Die vorliegende Ausarbeitung befasst sich mit möglichen Veränderungspotenzialen in einem Jugendamt einer Kreisverwaltung. Zunächst wird der untersuchte Arbeitsbereich kurz vorgestellt, wobei Hierarchien und Aufgaben beschrieben werden. Anschließend erfolgt eine Problemanalyse auf Basis der U-Prozedur. Hierzu werden im Vorfeld die Ziele der Verwaltung beschrieben und die Auswahl des Analyse-Instruments und der Analyse-Werkzeuge begründet.
Mit Blick auf die Ziele der Verwaltung werden zwei maßgebliche Veränderungsmöglichkeiten erläutert, und zwar die Einführung der elektronischen Aktenführung und die Digitalisierung des Archivs. Im Anschluss werden mögliche Reaktionen von Betroffenen dargestellt und auf der Grundlage des Drei-Phasen-Modells von Lewin konkrete Vorschläge zur Umsetzung vorgestellt. Hierbei werden Maßnahmen für jede der drei Phasen vorgeschlagen, die die Partizipation der Beteiligten und Kommunikation im Prozess berücksichtigen.
Veränderungsprozesse werden in öffentlichen Verwaltungen nur langsam ins Rollen gebracht. Arbeitsprozesse haben sich über lange Zeiträume hinweg gebildet und bewährt. Änderungen ergeben sich in der Regel aus Gesetzesänderungen und werden in diesem Rahmen auch akzeptiert. Im Vordergrund steht hierbei immer die Aufgabenerfüllung, jedoch sollte der Blick um die Aspekte Bürgernähe, Prozessoptimierung und Kostenreduktion erweitert werden. Gerade im Hinblick auf den hohen Altersdurchschnitt ist es verständlich, dass ein Großteil der Mitarbeiter skeptisch gegenüber Neuerungen im elektronischen Bereich ist, doch auch sie spüren zunehmend, dass Fortschritte in diesen Bereichen unausweichlich sind.
Inhaltsverzeichnis
Einführung
1. Beschreibung des Untersuchungsbereichs
2. Problemanalyse des Untersuchungsbereichs
2.1 Auftragsbeschreibung und Ziele der Verwaltung
2.2 Auswahl des Analyseinstruments
2.3 Werkzeuge zur Datenerhebung
2.4 Darstellung des Ist-Zustandes
3. Ableitung wichtiger Veränderungsthemen
3.1 Einführung der elektronischen Aktenführung
3.2 Digitalisierung des Archivs
4. Beteiligte und mögliche Reaktionen
5. Vorgehen zur Umsetzung der Veränderungen
6. Fazit
Zielsetzung & Themen
Die vorliegende Arbeit untersucht Veränderungspotenziale in einem Kreisjugendamt, um durch die Einführung moderner digitaler Strukturen die Effizienz und Bürgernähe der Verwaltung zu steigern. Dabei steht die Forschungsfrage im Mittelpunkt, wie Veränderungsprozesse in einer hierarchisch geprägten, behördlichen Struktur unter Berücksichtigung der Beteiligung der Mitarbeiter und der Bewältigung von Widerständen erfolgreich gestaltet und nachhaltig verankert werden können.
- Analyse der Ist-Situation und der Organisationsstruktur im Jugendamt.
- Einführung der elektronischen Aktenführung zur Prozessoptimierung.
- Strategien zur Digitalisierung des Archivs und zur Reduzierung von Papieraufwand.
- Umgang mit Widerständen durch das Drei-Phasen-Modell nach Lewin.
- Förderung der Partizipation und Kommunikation im Veränderungsprozess.
Auszug aus dem Buch
2.4 Darstellung des Ist-Zustandes
Die Darstellung des Ist-Zustandes erfolgt entsprechend der U-Prozedur auf der Struktur-, Prozess- und Kulturebene.
Strukturebene:
Auf dieser Ebene werden Methoden, Mittel und Verhalten analysiert.
Die Leistungen werden grundsätzlich schriftlich vom Bürger beantragt. Hierzu wird ein Antragsformular ausgefüllt und zahlreiche Unterlagen abgefordert. Im Bereich Unterhaltsvorschuss werden u. a. Geburtsurkunde, Vaterschaftsanerkennung, Meldebescheinigung und Kontoauszüge abgefordert und kopiert. Aufgrund einer aktuellen Gesetzesänderung sind nunmehr u. a. zusätzlich die Einkommensunterlagen des berechtigten Elternteils zu prüfen. Nicht selten handelt es sich hierbei um 30-seitige Bescheide über Leistungen nach dem SGB II.
Die Verwaltung unterliegt dem Grundsatz der Aktenmäßigkeit der Verwaltung, weshalb alle vorgangsrelevanten Unterlagen in den Akten zu führen sind, damit die Entscheidungen jederzeit durch Jedermann nachvollziehbar sind. Persönliche oder telefonische Gespräche werden daher durch schriftliche Vermerke festgehalten. In der Regel folgen dem Antrag ein Bewilligungsbescheid und eine Rechtswahrungsanzeige an den anderen Elternteil. Laufend erfolgen Unterhaltsberechnungen und Überprüfungen beider Elternteile bis zum Erlass eines Einstellungsbescheides. Dann erfolgt die Rückforderung vom anderen Elternteil mit vielen Schreiben, Überprüfungen und Ratenzahlungsvereinbarungen.
Derzeit werden Akten in Papierform geführt und haben parallel dazu einen elektronischen Vorgang im Fachprogramm, wo Adressdaten, Buchhaltungsdaten und wichtige Schreiben gespeichert sind. In diesem Programm sind jedoch nicht alle Vorgänge erfasst, sondern lediglich die Fälle ab 2009, da vorher ein anderes Programm genutzt wurde (Rückforderungsakten gehen bis ins Jahr 1994 zurück).
Zusammenfassung der Kapitel
Einführung: Die Arbeit erläutert die Notwendigkeit von Change Management in öffentlichen Verwaltungen als Reaktion auf steten Wandel durch Gesetze oder Technik.
1. Beschreibung des Untersuchungsbereichs: Es werden die Hierarchieebenen und die Struktur des Jugendamtes sowie die spezifischen Aufgaben des Sachgebiets Wirtschaftliche Jugendhilfe und Unterhaltsvorschuss vorgestellt.
2. Problemanalyse des Untersuchungsbereichs: Dieses Kapitel begründet die Notwendigkeit der Diagnose mittels der U-Prozedur, definiert Ziele und stellt Werkzeuge zur Datenerhebung sowie den aktuellen, papierlastigen Ist-Zustand dar.
3. Ableitung wichtiger Veränderungsthemen: Hier werden die elektronische Aktenführung und die Archiv-Digitalisierung als zentrale Maßnahmen zur Prozessoptimierung und Entlastung der Mitarbeiter identifiziert.
4. Beteiligte und mögliche Reaktionen: Die Analyse der Stakeholder zeigt die Widerstände der verschiedenen Gruppen auf und ordnet sie den Kräften des Wandels zu.
5. Vorgehen zur Umsetzung der Veränderungen: Unter Anwendung des Drei-Phasen-Modells nach Lewin wird ein konkreter Fahrplan für Auftauen, Verändern und Einfrieren vorgestellt.
6. Fazit: Das Fazit unterstreicht, dass die erfolgreiche Umsetzung eine dauerhafte Fehlerkultur und kontinuierliche Lernprozesse erfordert, um Veränderung als Chance zu etablieren.
Schlüsselwörter
Change Management, öffentliche Verwaltung, Jugendamt, elektronische Aktenführung, Digitalisierung, U-Prozedur, Lewin, Widerstand, Stakeholder, Prozessoptimierung, Partizipation, Organisationsentwicklung, Fehlerkultur, Unterhaltsvorschuss, Archivierung.
Häufig gestellte Fragen
Worum geht es in dieser Arbeit grundsätzlich?
Die Arbeit behandelt die Implementierung von Veränderungsprozessen in einer Behörde, konkret in einem Kreisjugendamt, um veraltete, papiergebundene Abläufe durch moderne digitale Lösungen zu ersetzen.
Welche zentralen Themenfelder werden bearbeitet?
Die Schwerpunkte liegen auf der Organisationsanalyse, der Einführung der elektronischen Aktenführung, der Digitalisierung des Archivs und der psychologischen Gestaltung des Wandels.
Was ist das primäre Ziel der Untersuchung?
Das Ziel ist es, durch eine strukturierte Analyse und Umsetzung von Change-Management-Maßnahmen die Verwaltung effizienter und bürgerfreundlicher zu gestalten.
Welche wissenschaftliche Methode wird verwendet?
Die Arbeit stützt sich auf die U-Prozedur von Glasl für die Problemanalyse sowie das Drei-Phasen-Modell von Lewin zur Planung des Veränderungsprozesses.
Was wird im Hauptteil der Arbeit behandelt?
Der Hauptteil umfasst die Ist-Analyse des Jugendamtes, die Ableitung spezifischer Digitalisierungsthemen sowie die Auseinandersetzung mit Widerständen durch beteiligte Stakeholder.
Welche Schlüsselbegriffe charakterisieren das Dokument?
Zentrale Begriffe sind Change Management, elektronische Aktenführung, Partizipation und die Bewältigung retardierender Kräfte im öffentlichen Dienst.
Warum wird die U-Prozedur zur Problemanalyse genutzt?
Die U-Prozedur ermöglicht es den Organisationsmitgliedern, die eigene Arbeitssituation auf Struktur-, Prozess- und Kulturebene systematisch selbst zu reflektieren und dadurch Veränderungsbereitschaft zu wecken.
Welche Rolle spielen die Mitarbeiter bei der Umsetzung?
Die Mitarbeiter sind als maßgebliche Stakeholder entscheidend für das Gelingen; ihre Einbeziehung ist essenziell, um Widerstände abzubauen und die Arbeitsmotivation trotz der Umstellungen zu erhalten.
Warum wird die Einführung als Pilotprojekt empfohlen?
Ein Pilotprojekt im Unterhaltsvorschussbereich erlaubt es, erste Erfahrungen mit der neuen Technik und den Abläufen zu sammeln und Optimierungen vorzunehmen, bevor die Veränderung auf das gesamte Amt übertragen wird.
Wie soll das „Einfrieren“ der Änderungen dauerhaft gesichert werden?
Durch Maßnahmen wie Qualitätszirkel, regelmäßige Mitarbeiterbefragungen und die Installation eines Sensor-Teams zur kritischen Prozessüberprüfung wird verhindert, dass die Organisation in alte, ineffiziente Muster zurückfällt.
- Arbeit zitieren
- Cynthia Kunze (Autor:in), 2017, Reformierungen in der öffentlichen Verwaltung. Möglichkeiten und Umsetzung im Jugendamt einer Landkreisverwaltung, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/496142
