Abgangsinterviews und Austrittsgespräche im Rahmen des Personalmanagements

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Tabellenverzeichnis

1. Einleitung

2. Personalmanagement
2.1 Ursprung und Definition
2.2. Aufgaben

3. Ausscheiden von Mitarbeitern
3.1. Formen des Ausscheidens
3.2. Risiken für das Unternehmen
3.3. Chancen für das Unternehmen

4. Mitarbeitergespräche im Trennungsprozess
4.1.. Abgangsinterview
4.1.1. Definition
4.1.2. Ablauf und Zielsetzung
4.2 Austrittsgespräch
4.2.1. Definition
4.2.2. Ablauf und Zielsetzung

5 Bedeutung für das Unternehmen
5.1. Chancen
5.2 Risiken

6. Fazit

Anhang A

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Aufgaben des Personalmanagements

Abbildung 2: idealtypischer Trennungsverlauf

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Zielsetzungen im Austrittsgesprach

1. Einleitung

Dem Führen von Gesprächen mit Mitarbeitern kommt seit jeher eine große Bedeutung zu. In nahezu jeder Situation finden Gespräche zwischen Mitarbeiter und Führungskraft oder auch zwischen Mitarbeiter und Personalabteilung statt. Die Gesprächsführung sowie Zielsetzungen variieren hier je nach Anlass.

Die vorliegende Arbeit legt ihren Fokus vor allem auf die Gespräche, welche in der Regel nach dem Bekanntwerden des Ausscheidens eines Mitarbeiters und vor dem eigentlichen Ausscheiden geführt werden sollten – das Abgangsinterview und das Austrittsgespräch.

Im Ergebnis soll aufgezeigt werden, welchen Nutzen Unternehmen sowie deren Personalmanagement durch das Führen von Abgangsinterviews und Austrittsgesprächen haben, worauf es bei diesen Gesprächen im Kern ankommt und welche Risiken entstehen, wenn die Gespräche nicht geführt werden.

Dafür werden zum Einstieg in das Thema der Begriff des Personalmanagements definiert sowie die Aufgaben des Personalmanagements erläutert.

Im zweiten Kapitel wird das Ausscheiden von Mitarbeitern und deren Auswirkung für Unternehmen beleuchtet. Hierbei wird der Leser erfahren, welche Chancen und Risiken durch das Ausscheiden von Mitarbeitern entstehen und warum einer Trennung vom Mitarbeiter besondere Bedeutung für das Personalmanagement zukommt.

Darauf aufbauend werden ein möglicher Trennungsprozess und die stattfindenden Gespräche skizziert. In diesem Kontext werden auch das Abgangsinterview und das Austrittsgespräch als letzte Gespräche im Trennungsprozess klassifiziert und beschrieben. Im Zuge dessen wird eine Abgrenzung der beiden Gespräche vorgenommen. Darüber hinaus wird die Zielsetzung der Gespräche erläutert und erfolgsrelevante Faktoren beschrieben.

Abschließend wird beschrieben, welche Bedeutung diese Gespräche für das Unternehmen haben und welche Herausforderungen sich in diesen Gesprächssituationen ergeben.

2. Personalmanagement

Im Folgenden werden der Begriff des Personalmanagements und dessen Aufgaben beschrieben und erläutert. Hierdurch erhält der Leser einen Einstieg in das Thema und kann feststellen, welchem Ressort die Verantwortung für die Abgangsinterviews und den Austrittsgesprächen zukommt.

2.1 Ursprung und Definition

Das weitreichende Thema Personalmanagement ist in seinem Ursprung auf die Entstehung des Personalwesens im 19. Jahrhundert zurückzuführen. Demnach ging es im Rahmen der traditionellen Sicht vor allem darum, die Rechtmäßigkeiten aller personalpolitischen Angelegenheiten sowie die Arbeitsproduktivität der Mitarbeiter sicherzustellen.¹

Im Rahmen des über Jahrzehnte andauernden Wandels haben sich die Mitarbeiterbedürfnisse und die Verhandlungsmacht der Mitarbeiter am Arbeitsmarkt stark verändert. Heute verfolgt das Personalmanagement vor allem die Ziele der Mitarbeiterzufriedenheit bzw. –bindung sowie der Verbesserung von Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit.² Personalmanagement wird weitergehend als betriebliche Funktion beschrieben, welche sich mit dem Personal von Unternehmen beschäftigt sowie sinnvolle Rahmenbedingungen für dessen Arbeit schafft.³

2.2. Aufgaben

Mittlerweile haben sich aus diesen Entwicklungen klare Aufgaben des Personalmanagements herauskristallisiert, welche Bedeutung für das gesamte Unternehmen haben.⁴ Abbildung 1 veranschaulicht die vom Personalmanagement zu bewältigenden Aufgaben.

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Abbildung 1: Aufgaben des Personalmanagements eigene Darstellung in Anlehnung an: Hermann (2009), Abbildung 2-1

Einem Großteil der genannten Aufgaben lassen sich arbeitsplatzabhängige Sachaufgaben zuordnen. Für eben solche Sachaufgaben gibt es im Idealfall Arbeitsanweisungen, die beschreiben, wie eine solche Aufgabe zu erledigen ist.⁵ So ist beispielsweise im Bereich der Personalbeschaffung klar, dass ein Stellenprofil erstellt werden muss.

Einige Teilaufgaben weisen hingegen keine konkrete Ausführungsbeschreibung auf. So ist in vielen Unternehmen nicht definiert, wie Mitarbeiterzufriedenheit sicherzustellen ist und wann diese Aufgabe wirklich erfüllt ist.⁶ In nahezu jedem Unternehmen gibt es allerdings Bestrebungen, die Mitarbeiterzufriedenheit und somit Mitarbeiterbindung zu verbessern. Im ersten Schritt wird dazu häufig die Mitarbeiterzufriedenheit über zum Teil regelmäßige Umfragen erhoben.⁷ Die dann erhobene Mitarbeiterzufriedenheit dient als Indikator für die Stimmung der Belegschaft und soll dem Personalmanagement Aufschlüsse über die Faktoren geben, welche zu Unzufriedenheit beitragen. Da allerdings jeder Mensch Zufriedenheit an unterschiedlichen Faktoren festmacht, ist eine Erhebung in Form einer Umfrage nur bedingt geeignet, die wahren Motive jedes Einzelnen zu erforschen.⁸

Hier ist vielmehr das Mitarbeitergespräch als das wichtigste Instrument der Personalführung unter Berücksichtigung der Interessen des Mitarbeiters richtig anzuwenden.⁹ Allerdings wird der Art und Weise der Gesprächsführung zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem in der Praxis meist nur geringe Bedeutung beigemessen. Das Gesprächsergebnis beziehungsweise eine möglichst bindende Vereinbarung steht im Mittelpunkt. Ein somit für die Zufriedenheit der Mitarbeiter entscheidender Aspekt – nämlich die Art und Weise der Gesprächsführung - erhält meist zu wenig Beachtung.¹⁰

3. Ausscheiden von Mitarbeitern

Im vorangegangenen Kapitel ist aufgezeigt worden, dass das Personalmanagement vielen Aufgaben nachkommt, welche im weitesten Sinne der Mitarbeiterbindung zuzuordnen sind.

Gelingt es jedoch nicht, Mitarbeiterbindung auf Dauer aufrecht zu erhalten, so kann es beispielsweise zu einem Ausscheiden eines Mitarbeiters kommen. Bei dem Prozess des Ausscheidens gibt es wichtige Aspekte, welche von einem Unternehmen berücksichtigt werden sollten. Um zu veranschaulichen, warum das Personalmanagement beim Ausscheiden eines Mitarbeiters sorgfältig vorzugehen hat, wird im Folgenden das Ausscheiden von Mitarbeitern thematisiert und die Chancen und Risiken für Unternehmen erläutert.

3.1. Formen des Ausscheidens

Das Ausscheiden eines Mitarbeiters hat für das Unternehmen in vielerlei Hinsicht Konsequenzen. Insbesondere vor dem zunehmenden Kampf um Talente und Fachkräfte, welcher durch den steigenden Wettbewerb intensiviert wird, ist dem Ausscheiden von Mitarbeitern im Sinne des Personalmanagements eine große Bedeutung beizumessen.¹¹

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie sich Mitarbeiter von einem Unternehmen trennen. Nachfolgend wird anhand kurzer Begriffserklärungen verdeutlicht, welche Formen möglich sind.

Unter dem Begriff Freisetzung wird verstanden, dass ein Mitarbeiter nicht mehr auf seinem bisherigen Arbeitsplatz tätig ist. Somit spricht man auch dann von einer Freisetzung, wenn der Mitarbeiter im Unternehmen bleibt, jedoch auf eine andere Stelle versetzt wird.¹²

Ein Instrument der Freisetzung ist die Kündigung, welche sowohl seitens des Mitarbeiters als auch seitens des Arbeitgebers erfolgen kann.¹³ Selbst wenn die Ausgestaltung in einigen Fällen auch als Aufhebungsvertrag in beidseitigem Interesse stattfindet, ist die Initiative in der Regel aktiv von einem der Beteiligten ausgegangen.¹⁴ Alle weiteren potentiellen Gründe des Ausscheidens, wie beispielsweise Krankheit oder nicht Zurückkehren nach einer längeren Auszeit, ziehen ebenfalls eine Kündigung nach sich.

Eine weitere Form der Trennung ist der planmäßige oder vorgezogene Eintritt in den Ruhestand. Die Besonderheit bei dieser Form besteht darin, dass diese Trennung bereits weit im Vorfeld feststeht.¹⁵

Für den weiteren Verlauf wird der Terminus des Ausscheidens als Oberbegriff für alle Formen der Trennung verwendet.

3.2. Risiken für das Unternehmen

Unabhängig davon, ob das Ausscheiden des Mitarbeiters aus eigenem Antrieb oder auf Maßgabe des Unternehmens erfolgt, geht in jedem Fall ein gewisses Maß an Erfahrung verloren.¹⁶ Hierdurch wird ersichtlich, dass das Unternehmen frühzeitig vor Ausscheiden des Mitarbeiters eine geregelte Über- bzw. Weitergabe der vorhandenen Erfahrungen initiieren sollte. In der Praxis erweist sich dies häufig als schwierig, da der potentielle Nachfolger häufig nicht frühzeitig feststeht oder verfügbar ist und der ausscheidende Mitarbeiter den Wissenstransfer durch ausbleibenden Mehrwert meist anderen Themen in der Priorität unterordnet.¹⁷

Des Weiteren besteht das Risiko, dass dieses Know-How durch den ausscheidenden Mitarbeiter konkurrierenden Unternehmen zu Wettbewerbsvorteilen verhelfen kann. Gerade dann, wenn der ausscheidende Mitarbeiter ein sehr starkes Netzwerk, im schlimmsten Fall über mehrere Jahre oder Jahrzehnte, aufgebaut und gepflegt hat, besteht zudem das Risiko der Kunden- und Mitarbeiterwanderung.¹⁸

Der Verlust eines Mitarbeiters hat neben wirtschaftlichen Folgen für den ausscheidenden Mitarbeiter und das Unternehmen auch Einfluss auf die Außenwirkung und das Image des Unternehmens. Um Imageschäden zu vermeiden ist demnach hohe Sorgfalt bei dem Abgang eines Mitarbeiters durch das Personalmanagement an den Tag zu legen. Der Austritt eines Mitarbeiters ist also aktiv zu begleiten. Zudem sollte seitens des Unternehmens das Bestreben bestehen, aus möglichen Fehlern der Vergangenheit zu lernen.¹⁹

Im schlimmsten Fall verliert das Unternehmen einen Leistungsträger, der maßgeblich für Erfolge im Unternehmen verantwortlich war. In jedem Fall verliert das Unternehmen allerdings betriebsspezifisches Know-How, Erfahrung und bei schlechter geregelter Übergabe auch wirtschaftliche Leistungskraft.²⁰

3.3. Chancen für das Unternehmen

Dennoch bietet das Ausscheiden von Mitarbeitern auch eine Reihe von Chancen.

Der am häufigsten genannte Vorteil ist die Kostensenkung im Unternehmen. Dieses Argument zählt natürlich dann, wenn ein wirklicher Personalabbau angestrebt oder ein zu hoch bezahlter Mitarbeiter entlassen wird.²¹

Unabhängig von dem Aspekt der Personalkosten gilt auch die Steigerung des Erfolges als Chance für das Unternehmen. Im besten Fall trennt sich das Unternehmen nämlich von einem Mitarbeiter, der den Erfolg eher gebremst hat. In diesem Fall ist das Ausscheiden durchaus zweckmäßig und ermöglicht dem Unternehmen die Position mit einem leistungsstärkeren Mitarbeiter neu zu besetzen.²²

Eine Verbesserung des Betriebsklimas und somit die Steigerung der Teamleistung innerhalb eines bestimmten Teilbereichs im Unternehmen ist ebenfalls möglich.²³

4. Mitarbeitergespräche im Trennungsprozess

Im bisherigen Verlauf der Arbeit wurden die Folgen durch das Ausscheiden von Mitarbeitern beschrieben und mit dem Verantwortungsbereich Personalmanagement verknüpft. Der nächste Abschnitt wird die Gespräche in einem Trennungsprozess benennen und im Zeitablauf einordnen. Hierbei werden vor allem das Abgangsinterview sowie das Austrittsgespräch, welche noch zu definieren sind, im Zentrum der Betrachtung stehen.

Sowohl das Abgangsinterview als auch das Austrittsgespräch stehen zeitlich nach dem Bekanntwerden des Ausscheidens und somit am Ende eines Trennungsprozesses zwischen Mitarbeiter und Unternehmen.²⁴ Unabhängig von der Initiative der Kündigung gehen diesen Gesprächen in der Regel eine Reihe von anderen Gesprächen voraus, in denen sich die Trennung andeutet. Zu diesen Gesprachen zahlen Feedbackgesprache, Kritikgesprache sowie Entwicklungsgesprache. Kommt es dauerhaft bei diesen Gesprachen fOr mindestens eine der beiden Parteien zu keiner zufriedenstellenden Losung, so ist die Trennung die logische und notwendige Konsequenz.²⁵

[...]

¹ Vgl. Hermann (2009), S. 13 ff.

² Vgl. Holtbrügge (2013), S. 2 ff.

³ Vgl. Stein (2013), S. 29

⁴ Vgl. Hermann (2009), S. 20

⁵ Vgl. Mentzel (2004), S. 10

⁶ Vgl. Robert (2011), S. 21

⁷ Vgl. Bergbauer (1999), S. 147 f.

⁸ Vgl. Robert (2011), S. 23 ff.

⁹ Vgl. Mentzel (2004), S. 10

¹⁰ Vgl. ebd.

¹¹ Vgl. Stein (2013), S. 181

¹² Vgl. ebd.

¹³ Vgl. Stein (2013), S. 182

¹⁴ Vgl. Fikentscher (2006), S. 175

¹⁵ Vgl. Stein (2013), S. 181

¹⁶ Vgl. Messi (2012), S. 147 f.

¹⁷ Vgl. Fragel (2011), S. 100 ff.

¹⁸ Vgl. Messi (2012), S. 149

¹⁹ Vgl. Welk (2015), S. 44

²⁰ Vgl. Mentzel (2004), S. 78

²¹ Vgl. Joppe (2003), S. 202 f.

²² Vgl. Stein (2013), S. 181

²³ Vgl. Regenthal (2009), S. 30

²⁴ Vgl. Neges (2007), S. 153 f.

²⁵ Vgl. Mentzel (2015), S.79 ff.