Elementare Methoden des Ziel- und Zeitmanagements

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

1. Einleitung

2. Grundlagen
2.1 Definition Zeit
2.2 Bedeutung Ziel- und Zeitmanagement

3. Ziel- und Zeitmanagement anwenden
3.1 Zielsetzung
3.2 Zielplanung
3.2.1 Pareto-Prinzip
3.3 Zielentscheidung
3.3.1 Eisenhower-Prinzip
3.3.2 ABC-Analyse
3.4 Tagesablauf planen
3.4.1 ALPEN-Methode

4. Erfolgsfaktoren
4.1 Persönliche Stärken nutzen
4.2 Leistungskurve beachten
4.3 Erfolgskontrolle

5. Zusammenfassung und Fazit

Literaturverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Beispiel Pareto-Prinzip

Abbildung 2: Beispiel Einteilung einer ABC-Analyse,

Abbildung 3: Beispiel Ermittlung der eigenen Leistungskurve

1 Einleitung

Der Mensch ist in seinem täglichen Leben und Tun vor die Aufgabe gestellt, sich seine begrenzt verfügbare Zeit selbstbestimmt einzuteilen und mit seinen Zielen zu vereinbaren. Dies spiegelt sich in allen Lebenslagen, ob in beruflichem- oder privatem Handeln wieder. Besonders im Berufsleben steigt der Druck, möglichst viele Aufgaben in weniger Zeit zu bewältigen. Dies kann auch das Privatleben einschränken, da dieses meist hintenangestellt werden muss. Daher ist es von großer Bedeutung seine Zeiteinteilung selbstbestimmend vorzunehmen, damit die eigenen Bedürfnisse im Leben nicht vernachlässigt werden. Außerdem kann zu viel Stress und Druck ernstzunehmende gesundheitliche Konsequenzen nach sich ziehen. Darum ist es wichtig, durch effiziente Ziel- und Zeiteinplanung die eigene Zeit zu beherrschen, statt sich von ihr unter Druck setzen zu lassen.

Doch was sind die elementaren Methoden des Ziel- und Zeitmanagements?

Was sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren des Zeitmanagements? Und vor allem: Was ist Ziel- und Zeitmanagement eigentlich, und ist es überhaupt notwendig?

Folglich bedeutet dies, dass sich dieses Assignment vorwiegend, aber nicht ausschließlich, mit den o.g. Fragestellungen beschäftigen wird. Basierend auf den Grundlagen des Ziel- und Zeitmanagements wird auf verschiedene Methoden sowie Erfolgsfaktoren eingegangen, die schlussendlich auf alle beruflichen, wie privaten Projekte angewendet werden können. Abgeschlossen wird die Ausarbeitung mit einer Zusammenfassung und einem Fazit.

2. Grundlagen

2.1 Definition Zeit

Die Grundlage dieser Ausarbeitung bildet die Definition der Zeit. Sie ist eine physikalische Größe, deren Einheit bei jedem Menschen auf der Erde gleich ist. Zeit kann weder gekauft, noch aufgespart oder angehalten werden.¹ Daher wird sie auch als das wertvollstes Gut des Menschen bezeichnet. Niemand weiß, wie viel Zeit ihm im Laufe seines Lebens zur Verfügung steht. Aus diesem Grund ist es eine wichtige Aufgabe, die uns zur Verfügung stehende Zeit so optimal wie möglich zu nutzen.

2.2 Bedeutung Ziel- und Zeitmanagements

Ein erfolgreiches Ziel- und Zeitmanagement besteht darin, seinen Zielen effektiv näherzukommen.² Es hilft uns dabei anstehende Aufgaben zu strukturieren und effizienter anzugehen. Grundlage hierfür bilden eine klare Definition seiner Ziele, sowie eine bedachte selbstbestimmende Zeiteinteilung. Im Zeitalter der Industrialisierung wird immer mehr Leistung von den Menschen abverlangt.

Der Zeitdruck und die Arbeitsanforderungen im Beruf werden größer, und auch die privaten Ansprüche, Familien- und Haushaltsangelegenheiten, sowie soziale Kompetenzen und Freizeitgestaltung miteinander zu kombinieren, steigt.³ Ein gutes Zeitmanagement, mit dem Resultat mehr Zeit für sich zu haben, fördert also das Wohlbefinden und die Zufriedenheit der eigenen Person. Da Zeit vergänglich ist, sollte man sich im Klaren sein, wie man dieses kostbare Gut organisiert und möglichst effektiv nutzt.

3. Ziel- und Zeitmanagement anwenden

Es gibt viele verschiedene Methoden um erfolgreiches Ziel- und Zeitmanagement auszuüben.¹ Zur Erreichung eines Zieles abläuft der Zeitmanagementprozess einer gewissen Reihenfolge, die durch die Festlegung der Ziele bestimmt wird und als Maßstab zur Beurteilung von Geleistetem dient.² Die nachfolgend dargestellten Methoden und Techniken können hierbei sehr hilfreich sein.

3.1 Zielsetzung

Erfolg stellt sich ein, indem man Ziele klar und präzise definiert und den Erfolg anhand der Zielerreichung kontrolliert.³ „ Denn nur wer weiß, was er auf welchem Weg erreichen will, kann die notwendigen Schritte planen, um selbstbestimmt vorangehen und seine Zukunft erfolgreich gestalten zu können.“ ⁴ Bevor man sich Ziele vornimmt, sollte man sich Gedanken machen, was man Erreichen oder verändern möchte, was für Voraussetzungen man dafür mitbringt, und wo seine Prioritäten liegen. Prioritäten setzen heißt sich zu entscheiden, welche Aufgaben erstrangig, und welche zweit- und nachrangig behandelt werden sollten. Bei der Zielformulierung sollte man beachten, realistische Ziele zu wählen und Ängste zu berücksichtigen, um Enttäuschungen bei nicht Erreichen zu hochgesteckter Ziele zu vermeiden. Außerdem sollten Ziele so genau wie möglich definiert werden. Denn Ziele, die zu abstrakt formuliert werden, lassen sich bei weitem eher verfehlen als ein greifbares Ziel.⁵

3.2 Zielplanung

3.2.1 Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip (auch 80/20 Regel genannt) ist eine Methode, um seine Prioritäten richtig zu setzen und die Planung zu vereinfachen. Sie beschreibt ein statistisches Phänomen: Eine kleine Anzahl hoher Werte einer Wertemenge ist für den Gesamtwert ergiebiger, als eine hohe Anzahl kleiner Werte dieser Menge.¹ Für das Zeitmanagement drückt das Pareto-Prinzip aus, dass in 20% der eingesetzten Zeit, 80% aller wesentlichen Arbeiten erledigt werden.² Bei dieser Methode priorisiert man seine Aufgaben so, dass man mit möglichst wenig Zeitaufwand den größtmöglichen Fortschritt der zu bearbeitenden Aufgaben erzielt. Dabei muss nach dem Überblick über die zu erledigenden Aufgaben zwischen wesentlichen und unwesentlichen Aufgaben unterschieden werden.

Abbildung 1: Beispiel Pareto-Prinzip³

[...]

¹ Vgl. Meier (2009), S. 9

² Vgl. Dr. Hermenau, S. 18

³ Vgl. Weisweiler/ Dirscherl/ Braumandl (2013), S. 13

¹ Vgl. Dr. Hermenau, S. 18

² Vgl. Hering (2014), S. 13

³ Vgl. Hering (2014), S. 13

⁴ Bayer (2009), S. 73

⁵ Vgl. Dr. Hermenau, S. 25

¹ Vgl. Dr. Hermenau, S. 19

² Vgl. Hering (2014), S. 10

³ Vgl. Knoblauch (2015), S. 24