Qualitätsmanagement und Controlling. Ein erfolgreiches Beispiel für den Prozess der Wissensteilung

Inhalt

1. Einleitung

2. Theoretischer Teil
2.1. Schule/vernetzte Bildungsinstitutionen und Wissen
2.2. Führt der Prozess der Wissensteilung zur Qualitätssteigerung im Betrieb?
2.3. Was ist ein Prozess?

3. Praktischer Teil
3.1. Gegenüberstellung Ist- Soll Zustand
3.1.1. Ist- Zustand vor dem Unilehrgang
3.1.2. Veränderungen des Ist- Zustandes durch den Lehrgang
3.1.3. Umfrage zu den Wünschen und Erwartungen der Kunden/innen (Lehrpersonen, Kindergartenpersonal)
3.1.4. Kunden/innenzufriedenheit (Lehrpersonen, Kindergartenpersonal)
3.2. Name des Prozesses
3.3. Geltungsbereich- Genehmigung des Prozesses
3.4. Prozessziele
3.5. Qualifikationsanforderungen an die MitarbeiterInnen
3.6. Prozessbeurteilung
3.7. Prozessverantwortliche
3.8. Prozessablauf
3.9. Prozessaufzeichnung
3.10. Weiterführende Dokumente
3.11. Schnittstellenmatrix

4. Wechselwirkung Theorie und Praxis

5. Nachwort

6. Literaturverzeichnis

7. Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung

Die Inputs des Unilehrganges lösten an meiner Schule und in dem von mir gegründeten Netzwerk KIMI (Kindergarten- Mittelschule) viele neue Prozesse, Entwicklungen und Veränderungen aus. Es war mein Ziel, aufbauend auf die Inputs und Informationen des Seminars einen neuen Prozess in meinem Betrieb (Netzwerk Schule/Kindergarten) zu entwickeln, nämlich den Prozess der Wissensteilung. Dies ist mir letztlich auch gelungen und dieser Prozess ist mittlerweile Teil des Schulprogramms und Leitbildes des Schulsprengels und der Kindergartendirektion. Ich werde in dieser Arbeit das Entstehen dieses Prozesses verdeutlichen, den Ist-Zustand mit dem Sollzustand vergleichen, das neu entwickelte Prozessmodell beschreiben, die konkrete Umsetzung erläutern und Möglichkeiten der Weiterentwicklung und Nachhaltigkeit aufzeigen.

2. Theoretischer Teil

2.1. Schule/vernetzte Bildungsinstitutionen und Wissen

„ Die Zukunft lebt vom Austausch des Wissens.“(Albert Einstein)

Wissen rückt in der heutigen Zeit immer öfter in den Mittelpunkt des Interesses. Wissen wird als Ressource gesehen, als Rohstoff oder als wichtige Produktionskraft. Betriebe beschäftigen sich mit Wissensmanagement, denn Wissen hat Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit von Organisationen.

Die Schule und die Bildungsinstitutionen sind ein Ort des Lernens. Es sind Wissensträger und produzieren Wissen. Auf den verschiedenen hierarchischen Ebenen laufen fortwährend parallel, vielschichtig, vernetzt und in Wechselwirkung zueinander Prozesse ab, bei denen Wissen vermittelt, erworben, entwickelt, bewahrt, vernetzt, geteilt oder angewandt wird.

2.2. Führt der Prozess der Wissensteilung zur Qualitätssteigerung im Betrieb?

„Die Tatsache, dass Wissen die bedeutendste Quelle der Wertschöpfung in modernen Organisationen darstellt, wird heutzutage praktisch überall anerkannt. Das schnelle Wachstum und die steigende gemeinsame Nutzung von Wissen, sowie die Virtualisierung von Unternehmen und die neuen Möglichkeiten der Informationstechnologie zwingen Konzerne immer wieder dazu, eine systematische und aktive Verwaltung der Ressource Wissen festzulegen.“ (García Barrios 2002, Einleitung)

Durch einen klar strukturierten und für alle Mitarbeiter verbindlichen Prozess der Wissensteilung kann die Lern- und Bildungsqualität eines Betriebes gesteigert werden. Auch Weiterentwicklung kann angeregt werden. Geteiltes Wissen erweitert den Blickwinkel und eröffnet viele neue Perspektiven und Handlungsmöglichkeiten. Geteiltes Wissen kann mit den Strukturen und Gegebenheiten des Betriebes, aber auch mit den Erfahrungen und Erwartungen der Beschäftigten verknüpft werden, sodass Neues entsteht und Weiterentwicklung angeregt wird. Alle diese Prozesse wirken auf die Qualität von Bildung und können zur Qualitätssteigerung führen. Die Qualitätssteigerung wiederum wirkt sich auf die Motivation und Zufriedenheit der Kunden/innen (Kinder, Lehrpersonen, pädagogische MitarbeiterInnen, Eltern usw.) aus. (vgl. Peischer 2016, S.7-11)

2.3. Was ist ein Prozess?

Prozesse sind eine Abfolge von Tätigkeiten, die miteinander in Beziehung stehen und den Erfolg eines Unternehmens bestimmen. Prozesse dienen beispielsweise zur kontinuierlichen Verbesserung der Abläufe oder auch zur Vernetzung von Unternehmen. Jede Prozessgestaltung setzt die Erhebung der Kundenwünsche voraus. Ein Prozessablauf soll deshalb so geplant und optimiert werden, dass er den Erwartungen der Kunden und Kundinnen entspricht und sie zufrieden stellt. In der Schule bzw. im Kindergarten sind die Kunden/innen in erster Linie die Lehrpersonen, Schüler/innen und Eltern. Wichtige Abschnitte eines Prozesses sind unter anderem der Vergleich zwischen dem Ist- und Soll Zustand, die Erfassung der Kundenwünsche und Erwartungen, die Namensgebung eines Prozesses, die Abklärung des Geltungsbereiches, die Prozessziele, die Qualifikationsanforderungen an die MitarbeiterInnen, die Prozessbeurteilung, die Bestimmung der Prozessverantwortlichen, die Erstellung eines Prozessmodells, die Prozessaufzeichnung und die Erfassung der Schnittstellen. (vgl. Krickl 2015, S.17-28)

Klassifizierung von Prozessen im Bildungsbereich: Der Pädagoge Rolf Dubs unterscheidet in der Schule und im Bildungsbereich drei Prozesskategorien, nämlich die Leistungserbringungsprozesse, die Unterstützungsprozesse und die Managementprozesse. Die Leistungserbringungsprozesse umfassen alle Tätigkeiten, die sich mit Erziehung und Bildung auseinandersetzen. Die Unterstützungsprozesse dienen der Einbringung der internen administrativen Leistungen und beschäftigen sich zudem mit Personalarbeit, Kommunikation, Infrastruktur oder juridischer Begleitung. Die Managementprozesse umfassen die Führungsaufgaben wie Schulentwicklung, Innovationen, Leistungserbringungsprozesse, Prozesse der Qualitätsentwicklung und des Controllings. Der Prozess der Wissensteilung fällt laut Dubs in den Bereich der Managementprozesse, nachdem es sich um einen Qualitäts- und Schulentwicklungsprozess handelt. (vgl. Dubs 2005, S. 29-31)

Meine systemischen Reflexionen hierzu: Ich persönlich denke, dass sich viele Prozesse überschneiden und in Wechselwirkung zueinander stehen.

3. Praktischer Teil

Wichtige Information: Zu den Kunden und Kundinnen in meinem Berufsumfeld gehören die Kindergartenkinder, die SchülerInnen, die Lehrpersonen, das Kindergartenpersonal, die Eltern, das Sekretariat die Schulwarte/innen und die GemeindevertreterInnen. Wenn ich mich im nachfolgenden Text auf Kunden und Kundinnen beziehe, so sind in diesem konkreten Fall die Lehrpersonen und das Kindergartenpersonal gemeint. Der vom Projektteam entwickelte Prozess der Wissensteilung wurde speziell für die Lehrpersonen und das Kindergartenpersonal entwickelt. Der Prozess hat aber natürlich Auswirkungen auf die gesamte Organisation und alle Kunden und Kundinnen. Eine Erweiterung bzw. Modifizierung des Prozesses wird bereits jetzt vom Projetteam angedacht.

3.1. Gegenüberstellung Ist- Soll Zustand

3.1.1. Ist- Zustand vor dem Unilehrgang

Die Fortbildung ist ein wichtiger Schwerpunkt unseres Schulprogramms. Die Lehrpersonen und das Kindergartenpersonal sind durch den Arbeitsvertrag verpflichtet, im Laufe des Schuljahres mehrere Weiterbildungen zu besuchen, mit dem Ziel, die persönlichen Qualifikationen und Kompetenzen zu erweitern. Unser Schulsprengel, der Kindergarten und das von mir gegründete Netzwerk KIMI sahen bisher keinen Prozess der Wissensteilung in der Organisation vor. Die Lehrpersonen und das Kindergartenpersonal eigneten sich bei den Fortbildungen neues Wissen an, dieses Wissen wurde aber nicht geteilt, sondern zurückgehalten und nicht in strukturierter Weise für die Organisation genutzt.

3.1.2. Veränderungen des Ist- Zustandes durch den Lehrgang

Ich änderte bewusst den Ist- Zustand, indem ich das neu erworbene Wissen des Universitätslehrganges in der Schule und in meinem Projektteam KIMI (Netzwerk: Kindergarten- Mittelschule) teilte. Zudem hatten die Projektmitglieder die Möglichkeit, die Inhalte im Selbststudium zu vertiefen oder sich mit Büchern aus der Literaturliste des Lehrgangs auseinanderzusetzen. Bei den regelmäßigen Zusammenkünften setzten wir uns im Team mit dem neuen Wissen auch auf systemische Art und Weise auseinander, wir reflektierten darüber, wechselten die Perspektive, berücksichtigten die Ganzheitlichkeit, Vielschichtigkeit und Wechselbeziehungen sowie die zirkulären Prozesse. Wir lösten uns bewusst von alten Prozessen und Strukturen und suchten nach neuen Wegen und Prozessen, indem wir Bestehendes würdigten und Neues daraus entwickelten. Die Theorie mit der Praxis zu verbinden sowie dabei die Wechselwirkungen zu beobachten, erschien uns sehr wichtig.

3.1.3. Umfrage zu den Wünschen und Erwartungen der Kunden (Lehrpersonen, Kindergartenpersonal)

Durch persönliche Gespräche und mittels einer Umfrage im Schulsprengel, im Kindergarten und im Netzwerk wurde deutlich, dass sich viele Beschäftigte Gleichberechtigung in der Wissensteilung wünschten, das heißt, dass viele Bedienstete die Möglichkeit haben wollten, ihr neues Wissen zu teilen oder von der Wissensteilung anderer zu profitieren. Viele legten Wert auf Transparenz und Informationsfluss. 90% der Angestellten äußerten den Wunsch, neues Wissen mit geringem Zeitaufwand abrufen zu können. 50% der Befragten erwarteten sich in Zukunft organisatorische und strukturelle Veränderungen in der Wissensteilung.

3.1.4. Kundenzufriedenheit (Lehrpersonen, Kindergartenpersonal)

Die Umfrage ergab, dass 80% der Angestellten des Schulsprengels und des Kindergartens mit der Wissensteilung nicht zufrieden waren. Dem Projektteam wurde durch die Umfrage klar, dass vom Schul- und Kindergartenpersonal ein Prozess der Wissensteilung gewünscht wurde, der verbindlich war, die Partizipation aller Angestellten ermöglichte, unbürokratisch und transparent war, die Verbindung von Theorie und Praxis zuließ, Innovationen förderte und Weiterentwicklung voran trieb. Aus diesem Grund beschlossen wir bei einer Teamsitzung, ein Prozessmodell der Wissensteilung für den Schulsprengel, für den Kindergarten und folglich auch für das Netzwerk auszuarbeiten und dieses Modell in das Kindergarten- und Schulprogramm und in das Leitbild der Schule/ des Kindergartens aufzunehmen. Dadurch konnte Verbindlichkeit und Nachhaltigkeit gewährt werden.

3.2. Name des Prozesses

WITE (WIssensTEilung): Wissensteilung, als Möglichkeit der Qualitätssteigerung in Schulen und Bildungsnetzwerken

3.3. Geltungsbereich- Genehmigung des Prozesses

Der Prozess der Wissensteilung wurde für den Schulsprengel, für den Kindergarten und folglich auch für das Netzwerk KIMI entwickelt und hat ausschließlich nur in diesen Organisationen seine Gültigkeit. Mittlerweile ist der Prozess der Wissensteilung in den Schulprogrammen des Schulsprengels, im Konzeptionsplan des Kindergartens und im Leitbild beider Organisationen verankert. Voraussetzungen hierfür waren die Genehmigung durch das Lehrerkollegium, die Genehmigung durch die Beschäftigten des Kindergartens, der Beschluss und die Genehmigung durch den Schulrat und den Kindergartenrat und die Zustimmung der Eltern des jeweiligen Elternbeirates.

Durch die Autonomie der Schulen in Südtirol und die Landesgesetzgebung des Kindergarten Südtirols können neue Prozesse auch im Laufe eines Schuljahres bzw. Arbeitsjahres eingeführt und erprobt werden, wenn die zuständigen Gremien, in diesem Fall das Lehrerkollegium, das Kindergartenkollegium, der Schulrat, der Kindergartenrat sowie der Elternrat beider Organisationen dies genehmigen.

3.4. Prozessziele

Erweiterung des Organisationswissens durch Wissensteilung nach dem Motto „Wissen ist das einzige Gut, das sich vermehrt, wenn man es teilt“

- Nutzung der Ressourcen
- Mehrwert im Unternehmen schaffen, durch Teilung und intensive Nutzung des Wissens aller MitarbeiterInnen
- Qualitätssteigerung durch Wissensteilung
- Wettbewerbsfähigkeit steigern
- Transparenz
- Partizipation aller MitarbeiterInnen möglich
- unbürokratisches Vorgehen
- Wechselwirkung Theorie und Praxis
- Schulentwicklung/ Weiterentwicklung
- Vernetzung
- Anwendung der systemischen Denkweise

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