkreis nach Seiwert ist die der Entscheidung und bezieht sich direkt auf die vorhergehende Planungsphase. Für eine kontinuierlich zielführende Planungsphase müssen permanent Entscheidungen getroffen werden. Entscheidungen sind dabei im Sinne von einer Prioritätensetzung zu sehen. Es gilt zu entscheiden, welche Schritte zur Zielerreichung wann und mit welcher Reihenfolge zu erledigen sind.^[14]

Für eine kontinuierliche Entscheidungsunterstützung haben sich auch hier diverse Managementinstrumente, die unter Kapitel IV vorgestellt werden, als praktikabel und erfolgsversprechend etabliert.

[...]

^[1] Vgl. Preußig (2015), S. 4.

^[2] Vgl. Laufer (2014), S. 44.

^[3] Vgl. Braumandl/Dirscherl/Weisweiler (2012), S. 84.

^[4] Vgl. Engelmayer/Meier (2009), S. 10.

^[5] Vgl. Hermenau (2018) S. 5.

^[6] Vgl. Engelmayer/Meier (2009), S. 7.

^[7] Vgl. Hausner/Kimmich/Knoblauch/Lachmann (2015), S. 25.

^[8] Vgl. Bergmann/Gairing/Kolb/Schwaab (2002), S. 146.

^[9] Vgl. Laufer (2014), S. 43.

^[10] Vgl. Simon (2007), S. 68f.

^[11] Vgl. Tiefenbacher (2010), S.46.

^[12] Vgl. Bergmann/Gairing/Kolb/Schwaab (2002), S. 148.

^[13] Siehe Kapitel IV.3 - ALPEN-Methode

^[14] Vgl. Bergmann/Gairing/Kolb/Schwaab (2002), S. 148.