Bearbeiten einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und Führen von Fehlzeitenstatistiken (Industriekaufmann/frau Personalwesen)


Ausarbeitung, 2010

7 Seiten, Note: 1,7


Leseprobe

Gliederung

1. Einführung
1.1 Kurzbeschreibung der Papierfabrik
1.2 Struktur Personalabteilung der Papierfabrik

2. Geschäftsprozess
2.1 Eingang Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
2.2 Eintrag ins Tisoware Zeiterfassungssystem und Fehltage - Übersicht - Kartei
2.3 Bearbeiten der Fehlzeitdatei
2.4 Berechnung der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
2.5 Erstellen der Betriebsrat- / und Arbeitgeberverband Statistik
2.6 Das Führen von Rückkehrgesprächen (nachgelagerter Prozess)

3. Resümee (Ziele des Geschäftsprozesses)

1.Einführung

1.1 Kurzbeschreibung der Papierfabrik

Die Papierfabrik (Eigentümer geführtes Unternehmen) ist ein Erzeuger von Verpackungs- und Spezialpapieren, welche aus drei Rohstoffkomponenten hergestellt werden: Altpapier, Zellstoffe und Additive bzw. Chemikalien (Hilfsstoffe).

Diese Produkte werden am Standort mit einem Personalbestand von 40 Angestellten (31%) und 89 gewerblichen Mitarbeitern (69 %) fabriziert.

Der Durchfahrbetrieb fungiert in einem 5-Schicht System und betreibt eine Duplex-Langsieb Papiermaschine (PM 1) mit einer Netto-Produktion von 169.408 Jato (Stand 2007). Der Jahresumsatz 2008 belief sich auf ungefähr 65 Mio. Euro und die Exportquote lag dabei bei ca. 59 % (Stand 2007).

Die Fabrik beliefert weltweit die weiterverarbeitende Industrie, die aus den Produkten Wellpappenrohpapiere und Gipsplattenkarton je nach Verwendungszweck Lebensmittelkartons, Wellkisten, Verkaufsdisplays und Gipsplatten für den Handel und Endverbraucher herstellen.

1.2 Struktur Personalabteilung der Papierfabrik

Die Personalabteilung am Standort ist verantwortlich für die Personalbeschaffung/-auswahl (ausgenommen sind leitende Angestellte), Personalverwaltung, Personalentwicklung, Personalplanung und die Abrechnung.

Die Abteilung besteht aus zwei Mitarbeitern: Eine Personalfachkauffrau und eine Personalsachbearbeiterin; zusätzlich wird die Abteilung in einem regelmäßigen Turnus von einem kaufmännischen Auszubildenden unterstützt.

2. Geschäftsprozess

Zur Verdeutlichung des Geschäftsprozesses wird ein imaginärer gewerblicher Mitarbeiter, Peter Papyrus, 31 Jahre, Produktionsmitarbeiter in der D-Schicht, gelernter Papiertechnologe, Lohngruppe 7 (13,55 € + 0,84 € AT Zulage = 14,39 €) gewählt.

2.1 Eingang Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

(vorgelagerter Prozess)

Die Personalabteilung kann auf zwei Wege Kenntnis von der Krankheit eines Mitarbeiters nehmen.

Entweder meldet sich der Mitarbeiter in seiner Fachabteilung auf Grund seines Unwohlseins während der Arbeit ab, geht direkt zum Arzt und reicht dann per Post oder auf anderem Wege die AU bei der Zentrale der Papierfabrik ein.

Oder der Mitarbeiter meldet sich bereits vor Schichtbeginn telefonisch im Personalbüro oder in seiner Fachabteilung ab und reicht die AU dann ebenfalls ein.

In diesem Beispiel meldet sich Herr P. Papyrus vor Arbeitsbeginn bei seinem Werkführer (Meister) krank und reicht seine vom Arzt ausgestellte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in der Zentrale ein. Diese informiert die Fachabteilung über den Abwesenheitszeitraum von Herrn P., notiert den Zeitpunkt der Übermittlung an die Fachabteilung und den Namen des Ansprechpartners auf der AU.

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung von Peter Papyrus gelangt dann mit der Postverteilung in die Personalabteilung.

2.2 Eintrag ins Tisoware Zeiterfassungssystem und Fehltage - Übersicht - Kartei

(Kern - Prozess)

In der Personalabteilung werden die einzelnen Krankmeldungen von mir gesichtet; darunter befindet sich auch die von Herrn P.

Ich prüfe nun, ob die Übermittlung der Krankmeldung von der Zentrale an die entsprechende Fachabteilung ausgeführt wurde. Da dies in diesem Fall zutrifft, muss ich nicht persönlich bei dem Abteilungsleiter anrufen, um ihn über die Krankheit zu informieren.

Die AU wird von mir daraufhin überprüft, ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung oder einen Arbeitsunfall handelt. Handelt es sich um einen Arbeitsunfall, ist als Kostenträger nicht die Krankenkasse sondern die zuständige Berufsgenossenschaft (zuständig für unseren Betrieb: Papiermacher BG in Mainz) eingetragen. Zudem muss in diesem Beispiel durch die Fachabteilung eine Unfallmeldung erstellt werden. Die Aufforderung erfolgt in den meisten Fällen durch die Personalabteilung.

In unserem Beispiel liegt eine reguläre Erkrankung vor. Der Zeitraum wird auf zweifacher Weise erfasst:

1- Im Zeiterfassungssystem Tisoware mit der Lohnart „Krank mit LFZ“ (Krank mit Lohnfortzahlung), da es sich um eine Ersterkrankung handelt, die nicht länger als 42 Kalendertagen andauert.
2- Auf der Fehltage - Übersicht - Kartei des Mitarbeiters mit einem „K“. Ebenso werden auf dieser Karteikarte zur schnellen Veranschaulichung auch andere Abwesenheiten wie Urlaube, Sonderurlaube, unbezahlte Urlaube und Seminare notiert. Dies ermöglicht eine schnelle Übersicht ohne Verwendung des Computers.

2.3 Bearbeiten der Fehlzeitdatei

Zur Unterstützung der Berechnung der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall wird eine separate Krankenübersicht der einzelnen Kranktage der Mitarbeiter geführt. Hierbei werden die technischen kaufmännischen Angestellten und gewerblichen Mitarbeiter getrennt aufgelistet.

Unter Zuhilfenahme der einzelnen Schichtpläne der Produktionsmitarbeiter bzw. Schichthandwerker trage ich die Abteilung und Fehlzeitenart (Unfall innerhalb/ außerhalb der LFZ, Krank innerhalb/ außerhalb der LFZ, Kur innerhalb/ außerhalb der LFZ) ein, wobei die verschiedenen Arten unterschiedlich farblich dargestellt werden.

2.4 Berechnung der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall

Zum Ende des Abrechnungsmonats müssen die Lohnfortzahlungen für die Fehlzeiten separat in einer Excel Liste berechnet werden. Dies ist notwendig, da

a) die Buchhaltung den monetären Wert der Lohnfortzahlungen pro Monat / Jahr separat erfasst haben möchte, und
b) das Zeiterfassungssystem lediglich die steuerfreien1 bzw. pflichten Zuschläge der tatsächlich geleisteten Stunden (Spät-, Nacht-, Sonntag-, Feiertagszulagen) erkennt.

Der tarifliche Stundenlohn des Mitarbeiters, Hr. Papyrus, und die AT-Zulage werden in das Formular Lohnfortzahlung, sowie die einzelnen Kranktage in die entsprechenden Spalten Früh, Spät, Nacht und Sonntag eingetragen.

Am Ende der Liste werden kumulierte Summen ausgeworfen, die anzeigen, wie viele Tage und Stunden durch die Krankheit des Mitarbeiters ausgefallen sind und wie hoch der Lohnfortzahlungsbetrag für diesen Zeitraum ist.

Danach übertrage ich den Wert in die Anlage zur Lohnabrechnung „Abrechnung Gewerbliche“. Diese wird nach Vervollständigung mit anderen Abrechnungsereignissen der Lohnbuchhaltung in Moers übermittelt.

2.5 Erstellen der Betriebsrat- / und Arbeitgeberverband Statistik

Der Betriebsrat und der Arbeitgeberverband bekommen nach jedem Abrechnungsmonat eine separat angefertigte Statistik.

BR-Statistik

Neben dem jeweils aktuellen Personalbestand des Unternehmens erhält der Betriebsrat noch zwei weitere Statistiken zum Thema Fehlzeiten:

1) Eine detailierte Auflistung der fehlenden Mitarbeiter aus Krankheitsgründen, gegliedert nach gewerblichen und technischen bzw. kaufmännischen Angestellten, sowie sonstige Fehlende (z.B. Mitarbeiter außerhalb der Lohnfortzahlung). Falls sich ein Mitarbeiter in einer Rehabilitationsmaßnahme befand, wird dies ebenfalls in Klammern markiert.
2) Auf der Personalstatistik für den Betriebsrat wird im Unterpunkt 3 noch die Fehlzeiten in eine tabellarische Übersicht übertragen (Inhalte: Anzahl, Tage, Stunden gegliedert nach Kranke, Unfällern und sonstigen Fehlenden (ohne Urlaub). Desweiteren trage ich hier den Prozentsatz zur Lohn- u. Gehaltssumme ein, den Prozentsatz der Ausfälle in Tagen (Gesamt/ Gewerbliche Mitarbeiter) und den Verbandsdurchschnitt.

AGV Statistik

Als Mitglied im Arbeitgeberverband der Rheinisch-Westfälischen Papiererzeugenden Industrie e.V. übermitteln wir jeden Monat diesem Verband unsere statistischen Fehlzeiten. Mit diesen Werten erstellt dieser dann eine Gesamtübersicht aller Mitgliedsfirmen (verschlüsselt nach Mitgliedsnummern), und ermittelt einen Verbandsdurchschnitt, an dem wir uns als Unternehmen orientieren können.

[...]


1 § 3b EStG Steuerfreiheit von Zuschlägen für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit

Ende der Leseprobe aus 7 Seiten

Details

Titel
Bearbeiten einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und Führen von Fehlzeitenstatistiken (Industriekaufmann/frau Personalwesen)
Hochschule
IHK Münster
Note
1,7
Autor
Jahr
2010
Seiten
7
Katalognummer
V502867
ISBN (eBook)
9783346052377
Sprache
Deutsch
Schlagworte
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, Abschlussprüfung Industriekaufmann, IHK, Personalwesen, Human Resource Management, Zeiterfassung, Personaladministration, AU, Personalplanung
Arbeit zitieren
Benjamin Wagner (Autor:in), 2010, Bearbeiten einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und Führen von Fehlzeitenstatistiken (Industriekaufmann/frau Personalwesen), München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/502867

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