Die Nutzwertanalyse als Entscheidungshilfe

Über die Einführung einer Software für Komplexträger der Sozialwirtschaft


Hausarbeit (Hauptseminar), 2019
37 Seiten, Note: 0,5

Leseprobe

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Vorstellung des Projektthemas
2.1 Zusammenführung der Gesellschaften
2.2 Ziel des Projekts

3. Nutzwertanalyse
3.1 Was ist eine Nutzwertanalyse?
3.2 Vorgehen

4. Methodisches Vorgehen im Rahmen des Projektes
4.1 Beauftragung durch die Geschäftsführung (Projektauftrag)
4.2 Projektplan
4.3 Abfrage der Bereiche und methodisches Vorgehen
4.4 Erstellung eines Anforderungskatalogs
4.5 Präsentation und Vergleich der Anbieter
4.6 Bewertung

5. Ergebnisse
5.1 Ergebnis der Bewertung
5.2 Ergebnis der Umsetzung

6. Umsetzung des Projektes

7. Reflexion der Methode

8. Anhang
8.1 Projektplan
8.2 Nutzwertanalyse ausgefüllt
8.3 Bewertungskriterien
8.4 Gewichtungskriterien

9. Abbildungsverzeichnis

10. Literaturverzeichnis

1. Einleitung

Bei der Beauftragung der Inhalte für diesen Hauptpraktikumsbericht war Kevin Rheinfelder als Pflegedienstleitung und betrieblicher Gesundheitsmanager in einem ambulanten Pflegedienst im Ruhrgebiet tätig. In seinen Zuständigkeitsbereich fielen 54 Mitarbeitende und 250 Patienten in der täglichen Versorgung. Durch einen Wechsel in der Geschäftsführung wurde die Chance erkannt, sich zu positionieren und durch die Übernahme dieses Projektes den eigenen beruflichen Werdegang zu beschleunigen. Letztendlich zeigte sich, dass die neue Geschäftsführung hier keinen Wert auf die vorhandenen, erfahrenen Leitungskräfte legt. Daher konnte auch leider die Umsetzung des Projektes nicht vollumfänglich begleitet werden, da es vorher zu einem persönlich motivierten Arbeitsgeberwechsel kam.

Im Rahmen des Studiums wurde die berufliche Tätigkeit als Hauptpraktikum anerkannt. Diese Hausarbeit stellt eine selbständig durchgeführte Managementaufgabe dar. Verschiedene Methoden wurden dabei eingesetzt und erprobt. Am Ende wurden die einzelnen Methoden, und vor allem die Nutzwertanalyse, reflektiert.

Die Aufgabe war es, eine Softwarelösung zu finden, welche alle Bereiche des Unternehmens abbilden kann. Die Herausforderung dabei war es, dass Teilbereiche anderer Gesellschaften und Vereine in ein Gesamtunternehmen überführt worden sind und sich so viele neue Schnittstellen gebildet haben. Ebenfalls herausfordernd hat sich dargestellt, dass nun auch, aus Sicht eines ambulanten Pflegedienstes, fachfremde Dienstangebote dazugekommen sind. Neben der stationären und ambulanten Pflege befinden sich nun auch Bereiche der Jugend- und Gefährdetenhilfe im Unternehmen.

Bisher gab es für die einzelnen Fachbereiche der Unternehmen jeweils „Insellösungen“ im Bereich der EDV, da es hier nie zu einer Professionalisierung seitens der Leitungskräfte gekommen ist. Direkt zu Anfang des Projektes hat sich herausgestellt, dass die EDV-Affinität der einzelnen Leistungskräfte starke Unterschiede aufwies.

2. Vorstellung des Projektthemas

Im Rahmen des Projektes wurde ein Projektplan erstellt. Als Methode zur Auswahl der geeigneten Softwarelösung wurde hier die Nutzwertanalyse eingesetzt.

2.1 Zusammenführung der Gesellschaften

Die bisherige Tätigkeit belief sich auf die Stelle als Pflegedienstleitung bei einer gGmbH, welche eine 98%-ige Tochter eines konfessionellen Trägers im Ruhrgebiet war. 2% dieser Gesellschaft gehörten der Bischofskonferenz. Da der Aufsichtsratsvorsitzende der gGmbH auch gleichzeitig der Vorsitzende des Trägers ist, ergaben sich dadurch schon Synergien. Dieser ist aber ebenfalls ein Teil der Geschäftsführung eines weiteren konfessionellen Trägers in der gleichen Stadt.

Ziel der Zusammenführung der Unternehmen war es, den Bürgerinnen und Bürgern ein breites Angebot anzubieten, welches bereits vor der Geburt beginnt (Schwangerschaftsberatung) und erst nach dem Tod endet (Hospiz, Trauerbegleitung). Alle, auf der Lebenslinie anfallenden, Bedürfnisse können so aus einer Hand bedient werden, beispielsweise Jugendhilfe (KiTa, ambulante und stationäre Angebote), Gefährdetenhilfe (AIDS-Beratung, Schuldnerberatung, Notschlafstelle) und Pflege (ambulante und stationäre Pflege, Tagespflege, Hospiz, Kinderpalliativdienst, Begleitung und Beratung).

Daher wurden die Geschäftsbereiche der beiden konfessionellen Träger, welche bis dato in der Form eines e.V. ihre Geschäfte geführt haben, zum 01.01.2018 in die bereits bestehende Gesellschaft (gGmbH) überführt.

2.2 Ziel des Projekts

Ziel dieses Projektes war es, eine EDV-Lösung zu finden, welche alle Bereiche des Unternehmens sach- und fachgerecht darstellt. Nur so kann sichergestellt werden, dass sich die Anzahl der Supportansprechpartner und die Kosten für Lizensierung und Wartung auf ein notwendiges Minimum reduzieren lassen. Bisher waren in den einzelnen Fachbereichen verschiedene Softwarelösungen mehrerer Anbieter im Einsatz. Ebenfalls soll mit einer einheitlichen Lösung es gerade für das Controlling möglich und einfacher sein, bestimmte Kennzahlen zu erheben, welche eine Steuerung des Unternehmens, sowohl in Teilbereichen, als auch für das Gesamtunternehmen zu ermöglichen.

Auch sollen sich die Kosten für den Betrieb von Datenbanken reduzieren, da die Absicht besteht, alle Daten der versorgten bzw. betreuten Kunden in einer Datenbank zu führen. Ein weiterer Vorteil ist die dabei die verbesserte Versorgung durch eine Vernetzung der Angebote für den einzelnen Kunden. Die Geschäftsbereiche, die gemeinsam einen Kunden versorgen bzw. betreuen, wissen so um die gegenseitige Tätigkeit des anderen im gleichen Fall.

3. Nutzwertanalyse

3.1 Was ist eine Nutzwertanalyse?

Oftmals müssen in Projekten Entscheidungen getroffen werden. Damit diese nicht immer „aus dem Bauch heraus“ getroffen werden, bedient man sich gerne bestimmter Hilfsmittel.

Eines dieser Hilfsmittel ist die Nutzwertanalyse.

Die Nutzwertanalyse wird in drei Phasen gegliedert (vgl. Herbig 2016). Die erste Phase ist die Konzeptionsphase. Die zweite Phase ist die Bewertungsphase und die dritte Phase ist die Ergebnisphase.

3.2 Vorgehen

Bei der Nutzwertanalyse gilt es ein systematisches Vorgehen zur Durchführung einzuhalten.

Im ersten Schritt, also der Konzeptionsphase, werden Punkte, welche bewertet werden sollen festgelegt. Man könnte auch von der Zielformulierung sprechen. Hier sollte bereits durchaus auf klar definierte Punkte geachtet werden und nicht allein Überschriften wie „Kundenzufriedenheit“ o.ä. Als hilfreich hat sich hier gezeigt, wenn für die einzelnen Bewertungen auch Kriterien festgelegt werden. Dies ermöglicht eine objektivere Beurteilung der einzelnen Items, sogar durch Dritte. Daher wurden im Rahmen des vorgelegten Projektes für jedes Item die Bewertungskriterien definiert und dadurch ebenfalls Zielerfüllungsfaktoren ermittelt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1 Bewertungskriterien (eigene Darstellung)

Nachdem dies für jedes einzelne Item erfolgt ist, erfolgt die Bewertungsphase. Hier wird ebenfalls eine Gewichtung der einzelnen Items durchgeführt. Die Gewichtung erfolgt durch entsprechende Gewichtungsfaktoren. Dadurch stellt sich die Frage, was für das Unternehmen in der Anwendung der Nutzwertanalyse welche Gewichtung hat. Für manche kann dies die Kostenstruktur sein, für andere wiederrum die zeitliche Umsetzung, usw. Im dargestellten Projekt erfolgte die Gewichtung auf einer Skala von 1 bis 9. Wobei 9 die höchste und 1 die geringste Gewichtung darstellt. Um ebenfalls wieder eine höhere Objektivität zu erreichen wurden auch hier Definitionen für die Gewichtung zur Verfügung gestellt.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 2 Gewichtungskriterien (eigene Darstellung)

In der Ergebnisphase wird nun die Bewertung des einzelnen Items mit dem Faktor der Gewichtung multipliziert und stellt damit das Ergebnis des einzelnen Items dar. Würde man die Gewichtung auslassen, käme man zu einem durchaus anderen Ergebnis, welches nicht zwingend dem Ziel der Nutzwertanalyse und damit der gewünschten Entscheidungshilfe zur Verfügung stehen würde. Durchaus kann sich mit der Kombination aus Bewertung und Gewichtung auch herausstellen, dass die teuerste Alternative anhand von Bewertung und Gewichtung die beste Alternative ist. Würde man die Gewichtung weglassen, so würden sicherlich die wenigsten Unternehmen sofort für die teuerste Alternative plädieren.

Die grafische Darstellung des Ergebnisses hilft im weiteren Vorgehen auch als Argumentationshilfe gegenüber überstellten Instanzen.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 3 Nutzwertanalyse ausgefüllt (eigene Darstellung)

4. Methodisches Vorgehen im Rahmen des Projektes

4.1 Beauftragung durch die Geschäftsführung (Projektauftrag)

Im Oktober 2017 erfolgte die Beauftragung durch die prospektive Geschäftsführerin der neuen Gesellschaft, eine Softwarelösung für das Unternehmen zu finden. Wichtig war, dass dies immer in Absprache mit den einzelnen Bereichsleiterinnen und Bereichsleitern stattzufinden hat. Bereits im Vorfeld hatte sich eine Mitarbeiterin mit diesem Thema beschäftigt, ist aber leider im laufenden Prozess erkrankt, so dass nicht viele der bereits erhobenen Daten zur Verfügung standen.

Wunsch und Ziel der Geschäftsführerin war es, diesen Prozess stark zu beschleunigen und sehr zeitnah (Wunsch war Dezember 2017) abzuschließen.

4.2 Projektplan

Zuerst wurde ein Projektplan angelegt, welcher die Abfolge der einzelnen Teilaufgaben darstellen und zeitlich planen sollte.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 4 Projektplan (eigene Darstellung)

Dieser Projektplan diente als „Fahrplan“ für das gesamte Projekt. So konnte ebenfalls sichergestellt werden, dass wenn der Projektleiter ausfällt, das Projekt zu jeder Zeit weiter vorgeführt werden konnte. Die Erstellung des Projektplanes, die inhaltliche Ausgestaltung und die Überwachung oblag alleinig dem Projektleiter.

4.3 Abfrage der Bereiche und methodisches Vorgehen

Im ersten Schritt wurde überlegt, welches methodisches Vorgehen sich eignet, um diesen Prozess, entsprechend seiner Dringlichkeit, zu strukturieren und abzuschließen. Ebenso war es klar, dass die Anbieter von Softwarelösungen schnell identifiziert werden müssen und ein Kontakt zu Stande kommen muss.

Im nächsten Schritt wurden die Bereichsleiterinnen und Bereichsleiter der einzelnen Bereiche aufgefordert ihre Bedarfe abzuschätzen und die Anforderungen aus ihren einzelnen Bereichen klar zu definieren.

Im Rahmen der Risikoabwägung hat sich hier die Frage gestellt, inwieweit die einzelnen Bereiche ihre Anforderungen definieren können. Es konnte durchaus die Gefahr bestehen, dass der Wunsch an Softwarelösungen über dem tatsächlichen Bedarf liegt. Dies konnte aber dadurch ausgemerzt werden, dass letztendlich die Bereichsleiterinnen und Bereichsleiter im Rahmen ihrer Budgetplanung für die Entscheidungen die Verantwortung übernehmen müssen. Im Bereich des Pflichtenheftes kam es neben den allgemeinen Anforderungen auch auf die Zahl der betreuten Patienten bzw. Klienten und die Zahl der Mitarbeiter an.

So wurden insgesamt 46 Frageitems erstellt, welche sich in der Anlage befinden.

4.4 Erstellung eines Anforderungskatalogs

Die o.g. Frageitems wurden in einem Anforderungskatalog (analog zu einem Pflichtenheft) zusammengeführt. Die Items wurden in acht Kategorien unterteilt: Allgemeine Module des Produktes, Leistungsangebot des Produktes, Leistungserfassung des Produktes, Dokumentationsfähigkeit des Produktes, Kosten des Produktes, Ergänzende Module des Produktes, Schulungsbedarfe des Produktes und Möglichkeiten der Finanzbuchhaltung des Produktes.

4.5 Präsentation und Vergleich der Anbieter

Im Rahmen der Nutzwertanalyse wurde zuerst am Markt geschaut, welche Anbieter es für den Bereich der Sozialwirtschaft gibt, die die gewünschten Bereiche vollumfassend darstellen. Da dies ein sehr überschaubarer Markt ist, kamen drei Anbieter in Erwägung. Mehrere Anbieter boten zwar an, sie könnten die Bereiche ebenfalls vollumfänglich bedienen, bei näherer Überprüfung stellte sich dann aber heraus, dass viele Teile der Software noch hätten programmiert und erprobt werden müssen.

Diese drei Anbieter wurden aufgefordert einen Abgleich des erstellten Pflichtenheftes mit Ihrer Software durchzuführen. Gab es in diesem Bereich eine relativ hohe Übereinstimmung (>75%) wurden die Anbieter gebeten, ihre Software den einzelnen Bereichsleiterinnen und Bereichsleitern zu präsentieren. Von den drei Anbietern konnten nur zwei die o.g. Anforderung bedienen. Ein Anbieter kam den Anforderungen nicht nach und wurde daher auch nicht zur Präsentation gebeten.

Ebenfalls waren bei den Präsentationen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Ort, die die Software später in der Praxis bedienen sollten. Hier lag also der Fokus nicht nur auf der Entscheidung der Leitungskräfte, sondern es wurde ganz bewusst auch die Meinung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Umgang mit der Software erbeten. So wurden die Bereiche zu bestimmten Zeitfenstern eingeladen, in welchen der entsprechende Teil der Software präsentiert wurde und offene Fragen seitens der zukünftigen Anwender geklärt werden konnten. Ebenfalls waren Mitarbeiterinnen der Personalabteilung vor Ort um sich den Prozess der Lohnbuchhaltung durch diese Softwarelösungen anzuschauen.

4.6 Bewertung

Nach der jeweiligen Präsentation bekamen die Teilnehmer einen anonymisierten Fragebogen in dem u.a. abgefragt wurde, ob die entsprechende Software alle, für die tägliche Arbeit notwendigen, Anforderungen abbildet und wie die Anwender die Benutzerfreundlichkeit beurteilen.

Ebenfalls floss die Bewertung der einzelnen zugehörigen Items durch die Teilnehmer in die Nutzwertanalyse mit ein. Hier wurde also auch ein Augenmerk auf die Fachexpertise der einzelnen Mitarbeiter aus den verschiedenen Fachbereichen gelegt und die Bewertung oblag nicht alleinig dem Projektverantwortlichen.

Dies hatte mehrere Gründe: Zum einen sollte so die Fachlichkeit der einzelnen Mitarbeiter in ihren Bereichen hervorgehoben werden, da der Projektleiter aus dem Pflegesektor kommt und somit nicht Spezialist im pädagogischen Bereich ist. Zum anderen stellte dies eine Wertschätzung für die Mitarbeiter dar. Durch die Partizipation am Entscheidungsprozess wurde es nachher einfacher, den Schritt der Softwareeinführung zusammen mit den Mitarbeitern zu gehen, da Teile der Entscheidung ja durch die Mitarbeiter selbst beeinflusst worden sind.

[...]

Ende der Leseprobe aus 37 Seiten

Details

Titel
Die Nutzwertanalyse als Entscheidungshilfe
Untertitel
Über die Einführung einer Software für Komplexträger der Sozialwirtschaft
Hochschule
Hamburger Fern-Hochschule
Note
0,5
Autor
Jahr
2019
Seiten
37
Katalognummer
V477958
ISBN (eBook)
9783668968097
ISBN (Buch)
9783668968103
Sprache
Deutsch
Schlagworte
EDV, Nutzwertanalyse, Sozialwirtschaft, Komplexträger, Bewertung, projekt, projektmanagement
Arbeit zitieren
Kevin Rheinfelder (Autor), 2019, Die Nutzwertanalyse als Entscheidungshilfe, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/477958

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