Diese Wissensverteilung bzw. dieser Wissensaustausch soll durch
Expertensuchsysteme, so genannte „Expert Finder“ initiiert bzw. unterstützt werden. Hierunter versteht man ein Softwaresystem, das den Mitarbeiter bei der Suche nach dem richtigen Ansprechpartner d.h. den Experten zum Thema X im Unternehmen, unterstützt.
Diese Seminararbeit befasst sich mit der theoretische Auseinandersetzung mit dem Thema „Expert Finder zur Vorbereitung des Wissensaustauschs.“
Im zweiten Kapitel wird auf die Grundlagen der Expertensuche eingegangen. Hierbei wird die Ausgangssituation beschrieben und analysiert worin das Problem der Expertensuche liegt.
Im dritten Teil wird die Anwendung und das Einsatzgebiet erläutert und auf Besonderheiten eingegangen. Dabei findet eine Unterteilung in
Personensuchsysteme mit manueller und automatischer Profilerstellung statt.
Der vierte Teil zeigt den Nutzen durch den Einsatz von Expertensuchsystemen auf. Hier werden sowohl die Vorteile für den einzelnen Mitarbeiter als auch für das Unternehmen als Ganzes aufgezeigt.
Im dann folgenden fünften Abschnitt werden zwei Systeme aus der Praxis vorgestellt, das Software-System Knowledge Café des Systemhauses altavier
Informationssysteme und Consulting GmbH und der Xpertfinder-System des Fraunhofer Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung. Die Gestaltung und Umsetzung der Systeme wird erklärt, sowie der Ablauf der Verfahren und die Architektur erläutert. Anschließend werden die Systeme bewertet und mit der Theorie aus den vorherigen Kapiteln in Beziehung gebracht.
In der Zusammenfassung werden die wichtigsten Aspekte der Seminararbeit noch einmal herausgestellt und es wird ein kurzer Ausblick gegeben.
Inhaltsverzeichnis
1 Positionierung und Vorgehensweise
2 Grundlagen der Expertensuche
2.1 Ausgangssituation
2.2 Problemanalyse
3 Anwendung und Einsatzgebiet
3.1 Allgemeines
3.2 Systeme mit manueller Profilerstellung
3.3 Systeme mit automatischer Profilerstellung
3.4 Besonderheiten
4 Nutzen durch den Einsatz von Expertensuchsystemen
4.1 Vorteile für das Individuum
4.2 Vorteile für das Unternehmen
5 Beispielsysteme aus der Praxis
5.1 Knowledge Café (altavier GmbH)
5.1.1 Gestaltung und Umsetzung
5.1.2 Ablauf des Verfahrens
5.1.3 Architektur des Systems
5.2 Xpertfinder (Fraunhofer Institut)
5.2.1 Gestaltung und Umsetzung
5.2.2 Ablauf des Verfahrens
5.2.3 Architektur des Systems
5.3 Bewertung der beiden Systeme
6 Zusammenfassung und Ausblick
Schrifttumsverzeichnis
1 Positionierung und Vorgehensweise
„Wer, wie, was – wieso, weshalb, warum – wer nicht fragt bleibt dumm.”
(Sesamstraße)[1]
Wer kennt es nicht, dieses berühmte Zitat aus der Sesamstraße? Schon im Kindesalter werden wir durch solche spielerischen Verse dazu animiert, immer wieder Fragen zu stellen und unser Wissen dadurch zu erweitern.
Wird diese Situation auf die Arbeitswelt und das Berufsleben übertragen, taucht allerdings sehr schnell ein Problem auf. Für Kinder sind die Eltern die ersten Ansprechpartner. Aber wie ist das im täglichen Arbeitsprozess? Wie finde ich heraus wen ich im Unternehmen zu welchem Thema fragen kann? Mit anderen Worten ausgedrückt: Wie findet man zu einem Thema den richtigen Experten?
“Wissen bezeichnet die Gesamtheit der Kenntnisse und Fähigkeiten, die Individuen zur Lösung von Problemen einsetzen. Dies umfaßt sowohl theoretische Erkenntnisse als auch praktische Alltagsregeln und Handlungsanweisungen.“[2]
Wissensmanagement befasst sich im klassischen Sinn mit explizitem und implizitem Wissen. Unter explizitem Wissen ist das in Dokumenten aufgeschriebene und kodifizierte Wissen zu verstehen. Implizites Wissen (tacit knowledge) dagegen bezeichnet das ausschließlich in den Köpfen der Menschen verankerte Wissen, das sprachlich nicht aktivierbar ist.
Skillmanagement ist eine wichtige und Erfolg versprechende Anwendung des Wissensmanagement und beschäftigt sich mit dem bereits erwähnten impliziten Wissen. Skillmanagement versucht dabei die Eingangs gestellte Kernfrage des Wissensmanagement zu beantworten: Wer ist Ansprechpartner für das Thema X?
Hierbei geht es speziell um den Wissensaustausch zwischen Individuen. Die Autoren Probst, Raub und Romhardt haben dieses Thema in ihrem „Bausteinansatz“ des Wissensmanagements in den Kernprozess der Wissens(ver)teilung eingeordnet.[3]
Diese Wissensverteilung bzw. dieser Wissensaustausch soll durch Expertensuchsysteme, so genannte „Expert Finder“ initiiert bzw. unterstützt werden. Hierunter versteht man ein Softwaresystem, das den Mitarbeiter bei der Suche nach dem richtigen Ansprechpartner d.h. den Experten zum Thema X im Unternehmen, unterstützt.
Diese Seminararbeit befasst sich mit der theoretische Auseinandersetzung mit dem Thema „Expert Finder zur Vorbereitung des Wissensaustauschs.“
Im zweiten Kapitel wird auf die Grundlagen der Expertensuche eingegangen. Hierbei wird die Ausgangssituation beschrieben und analysiert worin das Problem der Expertensuche liegt.
Im dritten Teil wird die Anwendung und das Einsatzgebiet erläutert und auf Besonderheiten eingegangen. Dabei findet eine Unterteilung in Personensuchsysteme mit manueller und automatischer Profilerstellung statt.
Der vierte Teil zeigt den Nutzen durch den Einsatz von Expertensuchsystemen auf. Hier werden sowohl die Vorteile für den einzelnen Mitarbeiter als auch für das Unternehmen als Ganzes aufgezeigt.
Im dann folgenden fünften Abschnitt werden zwei Systeme aus der Praxis vorgestellt, das Software-System Knowledge Café des Systemhauses altavier Informationssysteme und Consulting GmbH und der Xpertfinder -System des Fraunhofer Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung. Die Gestaltung und Umsetzung der Systeme wird erklärt, sowie der Ablauf der Verfahren und die Architektur erläutert. Anschließend werden die Systeme bewertet und mit der Theorie aus den vorherigen Kapiteln in Beziehung gebracht.
In der Zusammenfassung werden die wichtigsten Aspekte der Seminararbeit noch einmal herausgestellt und es wird ein kurzer Ausblick gegeben.
2 Grundlagen der Expertensuche
2.1 Ausgangssituation
Sei einigen Jahren findet das Thema Wissensmanagement in der Wirtschaft und Wissenschaft immer mehr an Bedeutung. Die Ressource „Wissen“ wird dabei als entscheidender Wettbewerbsfaktor für ein Unternehmen gesehen und wird in diesem Zusammenhang mittlerweile als zentraler Produktionsfaktor bezeichnet.[4]
Träger dieses Wissens ist dabei der hoch qualifizierte Mitarbeiter, weil das spezifische Wissen eines Unternehmens zu einem bedeutenden Teil in den Köpfen der Mitarbeiter gespeichert ist. Die Mitarbeiter sind dadurch Produzenten und Inhaber immaterieller Vermögenswerte und werden somit für wissensintensive Unternehmen zum „Hauptwertschöpfer“.[5]
Die Gründe für diese Entwicklung sind in einer Veränderung der Unternehmensumwelt im Hinblick auf den Umgang mit Wissen zu finden[6].
Mit der Erfindung des Buchdrucks wurde der Grundstein gelegt für eine Verbreitung des menschlichen Wissens. Seitdem hat sich das Wissen explosionsartig vermehrt, so dass von einem exponentiellen Verlauf der Wissensentwicklung gesprochen werden kann. Heutige Technologien tragen auf diesem Gebiet zunehmend für eine rapide abnehmende Halbwertszeit des aktuellen Wissens bei. Damit geht eine immer stärker werdende Fragmentierung des Wissens einher, so dass die Anzahl der Wissensträger ständig zunimmt und der Prozess der beruflichen Differenzierung, Professionalisierung und Spezialisierung ausgeweitet wird.
Zusätzlich verstärkt wird dies durch die von einer fortschreitenden Liberalisierung der Weltmärkte vorangetriebene Globalisierung. Dies führt zu einer Intensivierung des Wettbewerbs. Der Innovationsdruck auf die Unternehmen wird dadurch zunehmend erhöht und zieht einen strukturellen Wandel in den Unternehmen mit sich. Unternehmen sind heutzutage deshalb häufig auf mehrere Standorte verteilt, um global agieren zu können. Innerhalb der Unternehmen wird eine Projektstruktur aufgebaut, um auf die sich ständig ändernden Anforderungen der Kunden kurzfristig reagieren zu können. Hier wurden jetzt nur zwei aus einer großen Anzahl von möglichen Auswirkungen der sich ändernden Unternehmensumwelt auf die Aufbau- und Ablauforganisation auf Unternehmensebene herausgegriffen.
Diese Änderungen im Bereich der wissensintensiven Unternehmen führen ebenfalls zu einer Vielzahl von Problemen in Bezug auf das Thema Wissensmanagement allgemein und damit auch direkt auf den bereits in der Einleitung erwähnten von Probst / Raub / Romhardt identifizierten Prozess der Wissens(ver)teilung zwischen den Mitarbeitern.
Die Wissensverteilung wird nach Probst / Raub / Romhardt als „die (Ver)teilung von Erfahrungen“ beschrieben und „ist eine zwingende Voraussetzung, um isoliert vorhandene Informationen oder Erfahrungen für die gesamte Organisation nutzbar zu machen.“ Durch diesen Prozess soll das bereits vorhandene Wissen innerhalb des Unternehmens verbreitet werden.[7]
Der Austausch von explizitem und kodifizierbarem Wissen mittels einer transparenten und strukturierten Dokumentenablage wird durch umfangreiche Dokumentenmanagementsysteme unterstützt.
Aber nicht das komplette Wissen ist dokumentierbar und kann durch Lesen eines Dokumentes weitergegeben werden. Somit sind persönliche Kontakte und Kommunikation die Voraussetzungen für Wissenstransparenz und –austausch im Unternehmen.
2.2 Problemanalyse
Die Probleme, die durch die zuvor beschriebene explosionsartige Vermehrung, weitgehende Fragmentierung sowie die zunehmende Globalisierung des Wissens entstehen und deren Auswirkungen auf den Prozess des Wissenstransfers, d.h. die Kommunikation innerhalb des Unternehmens, sind gravierend.
In kleinen Unternehmen mit einfachen und flachen Hierarchiestrukturen und einem ausgeprägtem informellen Netzwerk funktioniert der Wissensaustausch ganz tadellos. Hier sind die einzelnen Wissensträger und ihre Spezialgebiete jedem Mitarbeiter im Unternehmen bekannt. („Around here, people know one another.“ „If I need help, I know whom to call.“)[8]
Aber wie sieht das ganze nun in einem großen wissensintensiven Unternehmen aus, das versucht sich den gegebenen Umwelteinflüssen anzupassen?
Untersuchungen haben ergeben, dass in Unternehmen ab einer Größe von 200 Mitarbeitern selbst langjährigen Mitarbeitern die Transparenz über Kenntnisse und Arbeitsgebiete einzelner Kollegen fehlt.[9] Daher fällt es den Mitarbeitern zunehmend schwerer, die vorhandenen Experten und deren Kenntnisse präsent zu haben. Doppelarbeit wie z.B. in der Verfahrens- und Produktentwicklung sind die Folgen. Das Rad wird häufig neu erfunden.[10]
Dieser Effekt wird noch verstärkt, wenn die Aufbauorganisation eine vielschichtige Hierarchieebene aufzeigt oder das Unternehmen durch Dezentralisierung, Outsourcing oder Kooperationen mit anderen Unternehmen auf mehrere Standorte verteilt ist. Hinzu kommt dann vielleicht noch die Nutzung von neuen Arbeitsformen wie z.B. Telearbeit, wodurch die Transparenz ebenfalls erschwert wird.
Hierbei wurde noch gar nicht der Aspekt betrachtet, dass es in der heutigen Zeit bereits äußerst schwer ist in einem Unternehmen einen langjährigen Mitarbeiter zu finden. Selbst wenn dies so wäre, würde das noch nicht bedeuten, dass die Person auch die ganzen Jahre in ein und demselben Tätigkeitsfeld beschäftigt war. Kern der heute in wissensintensiven Branchen verbreiteten Projektarbeit ist nun einmal, dass sich die Mitarbeiter immer wieder mit neuen Anforderungen auseinander setzen müssen und sich dadurch ihre Tätigkeitsschwerpunkte und damit auch ihre Kenntnisse und Fähigkeiten häufig verschieben und verändern.
Durch diese Entwicklungen werden ganz offensichtlich der Aufbau und die Pflege zwischenmenschlicher Kontakte ganz extrem erschwert. Nur in Unternehmen in denen sich die Aufgabengebiete der Mitarbeiter für viele Jahre nicht ändern, können sich diese Kontakte und Beziehungen entwickeln.[11]
Die Autoren McDonald und Ackerman haben in einer fünfmonatigen Studie in einem mittelgroßen Softwareunternehmen den sozialen Aspekt beim Austausch und Teilen von Informationen untersucht. Als Ergebnis kam u.A. heraus, dass Personen sehr genau differenzieren, wen sie ansprechen, um an die benötigten Informationen zu kommen.[12] Fragen ist dabei immer auch mit einem gewissen Statusverlust verbunden, weil der Fragende damit zugibt, dass er auf dem Themengebiet X nicht über genügend Kenntnisse verfügt. Es ist also eine Art Bloßstellung gegenüber den Kollegen. Natürlich ist das davon abhängig, welche Art von Kommunikationskultur in dem Unternehmen vorherrscht. In einem Unternehmen in dem starke Konkurrenz zwischen den Mitarbeitern herrscht, ist somit der Austausch und das Teilen von Informationen sehr schwierig.
Was liegt hier also näher, als die Suche nach Experten und damit den Prozess der Wissensteilung im Unternehmen zu unterstützen?
An diesem Punkt setzen die im nächsten Abschnitt beschrieben Expertensuchsysteme auf.
[...]
[1] Zit. aus der Sesamstraße.
[2] Probst, Raub, Romhardt (1999) S.46.
[3] vgl. Probst, Raub, Romhardt (1999) S. 55.
[4] vgl. Stewart (1998) S. 8.
[5] vgl. Probst, Raub, Romhardt (1999) S.40.
[6] vgl. Probst, Raub, Romhardt (1999) S.23-25.
[7] vgl. Probst, Raub, Romhardt (1999) S. 55.
[8] Idinopulos, Kempler (2003) S. 61f.
[9] vgl. Davenport, Prusak (1999) S. 52f.
[10] vgl. Davenport, Prusak (1999) S. 53.
[11] vgl. Ehrlich (2003) S.137.
[12] vgl. McDonald, Ackerman (1998) S. 316.
- Quote paper
- Niels Koch (Author), 2004, Expert Finder zur Vorbereitung des Wissensaustauschs, Munich, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/47015
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